Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Основные виды информационных систем управления гостиничными комплексами и их функции).pdf

2. Обеспечить контроль в реальном времени за состоянием складов, деятельностью персонала и движением финансов в рамках всего комплекса;

3. Обеспечить индивидуальный подход к каждому клиенту, с учетом его предпочтений и категории;

4. Обеспечить ведение статистики и инструмента прогнозирования работы гостиницы, включая возможность обмена данными системы автоматизации с программами бухгалтерского и финансового учета;

5. Обеспечить клиентов гостиницы современными средствами связи, включая беспроводной Интернет по технологии Wi-Fi и междугородней/международной телефонной связью [18].

Внедрение программного решения, включая сертификацию СКС и создание Wi-Fi, техническую поддержку и консультации на этапе освоения внедренного программного комплекса сотрудниками гостиничного комплекса, предлагается полностью обеспечить силами специалистов компании ITL. В рамках решения необходимо использовать серверную операционную систему Windows. Она обеспечит работу следующих программных продуктов: комплекс Tillypad, Барсум Pro и Барсум Wi-Fi [20].

Понимая важность инфраструктурной основы программного комплекса, большое внимание при его внедрении необходимо уделять вопросам информационной безопасности. В последнее время интерес к гостиничным автоматизированным системам весьма и весьма оживился. Если лет пять назад на рынке присутствовали три-четыре компании, то в нынешнем году их уже больше десятка [52].

Все гостиничные программные комплексы (HMS) имеют более-менее сходную структуру, состоящую из модулей службы регистрации и обслуживания гостей (Front Office), модулей службы учета и управления (Back Office) и интерфейсов к внешним системам (рисунок 1).

Рис. 1. Типичный модель внешних систем [20]

Каждая HMS имеет свой набор функциональных модулей, но типичный состав служб в составе HMS таков [52].

Портье. Это важнейшая служба, которая обеспечивает регистрацию гостя и поселение его в номер, а также расчет и выселение. Как правило, служба приема и размещения работает с графическим интерактивным планом загрузки номерного фонда (т. н. «шахматкой»), непосредственно из которой можно проводить все операции, связанные с поселением гостя.

Бронирование. Модуль бронирования обеспечивает автоопределение доступности или занятости номеров на период бронирования, указание параметров заказа, создание и отмену брони. Дополнительные функции, связанные с обслуживанием групповых заявок, в некоторых HMS вынесены в отдельный модуль.

Служба горничных. Здесь основная задача системы управления — организовать график дежурств и уборки номеров, сформировать список работ (например, смена полотенец, туалетной косметики и т.д.) с выдачей письменных нарядов. Зачастую система также ведет подсчет баллов, получаемых персоналом за выполненную работу. Кроме того, с ее помощью обеспечивается отображение состояния мини-баров в номерах и учет товаров в них.

Администрирование. Этот модуль обеспечивает настройку самой системы, изменение тарифов, редактирование курса валют и прочих параметров.

Бухгалтерия. HMS взаимодействуют с бухгалтерскими программами (в большинстве случаев это «1С: Бухгалтерия»). Отельные системы позволяют выгружать данные в «1С», где с ними и работает бухгалтер. Строго говоря, бухгалтерская программа — это отдельная система, но есть отдельный класс гостиничных решений, созданных на базе «1С» [25].

Выводы по главе 1

Желая поднять престиж гостиничного предприятия, обеспечить четкость и оперативность обслуживания клиентов, наладить контроль за действиями персонала и т.п., их руководители неминуемо приходят к мысли о необходимости приобретения и последующего внедрения автоматизированной гостиничной системы.

Автоматизированная система управления состоит из набора компьютерных программ, с помощью которых можно собирать и использовать информацию, актуальную для работы офисов управления и поддержки.

Четыре программы из этого набора особенно важны, потому что обеспечивают администраторов необходимой информацией по следующим направлениям:

- управление службой резервирования;

- управление обслуживанием гостей;

- управление расчетами с гостями;

- общие вопросы управления отелем.

Ключевые целевые функции внедрения АСУ гостиниц ориентированы на минимизацию издержек на всех этапах работы, на эффективный контроль работы персонала, на увеличение качества обслуживания, на осуществление защиты конфиденциальной информации. Комплексная автоматизированная система управления, объединяющая в единичный цикл учет все жизненно важные элементы гостиничного бизнеса, является незаменимой в совершенствовании службы приема и размещения гостиницы.

Глава 2. Анализ системы автоматизации и управления гостиничным предприятием нна примере гостиницы «Город Отель»

2.1. Характеристика деятельности гостиницы «Город Отель»

«Город Отель» – сеть хостелов и гостиниц на железнодорожных вокзалах. Основными составляющими проживания в сети «Город Отель» являются: доступность, мобильность, комфорт, использование городской инфраструктуры и вокзальных комплексов. Все гостиницы расположены непосредственно в зданиях железнодорожных вокзалов. На сегодняшний день данная сеть включает в себя 6 недорогих гостиниц около вокзалов Москвы (Киевский, Белорусский, Казанский и Рижский), Екатеринбурга и Челябинска. Одно из ключевых преимуществ – удобство расположения.

Приехав в город, можно недорого снять номер в гостинице, не теряя время на дорогу. Кроме того, такие типы гостиниц (возле ж/д вокзалов) – это приемлемые цены. Гостиницы оборудованы номерами для проживания с детьми. В региональных гостиницах в Екатеринбурге и Челябинске предоставляют недорогие номера с возможностью заселения 24 часа в сутки.

Объект, который будет анализироваться в данной курсовой работе - гостиничный комплекс «Город Отель» был открыт в Москве 23 апреля 2008 года. Адрес местонахождения: 125464, г. Москва, площадь Киевского вокзала д.2. Гостиница расположена в ЦАО в 7 минутах ходьбы от станции метро «Киевская», рядом с Киевским вокзалом и ТРЦ «Европейский». В шаговой доступности небольшой парк, речной причал и магазины.

Официальный сайт сети «Город Отель» http://rzdhotel.ru предоставляет общую актуальную информацию о компании, об отелях Москвы и региональных отелях, их расположении, ценах и спецпредложениях. На сайте также можно забронировать номер в отеле, найти полезную информацию об особенностях месторасположения отеля.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Организационная структура управления гостиницей «Город Отель»

Представленная организационная структура - наиболее оптимальная структура управления малым отелем, с небольшим количеством работающих, увеличивает скорость прохождения управленческих решений и нововведений в сфере обслуживания клиентов.

На директоре гостиницы «Город Отель» лежит решение огромного числа задач: принятие ориентированных на выбранный сегмент рынка решений, направленных на удовлетворение потребностей клиентов, определение общих направлений политики гостиницы в рамках поставленных целей и задач, в том числе проведение финансовой политики, к которой могут быть отнесены такие вопросы, как определение лимитов расходов на содержание персонала, предельных ассигнований на административные и хозяйственные нужды. Директор определяет круг поставщиков, деловые отношения с которыми гостиница поддерживает в первую очередь - технические службы (электрик, слесарь-сантехник, ремонтная бригада и пр.).

Менеджер гостиничного комплекса «Город Отель» несет ответственность за создание основных гостиничных услуг и поддержание номерного фонда в порядке. В ее подчинении: администраторы службы приема и служба горничных. Менеджер отвечает за распределение объема работ и составление графика дежурств по гостинице.

Административная служба гостиницы выполняет функции: встречи, размещения и оформления при въезде и выезде, расчетов с клиентами, а также функции информационного центра (ответы по телефону).

Служба горничных отвечает за уборку номеров, холлов, туалетов, коридоров, внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов. Горничные превращают использованный продукт, каким является гостиничный номер после отъезда гостей, в готовый для последующей реализации чистый и уютный номер. Служба горничных использует собственную прачечную, в которой использованное постельное белье, полотенца преобразуются в чистый, готовый к употреблению продукт.

Бухгалтер осуществляет: бухгалтерский учет и предоставление бухгалтерской отчетности. Непосредственно подчиняется директору.

Менеджер по рекламе и торговый представитель в одном лице: разрабатывает информационно-рекламные материалы: листовки, буклеты.

Сеть гостиниц «Город Отель» создает уютную атмосферу, а также предоставляет все необходимые удобства в распоряжение гостям.

Основным источником информации для проведения анализа финансовых результатов деятельности гостиницы «Город Отель» являются данные финансовой отчетности. Данные для анализа отчета «о прибылях и убытках» представлены в таблице 2.

Таблица 2

Отчет о прибылях и убытках гостиницы «Город Отель» (тыс.руб.)