26. Характеристики эффективной системы контроля

Контроль является не только задачей сотрудников, специализирующихся на выполнении контрольной функции, но и неотъемлемой частью труда всех работа­ющих. В современных условиях широко используется самоконтроль, при котором контрольными функциями наделяются сами работники. В теории менеджмента выделяются еще несколько условий успешной реализации данной функции, которые обычно формулируют, как требования, предъявляемые к контролю:

• общая стратегическая направленность. Система контроля должна быть направлена на достижение главной стратегической цели организации;

• ориентация на конечные результаты. Процесс контроля должен быть ориентирован на выполнение запланированных мероприятий и достижение конкретного результата;

• систематичность. Важна не быстрота проведения контроля, а четкое соблюдение периодичности его проведения. Это, помимо всего прочего, способствует дисциплинированности и ответственности исполнителей;

• разумность. Контроль не должен быть чрезмерным и мелоч­ным. Важно правильно определить ключевые моменты, минимизировать количество контролируемых парамет­ров и частоту осуществления проверок;

• открытость контроля. Исполнители должны знать, что и как контролируется и каковы итоги контроля;

• простота. Применяемые методики и разработанные инструк­ции контроля должны быть понятны исполнителям и заинтересованным лицам;

• заблаговременность. Контроль должен носить, по возможности, упреждающий характер;

• оперативность контроля. Информация о наличии несоответствия между реальными результатами и запланированными должна немедленно доводиться до сведения лиц, компетентных в вопросах принятия корректирующих решений;

• своевременность контроля. Решения о корректирующих действиях, принятые с опозданием, могут быть или бесполезными, или даже привести к ухудшению сложившейся ситуации;

• гибкость. Система контроля должна оперативно реагировать на изменения факторов внешней и внутренней сред, адаптироваться к изменениям обстановки без существенного изменения своей структуры и организации;

• экономичность. Затраты на проведение контроля не должны превышать потери и убытки, возможные в случае его отсутствия;

• объективность. Контроль должен опираться на объективные нормы и стандарты, а не зависеть от личных симпатий и антипатий руководителя.

Получаемая в ходе проведения контроля информация должна реально отражать ход выполнения запланированных мероприятий, а принимаемые на ее основании корректирующие решения должны соответствовать сложившейся обстановке.

Однако и этих характеристик иногда недостаточно, чтобы контроль был результативным. По мнению некоторых специалистов, чтобы система контроля работала эффективно, она должна создаваться с учетом личностных качеств руководителя, быть ему доступной и понятной.

---

Содержание функции контроля включает:

• организацию контроля; предварительный контроль;

• текущий контроль; регулирование; заключительный контроль.

27. Принципы управления

Принципы менеджмента можно определить как общие правила, которыми руководствуются органы управления в своей деятельности. Они существуют объективно и формируются в соответствии с социально-экономическими условиями, сложившимися в обществе. Для того чтобы действовать эффективно, менеджеры должны следовать принципам, которые при оценке качества и результативности управления превращаются в критерии их оценки.

В соответствии с современными взглядами, к принципам управления предъявляются следующие основные требования: объективность, системность и обязательность.

Принципы менеджмента объективны, т.е. не зависят от воли и желаний отдельных личностей, поскольку предопределяются закона­ми и закономерностями общественного и экономического развития. Можно сказать, что они отражают теоретический идеал управления, к достижению которого надо стремиться. С другой стороны, принципы субъективны, так как именно люди формули­руют их в качестве руководящих правил с тем, чтобы управленческая деятельность соответствовала законам природы и общества.

В настоящее время различают всеобщие, общие и специальные принципы. Всеобщие принципы управления действуют в любых социальных и экономических системах, независи­мо от их специфики. К ним относятся принципы: научности, системности, всеобщей взаимосвязи, иерархичности, наличия объекта и субъекта управления, необходимости обратной связи и др.

Общие принципы управления определяют правила построения орга­низации и функционирования ее системы управления. К ним можно отнести:

• сочетание государственного регулирования экономики с хозяйственной самостоятельностью предприятий;

• принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации управления;

• принцип сочетания единовластия и коллегиальности;

• принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности;

• принцип единоначалия;

• принцип де­мократичности управления;

• принцип преемствен­ности управления;

• принцип экономичности управления.

Специальные принципы определяют правила функционирования отдельных элементов системы управления по определенным направлениям деятельности организации. Они достаточно разнообразны. Например, выделяются следующие группы специальных принципов управления:

• проектирования организационных структур уп­равления; разделения и кооперации управленческого труда; делегирова­ния задач, полномочий и ответственности; выбора методов управ­ления; выбора стратегии организации; принятия управленческих решений; управления качеством; кадровой работы; управления личным временем руководителя и др.

---

Принципы управления носят обязательный характер. Менеджер должен им следовать, поскольку они об­разуют определенную систему правил, взаимосвязаны и только в единстве являются предпосылкой успеха в управлении.

31. Сущность и виды коммуникаций. Коммуникационный процесс

Термин «ком­муникация» означает передавать, сообщать.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Основная цель коммуникаци­онного процесса сводится к обеспечению понимания ин­формации, которая является предметом обмена.

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т.е. существует множество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем и рабочей группой, неформальные коммуникации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей. Не менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д.

Две трети всей деятельности на предприятии – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель – подчиненный». Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д.

Зачастую, поскольку подчинённые объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.

---

Информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая – правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

32. Коммуникационные барьеры в организации

Существует ряд факторов, снижающих эффективность общения, к ним относятся:

1. Барьер восприятия.

Люди реагируют не на события, которые действительно происходят, а на то, что воспринимается как происходящее. Это связано с тем, что имеет место избирательность источников информации, избирательное внимание, искажение, запоминание. Возникают так называемые барьеры восприятия. Это: первое впечатление (внешность, речь, манера поведения и т. п.); предубеждение в отношении себя и других (недооценка или переоценка); стереотипы; эффект проекций. Человек склонен приписывать собеседнику те положительные или отрицательные черты, которые имеет сам, но которыми вряд ли обладает собеседник; эффект порядка. При общении с незнакомыми людьми больше доверяют и запоминают информацию, поступающую первой (вначале беседы), при общении с друзьями – информацию, поступающую последней.

2. Семантический барьер.

Семантический барьер возникает при вербальной форме общения (устной и письменной речи). Семантика – наука, изучающая способ использования слов и значений, передаваемых словами. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания. Значение используемых при общении символов выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста. Это касается как отдельных слов (особенно иностранного происхождения или характеризующих личность, например порядочность), так и словосочетаний ("как можно скорее", "как только представится возможность").

3. Невербальные барьеры.

Невербальная форма общения – это общение с помощью языка, запечатленного в жестах, интонации, мимике, позах, экспрессии движений и т. п. Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу и свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникаций. Ею трудно манипулировать и трудно скрывать в любой межличностной коммуникации.  Некоторые источники утверждают, что вербальные коммуникации составляют 7% информации, звуки и интонация - 38%, жесты, пантомима - 55%.

 К невербальным барьерам коммуникаций относят: визуальные барьеры (особенности телосложения, походка, движение рук, ног и т. д., поза и смена поз, визуальный контакт, кожные реакции, психологическая дистанция); акустические барьеры (интонация, тембр, темп, громкость, высота звука, речевые паузы и др.); тактильная чувствительность (рукопожатия, похлопывания, поцелуи и др.); ольфакторные барьеры (запахи).

---

4. Плохое слушание (неумение слушать).

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая информацию. Эффективное слушание является важнейшим качеством хорошо работающего менеджера. Мало воспринимать факты, нужно прислушиваться к чувствам подчиненного.

Правила эффективного слушания: перестаньте говорить, невозможно слушать разговаривая; помогите говорящему раскрепоститься; покажите готовность слушать; устраните раздражающие моменты; сопереживайте говорящему; сдерживайте свой характер, рассерженный человек придает неверный смысл словам; не допускайте спора или критики; не перебивайте; задавайте вопросы.

5. Некачественная обратная связь.

Это реакция на ту или иную информацию. Ограничителем эффективности межличностного общения может быть отсутствие обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить адекватность (правильность) восприятия вашего сообщения.

33. Власть менеджера в организации

Формальная власть – это власть должности. Она связана с официальным статусом лица в структуре управления организацией и измеряется либо числом подчиненных, либо объемом материальных ресурсов, которыми данное лицо может распоряжаться. Реальная власть – это власть авторитета, влияния. Она измеряется либо числом людей, которые добровольно гото­вы данному лицу подчиниться, либо степенью зависимости от окружающих.

По основе происхождения вла­сти судят о ее источнике. Принято различать две группы источников: а) име­ющие личностную основу; б) сформированные на орга­низационной, или структурно-ситуационной, основе (рис. 1)

Источниками власти на личностной основе яв­ляются: экспертная власть, власть примера, право на власть, власть информации, потребность во власти. Экспертная власть – это способность руководите­ля влиять на поведение подчиненных в силу своей под готовки и уровня образования, опыта и таланта, уме­ний и навыков, а также наличия специализированных знаний. Потенциал экспертной власти определяется уровнем, на котором руководитель демонстрирует свою компетентность в вопросах анализа, оценки и контроля работы подчиненных. Специализация в знаниях огра­ничивает применение экспертной власти. Власть примера рассматривается, как способность руководителя влиять на поведение подчиненных, ис­пользуя свою харизму, т.е. привлекательность и обая­ние личности. Данный источник власти нередко фор­мируется посредством отождествления подчиненными себя со своим руководителем и подражания ему. Чем больше людей видят в руководителе идеал и объект подражания, тем сильнее уважение к нему и надежнее основа его личной власти. Право на власть предоставляется занимаемой долж­ностью и имеет более четкие границы, чем другие ис­точники. Оно включено в группу, основывающуюся на личностной власти, поскольку при равных должност­ных полномочиях разные руководители пользуются своим правом власти не одинаково, а в зависимости от личных способностей, и возможность реализации этого права обусловлена степенью признания подчиненными права руководителя на власть. Власть информации базируется на возможности доступа к нужной и важной информации и умении ис­пользовать предоставление информации для влияния на подчиненных. Координация информационных пото­ков и контроль за коммуникационной сетью дают власть. Содержание информации влияет на принимае­мые решения, следовательно, обладатель информации имеет определенную власть над тем, кому он ее пре­доставляет. Власть информации способна стать источ­ником влияния как руководителя на подчиненных, так и подчиненных на руководителя. Ее следует отличать от экспертной власти. Потребность во власти – это желание иметь вли­яние на других. Она может проявляться в стремлении давать нас­тойчивые советы, предлагать помощь, вызывать эмо­ции у других, укреплять свою репутацию.

---

Смотрите также файлы

• 1-20.doc

• ШПОРЫ ПО ИСТОРИИ.doc

• GP_Shpory.doc

• Gosy_Shpory_3.doc

• estestvoznan (1).doc