Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Основные виды информационных систем управления гостиничными комплексами и их функции).pdf

- взаимодействовать с существующими гостиничными системами автоматизации (размещения, бухгалтерии и т.д.).

Итак, проект внедрения компьютерной системы управления продажами в гостиничном предприятии включает внедрение системы интернет – продаж и интернет – бронирования номеров гостиницы «Город Отель». Внедрение процесса удаленного бронирования и оплаты гостиничных номеров гостиницы «Город Отель» на официальном интернет-сайте позволит клиентам получать возможность бронирования по договору с гостиницей с оплатой по безналичному расчету. Физические лица смогут бронировать номера с оплатой через систему электронных платежей, например Ассист.

Стоит также отметить, что предлагаемые мероприятия позволят устранить все причины жалоб клиентов и учесть пожелания, как гостей, так и сотрудников гостиницы «Город Отель».

3.2 Основные рекомендации по реализации предлагаемого проекта

Рассмотрим основные рекомендации по реализации данного проекта. В таблице 3 представлен календарный план осуществление проекта.

Таблица 3

Календарный план по совершенствованию организации деятельности службы приема и размещения гостиницы «Город Отель»

Организовать работу гостиницы с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. Вопрос комплексной автоматизации процессов бронирования, регистрации и размещения гостей, расчетов с ними, агентами, туроператорами является весьма актуальным для российских гостиниц.

Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известной является система Opera Enterprise Solution

Рассмотрим возможности и особенности программного продукта Opera Enterprise Solution, а также методику внедрения систем управления гостиницами, которую на протяжении нескольких лет использует и компания Libra International при установках системы управления гостиницей.

Процесс установки системы управления в гостинице требует тщательной технической и психологической подготовки. Техническая подготовка включает в себя выбор и закупку соответствующего оборудования, прокладку и тестирование сетей, подготовку серверной комнаты и класса для обучения пользователей. Психологическая подготовка заключается в формировании руководителем гостиницы позитивного ожидания установки системы персоналом и готовности к восприятию сотрудниками новых знаний, стандартов обслуживания и возможных перемен в структуре и процедурах гостиницы. Руководству гостиницы и компании-поставщику очень важно грамотно выбрать дату «запуска» системы с учетом загрузки отеля (минимум) и сезонного наличия сотрудников (максимум), а также назначить менеджера проекта со стороны гостиницы.

«Внедрение» системы обычно проводится 1–2 техническими специалистами и 1–2 консультантами компании-поставщика и начинается с установки и настройки сервера и компьютерных станций (по количеству рабочих мест персонала). Одновременно производится согласование и конфигурация процедур страхового копирования, что является неотъемлемой частью обеспечения надежности функционирования системы.

После тестирования работы оборудования в сети, компьютерные станции временно устанавливаются в подготовленном учебном классе и согласовывается график обучения пользователей. Грамотное составление графика обучения с учетом сменности работы персонала, оптимального количества занятий, групп и учеников в группе, а также хороший уровень посещения занятий пользователями — залог успешного ввода системы в эксплуатацию и безболезненного перехода на новую технологию работы гостиницы. В зависимости от размеров и набора услуг отеля этап подготовки оборудования и настройки учебного класса занимает от 1 дня до 1 недели.

В течение 2–5 дней производится наполнение базы данных системы множественными классификаторами, устанавливаются значения по умолчанию, создаются наличие номерного фонда и тарифные планы гостиницы, разрабатываются специальные печатные формы. После окончания этого этапа класс, тренировочная база системы и персонал готовы к обучению. Процесс обучения в зависимости от количества пользователей в гостинице занимает от 4 до 20 дней и происходит специализирующимися группами.

Современные технологии позволяют проводить бронирования через web - сайт отеля и множество российских и международных туристических web - сайтов, глобальные системы бронирования. Как известно, наиболее выгодные бронирования поступают от индивидуальных клиентов. Важную роль в привлечении этой категории гостей играют турагентства, работающие в глобальных системах бронирования и не имеющие прямые договоры с гостиницами.

Для работы с такими туристическими фирмами необходимо наладить процесс расчета и выплаты комиссионных вознаграждений. Системы управления автоматизируют этот процесс, рассчитывая причитающиеся с каждой брони комиссионные и подготавливая специальные отчеты и файлы выгрузки данных для процессинговых компаний.

Но наиболее экономически выгодный канал — это собственный web-сайт гостиницы «Город Отель», так как в этом случае не требуется оплачивать комиссионные. За последние 5 лет в мире объем бронирований через Интернет вырос на 200%. Одна из важнейших задач - продажа продажи номерного фонда в первую очередь по наиболее высоким ценам и предоставление скидок лишь после принятия самых выгодных для гостиницы бронирований.

Автором было предложено обновление, а точнее разработка нового сайта гостиницы в Интернете. Это было определено рядом факторов:

1. Интеграции сайта гостиницы с глобальной системой бронирования позволит бронировать номера напрямую без маржи посредников.
2. Растет рекламная роль Интернета и эта тенденция будет продолжаться в последующие годы. Поэтому сейчас эффективнее разрабатывать для любой гостиницы не только свой сайт, но и рекламную компанию проводить через Интернет. Самым популярным способом представления рекламы в Интернет является собственная страница. Но сама по себе даже профессионально сделанная страница не может гарантировать привлечение внимания потребителей, если она размещена на не «раскрученном» сервере. Еще большую эффективность имеет размещение баннеров на специализированных туристических ресурсах сети. Они представляют собой справочники по странам, курортам, погоде, имеют расписания транспорта, некоторые имеют базы по предложениям турфирм, рассказы путешественников и другую полезную информацию. Эти ресурсы собирают множество людей, интересующихся туризмом.

Поэтому размещая баннеры здесь, вы уже имеете дело потенциальными туристами, и каждый клик на ваш баннер может принести вам настоящего полноценного клиента и немалые деньги. На этих ресурсах можно размещать не только баннеры, но и свои конкретные предложения. Обычно они выглядят в виде строчек с указанием категории отеля, вида транспорта, дополнительных услуг, минимальной или максимальной цены номера и т.п. Теперь несколько слов как определить, какой туристических сервер собирает больше посетителей и, следовательно, реклама на нем эффективнее. Для этого используют различного рода рейтинги. Наиболее популярными являются: Рамблер (http://counter.rambler.ru/top100), ТопМайл. Ру (top.list.ru), Спайлог (http://www.spylog.ru/), ХотЛог (www.hotlog.ru). В этих системах все сайты выстроены в порядке убывания их посещаемости, чем выше рейтинг сайта, тем больше людей его смотрит. Стоимость размещения баннерной рекламы в зависимости от региона представлена в таблице 4. На размещение баннерной рекламы гостиницы «Город Отель» решено выделить 200 000 руб.

Таблица 4

Стоимость размещения баннерной рекламы

План мероприятий по развитию интернет-сайта представлен в табл. 5.

План развития интернет-сайта гостиницы «Город Отель» может выглядеть в виде следующей программы:

1. Стратегические цели гостиницы «Город Отель»:

• ориентация на более широкий круг целевой аудитории;
• получить онлайновую известность;
• выстраивать отношения с уже существующими посетителями.

2. Для этого необходимо:

• думать о своей аудитории; желание быть полезным своей аудитории свидетельствует о правильном подходе к вопросу о формировании положительного корпоративного имиджа.

3. Изложение текущей менеджерской ситуации в режиме онлайн:

• возраст: необходимо создать красочную заставку, которая будет ориентирована на молодое поколение (будущие предприниматели тоже наши клиенты), так же, как и более солидную заставку, нацеленную на рынок старшего поколения (предприниматели со стажем).

Таблица 5

Маркетинговый интернет-план мини-отеля «Город Отель»

Внедрение мероприятий по развитию интернет-сайта гостиницы «Город Отель» будет способствовать привлечению новых клиентов, следовательно, повышению прибыли.

Таким образом, число клиентов и рыночная доля отеля увеличатся.

3.2. Экономическая эффективность предложенных мероприятий

Итак, для совершенствования информационного обеспечения деятельности гостиницы «Город Отель» потребуется реализация следующих мероприятий:

- внедрение АСУ Opera Enterprise Solution;

- создание и продвижение интернет-сайта гостиницы.

Определим величину затрат на реализацию проекта внедрению АСУ Opera Enterprise Solution.

Структура затрат на проект может быть определена с помощью следующей формулы (1):

(1)

где З_{зарплата} - учет заработной платы работников, привлекаемых к проекту,руб.;

З_соц._фонд - отчисления на социальные нужды, руб.;

З_{лицензия} - стоимость лицензий на систему Opera Enterprise Solution, руб.;

З_{тех поддержка} - техническая поддержка АСУ Opera Enterprise Solution, руб.;

З_{обучение} - затраты на обучение персонала, руб.;

З_прочее - прочие расходы (канцелярские товары, электричество, услуги связи), руб.;

Общий фонд заработной платы работников, участвующих в проекте, содержит основную и дополнительную заработные платы (2):

(2)

Основная заработная плата определяется исходя из месячной оплаты работников и трудоемкости по формуле 3:

(3)

где: С_час - месячная тарифная ставка работника, руб/мес.;

Т - трудоемкость выполнения работы.

Дополнительная заработная плата принимается в размере 20 % от основной заработной платы (4):

(4)

Расчет затрат на заработную плату работников приведен в табл. 6

Таблица 6

Затраты на оплату труда работников при внедрении предложений

Необходимо также учесть отчисления на социальные нужды, которые в настоящий момент составляют 26% от фонда оплаты труда, т.е. 37 440 руб. за три месяца.

Стоимость серверной лицензии системы Opera Enterprise Solution Xpress для мини-отеля составляет 1500000 руб.