Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Основные виды информационных систем управления гостиничными комплексами и их функции).pdf

Введение

Специфика деятельности персонала гостиниц значительно отличается от других отраслей предоставления разного рода услуг, поскольку в гостиничном бизнесе приходится постоянно взаимодействовать с большими объемами информации, касающимися брони номеров, числа дней проживания, времени выселения и прочего, а также предоставлять соответствующую отчётность, а также следить за высоким уровнем сервиса. Поэтому автоматизированные системы гостиниц характеризуются широким уровнем распространения и внедрения. Современная мировая тенденция — ускорение процесса работы с гостями: бронирование, более быстрый заезд, check in и check out (регистрация и отъезд). Большая роль в предоставлении этих «неосязаемых» услуг принадлежит современному программному обеспечению для автоматизации управления продажами гостиниц.

Следует отметить, что на российских гостиничных предприятиях, как правило, неэффективно применимы западные системы автоматизации и скопированные с них аналоги. Причина в том, что на Западе системы автоматизации ориентированы на чистую аналитику, а в российских условиях система должна быть еще и инструментом жесткого контроля и мониторинга.

Практика показывает, что большая доля стоимости автоматизации относится к стоимости оборудования. Поэтому после выбора программы необходимо приступать к изучению оборудования. Здесь можно варьировать, выбрав дорогое оборудование или в средней ценовой категории либо бюджетное, но, главное, порядок действий должен оставаться таким: сначала — программа, потом — оборудование.

Цель данной курсовой работы заключается в анализе современного программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничных комплексах и разработке предложений по его совершенствованию.

Объектом исследования выступает гостиничное предприятие ООО «Город Отель».

Предметом исследования являются автоматизированные системы управления гостиничными предприятиями.

В соответствии с целью нашего исследования можно выделить следующие задачи:

- рассмотреть информационные технологии и их роль в сфере гостеприимства;

- проанализировать системы автоматизации и управления продажами гостиничного предприятия;

- разработать проект внедрения компьютерной системы управления гостиничным предприятием и рассчитать экономическую эффективность предложенных мероприятий.

Теоретической основой проведенной работы являлись труды таких российских и зарубежных исследователей в области подходов и методов управления знаниями, как Б. З. Мильнер, У. Букович, Р. Уилльямс, М. С. Румизен, В. В. Лабоцкий, К. Джанетто, Э. Уилер, Т.А. Гаврилова, О. И. Боровикова, Ю. А. Загорулько, труды исследователей в области методов концептуального проектирования систем организационного управления - С. П. Никаноров, З. А. Кучкаров, системного анализа - С. Л. Оптнер и др.

При выполнении работы использовались материалы компаний, занимающихся исследованиями в области гостиничного бизнеса: Colliers International, DISCOVERY Research Group, Tri Hospitality Consulting, Libra International, HeadHunter, агентства Abarus Market Research, Institute of Management Accountants, Федерального агентства по туризму РФ, ЗАО «Мосвнешинформ», информационно-справочного ресурса Prohotel, ряда журналов, информационных и консалтинговых агентств, сайтов гостиничных комплексов и пр.

Конструирование теоретических положений также опиралось на обширный материал по внедрению и настройке систем класса ERP таких производителей, как SAP AG, Oracle, PeopleSoft3, J.D.Edwards4, Baan (SSA).

Эмпирическим материалом при проведении исследования служил опыт российских и зарубежных компаний, внедривших системы управления знаниями, а также системы ERP - класса (группа компаний Big Five, IBM, Microsoft, Hewlett-Packard, Lotus и др.)

Теоретическая значимость результатов исследования состоит в том, что обоснована объективная целесообразность использования ERP-системы как среды построения системы

Практическая значимость заключается в том, что разработаны рекомендации по выбору автоматизированной системы управления гостиничным комплексом.

Информационной базой исследования стали экономическая литература, статистическая информация, законодательные и нормативные акты РФ. Методы исследования: описательный, аналитический, расчётный, сравнение, графический.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

Во введении обосновывается актуальность темы исследования, поставлены основные цели и задачи курсовой работы.

В первой главе рассмотрены теоретические основы информационных технологий и их роли в сфере управления продажами гостиничных предприятий.

Вторая глава посвящена анализу систем автоматизации и управления гостиничным предприятием «Город Отель».

В третьей главе разработаны рекомендации по внедрению проекта компьютерной системы управления продажами в гостиничном предприятии «Город Отель».

Заключительной частью являются выводы и предложения по проведенному исследованию.

Глава 1. Теоретические аспекты анализа информационных технологий и их роли в сфере управления продажами гостиничных предприятий

1.1. Основные виды информационных систем управления гостиничными комплексами и их функции

За рубежом первые виды программного обеспечения гостиниц возникли во 2-ой половине минувшего века. Очень долгий опыт становления и эксплуатации дозволил им быть достаточно абсолютными программными продуктами. И хотя стоимость таковых систем высока, большая часть гостиниц на Западе устанавливают новейшую систему управления. Это вызвано нарастающими темпами подъема конкурентоспособной борьбы и технологического прогресса — в случае если раньше гостиницы меняли техническое оснащение примерно каждые 7–9 лет, то в настоящее время — каждые 3–5 лет, и тенденция уменьшения этого срока сохраняется [14].

Автоматизация гостиницы, позволяет реализовывать комплекс задач. Их выполнение обеспечивает высокий уровень работы и качественное обслуживание. Другими словами, автоматизация гостиницы позволяет модернизировать весь комплекс предоставления гостиничных услуг, повысить скорость обработки информации и уровень согласования действий персонала, при этом автоматизация ручного труда снижает вероятность возникновения ошибок, что отражается на качестве ведения отчетности. А для руководства информация, предоставляемая программным обеспечением, представляет собой богатый пласт материала для проведения качественного анализа всех бизнес-процессов [15].

При выборе АСУ необходимо учитывать правила: система обязана быть известной и популярной.

Введение АСУ обходится дорого. Устанавливая АСУ «на пустом месте», нужно расходовать средства на компьютеры, другую оргтехнику, настройку, покупку и установку ПО, обучение персонала и послереализационное обслуживание. Чрезвычайно предпочтительно ввести в команду должность профессионала по информационным технологиям.

Абсолютно новой направленностью становится внедрение сети Интернет для предоставления отелям возможности удаленного применения ПО, не приобретая его, а заключая договор аренды.

Это сокращает издержки гостиницы на приобретение АСУ и упрощает решение задач по обслуживанию и обновлению системы. Впрочем, таковая модель ставит под угрозу безопасность информации в свете распространенности в Сети вирусов и хакерских атак [29].

К тому же при хранении информации на удаленном сервере техническая поломка в системе приведет к абсолютной остановке работы гостиницы.

Автоматизированные системы управления гостиницами, как правило, построены по модульному принципу. Набор модулей, охватывающий все функциональные задачи определенного рабочего места, представляют собой автоматизированное рабочее место (АРМ).

Обычно в систему входят такие АРМ, как: службы приема и размещения, служба резервирования и бронирования, службы горничных, информационно - справочные службы и многие другие [27].

Таким образом, сделаем выводы автоматизация гостиницы – это эффективный инструмент, который позволяет реализовывать задачи и достигать актуальные цели гостиничного предприятия. Своевременная автоматизация обеспечивает высокий уровень работы и качественное обслуживание гостей.

1.2. Популярные системы автоматизации гостиниц

Рассмотрим популярные системы автоматизации гостиниц: «Невский портье», Intellect Style («Русский отель»), система «OPERA Enterprise Solution», которая используется в гостиницах по всему миру.

Оценка данных систем проведена по следующим критериям:

• длительность существования на рынке услуг,
• широта использования,
• основные функциональные модули [22].

Данные критерии были выделены специалистом в области ERP, CRM систем, так как они являются определяющими качественными характеристиками в выборе системы автоматизации гостиничного хозяйства.

Рассмотрим таблицу 1.

Таблица 1

Сравнение систем автоматизации гостиницы

 Источник: [22]

Как можно заметить, системы «Невский портье» и «Русский отель» не имеют такой функции, как ночной аудит, то есть автоматической передачи данных в бухгалтерию и другие отделы, распечатка отчетов и других процедур [22].

Также в системах «Невский портье» и «Русский отель» отсутствует модуль управления мероприятиями. В функциональных возможностях системы «OPERA Enterprise Solution» нет функций координации действий этажной службы, то есть вся ответственность лежит на персонале гостиницы. Что касается продолжительности работы на рынке, то в лидеры выходит система Intellect Style («Русский отель»), которая занимает свою нишу на протяжении 24 лет. Тем не менее, такой критерий как «продолжительность работы» не является оценкой качества данной системы, так как большой стаж работы может негативно влиять на процесс модернизации системного продукта [22].

Вследствие чего, система автоматизации гостиниц «OPERA Enterprise Solution» более подходящее решение для отечественных гостиниц, потому как является многофункциональной, легко настраиваемой и обладающей возможностью модернизации системой автоматизации гостиничного бизнеса.

Внедрение АСУ в гостиницах позволит активизировать и эффективно использовать все имеющиеся ресурсы.

На основе анализа приведенных данных можно сделать вывод о том, что представленные системы автоматизации гостиниц («Невский портье», Intellect Style - «Русский Отель», OPERA Enterise Solution) имеют как сходства, так и различия. Представленные системы имеют основные модули: бронирования, расчета с гостем, работы службы номерного фонда, справок о проживающих гостях и многие другие.

1.3. Целесообразность внедрения автоматизированных систем управления в гостиничных комплексах

В современном мире для обеспечения более высокого уровня обслуживания клиентов гостиниц необходимо обеспечить автоматизированную систему управления гостиницей.

Автоматизированная система управления должна обеспечить решение следующих задач:

1. Обеспечить быстрое и эффективное решение повседневных задач при работе с клиентами: бронирование номеров, оформление гостей, предварительный заказ столиков и обработка заказов в ресторане гостиницы;