Файл: Особенности коммуникаций в организации, ООО «Гриндекс Рус».pdf

Наиболее активно используются возможности программы, связанные с учетом кадров. Пользуясь программой «1С: Зарплата и управление персоналом 8» сотрудники службы управления персоналом осуществляют:

• регистрацию новых сотрудников;
• ввод данных трудовых договоров;
• ввод данных сотрудников Общества;
• прием на работу, кадровые перемещения, увольнения;
• учет личных данных работников ООО для карточек Т-2;
• формирование необходимых отчетов по кадровому учету;
• планирование отпусков.

Тем не менее, совершенно не используются такие возможности программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8», как:

– планирование потребности в персонале и набор персонала;

– аттестация и обучение персонала.

При обсуждении данного вопроса с руководством Общества была выявлена потребность в использовании вышеуказанных возможностей программы, поскольку подбор персонала в Общество ведется весьма активно (текучесть персонала достаточно высокая). Вследствие большого объема работ в части подбора и найма персонала, сотрудники службы персонала часто теряют информацию о кандидатах, которая не заносится ни в какие базы и тратят значительное время на ее восстановление.

Вопросы автоматизации процедур аттестации и обучения персонала, также актуальны для Общества, т.к. аттестация персонала проводится в Обществе ежегодно, но результаты ее хранятся в форме, неудобной для оперативного доступа и использования руководством.

Также руководство Общества проявляет большой интерес к дистанционному обучению персонала.

В целом следует отметить, что уровень информационного обеспечения управления персоналом в ООО «Гриндекс Рус» весьма невысок, особенно, учитывая факт работы Общества в области информационных технологий.

Таким образом, ООО «Гриндекс Рус» работает на рынке связи с 2003 года, предоставляя населению следующие услуги:

• доступ в Интернет;
• цифровое телевидение;
• кабельное телевидение;
• цифровая телефония.

Финансово-хозяйственную деятельность ООО «Гриндекс Рус» в исследуемом периоде (2015-2017 гг.) можно считать удовлетворительной. Из проведенного SWOT-анализа видно, что в условиях определенной финансовой ограниченности области, совершенствование системы управления персоналом Общества является наилучшей внутренней возможностью для повышения результативности работы ООО «Гриндекс Рус».

В исследуемом периоде ООО «Гриндекс Рус» испытывало серьезные проблемы, связанные с персоналом. Текучесть кадров повысилась и по итогам 2017 года составляет 64%, снижается коэффициент постоянства кадров.

В настоящее время в качестве справочно-информационной системы, в ООО «Гриндекс Рус» используется «Консультант Плюс».

Для решения текущих задач используются продукты, входящие в пакет MS Office, основными инструментами, из которых, являются MS Word и MS Excel. Система учета работы по оформлению и выполнению заказов реализована в настоящий момент, но имеет ряд существенных недостатков. Она состоит из разнородного комплекса таблиц Microsoft Excel, автоматизирующих те или иные технологические процессы. Система не обладает возможностью централизованной настройки бизнес-процессов, полностью зависит от ручного ввода данных пользователями на различных этапах работы, не позволяет вести сквозной учет, не позволяет получать консолидированную отчетность по операционной деятельности.

Не реализованы унифицированные и единые принципы сквозной обработки электронных документов, информационного хранилища; система полностью зависит от ручного ввода, контроля и обработки данных, что влечет за собой повышенные технологические риски и требует дополнительного контроля документов и процессов. Проведем анализ прагматических характеристик потоков информации, возникающих в процессе реализации задач менеджера.

Основная масса времени сотрудников тратится на:

• переговоры и консультирование клиентов;
• заполнения таблиц в Microsoft Excel;
• выполнение двойной работы: перенос данных с бумажных носителей в электронные (Excel).
• между производственным отделом и бухгалтерией нет четкой и оперативной системы взаимодействия;
• отсутствует централизованный инструмент работы с клиентами;
• автоматизация работы производственного отдела носит частичный характер;
• основной инструмент подготовки отчетности – Microsoft Excel, что влечет за собой значительные временные затраты на создание сложной аналитической отчетности.

Источниками поступления информации при передаче данных являются накладные из журналов реестра заказов и клиентов в Microsoft Office Access 2017, а также все виды справочников в Microsoft Office Access 2017 при экспорте данных.

Требования к системе:

• Microsoft Windows® 2008 Server с пакетом обновления 2 (SP2) или Microsoft Windows ServerTM 2010 с пакетом обновления 1 (SP1);
• Microsoft SQL Server 2010 с пакетом обновления 4 (SP4) или Microsoft SQL Server 2016.

Для контроля целостности информации, поступившей в Microsoft Office Access 2017, а также решения вопросов, связанных с обработкой информации в каждом подразделении, будет выделен менеджер, наделенный правами по редактированию всех данных. Прочие сотрудники отделов будут иметь права на осуществление только своих личных функций, и редактирования курируемой лично ими информации.

Программное обеспечение (ПО) представляет собой совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ.

ПО делится на два класса:

• общее ПО;
• специальное ПО (методо-ориентированные ППП «Statistica», Project Expert; функционально-ориентированные программы и ППП 1С: Предприятие, «Парус»; профессионально-ориентированные ППП (MS Office)).

Для решения комплекса задач необходимо программное обеспечение, идеально подходящее к каждой задаче, а также использование которого, будет максимально эффективно для предприятия.

Информационная модель автоматизированного комплекса задач определяет основные процессы проектируемой информационной системы с их входами и выходами. Главная цель составления информационной модели в том, чтобы продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между процессами.

В качестве информационной системы, осуществляющей автоматизацию ряда аспектов управления персоналом, в ООО «Гриндекс Рус» используется программа «1С: Зарплата и управление персоналом 8». Следует отметить, что ряд возможностей программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в ООО не используется, например, таких как:

• планирование потребности в персонале и набор персонала;
• аттестация и обучение персонала.

Для проведения исследовательской деятельности автором данной работы выбрана следующая структура, основанная на методологии исследования проблемы включающей в себя следующие элементы.

В качестве основного метода исследования был выбран метод социологического исследования, основанный на анкетировании, интервьюировании и опросе (интервьюирование и опрос проводились в неформальной форме на основе глубинного интервью и получения данных от респондентов. Результаты данной работы также представлены ниже и позволяют глубоко понять и проанализировать ответы представителей управленческого персонала).

Название анкеты. Анкета представляет собой сборник вопросов по исследуемой проблеме, построенной по комбинированному типу с пользованием вопросов открытого и закрытого типа с включением методов альтернативного ответа, вопросов с выборочным ответом, вопросов по шкале Лайкерта, использованием шкалы важности и т.п. (Приложение А).

Направленность исследования. Исследование направленно на сбор информации о технических средствах управление и информационного обеспечения деятельности управленческого пересовала предприятия.

Сроки. Анкетирование проводилось в течение двух недель с 18.01.2018 г. по 31.01.2018 г. на предприятии, которое является основным объектом данной работы.

Объём выборки. Исследование охватило 12 работников данного предприятия, которые занимают различные управленческие должности, находятся на различных уровнях управления предприятием.

Какие респонденты были опрошены. Анкетированию были подвергнуты управленческие работники предприятия.

Какая организация. ООО «Гриндекс Рус» (следует отметить, что исследованию были подвергнуты преимущественно работники сбытовых и торговых подразделений).

Цель исследования. Целью являлось изучение коммуникационных технологий предприятия и системы организации информационного обеспечения менеджеров.

Чтобы проанализировать состояние межличностных коммуникаций необходимо изучить ответы респондентов с 1 по 7.

При ответе на вопрос «В каких видах коммуникаций Вы обычно принимаете участие?» (рисунок 2.1) 67% респондентов ответили, что они в основном участвуют неформальных коммуникациях. Только 33% опрошенных включены в формальный обмен информации. Данная диспропорция приводит к тому, что в организации активно развиваются неформальные группы (все диаграммы по опросу приведены в Приложении Б).

Второй вопрос анкеты (с кем в рамках коллектива Вы обычно осуществляете преимущественные коммуникации?) (рисунок 2.2) также подтверждает сделанные раньше выводы. В организации в основном осуществляются личностные связи – 50%. Ещё 33% опрошенных включены в групповой обмен, как формальный, так и неформальный. И только 17% включены в организационный обмен информации. Для того чтобы исправить сложившуюся ситуацию необходимо наладить формальные системы обмена данных и включить в них в них работников предприятие.

Изучение вопроса «Какие формы передачи информации Вы обычно используете в своей работе?» (рисунок 2.3) позволяет сделать вывод что в организации основным коммуникационным средством выступает устная речь – 60%. В тоже время заслуживает внимания тот факт, что опрошенные осознают важность невербальных коммуникаций. Так 17 и 10% опрошенных на второе и третье места поставили позу и жесты как важный элемент коммуникаций.

Исследование ответов на вопрос «На каком уровне коммуникаций Вы участвуете?» (рисунок 2.4) позволило заключить, что в основным видим коммуникаций в организации являются коммуникации по нисходящей – 34%. Поскольку в основном опросы проводились в сбытовых подразделениях, то на второе место вышли коммуникации между фирмой и внешней средой – 20%.

Хотя в предыдущем вопросе только 3% респондентов ответили, что они пользуются неформальными коммуникациями (скорее всего не поняли вопроса или ответили не искренне) именно по этому каналу 43% опрошенных получают информацию о наказаниях. По 17% информируются о повышениях, перемещениях и предстоящем сокращении рабочих мест (рисунок 2.5). Использование канала слухов при неточной информации приводит к снижению морально-психологического климата и производительность труда. Поэтому руководство должно больше внимания уделять выпуску бюллетеней с точной официальной информацией.

При коммуникационном обмене 33% опрошенных недовольны неправильным восприятием информации и неумением слушать (20%) Семантические барьеры и плохая обратная связь вызывает проблемы у 17 и 17% соответственно (рисунок 2.6).

Коммуникации между уровнями власти и подразделениями – вертикальные – набрали 13% ответов, а коммуникации между уровнями власти и подразделениями – вертикальные, коммуникации между различными отделами (подразделениями) – диагональные, коммуникации между руководителем и рабочей группой под решение проблемы – по 10% (рисунок 2.7). Чтобы повысить эффективность коммуникаций в организации, руководство должно предпринять шаги, направленные на повышение роли горизонтальных коммуникаций и коммуникаций по восходящей, что позволит повысить информированность руководителей.

При изучении коммуникационной сети удалось установить, что в организации в равной степени развиты вертикальная связь – от начальника к подчинённому и горизонтальная связь – по 33%. Для эффективно функционирующей организации горизонтальная связь должна доминировать. Это позволяет более продуктивно наладить информационный обмен внутри рабочего процесса и не тратить время на обращения к руководству.

В связи с тем, что в данном исследовании были использованы вопросы различного типа, которые с трудом поддаются систематизации, в представленном ниже анализе они были разбиты на несколько блоков.

В первый блок были включены вопросы, направленные на получение сведений об общем отношении работников к техническим средствам управления (вопросы 8-12) (рисунок 2.8-2.12). Во втором блоке анализировались вопросы с 13 по 16 (рисунок 2.13-2.16).

По результатам исследований можно сделать следующие заключения. Большинство работников предприятия в основном в своей повседневной работе используют технические средства управления достаточно редко и в основном только по необходимости. В основном это объясняется тем, что на предприятия сравнительно мало таких средств, а из имеющихся доминирует телефон и компьютер.