Файл: «Автоматизированная бухгалтерская отчетность».pdf

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко подучить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных, операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

Цель работы: изучить автоматизированные системы, применяемые в бухгалтерском учете.

Объект исследования: ООО «Омск-Нефтехим».

Для достижения поставленной цели и проверки выдвинутой гипотезы исследования были определены следующие задачи:

1. проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета;

2. выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме;

3. изучить программный комплекс, внедряемый на ООО «Омск Нефтехим».

1. ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1 Основные работы в компьютерной бухгалтерии

Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, но только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже программа самого высокого качества не помогает, если она используется неквалифицированным бухгалтером. Лицо, не владеющее бухгалтерским учетом, не может просто работать с бухгалтерской программой. Современные программы не обеспечивают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учету и хранением первичных документов и реализацией простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает полные поведенческие алгоритмы бухгалтера в любой ситуации. Программа не предлагает необходимые действия, бухгалтер должен самостоятельно выбирать, что он должен делать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, стоящая перед бухгалтером, будет передана программе, и он автоматически выполнит последовательность необходимых действий, независимо предлагая бухгалтеру возможность ввести необходимую информацию. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определять последовательность действий, после чего программа поможет их завершить.

Поскольку весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основе первичных документов, первой задачей любой программы является автоматизация ввода, создания, хранения и учета этих документов. Однако некоторые документы создаются непосредственно в программе, и это должно максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и замена необходимых дат, выбор значений каталога вместо ввода информации с помощью клавиатуры значительно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах имеется расчетная часть, например, вы должны отдельно распределять НДС, программа автоматически выполнит необходимые вычисления. Конечно, программа будет печатать нужную сумму в словах независимо.

Остальные документы несут ответственность бухгалтерии других правительственных ведомств или внешних агентств. В этом случае введите документ на компьютер, не изменяя информацию. Конечно, в идеальном случае вам нужно использовать сканер для ввода исходного документа в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в удобное для хранения представление. Однако современное бухгалтерское программное обеспечение не способно на это, и бухгалтер должен вручную ввести необходимую информацию. Чтобы облегчить вход во многие программы, используются различные справочники, что очень помогает во внедрении многих подобных документов. [12, c.11-13]

Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы с ними можно было ознакомиться и, при необходимости, изменить в любое время. Удобные способы поиска правильного документа и хорошо продуманной структуры хранения документов значительно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что документы не всегда находятся в бухгалтерии в установленный срок и в необходимой форме. Иногда вам нужно вводить информацию не из документа, а из устной презентации, и соответствующий документ появляется намного позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, это на самом деле происходит довольно часто. Вот почему важно, чтобы программа позволяла изменять устаревшие документы, и эти изменения не нарушали никаких других операций, выполняемых после введения документа.

Конечной целью работы любого бухгалтерии является составление отчетов об итогах хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность быстро получать отчеты, такие как производный список, сбои, общую книгу, отставание и другие. Эти отчеты по программам создаются автоматически на основе информации в журнале публикации. Можно сказать, что основной причиной использования бухгалтерского программного обеспечения является автоматизация построения этих отчетов. При ручном вычислении ошибки неизбежны, и компьютер будет полностью создавать отчет, безошибочно, если информация в журнале публикации верна.

В бухгалтерском учете необходимо регулярно выполнять определенное количество периодических действий. Рассчитывать и оплачивать заработную плату, рассчитывать амортизацию и переоценивать валюту. Эти транзакции выполняются автоматически в большинстве учетных программ, и все необходимые транзакции генерируются.

Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета. Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.

1.2 Характеристика автоматизированных систем

«Идеал» для системы бухгалтерского и управленческого учета с точки зрения руководителя компании и собственника – это получение всей необходимой информации по всему предприятию на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно управлять эффективно. Когда система работает эффективно, это означает, что каждая ее связь, деление, работает эффективно. Определен ряд задач, хорошо известны распространение документов и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы подразумевает необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

Глобальный подход к внедрению (внедрение программного обеспечения с одновременной технической разработкой и поддержкой проектов) позволяет руководству компании консолидировать систему управления предприятием в единый комплекс. А это, в свою очередь, позволяет быстро и эффективно управлять совокупными ресурсами компании - оборотом, складами, денежными средствами и дебиторской задолженностью. [25, c.9-12]

Правильный выбор программного продукта - один из немногих моментов автоматизации учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на этапе организации и проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) из данных опроса информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ в России существует широкий спектр вариантов программного обеспечения бухгалтерского учета от самых простых, способных выполнять минимальные операции, необходимые для малого бизнеса, до очень разветвленных, работающих комплекс передовых операций с углубленным анализом. При выборе программного обеспечения для бизнеса возможны различные варианты.

1. Приобретение от производителя стандартного готового программного обеспечения, полностью отвечающего потребностям этой компании. Эти стандартные программные продукты успешно внедряют учет на предприятиях с последовательной деловой деятельностью с общей спецификой бухгалтерского учета и находят широкое применение в малых предприятиях.

2. Разработка индивидуального проекта, если невозможно выбрать типичную программу для компании. Индивидуальный дизайн осуществляется как силами корпоративных программистов, так и с участием внешних экспертов. Стоимость проектной работы в этом случае значительно увеличивается по сравнению с приобретением образца проекта. Индивидуальный дизайн рекомендуется для компаний с их спецификой учета, главным образом в крупных и средних предприятиях.

3. Завершение и установка типового проекта «под ключ», выполняемого компаниями, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, предлагающей конфигурацию системы для решения задач промышленных и специализированных, адаптированных к специфике счета в данной компании. [28, 15-21]

Первый и третий варианты выбора программного продукта помещают пользователя в зависимость от производителя. Очень сложно говорить об универсальности автоматизированных систем учета. Специфика бухгалтерского учета в разных компаниях, постоянная эволюция налогового законодательства, изменение форм отчетности определяют необходимость адаптации практически всех систем.

Особенностью национальных бухгалтерских программ было расширение их традиционного состава за счет дополнительных модулей, таких как финансовый анализ, инвестиционный учет, производство, учет запасов и т. Д.

Разработка программ осуществляется различными национальными компаниями. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Компании производят программные продукты в локальной и сетевой версии. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой компьютерной сети в области учета и обмена сетевой информацией между уровнями. Сетевая версия включает расширенную программу, цель которой - автоматизация задач экономической и финансовой деятельности, объединение задач учета решений с коммерческими и техническими службами, производством, управленческими услугами. [7, 45-48]

Итак, выбор программ для реализации поставленных целей – довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

1.3 Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

Существующие системы учета приложений очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение, но большинство экспертов приписывают следующие классы программ:

- ориентация на размер компании;

- локальные и сетевые версии;

- ориентация на учет в различных областях деятельности, а также ориентацию на бюджетный учет;