Файл: Системный подход при анализе потенциала организации (Характеристика предприятия).pdf

Можно выбрать несколько альтернатив решения проблемной ситуации. Предложим как минимум три возможных решения данной проблемы. Во-первых, можно нанять еще несколько сотрудников и возложить на них работу, которую не в состоянии выполнить основные сотрудники организации из-за большей загруженности. Однако данное решение имеет ряд отрицательных показателей, таких как необходимость создания дополнительных рабочих мест, расходы на заработную плату вновь привлеченным сотрудникам. Следует также отметить, что количество заказов и клиентов не являются неизменными факторами и может уменьшиться, в то время как в организации уже будут созданы дополнительные рабочие места.

Во-вторых, можно уволить сотрудников, которые не справляются со своими должностными обязанностями и на их место принять новых сотрудников. Однако данный вариант также не будет наиболее оптимальным, так как новых сотрудников необходимо будет заново обучать работе, что займет достаточно много времени. Количество невыполненной работы будет при этом только увеличиваться.

В-третьих, можно мотивировать сотрудников, которые в данный момент работают в организации, на достижение более высоких результатов работы. Для этого необходимо создание эффективной системы стимулирования сотрудников. Можно отметить, что создание данной системы займет достаточно много времени, однако позволит руководству организации мотивировать своих сотрудников на более эффективную деятельность.

Таким образом, можно сделать вывод, что существующая в ООО «Абсолют Клининг» проблема, которая заключается в том, что появилась дополнительная работа для сотрудников, с которой они не всегда справляются, может быть решена как минимум тремя предложенными способами. Перейдем теперь к проектированию системы управления методом организационного моделирования.

В любой организации люди осуществляют деятельность, которая направлена как на процессы, существующие внутри организации, так и на внешнее окружение. Выполнение данной деятельности и обусловлено функциями управления. Функции – это циклически повторяющиеся процессы, которые обеспечивают достижение системы целей.

Существует три вида функций: общие, конкретные и специальные. Общие функции: планирование, организация, координация, мотивация, контроль. Конкретные функции: управление маркетингом, персоналом, экономический анализ, финансовая деятельность. Специальные функции: управление сбытом, маркетинговыми исследованиями и так далее.

Функции впервые были описаны в 1916 году известным ученым Анри Файолем в работе «Общее и промышленное управление». По его мнению, управление включает в себя планирование, организацию, распорядительное воздействие, координацию и контроль.

Усложнение взаимодействия с внешним окружением позволяет сегодня говорить уже о большем количестве общих функций современного предприятия (планирование, маркетинг, предпринимательство, финансы, организация, производство, инновации, информация, социальное развитие, мотивация, контроль, исследование, оценка и так далее).

Организация предполагает создание определенной структуры в организации. Чтобы компания могла успешно реализовывать свою деятельность, необходимо правильно организовать и структурировать все ее элементы. Так как в организации важную роль играет персонал, то необходимо правильно организовать его деятельность, распределить должностные функции каждого сотрудника.

Мотивация – это необходимое условие выполнения должностных обязанностей сотрудниками в соответствии с целью организации. Руководитель должен выявить потребности сотрудников организации и правильно их мотивировать на эффективную деятельность с целью удовлетворения данных потребностей.

Планирование включает в себя решения о том, каким целям будет следовать организация, и что должны предпринять ее сотрудники для достижения данных целей. При планировании необходимо ответить на такие важные вопросы как: в каком состоянии на данный момент находится организация; что она желает достичь; с помощью каких методов она будет добиваться желаемого положения.

Контроль предполагает координацию и регулирование всей деятельности организации. Необходимо контролировать все процессы, происходящие в организации. Это можно сделать с помощью установления стандартов деятельности, постоянного контроля над тем, что было сделано для достижения данных стандартов в определенный промежуток времени, а также постоянная корректировка деятельности организации, способствующая достижению основных целей организации.

И наконец, координация обеспечивает бесперебойность и непрерывность управления для достижения согласованности в деятельности всех членов организации.

Усложнение взаимодействия с внешним окружением позволяет уже сегодня говорить о большем количестве общих функций управления современным предприятием (планирование, маркетинг, предпринимательство, финансы, организация, производство, инновации, информация, социальное развитие, мотивация, контроль, исследование, оценка и так далее).

Для совершенствования СУ в компании ООО «Абсолют Клининг» предлагаем использовать следующее мероприятие.

Предлагаем создать отдел маркетинга и сбыта, который будет выполнять важную деятельность по работе с заказчиками по вопросам обслуживания. Его главными функциями являются следующие:

- проведение маркетинговых исследований рынка;

- прием заявок;

- оформление необходимой документации;

- работа по обеспечению рекламной деятельности, участие в различных рекламных мероприятиях.

Так как итогом внедрения предлагаемых мероприятий будет являться улучшение СУ ООО «Абсолют Клининг», то место в первую очередь имеет место социальный эффект в деятельности компании. Социальная эффективность предложенного проекта мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных с социальной точки зрения изменений в организации. К числу позитивных изменений, которым способствует данный проект, можно отнести следующие:

- создание условий для реализации и развития индивидуальных способностей сотрудников с помощью участия в процессе коллективного принятия решений;

- наиболее полное использование потенциала работников организации;

- повышение профессионализма и конкурентоспособности персонала;

- формирование чувства причастности работника к делам организации;

- создание возможностей для получения нового опыта в процессе взаимодействия с сотрудниками других отделов;

- повышение обоснованности кадровых решений;

- использование возможностей персонала при принятии решений в соответствии с индивидуальными интересами, способностями и возможностями;

- хорошо налаженная система взаимодействия с сотрудниками других отделов организации.

Можно отметить, что экономический эффект от целесообразности применения данных мероприятий может стать очевиден при достижении улучшения показателей деятельности и повышении конкурентоспособности ООО «Абсолют Клининг». Предложенные проектные мероприятия – это первые важные шаги по повышению конкурентоспособности предприятия.

2.3 Рекомендации по предотвращению рисков для «Абсолют Клининг» при примении системного подхода

В качестве условий предотвращения рисков для «Абсолют Клининг» с позиции системного подхода могут быть рекомендованы следующие мероприятия:

- Формирования запасов финансовых средств

• Страхование имущества и ответственности работников;
• Заключение договоров с фиксированными суммами;
• Детальная проработка подготовительной стадии проекта с целью снижения риска непредвиденных затрат;
• Проведение ежемесячного мониторинга цен конкурентов.

Оценку степени риска на основе влияния на него вышеобозначенных факторов приведем в таблице 5

Таблица 5

Меры по предотвращению и ликвидации рисков

Система предлагаемых мероприятий по совершенствованию управлением финансовыми рисками на «Абсолют Клининг» включает в себя систему экстренных мероприятий по повышению уровня платежеспособности предприятия и систему длительных мероприятий, направленных на снижение факторов финансового риска.

Система предлагаемых длительных мероприятий, направленных на снижение факторов финансового риска включает в себя разработку комплекса мер, направленных на управление денежным потоком предприятия, своевременное получение денежных средств и платежную устойчивость.

К рекомендуемым мероприятиям для снижения уровня финансового риска «Абсолют Клининг» относятся:

1. Продажа продукции по 50% предоплате.
2. Исключение предоставления отсрочки платежа.
3. Исключение из числа покупателей финансово неблагополучных предприятий. Данное мероприятие может вызвать риск потери доходности, но учитывая потребность в продукции на рынке, наличие среди покупателей в большом количестве таких предприятий, как Московская железная дорога, пароходство, строительные отрасли, которые финансово поддерживаются государством, а значит стабильно платежеспособны, этот риск будет сведен к минимуму.
4. Приобретение сырья в размере, достаточном для производства продукции следующего месяца.
5. Расчет норматива запаса сырья, а значит приобретение сырья не только на текущую деятельность, но и данного запаса. С учетом специфики деятельности предприятия предлагается установить норматив запаса сырья, равный работе предприятия в течение 1 недели. Расчет норматива запаса осуществляется следующим образом: объем производства будущего месяца : 4 х0,45;

Где: 0,45-доля сырья в выручке.

В некоторых случаях при наличии финансовой возможности можно увеличить запас сырья из расчета на 2-х недельную работу.

6. Создание страхового запаса, равного средствам ,предусмотренным на оплату недельного запаса сырья.

Таким образом, в этой части работы была проведена оценка рисков, которые будут сопутствовать процессу реализации проекта по совершенствованию деятельности предприятия. Для оценки использован метод экспертных оценок. Выявлены три группы рисков: финансово-экономические, социальные и технические. В результате оценки установлено, что наиболее значимые риски проекта: снижение цен на услуги конкурентами, неустойчивость спроса, рост стоимости доллара, неплатежеспособность потребителя. В качестве мер по управлению рисками продолжены следующие: формирование финансовых запасов, постоянный мониторинг деятельности конкурентов, страхование ответственности, заключение договоров по фиксированным ценам и др.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, подведем основные итоги проделанной работы.

Во-первых, были рассмотрены теоретические аспекты исследования систем управления современных предприятий. Было выявлено, что система управления – это совокупность взаимосвязанных по определенным принципам между собой элементов. При этом система управления стремиться найти такие возможности и ресурсы для своего управления для реализации своих задач и достижения поставленной цели. Определено, что проведение исследования на основе научного аппарата системного анализа включает определение объекта исследования; постановку целей, задач и определение критериев их достижения; определение «границ» внутренней и внешней среды и осуществление структуризации исследуемой системы; разработку экономико-математической модели (параметризация, установление зависимостей между параметрами, моделирование) системы; исследование модели системы; сбор, обработку, анализ информации и обобщение результатов; проверку обоснованности результатов исследования; окончательную формулировку результатов исследования. Отмечено, что методы управления персоналом – это способы, приемы и средства воздействия на персонал, с помощью которых осуществляется эффективное управление с целью успешного функционирования организации. При этом для эффективного руководства персоналом предприятия необходимо учитывать все три группы методов управления (административные, экономические и социально-психологические). Значение практических методов в исследовании систем управления очень высоко. Практические методы исследования позволяют получить необходимую информацию о состоянии систем управления, а также являются важным дополнением теоретических методов исследования. С помощью практики возможно более глубокое изучение исследуемого объекта, системы управления в целом. Эффективность данных исследований системы управления соотносится с конкретными практическими методами исследования, а выбор того или иного практического метода исследования систем управления связан с компетентностью, уровнем знаний и опыта специалистов, проводящих данные исследования. Также было отмечено, что существует три основных вида систем управления – техническая система управления, человеко-машинная система управления, организационная система управления. Для каждого из данных видов систем управления характерны свои особенности, преимущества и недостатки.