Файл: Особенности коммуникаций в организации, ООО «Гриндекс Рус».pdf

В-третьим блоке анализировались вопросы, которые позволяют определить использование работниками технических средств в своей деятельности. Вопросы с 12 по 15 позволили получить ответы, на основании которых можно сделать заключение о том, работники предприятия положительно настроены в отношении необходимости обучения работе на компьютерах, поскольку это значительно экономит их рабочее время и позволяет добиться значительных успехов в работе.

В четвёртом блоке исследуется отношение работников нашего предприятия к применению на производстве АСУ. В данном блоке анализируются вопросы с 22 по 23 (рисунок 2.22-2.23).

На основании полученных ответов можно сделать заключение о том, что подавляюще большинство всех опрошенных или не знают об АСУ или затруднились с ответом. И только трое человек знают о ней. Это свидетельствует о низкой технической оснащенности управленческих процессов на предприятии, внедрение которых бы также позволило бы повысить эффективность управленческой деятельности.

Достаточно тревожным является тот факт, что только 5 человек считает внедрение АСУ необходимым, а большинство работников или безразличны к этой проблеме или считают, что она не заслуживает внимания. Такое отношение на наш взгляд объясняется тем, что АСУ в целом представляет собой достаточно сложную систему, в которой большинство работников предприятия не в состоянии разобраться из-за отсутствия специального инженерного образования. Поэтому они будут сопротивляться внедрению АСУ.

Также большинство работников считают, что на предприятии не применяются система АСУ, в то время как на предприятии используется и ее отдельные элементы. Это связано с тем, что управленческие работники практически не вовлечены в деятельность по созданию данной системы, и она напрямую не затрагивает их деятельность.

3. Разработка проекта внедрения коммуникационной технологии управления фирмой на основе внедрения ERP-систем

3.1. Разработка проекта повышения эффективности управления на основе внедрения ERP-систем

В настоящий момент на рынке достаточно богатое предложение программных средств относящихся к классу ERP-систем. Причем, можно осуществить выбор различных по возможностям систем в ценовом диапазоне от нескольких сотен до нескольких сотен тысяч долларов. Практически любая компании в состоянии найти себе готовое решение начиная от простого коробочного, не требующего дополнительных настроек, заканчивая сложным решением, которое требует профессионального внедрения после описания бизнес процессов, которые подлежат автоматизации.

Поскольку предприятия представляют собой сложнейшую информационную систему, состоявшую из множества элементов подсистем, которые зачастую диаметрально противоположны по своему функциональному назначению и сложности, то рассмотреть все их в целом в рамках данной работы не представляется возможным. Поэтому в работе будет сосредоточено внимание на внедрении и использовании ERP-систем на базе отдела региональных продаж (ОРП) ООО «Гриндекс Рус» (рисунок 3.1, Приложение В).

Так как бизнес процессы ОРП сложны, количество сотрудников и клиентов велико, большое внимание уделяется клиентам, а бизнес территориально распределен, руководство компании пришло к выводу, что необходимо сложное функциональное решение для ОРП.

Была создана внутренняя проектная команда по автоматизации ОРП, в которую вошли такие сотрудники, как менеджер по эффективности, руководитель ОРП и администратор ОРП. Данной команде была поставлена задача – организовать открытый тендер, пригласив туда одних из лучших производителей ERP решений. Предварительно документально были описаны все ключевые бизнес процессы отдела и выделены те зоны, эффективность которых необходимо было повысить. Полученный документ, вместе с приглашением для участия в тендер был выслан большинству лидирующих поставщиков на российском рынке. Для начала, чтобы процесс выбора прошел эффективно, была определена готовность выделить конкретный бюджет, сравнив его со стоимостью предложенных решений поставщиков.

В системе существует три уровня разграничения прав (доступа) (рисунок 3.2, Приложение В). Таким образом, менеджер может работать только в своей системе и видеть только себя. Региональный управляющий может контролировать действия своих подчиненных во вверенном ему регионе, а у руководителя ОРП есть доступ ко всем учетным записям в программе.

Распределение территорий между сотрудниками построено на основе российской административно-территориальной структуре (регион – субъект РФ, район, город, округ и т.д.). То есть, сотрудник, который работает в городе, может видеть клиентов только своего города, а Региональный управляющий региона.

При входе в систему нужно ввести логин и пароль (рисунок 3.3, Приложение В).

Уже на этом этапе разработчики позаботились о безопасности. В случае трехкратного неправильного ввода пароля доступ блокируется, и вход будет возможен только при обращении в службу поддержки, идентификации сотрудника и генерации нового пароля.

Интерфейс домашней страницы интуитивно понятен и дает доступ ко всем основным функциям данной программы (рисунок 3.4, Приложение Г).

На домашней странице представлен список задач на день входа в программу, запланированные визиты, уведомления, а так же отражается выполнения плана за текущий период. Таким образом, сотрудник, войдя в программу, получает актуальную информацию. Нажав на дату планируемого визита, сотруднику открывается страница с данными, которые требуются для подготовки к встрече с клиентом (рисунок 3.5, Приложение Г).

На странице с запланированным визитом можно получить информацию о дате визита, ФИО клиента, времени, продолжительности встречи и адресе.

При клике на фамилии клиента открывается его карточка. В ней представлена полная информация о нем: должность, место работы, адрес места работы, телефон, структурное подразделение, сводка по визитам к нему за период, который можно выбрать (рисунок 3.6, Приложение Г).

С этой страницы так же можно посмотреть любую требуемую информацию, кликнув на нужном объекте. Если нажать на закладку «Детали», откроется страница с очень подробными сведениями о клиенте, в которую можно внести любую информацию, которая может помочь при контактах с ним, например, день рождения, лучшее время для визитов или график работы. Во вкладке связи отражается в иерархическом порядке, кто подчиняется ему в организации, в которой он работает, или кому подчиняется он.

В программе реализована возможность внесения нового контрагента. Но просто зарегистрировать нового клиента не получится. Для начала необходимо на домашней странице в быстром поиске посмотреть, не зарегистрирован ли данный клиент в базе данных.

После того, как все сведения внесены, сотрудник нажимает кнопку «Сохранить и отправить». Данный запрос отправляется к специалистам базы данных компании поставщика ERP-системы. Там внесенная информация проверяется в течение 5 дней. И, если она верна, то клиент появляется в базе данных сотрудника с идентификационным номером. В случае, если какой-то информации не хватает или она неверна, сотрудника просят уточнить что-либо – сведения об этом отражаются на домашней странице в виде уведомления от базы данных.

В системе реализована возможность планирования своей деятельности на достаточно большой промежуток времени. Для этого в программе есть функция «Планировщик» (рисунок 3.7, Приложение Д).

На данной странице сотрудник может видеть полностью распланированную им неделю. Так же нажав на любого клиента, ей откроется информация по планируемому визиту (если это будущее). В планировщик вносится так же другая информация о деятельности сотрудника. Можно указать, почему сотрудник отсутствует в какой-либо из дней или, чем он был занят в определенный период времени. Данная функция, например, облегчает процесс управления персоналом руководителя. Достаточно зайти в планировщик своего подчиненного и получить информацию, где он находится, и с чем это связано (рисунок 3.8, Приложение Д).

Планировать посещение или звонок клиенту с помощью планировщика так же очень просто. Слева в быстром поиске сотрудников находится клиент, зажав левую кнопку компьютерной мышки клиент «перетаскивается» в нужный день, на нужное время (рисунок 3.9, Приложение Д).

Также в программе можно создавать списки клиентов по определенным критериям. Например, необходим список клиентов, у которых день рождения приходится на 27 марта. Достаточно воспользоваться функцией «Списки». Эта функция так же тонко настраиваемая. То есть в ней достаточно много критериев, которые можно подбирать в зависимости от требуемой информации. Таким образом, сотрудник освобождается от необходимости каждый раз искать нужных контрагентов, а руководитель в любой момент может посмотреть, например, как часто его подчиненный совершает звонки к конкретному клиенту или сколько у него появилось новых контрагентов.

Согласно выдержке из приказа ООО «Гриндекс Рус»№ 26 от 12.02.2010 года по отделу региональных продаж «…Сотрудник обязан ежедневно отчитываться в системе Mobile Intelligence…». В данном случае, руководителю, например, нужно посмотреть дату, время и продолжительность работы сотрудника в системе. Для этого в можно выгрузить список, в котором будет видно всю требуемую информацию (рисунок 3.10, Приложение Е).

Для того, что проанализировать деятельность сотрудника, в системе реализована возможность последовательного просмотра действий подчиненного. Например, сотрудник должен совершать 12 звонков в день. При просмотре отчета по сотруднику на 22 марта мы видим, что на 23 марта у него запланировано сделать 11 звонков, но 22 марта, согласно отчету, он не сделал ни одного звонка (рисунок 3.11, Приложение Е).

Для более полной картины выгружаем активность этого сотрудника за период 1 по 23 марта (рисунок 3.12, Приложение Е).

При 12-ти звонках в день их должно быть всего 192 (16 * 12). При подсчете количества звонков сотрудника за 16 дней (1-23 марта) делаем вывод, что их было всего 37. Далее смотрим отчет о дате, времени и продолжительности работы сотрудника в программе.

Таким образом, мы видим, что сотрудник последний раз работал в программе 11 марта.

Выгружаем отчет по заказам и остаткам по клиентам сотрудника за этот же промежуток времени. И видим, что в ячейках «Остаток» и «Заказ» нет ни одной цифры.

И, наконец, выгружаем краткий поклиентский отчет. У сотрудника в базе должно быть 70 целевых клиентов и 80 организаций. При просмотре отчета видим, что целевых специалистов у него всего 3, а организаций – 70.

Из проведенного анализа можно сделать вывод, что сотрудник не выполняет своих обязанностей, нарушает дисциплину и безответственно относится к своей работе. Дальше меры дисциплинарного взыскания остаются на усмотрение руководителя.

Возможности формирования отчетов в программе практически безграничны. Из системы выгружаются абсолютно любые данные по любым параметрам в формате Excel в виде сводной таблицы. Далее, при определенных навыках работы с форматом Excel можно анализировать данные (рисунок 3.13, Приложение Ж).

В системе так же реализованы возможности «онлайн» просмотра отчетов и диаграмм (рисунок 3.14, 3.15, Приложение И).

Остается отметить, что импорт и экспорт данных в системе реализован и соответствует всем требованиям, которые были заявлены при формировании технического задания разработчику. То есть, в систему возможно подгружать данные из программы «1С:Предприятие 8» (отгрузки, оплата, поставки), а так же получать данные из системы «эксперт» (аналитика по фармацевтическому рынку России). Из Mobile Intelligence возможно выгружать данные во всех форматах Microsoft Office, AdobReader и т.д. для удобства работы сотрудников всех структурных подразделений, кому может потребоваться данные.

3.2. Оценка результатов внедрения коммуникационного проекта совершенствования технологий менеджмента в организации