Файл: Информатика КР2.pdf

111

4.4 Сохранение содержания документа 

Документ  может  быть  распечатан,  либо  запомнен  в  файле.  Чтобы 

запомнить содержимое отчета в текстовом файле, можно использовать позиции 
меню «Сервис/Связи с Office/ Публикация в MS Word», либо кнопку “Связи 

с Office” 

, предназначенную для экспорта данных в Word или Excel.  

Можно использовать и другой путь для сохранения содержимого отчета, а 

именно  использовать  позиции  меню:  «Файл/Сохранить  как/экспорт»  -  «во 
внешнем файле» и выбрать требуемый тип файла.  

Сохранение содержимого отчета в файле следует использовать не только 

тогда, когда печать отчета и его формирование по каким-то причинам разнесено 
во  времени  или  «пространстве»  (например,  отчет  должен  быть  передан  в 
электронном 

виде 

пользователю, 

не 

имеющего 

доступа 

к 

вашей 

сети/компьютеру),  но  и  для  того,  чтобы  сохранить  отчет  в  том  виде,  который 
соответствовал  содержимому  базы  данных  на  момент  получения  данного 
отчета.  Так  как  при  каждом  «открытии»  отчета  его  содержимое  будет 
соответствовать состоянию БД на момент формирования отчета.  

4.5 Корректировка формы отчета. Работа в режиме «Конструктора» 

Полученный  отчет  может  в  чем-то  не  соответствовать  Вашим 

потребностям,  например,  не  устраивают  стандартные  сообщения,  выдаваемые 
по  умолчанию,  не  нужно  выводить  дату  создания  отчета,  и,  наоборот,  надо 
ввести какие-то дополнительные элементы и т. п.  

Для  того  чтобы  скорректировать  форму  отчета,  надо  перейти  в  режим 

конструктора.  Для  этого  можно  в  пункте  меню  «Вид»  выбрать  команду 

«Конструктор»  либо  выбрать  соответствующую  кнопку  (

)  на  панели 

инструментов.  

После этого экран будет иметь вид, представленный на рис. 4.13.  

112

Рис. 4.13. Вид документа в режиме конструктора  

4.5.1 Области отчета 

Отчет обычно состоит из нескольких областей. Это области:  

  - заголовка отчета  
  - верхнего колонтитула  
  - заголовка группы  
  - области данных  
  - примечания группы  
  - нижнего колонтитула  
  - примечания отчета.  

На  экране  каждая  из  этих  областей  ограничивается  серой  полоской  с 

соответствующим названием.  

Если  бы  мы  не  использовали  возможность  задания  группировки  при 

формировании  отчета,  то  области  заголовка  группы  и  примечания  группы 
отсутствовали  бы.  Количество  областей  зависит  от  выбранного  числа  уровней 
группировки.  

При использовании автоотчетов все или некоторые из названных областей 

автоматически включаются в отчет. Если в окне находится меньшее количество 
областей,  чем  требуется  проектировщику,  то  в  пункте  меню  “Вид”  следует 

113

отметить  строки,  соответствующие  нужным  областям  отчета.  Аналогичным 
образом ненужные области могут быть удалены из отчета.  

Некоторые области могут быть пустыми (не содержать данных).  
Данные,  находящиеся  в  области  заголовка  отчета,  выводятся  в  начале 

первой  страницы  отчета  либо  на  отдельной  странице.  Как  правило,  в  этой 
области  помещают  название  отчета,  логотип  фирмы  и  другие  элементы, 
относящиеся ко всему документу.  

Данные,  находящиеся  в  области  верхнего  колонтитула,  выводятся  в 

начале каждой страницы отчета. На первой странице отчета данные из области 
верхнего колонтитула выводятся вслед за данными из области заголовка отчета. 
В области верхнего колонтитула размещаются, как правило, названия столбцов, 
выводимых  в  отчете  табличных  данных.  Так  же  в  верхнем  колонтитуле  могут 
выводиться,  например,  номера  страниц,  элементы  оформления  и  другие 
компоненты,  которые  пользователь  желает  размещать  в  начале  каждой 
страницы документа.  

В  области  данных  в  самом  отчете  размещаются  значения  тех  данных, 

которые  необходимо вывести в  выходной  документ  (это  могут быть  данные из 
базовой  таблицы  или  запроса  или  вычисленные  в  процессе  создания  отчета 
показатели).  В  режиме  конструктора  в  этой  области  обычно  указываются 
ссылки  на  поля  таблицы  (имена  полей  иногда  с  указанием  полного  пути), 
данные  из  которых  будут  выводиться  в  отчет,  формулы  для  вычисления.  В 
области 

данных 

в 

режиме 

конструктора 

можно 

поместить 

линии, 

разграничивающие столбцы/строки отчета, какие-то строковые константы и др. 
Эти элементы будут в самом отчете повторяться в каждой его строке.  

В  области  нижнего  колонтитула  размещают  элементы,  которые  хотят 

выводить  внизу  каждой  страницы  отчета  (номера  страниц  могут  помещаться 
как  в  верхнем,  так  и  в  нижнем  колонтитуле,  некоторые  документы  требуют 
наличия  заверяющих  подписей  на  каждом  листе  и  т.  п.).  В  рассматриваемом 
нами  примере  в  конце  каждой  страницы  помещается  текущая  дата  (см.  зону 
«нижний  колонтитул»  на  рис.  4.13),  номер  страницы  и  общее  число  страниц  в 
отчете.  На  рисунках  (4.10,  4.17)  эти  данные  просто  не  видны,  так  на  них 
изображена не вся страница, а только ее фрагмент.  

В  примечании  отчета  помещают,  как  правило,  итоговые  значения  по 

документу  в  целом (суммы, средние,  количества элементов  и другие значения, 
вычисляемые  с  использованием  групповых  операций/статистических  функций, 
оформительские  реквизиты  –  подпись,  дату  формирования  документа  и  т.  п.). 
Данные из этой области выводятся на последней странице отчета.  

В  режиме  конструктора  на  экране  справа  и  сверху  бланка  документа 

можно  вывести  линейки,  помогающие  установить  размер  соответствующего 
элемента.  

Размер  любой  области  документа  можно  изменять,  если  подвести 

указатель  мыши  к  границе  области,  и,  когда  он  примет  вид  двусторонней 

114

стрелки,  при  нажатой  левой  кнопке  мыши  перетащить  границу  области  в 
нужном  направлении.  Следует  обратить  внимание  на  то,  что  размер  области 
данных  при  использовании  табличной  формы  документа  практически  означает 
высоту строки документа.  

При  работе  в  режиме  конструктора  на  экране  появляются  три  панели, 

используемые  при  создании/корректировке  отчетов:  «Конструктор  отчетов»  и 
«Формат  (форма/отчет)»  и  «Панель  инструментов».  Каждая  из  этих  моделей 
может  быть  отключена.  На  рис.  4.13  отсутствует  панель  «Формат».  Нижняя 
панель  на  этом  рисунке  является  панелью  «Конструктора  отчетов».  Часть  из 
кнопок этого меню является общей для многих офисных  Windows-приложений 
и  знакома  большинству  пользователей.  Поэтому  рассмотрим  далее  назначение 
только  тех  кнопок,  которые  являются  специфическими,  предназначенными 
именно для построения отчетов:  

-  кнопка “Сортировка  и группировка”  выводит  на  экран соответствующее 

окно,  в  котором  указываются  поля,  используемые  для  группировки  и 
сортировки данных в отчете (группировка будет описана позднее);  

-  кнопка  “Панель  элементов”  включает  и  выключает  режим  показа  в 

конструкторе отчетов панели инструментов;  

-  кнопка  “Автоформат”  выводит  на  экран  диалоговое  окно,  позволяющее 

изменить внешний вид всего отчета в целом;  

- кнопка “Свойства” выводит на экран окно свойств выделенного в данный 

момент в конструкторе элемента. Каждое поле отчета обладает большим числом 
свойств. Некоторые из них будут рассмотрены позднее;  

-  кнопка  “Построить”  используется  для  вызова  нужного  построителя 

(выражений, макросов или программ);  
 

4.5.2 Элементы отчета 

При работе в режиме конструктора появляются панели элементов, отчетов 

и форматирования.  Панель  элементов  (рис.  4.14)  практически не отличается от 
аналогичной  панели,  используемой  при  создании  экранных  форм.  Но,  так  как 
отчеты все-таки чаще используются для получения твердых копий документов, 
такие  элементы  как  поля  со  списком,  списки,  переключатели  и  т.  п.  элементы 
используются при создании отчетов редко.  

115

Рис. 4.11. Панель элементов. 

Наиболее  часто  при  создании/корректировке  отчетов  используются 

кнопки:  
 

 - надпись. Эти элементы управления попадают в отчет в том виде, в каком 

они представлены в конструкторе отчетов; 
  

 - поле. В этих элементы управления указываются имена тех полей таблицы 

или запроса, данные из которых выводятся в отчете; 
  

Любой отчет, также как и форма, включает в свой состав текст, который в 

неизменном  виде  выводится  в  каждом  экземпляре  документа,  поля,  которые 
обеспечивают  вывод  в  документе  соответствующих  значений  из  таблиц  БД 
(присоединенные  элементы)  или  вычисленных  значений.  Кроме  того, 
документы могут включать в себя различные оформительские элементы (линии, 
прямоугольники,  рисунки  (например,  логотип  фирмы)  и  другую  графику). 
Также существует понятие «свободный» элемент.  

 
Для  того  чтобы  включить  в  отчет  новое  поле  из  БД  (т.  е.  создать 

присоединенный элемент управления) на панели инструментов следует открыть 

список  полей  нажатием  одноименной  кнопки  (

).  В  списке  полей  выделите 

одно или несколько полей. Переместите с помощью мыши выбранное поле (или 
поля) из списка полей в отчет. Поместите верхний левый угол значка в то место, 
где  должен  находиться  левый  верхний  угол  элемента  управления  (а  не  его 
подписи), и отпустите кнопку мыши.  

 
Кроме того, можно использовать кнопку «поле»: нажать ее и перетащить 

мышью в нужное место отчета. В этом случае создастся свободный элемент, не 
связанный  ни  с  каким  полем  таблицы  БД.  Чтобы  «связать»  этот  элемент, 
следует  выделить  его,  нажать  правую  клавишу  мыши,  в  высветившемся  меню 
выбрать позицию «Свойства», а затем на вкладке «Данные» нажать кнопку со 
стрелкой и выбрать поле из списка полей (рис. 4.15).