Файл: Особенности коммуникаций в организации, ООО «Гриндекс Рус».pdf

На сегодняшний день в понятие ИТ входят микроэлектроника, разработка и производство компьютеров и программного обеспечения, связь и телефония, мобильные сервисы, обеспечение доступа в Интернет, обеспечение информационных ресурсов Интернета, а также разнообразные культурные феномены, связанные с перечисленными областями деятельности и правила (как формализованные, так и неформальные), регламентирующие эти области деятельности.

В последние годы термин «информационные технологии» часто выступает синонимом термина «компьютерные технологии», так как все информационные технологии в настоящее время, так или иначе связаны с применением компьютера. Однако, термин «информационные технологии» намного шире и включает в себя «компьютерные технологии» в качестве составляющей. При этом информационные технологии, основанные на использование современных компьютерных и сетевых средств, образуют термин «современные информационные технологии» [9, с. 38].

Существует множество определений понятия информации, они сложны и противоречивы, особенно сейчас, когда происходит переосмысление ее роли в жизни человека.

Информация – уникальный ресурс, создаваемый самим обществом в процессе его жизнедеятельности. Понятие «информация» относится к числу таких общефилософских категорий, как «пространство», «время», «движение», «энергия». Было сделано много попыток дать общее определение информации, но, ни одна из них не привела к результату, с которым бы согласились все [24, с. 51].

Для экономистов информация – это данные, просеянные для конкретных людей, проблем, целей и ситуаций. В рамках принятия решений информация – все те сведения, знания, сообщения, которые помогают решать определенную задачу [11, с. 136].

Информация имеет значение, если ею можно воспользоваться, поэтому понятие информации неразделимо с понятием информационных процессов.

Ряд ученых утверждает, что информация присуща живым существам и кибернетическим устройствам (кибернетический подход), другие отстаивают такую точку зрения, что информация является всеобщим атрибутом всех видов материи (атрибутивный подход).

2. Анализ коммуникационных технологий управления в ООО «Гриндекс Рус»

2.1. Характеристика ООО «Гриндекс Рус»

Общество с ограниченной ответственностью «Гриндекс Рус» зарегистрировано 19 сентября 2006 года в России и является дочерней компанией и представителем самого крупного латвийского концерна-производителя лекарственных средств Акционерного Общества «Grindex». Головной офис компании «Гриндекс Рус» находится в Москве. Филиалы и представительства компании располагаются в 25 городах.

Основные направления деятельности ООО «Гриндекс Рус»:

• регистрация в России лекарственных средств АО «Grindex»;
• продвижение препаратов, произведенных на заводе АО «Grindex»;
• оптовые продажи препаратов АО «Grindex» на российском рынке.

100% акций ООО «Гриндекс Рус» принадлежит АО «Grindex». Поэтому единственным органом управления ООО «Гриндекс Рус» является Общее собрание акционеров.

Объем выручки ООО «Гриндекс Рус» в 2011 году составил 648 162 900 рублей.

В составе ООО «Гриндекс Рус» есть филиалы в таких регионах России, как: Республика Башкортостан, Республика Алтай, Алтайский край, Республика Татарстан, Краснодарский край, Красноярский край, Воронежская область, Ленинградская область, Нижегородская область, Новосибирская область, Омская область, Ростовская область, Самарская область, Свердловская область и Челябинская область.

Управление регионами осуществляется из московского офиса.

Процесс управления организован в соответствии с управленческими принципами биржи NASDAQ OMX Riga. Система корпоративного управления обеспечивает достаточный уровень информационной прозрачности, ясности в процессе принятия корпоративных решений. Таким образом, у инвесторов, партнеров по сотрудничеству, клиентов и общества складывается и углубляется представление о предприятии, понимание его деятельности и управления. Это способствует прозрачности управления предприятием и повышает качество и привлекательность предприятия в глазах инвесторов и общества в целом.

Структура ООО «Гриндекс Рус» представлена на рисунке 2.1

Рисунок 2.1 – Структура ООО «Гриндекс Рус»

В каждом отделе, кроме Департамента маркетинга и региональных представителей, работает от 3 до 6 человек. Так как отдел региональных продаж самый многочисленный в компании, мы выделим его в отдельный блок и рассмотрим позже.

Зачастую, сложно определиться с численностью продающего подразделения. Чаще всего целесообразно разделять отдел продаж на несколько подотделов, каждый из которых берет на себя определенное направление работы, в данном случае – регион. Именно такая структура обычно бывает в финансовых и кредитных организациях, деятельность которых направлена на обслуживание обширных территорий. В связи с тем, что основное направление деятельности компании – продвижение и продажа продуктов на российском рынке – требуется достаточно большое количество сотрудников для работы в различных городах России.

Специфичность отдела в том, что сотрудники «разбросаны» по всей территории России. Особенность управления отделом, обуславливается большим штат и его обширной географией.

На рисунке 2.2 отражена подробная структура отдела региональных продаж (далее ОРП).

Администратор ОРП

Руководитель отдела

региональных продаж

Менеджер по эффективности

Центральный регион

Северо-Западный регион

Поволжский регион

Южный регион

Уральский регион

Сибирский регион

Региональный управляющий

Региональный управляющий

Региональный управляющий

Региональный управляющий

Региональный управляющий

Региональный управляющий

Менеджер

ЦАО

Менеджер

САО

Менеджер

СВАО

Менеджер

СЗАО

Менеджер ЮАО

Менеджер ЮВАО

Менеджер ЮЗАО

Менеджер 3 района

Менеджер Нижний Новгород

Менеджер Казань

Менеджер Самара

Менеджер Ростов-на-Дону

Менеджер Краснодар

Менеджер Воронеж

Менеджер Екатеринбург

Менеджер Челябинск

Менеджер

Уфа

Менеджер Новосибирск

Менеджер Красноярск

Менеджер Барнаул

Менеджер Омск

Рисунок 2.2 – Структура отдела региональных продаж (г. Краснодар)

Данная структура распределения наиболее эффективна, так как позволяет руководителю ОРП контролировать работу персонала на всех уровнях и во всех регионах.

В прямом подчинении у руководителя ОРП находятся региональные управляющие, которые частично выполняют функции руководителя ОРП, но применительно к своему региону. То есть в непосредственном подчинении у регионального управляющего находятся сотрудники, которые являются представителями ООО «Гриндекс Рус» в конкретном городе – менеджеры. Например, в подчинении у регионального управляющего на территории Поволжского региона находятся менеджеры таких городов, как: Казань, Нижний Новгород, Самара.

Отдел региональных продаж – наиболее значительная часть в структуре ООО «Гриндекс Рус». Именно его правильно организованная работа является одной из составляющих финансовой стабильности и успешности компании. Управление этим отделом – важнейший элемент технологии работы организации. Умение правильно организовать управление работой данного отдела позволяет достигать эффективных результатов, оптимизируя временные, кадровые и материальные ресурсы. Именно, поэтому внутри отдела создана своеобразная служба по работе с персоналом, которую курируют администратор ОРП и менеджер по эффективности. Проанализируем подробно распределение функций внутри отдела, касательно политики управления персоналом.

2.2. Анализ информатизации и коммуникационных технологий в управлении фирмой

В настоящее время в качестве справочно-информационной системы в компании используется «Консультант Плюс». Система установлена в финансовой службе, сотрудники которой, при получении запросов либо от руководства, либо от сотрудников службы персонала, предоставляет необходимую информацию.

Причинами выбора именно этой справочно-информационной системы были названы:

– правовой навигатор позволяет найти необходимую ситуацию и сразу увидеть все документы по ней;

– быстрый поиск позволяет ввести информацию о документе в одну строку и мгновенно его найти;

– связи позволяют представить все взаимосвязи документа;

– богатая подшивка периодики по бухгалтерской тематике.

Сотрудниками службы персонала Общества достаточно активно используются возможности интернет-технологий, так, например:

– размещают информацию о вакантных позициях Общества на сайтах по трудоустройству, в социальных сетях;

– изучают информацию о возможных кандидатах на вакантные позиции на сайтах по трудоустройству, в социальных сетях;

– при необходимости взаимодействуют с кадровыми агентствами.

Обязательные документы управления персоналом ООО «Гриндекс Рус» отражены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Обязательные документы управления персоналом ООО «Гриндекс Рус»

Локальными нормативными актами (на практике часто применяется сокращение – ЛНА) для всех сотрудников ООО устанавливаются условия труда, дается характеристика системы управления трудом в целом. Документацией по личному составу отражается специфика должности (профессии) конкретного работника компании, условия его приема на работу, оценка результатов его труда и т.п. Автор настоящей работы считает, что ЛНА должны быть разработаны до «встречи» с человеком, который хочет поступить на работу в Общество, должна быть осуществлена подготовка к этой «встрече» посредством создания нормативных актов, оформленных в установленном порядке. Таким образом, будет создана организационно-правовая база, обеспечивающая будущие трудовые отношения с работником компании.

Все должности ООО «Гриндекс Рус» (как предусмотренные штатным расписанием, так и вновь вводимые) имеют должностные инструкции. Должностную инструкцию разрабатывает руководитель, в подчинении у которого находится данный сотрудник. Разработанная должностная инструкция подписывается руководителем, согласовывается руководителем службы персонала и утверждается генеральным директором. Подлинник должностной инструкции хранится в службе персонала, копия передается в соответствующее подразделение. При приеме на работу новых сотрудников, сотрудники службы персонала знакомят их с должностной инструкцией под роспись. Подпись и дата ознакомления с должностной инструкцией означают, что сотрудник ознакомился с ней, согласен и готов выполнять цели, задачи и перечисленные функциональные обязанности.

Должностная инструкция работника ООО «Гриндекс Рус» содержит:

• общие положения (описание документа, должности, кем назначается и др.);
• квалификационные требования (уровень образования, знания, умения и навыки, соответствующие названной должности);
• должностные обязанности (подробное и пошаговое описание деятельности специалиста);
• критерии, успешности исполнения должностных обязанностей;
• права специалиста;
• ответственность специалиста (описание зоны ответственности).
• права и обязанности руководителя специалиста (дополнительный пункт, который разъясняет обязанности и полномочия его руководителя).

В качестве информационной системы, осуществляющей автоматизацию ряда аспектов управления персоналом, в Обществе используется программа «1С: Зарплата и управление персоналом 8». В частности, программа установлена на рабочих местах сотрудников службы персонала. Следует заметить, что возможности данной программы используются не полностью.