Добавлен: 19.10.2018
Просмотров: 7965
Скачиваний: 3
101
4. Создание отчетов в Access
4.1 Создание отчетов. Выбор способ создания
Создание отчетов является важной функцией, предоставляемой СУБД, так
как именно отчеты позволяют представить данные из баз данных в удобном
виде.
Для создания нового отчета в окне базы данных следует перейти на
закладку «Отчеты», нажать на кнопку «Создать» и в верхней части
появившегося окна (рис. 4.1) выбрать способ создания отчета, а в нижней –
указать таблицу или запрос, данные из которого будут выводиться в отчете.
После чего следует нажать на кнопку «ОК».
Рис. 4.1. Начальное окно создания нового отчета.
4.2 Создание отчета с помощью мастера
Также как и при создании формы, отчеты лучше создавать, пользуясь
одним из мастеров, а потом, в случае необходимости, произвести желаемую
корректировку формы отчета. Мастерами в данном случае можно считать все
возможности, перечисленные в ниспадающем меню, изображенном на рис. 4.1,
кроме позиции «Конструктор».
Простейшим способом создания отчетов является использование
«Автоотчетов». При использовании этой возможности в отчет выводятся все
102
поля выбранного источника данных (таблицы/запроса), названием отчета и его
заголовком становится название источника данных. Никакое вмешательство
пользователя в процесс создания документа не предусматривается.
Более гибкой возможностью является использование «Мастера отчетов».
Именно этот инструмент наиболее часто используется при первоначальном
создании документа.
При любом способе создания отчета необходимо выбрать источник
данных, на основе которого он будет формироваться. Источником может быть
одна или несколько таблиц или запрос (рис. 4.2)
Рис. 4.2. Проектирование отчетов. Создание нового отчета. Выбор способа
создания и источника
Если мы выберем «Мастер отчетов», то далее система предложит
определить поля (рис. 4.3), которые будут входить в отчет. При выборе полей,
входящих в отчет, можно использовать либо кнопку с двумя стрелками (в
случае, если в отчет будут входить все или большинство полей), либо
переносить поля по одному, используя кнопку с одной стрелкой. При этом
следует обратить внимание на то, что поля следует переносить не в том
порядке, в котором они располагаются в структуре исходной таблицы, а в том, в
котором они будут использоваться в отчете. И хотя потом, в режиме
конструктора можно менять положение тех или иных элементов в отчете, лучше
сразу продумывать эти вопросы.
103
Рис. 4.3. Начальный вид окна «Создание отчетов» при использовании
«Мастера отчетов». Выбор полей, включаемых в отчет.
Предположим, что мы хотим на основе таблицы «СОТРУДНИК1»
получить ведомость на выдачу зарплаты. Для простоты считаем, что все
сотрудники получают фиксированный оклад. Информация сгруппирована по
кафедрам. Внутри кафедры записи упорядочены по алфавиту по полям
«Фамилия», «Имя», «Отчество».
После определения полей, включаемых в отчет, система предлагает
выбрать уровни группировки (рис. 4.4). В нашем примере нас устраивает
предложенное поле группировки, и новых уровней группировки вводить не
надо. В общем случае, для выделения уровней группировки надо
позиционироваться на соответствующее поле, которое будет являться полем, по
которому производиться группировка, и нажать на кнопку со стрелкой. Если
предполагается несколько уровней группировки, то поля должны выбираться в
порядке старшинства группировки.
104
Рис. 4.4. Окно «Создание отчетов». Определение уровней группировки (экран 2)
Следующий экран (рис. 4.5) позволяет задать порядок сортировки и, если
необходимо, вычисление итогов (рис. 4.6). Мы выбрали сортировку по трем
полям («Фамилия», «Имя», «Отчество») и получение суммарных итогов по
полю «Оклад».
Рис. 4.5. Окно «Создание отчетов». Определение порядка сортировки
Для того чтобы по каждой кафедре считалась сумма окладов, необходимо
нажать кнопку "Итоги" и выбрать соответствующую функцию "Sum".
105
Рис. 4.6. Возможность задания итогов
Далее можно выбрать желаемый вид макета отчета и его стиль, задать имя
отчета (рис.4.7 – 4.9) и нажать на кнопку "Готово".
Рис. 4.7. Вид макета отчета