Файл: Особенности коммуникаций в организации, ООО «Гриндекс Рус».pdf

Проанализируем основные цели качественной современной системы применительно к Mobile Intelligence:

– Повышение рациональности использования трудовых и денежных ресурсов:

1. Снижение затрат за счет сокращения персонала, который отвечал за внесение информации в базу данных и обработку отчетов.
2. Освободилось дополнительное время для поиска, звонков и визитов к клиентам. Отчеты и данные формируются и обрабатываются программой автоматически. Раньше менеджеру выделялся определенный период времени на написание отчетов.

– Освобождение управленческого персонала от трудоемких расчетных работ:

1. Региональные управляющие освободились от написания большого количества отчетов для руководства: отчет по звонкам, отчет по закупкам, отчет по оборачиваемости клиентской базы, отчет по покрытию территории и др. Нужная отчетность формируется нажатием нескольких кнопок автоматически по запросу.
2. Руководитель ОРП освободился от анализа большого количества отчетов и составления презентаций для вышестоящего руководства, так как все формируется автоматически и выгружается в нужном формате.

– Улучшение качества принимаемых решений и обеспечение оперативности руководства:

1. Региональные управляющие и руководитель ОРП получили возможность для анализа ситуации в регионе в «онлайн» режиме, что способствует оперативному принятию менеджерских решений. Согласно данным, время на получение доступа к информации и ее анализ сократилось на 50%.
2. Минимизация ошибок за счет исключения «человеческого фактора» при внесении или подсчете данных по сотрудникам, а так же, при планировании продаж. За счет этого вероятность ошибки сведена к минимуму. Качество принимаемых решений улучшилось и не требует перепроверки данных.

К результатам от внедрения данной системы также можно отнести дополнительные положительные факторы:

1. Улучшение качества обслуживания клиентов, так как в системе ведется полная история взаимоотношений.
2. Упростился процесс управления подчиненными.
3. Что касается руководителя ОРП, то, благодаря накоплению детальной информации, он получил возможность анализировать продажи в региональном, отраслевом и продуктовом разрезах, оценивать эффективность выбранных каналов продвижения продукции и конкретных мероприятий.
4. Благодаря Mobile Intelligence компания «Гриндекс Рус» приобрела статус более привлекательного работодателя, так как повысился профессиональный уровень сотрудников.
5. С финансовой стороны, система окупила себя за 1,5 года. Возврат инвестиций – в тройном размере.

В январе 2018 года совместно с программистами компании Mobile Intelligence Corporation в отделе региональных продаж было проведено полное исследование и анализ внедренной системы на предмет соответствия требованиям и исполнения всех обязательств разработчика. По результатам работы, нарушений выявлено не было. Это исследование помогло выявить ряд дополнений, которые повысили бы эффективность системы и дали дополнительные возможности в дальнейшей работе:

1. Для упрощения планирования рабочего дня менеджера в систему необходимо добавить возможность планирования звонков или визитов к клиенту с помощью списков. Например, менеджер, с помощью модуля «Списки», отбирает клиентов по критерию «Визиты в марте». Таким образом, у него есть список клиентов, к которым был совершен визит в марте. Далее программа позволяет перенести этих клиентов в «Планировщик» в апрель и автоматически распределяет их в соответствии со временем, требующимся на совершение визита. То есть, менеджеру не нужно просматривать всех своих клиентов в системе, сравнивать с данными по звонкам и заказам и каждого отдельно перемещать в «Планировщик». Данную работу за него может сделать сама программа. Эта же функция может быть доступна руководителю ОРП. Он сможет проанализировать работу подчиненного и сам внести тех клиентов в «Планировщик» сотрудника, визит к которым необходим по его мнению.
2. В программу можно добавить модуль отчета по командировкам.
3. В системе представлено не в полной мере – это аналитический модуль. Он еще «сыроват» и не дает той же полноты функций, что другие возможности системы.
4. Стоимость ERP-системы Mobile Intelligence составила 54 000 долларов. В эту сумму входила стоимость лицензий для всех пользователей и покупка самой программы.

В 2018 году в отделе региональных продаж был проведен опрос на тему «Устраивает ли Вас работа в системе Mobile Intelligence». Результаты анализа опроса показали, что 96% сотрудников данная система полностью устраивает, и менять в ней ничего не нужно.

В таблице 3.1 представлены распространенные операции и необходимое время на их выполнение при помощи обычных офисных программ в сравнении с выполнением этих же операции в Mobile Intelligence.

Таблица 3.1

Сравнение затраченного времени на операции

Таким образом, ежедневно, в среднем, 530 минут или 8 часов 80 минут, руководитель должен был занят занесением необходимых сведений в различные документы и офисные программы, а также, при необходимости, анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть на непосредственную работу по управлению персоналом и выработке необходимых мероприятии) не остается рабочего времени, что крайне неэффективно.

Экономия рабочего времени составила в среднем около 7 часов ежедневно. Этого времени руководителю вполне хватает на выработку необходимых управленческих решений, анализ деятельности отдела в целом и по регионам, осуществления контроля за работой сотрудников, подготовку отчетов и презентации вышестоящему руководству.

Таким образом, показатели бизнес-результатов в ООО «Гриндекс Рус» благодаря внедрению Mobile Intelligence таковы:

1. Увеличение денежных потоков – на 23%;
2. Увеличение доход – на 15%;
3. Увеличение производительности труда – на 34%;
4. Уменьшение операционных затрат – на 20%.

При оценке эффективности и результатов от внедрения данной программы, трудно говорить о таких экономических показателях как рыночная цена продукции и ожидаемая прибыль. По сути, кроме как на этапе тендера, рыночная цена продукции не имеет смысла, поскольку продукт предназначен для внутреннего использования, а не для продажи ввиду специфической предметной области. Прибыль трудно вычислить ввиду того, что внедрение программы влияет на доход организации только косвенно.

Поэтому главным выигрышем от использования Mobile Intelligence является повышение эффективности управления персоналом отдела региональных продаж, при невысокой цене продукта, что полностью обосновало покупку и внедрение этой программы.

Заключение

Как показывает мировая практика, с ростом, компании меняют корпоративную систему управления каждые 5 лет. Это связано с различными факторами: пересмотр своих бизнес процессов, устаревание существующей системы и т.д. Очень важно, что бы система всегда была актуальной и гибкой, так как старый шкаф не сможет хранить папки с информацией больше, чем в него вмещается, а сотрудник, который знает все процессы в компании, когда-нибудь уйдет на пенсию. Такую возможность могут дать только информационные системы, разработанные и созданные специально для потребностей компании. Приобретя хороший информационный продукт можно не волноваться, что информация устареет, потеряется или ее негде будет хранить. Так как поставщики систем класса ERP постоянно обновляют свои продукты, совершенствуют системы безопасности и предоставляют клиенту возможность масштабировать структуру.

Компания «Гриндекс Рус» выбрала продукт разработчика Mobile Intelligence Corporation, так как данная система отвечала всем требованиям, заявленным в техническом задании, имела гибкую архитектуру, а так же большой опыт создания и внедрения своих продуктов не только на российском рынке, но и в Европе.

В процессе работы в программе руководство ООО «Гриндекс Рус» пыталось просчитать какую прибыль компания получила от внедрения этой системы, но в итоге пришло к выводу, что возврат от инвестиций в ERP-систему идет не от самой системы, а от повышения эффективности бизнес процессов, которые она поддерживает. К тому же, в зависимости от внутренних корпоративных требований, компания может выбирать свои показатели эффективности. При этом ERP-система эффективна настолько, насколько эффективен персонал и бизнес процессы компании. Чем меньше существует осложнений в этих процессах, тем более эффективной будет ERP-система. То есть, как уже говорилось ранее, все процессы должны быть прозрачны и доступны для понимания. Чего и старается придерживаться руководство ООО «Гриндекс Рус».

В данной курсовой работе был выделен объект исследования, проанализирована предметная область, определены цели и задачи курсовой работы. Проведен обзор программных средств, позволяющих автоматизировать процесс управления персоналом отдела региональных продаж ООО «Гриндекс Рус».

Таким образом, проведенное исследование показало, что организация деятельности персонала становится эффективной при системном управлении, включающем диагностику процессов, методов и процедур управленческого воздействия. Очевидно, что большой объем хранимой в базе данных информации за значительный промежуток времени увеличивает точность анализа и качество аналитических отчетов, а значит, способствует принятию правильных управленческих решений. Добавим к этому быстродействие программы Mobile Intelligence, что позволяет увеличить частоту оперативного анализа ситуации на предприятии, видеть происходящие изменения буквально поминутно.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Анисаров В.А., Гужин А.А. Информация и коммуникации в управлении организацией // Студенческая наука Подмосковью: Сборник материалов международной научной конференции молодых ученых. – Орехово-Зуево, 2016. – С. 37-40.
2. Байгильдина З.Ф. Коммуникации в организациях // Междисциплинарный подход к исследованию экономики: Сборник материалов III Международной научно-практической конференции, посвященной 70-летию кафедры общей экономической теории БашГУ. – Уфа, 2017. – С. 79-83.
3. Байгильдина З.Ф. Управление коммуникациями в современных организациях // Социально-экономические исследования, гуманитарные науки и юриспруденция: теория и практика: Сборник материалов XIV Международной научно-практической конференции. – Новосибирск, 2017. – С. 41-45.
4. Бастриков М.В. Информационные технологии управления / М.В. Бастриков, О.П. Пономарев. – Калининград: Издательство института «КВШУ», 2016. – 140 с.
5. Беляев И.Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство. – 2017. – № 4. – С. 16-19.
6. Бойко Э.В. Компьютеризация кадровой деятельности / Э.В. Бойко. – М.: Управление персоналом, 2016. – 136 с.
7. Вахрушева М.Ю. Роль невербальных коммуникаций в управлении персоналом организации // Ценности и интересы современного общества: Сборник материалов Международной научно-практической конференции. – М., 2013. – С. 155-158.
8. Волокитин А.В. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм / А.В. Волокитин. – М.: ФИОРД-ИНФО, 2014. – 272 с.
9. Галстян А.С. Коммуникации в управлении организацией // Стратегии социально-экономического развития северного региона Крыма до 2020 года: Сборник Материалов I Всероссийской научно-практической конференции. – Армянск, 2017. – С. 13-16.
10. Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности / В.В. Годин. – М.: Высшая школа, Мастерство, 2017. – 240 с.
11. Гринберг А.С. Информационный менеджмент / А.С. Гринберг. – М., 2017. – 265 с.
12. Дусь Ю.П. Инсейфинг как новая интеллектуальная коммуникация в управлении // Вестник УрФУ. Серия: Экономика и управление. – 2014. – № 4. – С. 4-12.
13. Зленко А.М. Проблемы коммуникаций в управлении организацией // Экономический вестник университета: Сборник научных трудов ученых и аспирантов. – Переяслав-Хмельницкий, 2016. – № 31-1. – С. 56-63.
14. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей / Под ред. проф. Ю.М. Черкасова. – М.: ГУУ, 2015. – 287 с.
15. Логунова И.В. Модель коммуникационного процесса организации // Экономинфо. – 2012. – № 17. – С. 14-16.
16. Матюшкина И.В. Роль коммуникации в управлении организацией // Дни науки КФУ им. В.И.Вернадского: Сборник материалов III научно-практической конференции профессорско-преподавательского состава, аспирантов, студентов и молодых ученых. – Симферополь, 2017. – С. 26-27.
17. Морозова Н.А. Управление коммуникациями в организации // Вестник Воронежского государственного университета. Серия: Экономика и управление. – 2014. – № 2. – С. 173-181.
18. Муниципальные предприятия в системе муниципальной собственности / Под ред. Э. Маркварта. – СПб.: Общество «Знание», 2016. – 63 с.
19. Недосека Е.В. Специфика межличностных коммуникаций в организации / В книге: Коммуникации в организациях: Учебное пособие. – Мурманск, 2017. – С. 63-72.
20. Провалов В.С. Информационные технологии управления / В.С. Провалов. – М.: Флинта, 2016. – 376 с.
21. Романова Т.А. Коммуникации в организациях / Т.А. Романова. – М., 2015. – 78 с.
22. Рубин Г.Я. Оценка эффективности деятельности по управлению организационными коммуникациями // Организатор производства. – 2014. – Т. 43. – № 4. – С. 47-49.
23. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – М.: Академия, 2015. – 288 с.
24. Сметанина Н.В. Коммуникации в организациях // Научные исследования и образование. – 2016. – № 22. – С. 50-52.
25. Соколов В.К. Особенности многоуровневой коммуникации в управлении международной компанией // Вестник ИНЖЭКОНа. Серия: Экономика. – 2013. – № 2 (61). – С. 75-81.
26. Суворова Л.А., Порубова В.А. Особенности влияния коммуникаций на эффективность деятельности организации // Общество, наука, инновации (НПК-2016): Сборник статей / Вятский государственный университет. – Киров, 2016. – С. 3062-3066.
27. Суровцева Е.С. Оценка затрат и эффективность организационных изменений в управлении коммуникациями предприятия // Организатор производства. – 2013. – № 2. – С. 54-56.
28. Терентьева А.В., Борщёва А.А. Роль коммуникации в управлении организацией // Научная дискуссия современной молодёжи: актуальные вопросы, достижения и инновации: Сборник статей II Международной научно-практической конференции: в 2 частях. – Пенза, 2017. – С. 153-157.
29. Федосеев В.Н. Межличностные коммуникации в управлении // Российское предпринимательство. – 2013. – № 1. – С. 10.
30. Фещенко В.В. Совершенствование коммуникаций в управлении человеческими ресурсами в органах муниципального управления // Экономика. Социология. Право. – 2017. – № 4 (8). – С. 56-62.
31. Чухвистова Е.Е. Какую роль играют внутренние коммуникации в современных организациях? // Наука и современность: Сборник статей Международной научно-практической конференции. – Уфа, 2015. – С. 208-212.

Приложение А

Анкета

Уважаемый сотрудник!

Просим Вас ответить на вопросы анкеты, результаты которой будут использованы в обобщенном виде для исследования проблемы «Информационное обеспечение в управлении». Опрос анонимный. Чтобы заполнить анкету, отметьте тот вариант ответа на вопрос, который совпадает с Вашим мнением, либо напишите ответ сами, если он не приводится.