Файл: «Автоматизированная бухгалтерская отчетность».pdf

Основными функциональными возможностями раздела являются: ведение раздельного учета операций по нескольким расчетным счетам одновременно; ведение учета банковских и кассовых документов в любой национальной валюте с указанием корреспондирующего счета /субсчета для платежной операции; контроль курсовой разницы, ее вычисление и ведение проводок курсовой разницы; ведение оперативного контроля остатков и оборотов за любой промежуток времени; ведение журнала платежных и кассовых документов; формирование отчетных документов по участку "Банк и касса".

Безналичные расчеты с юридическими и физическими лицами производятся с помощью следующих документов: платежное поручение, платежное требование, платежное требование-поручение, аккредитив, вексель, а также операции по взаимозачету. Все расчетные документы оформляются, регистрируются и формируются в виде бухгалтерской проводки в ПК ABACUS Professional.

В подразделе «Платежные поручения и требования» составляются и распечатываются собственные платежные поручения, требования и другие платежные документы, как в рублевом, так и в валютном режиме. Подтвердить факт прохождения документа через банк, отраженный в выписке с расчетного счета. Сформировать и распечатать "Журнал платежных поручений, платежных требований".

При этом так как на предприятии открыто несколько расчетных счетов, то платежные документы по этим текущим счетам ведутся на отдельных субсчетах счета 51 (рублевый банк) и/или 52 (валютный банк), соответственно.

Каждому субсчету (1, 2 и 3) в списке организаций-контрагентов должна быть зарегистрирована карточка организации с тем же номером, что и номер субсчета, в которой указаны соответствующие реквизиты расчетных счетов.

При открытии следующего текущего счета (рублевого или валютного) ему назначаются очередные субсчета 51 и/или 52, а в списке организаций-контрагентов создается карточка № 4 с новыми банковскими реквизитами данной организации.

ООО «Омск-Нефтехим» имеют несколько расчетных счетов в различных банках, поэтому ведение безналичных расчетов удобнее производить в автоматическом режиме системы ABACUS Professional подраздела «Банковские документы», который предназначен для обработки выписки банка, т.е. для регистрации платежных документов, пришедших от сторонних организаций, и обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валюте на расчетных счетах предприятия.

При полном и правильном вводе документов, прошедших через банк, выходят следующие результаты:

- остаток по конкретному субсчету счета учета банковских операций (51 счет) равен остатку денег на расчетном счете предприятия;

- в результате суммы, прошедшие по банку, разносятся на указанные корреспондирующие счета бухгалтерского учета;

- в любой момент времени автоматически формируется журнал-ордер №2 (счет 51).

Документооборот в подразделе «Касса» на ООО «Омск-Нефтехим» осуществляется в виде приходных (прием наличных денег) и расходных (выдача наличных денег) кассовых ордеров.

Подраздел «Касса» позволяет составить и распечатать приходные и расходные кассовые ордера, как рублевые, так и валютные, с автоматическим расчетом эквивалентной суммы в рублях по курсу выбранной валюты, сформировать и распечатать «Кассовую книгу» и «Журнал кассовых ордеров».

Кассовая книга ведется для оформления поступления и выдачи наличных денег предприятия. Формирование записей в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в автоматическом порядке подсчитываются итоги операций за день (суммарный приход кассы – оборот по дебету, суммарный расход – оборот по кредиту). Выводится остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Одновременно формируется «Отчет кассира», включающий все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В подраздел «Касса» имеются возможность ведения кассовых операций и в валютном режиме. Ввод валютных кассовых ордеров аналогичен и разница лишь в том, что заполняются дополнительные поля: валюта, дата котировки, котировки валют.

2.2.4 Учет расчетов с подотчетными лицами

На предприятии ООО «Омск-Нефтехим» основные документы, которые используют при учете расчетов с подотчетными лицами, являются: расходные и приходные кассовые ордера, командировочные удостоверения, платежные ведомости, авансовые отчеты, квитанции и т.д.

Данный раздел программного комплекса «ABACUS Рrofessional» позволяет выполнять следующие операции:

- проводить взаиморасчеты предприятия с подотчетными лицами (выдача денег в подотчет и составление авансовых отчетов, как в рублевом, так и в валютном режимах);

- вести аналитический учет расчетных операций с подотчетными лицами по авансовым отчетам

- получать отчетные документы.

Все бухгалтерские действия найдут автоматическое отражение в проводках. В данном разделе вводятся и корректируются авансовые отчеты с указанием корреспондирующего счета / субсчета списания по каждой строке авансового отчета, учитываются валютные авансовые отчеты, ведется аналитический учет наличных и безналичных расчетов с подотчетными лицами, ведется журнал лиц в подотчете; имеется возможность получить различную справочную информацию о результатах взаиморасчетов за любой промежуток времени, печатать сформированные авансовые отчеты и справочную информацию о подотчетных лицах за указанный период.

Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71. По дебету этого счета отражается выдача денег подотчетному лицу, по кредиту их расход, а также возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм. Хозяйственной операцией на 71-м счете является индивидуальный номер частного лица. Хозяйственной подоперацией является номер авансового отчета.

Работа в валютном режиме аналогична работе в рублевом режиме, только в случае, когда за одним подотчетным лицом (на одном субсчете) числятся разные валюты, вместо валютной суммы задолженности и изображения валюты может появиться сообщение: «Разные валюты».

2.2.5 Составление отчетности

С целью обеспечения достоверности бухгалтерской отчетности в ООО «Омск-Нефтехим» составляется промежуточная и годовая бухгалтерская отчетность с применением форм бухгалтерской отчетности «О формах бухгалтерской отчетности организации» и приложенных приказом Минфина РФ от 22.07.2003 №67н бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и приложений отчетности. [5]

Бухгалтерская отчетность составляется и формируется с применением ПК ABACUS Professional в разделе «Отчеты». Раздел предназначен для настройки порядка расчета и составления промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности, а также любых бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и отчетов произвольного вида.

Программа содержит отчеты, входящие в состав годовой бухгалтерской отчетности: Бухгалтерский баланс (ф. № 1), Отчет о прибылях и убытках (ф. № 2), Отчет об изменениях капитала (ф. № 3), Отчет о движении денежных средств (ф. № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5).

Для расчета отчетных документов в подразделе «Список показателей» заводится перечень показателей. Перечень групп показателей организуется в виде древовидного справочника, структура которого может быть определена самостоятельно. Для группы заводятся номер, полное и краткое наименование. Показатели можно заводить в любую группу вне зависимости от вложенности, кроме корневой группы.

Показателю определяется номер внутри группы, полное и краткое наименование, а также шифр. Шифр у каждого показателя должен быть уникальным. Для каждого показателя определяется порядок расчета, действующий начиная с заданной даты. Порядок расчета можно задать с помощью так называемой «Кнопочной настройки», либо с помощью алгоритма ABACUS Designer (SBW).

Для формирования отчета необходимо указать период, за который будут рассчитываться данные по показателям. Периоды расчета хранятся. Можно выполнить предварительный расчет показателей в подразделе «Результаты расчета» данного раздела. Для этого показатель или группа показателей помечается и выполняется операция расчета. Расчет может производиться в рублевом или в валютном режимах. В валютном режиме расчет может производиться только по проводкам, сформированным в конкретной валюте, либо в пересчете под заявленную валюту.

Для заданных параметров расчета показателя (сальдо на начало, сальдо на конец, оборот дебетовый, оборот кредитовый, раздельное сальдо начальное и конечное (дебетовое и кредитовое)) одновременно определяются данные в рублях, в количестве и в валюте.

Расчет и печать отчетного документа производится по данным, сформированным за выбранный диапазон времени. В случае если предварительный расчет показателей отчета не производился, он осуществляется в момент формирования документа. При повторной печати, сохраненные данные просто заносятся в отчет. Можно задать режим обязательного пересчета показателей в момент формирования отчетной формы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях рыночной экономики благополучие предприятия всецело зависит от эффективности управления. Качественное управление требует полной, достоверной и своевременно полученной информации. Бухгалтерия находится на стыке информационных потоков разных подразделений, и практически только она может формировать информацию о реальном финансовом состоянии предприятия. Поэтому нередко именно от того, владеет ли руководство оперативной и достоверной информацией, полученной от бухгалтерских служб, зависит, будет ли предприятие банкротом либо будет развиваться стабильно и динамично. Кроме того, мнение акционеров и инвесторов не следует забывать, именно они являются пользователями внешней отчетности. [19, c.11-16]

Аккумулирование информационных потоков в бухгалтерии закономерно приводит к тому, что здесь отражается полный спектр финансово-экономической функции предприятия.

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур решения бухгалтерских задач.

Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно отыскать в ворохе цифр, отчетов, сводок.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему автоматизации бухгалтерского учета, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, следует учесть следующие аспекты.

Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

- Принять в штат технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.

- Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.

В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Достаточно яркий пример применения автоматизированной формы бухгалтерского учета является ООО «Омск-Нефтехим» - это крупное предприятие со сложным, разветвленным на участки бухгалтерским учетом, который без применения программного комплекса ABACUS Professional вести очень сложно и трудоемко. ABACUS Professional позволил не только упростить бухгалтерский учет на предприятии, но и качественно улучшить его. В настоящее время после внедрения комплексной информационной системы выделилась аналитическая служба, помогающие руководству принимать важные решения, проводить мониторинг ключевых проблем, связанных с финансами, материальными ресурсами, производством, оперативным управлением и инвестиционными проектами.