Файл: Управление временем сотрудников ресторана («Кофемания»).pdf

Введение

Задача менеджмента в 21 веке - оптимизировать работу, для достижения целей с максимальной эффективностью, координация эффективности использования ресурсов, таких как капитал (человеческий, финансовый и производительны). Одним из инструментов для увеличения эффективности, такого ресурса как человеческий, является управление временем (time management).

Актуальность темы управления рабочим временем является одной из важнейших составляющих жизни каждого члена современного общества. Часто результаты деятельности компании полностью зависят от производительности отдельных сотрудников и эффективности их взаимодействия. Следовательно, очевидно, что оптимизация тайм-менеджмента компании может внести существенный вклад в улучшение показателей всей работы.

Тайм-менеджмент - это относительно новая для России и динамично развивающаяся отрасль управления. Его основная задача - выявить принципы управлением времени, эффективное распределение нагрузки для улучшения общего результата.

Первые задатки о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в западных странах в ответ на ускоренный темп жизни, но они стали широко использоваться только в 80-х годах. В качестве отдельной дисциплины и области управленческого консалтинга тайм-менеджмент был сформирован к 70-м годам 20-го века.

Основная проблема внедрения тайм-менеджмента в практику состоит в том, что классические руководства по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как интегрировать методы самоорганизации в систему компании, как сделать тайм-менеджмент инструментом управления персоналом. Чаще всего инструменты тайм-менеджмента предложены сотрудникам компании в форме обучения, дальнейшее их использование оставлено на усмотрение сотрудника.

На данный момент тема внедрения корпоративного тайм-менеджмента в России существует всего несколько лет. Впервые об этом было сказано в монографии Г.А. Архангельского «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». В настоящее время разработкой данной проблемы занимаются О.В. Аксёнов, К.Ю. Шкилев, П. Берд, А.И. Вронский, Л. Зиверт, А.Т. Хройленко и другие.

Объектом исследования в данной работе является сеть ресторана «Кофемания».

Предметом исследования является: управление временем сотрудников ресторана.

Целью данной работы является рассмотрение основных вопросов управления временем сотрудников ресторанного бизнеса и обоснование важности внедрения технологий управления временем сотрудников ресторанов в практику современной организации.

В соответствии с поставленной целью сформулированы следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие и задачи тайм-менеджмета;
2. Охарактеризовать правила планирования рабочего времени сотрудников;
3. Рассмотреть тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом, стратегии и инструменты управления временем в сети ресторанов «Кофемания»;
4. Предложить рекомендации по управлению временным ресурсом персонала в сети ресторанов «Кофемания».

Работа написана на основе материалов учебно-методической и научной литературы, материалов периодической печати.

Глава 1. Теоретические аспекты проблемы использования тайм-менеджмента в современном управлении

1. Понятие и задачи тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент является междисциплинарным разделом науки и практики и посвящен изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных областях и сферах человеческой деятельности.

Тайм-менеджмент — это самоконтроль и активное формирование собственного образа жизни или лидерства. Управление временем - эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, поиск временных ресурсов, установление приоритетов и контроль за выполнением запланированного.

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя несколько элементов, позволяющих значительно сократить время, необходимое для реализации различных производственных процессов.

К этим факторам относятся:

• Анализ рабочего времени;
• Постановка целей, которые менеджеры хотят достичь при использовании управления временем;
• Планирование рабочего времени и разработка различных методов для устранения причин неоправданного использования временных ресурсов^[1].

Несмотря на такую ​​довольно всеохватывающую систему управления временем, ее не следует воспринимать как единственно возможный вариант, так как сотрудник компании - единственный, кто может решить проблему управления временем наилучшим образом для него и компании, и поэтому личное управление временем является наиболее эффективным.

Эффективность означает выбор лучшего варианта и его наилучшей практики, подходящей для конкретной задачи. Верный выбор инструмента в управлении временем иногда гораздо важнее, чем организация существующих задач.

В тайм-менеджменте можно выделить несколько составных частей:

• Строгий учёт времени;
• Оптимизация временных ресурсов;
• Планирование дня;
• Организация мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Есть несколько основных правил планирования^[2]:

1. При планировании дня лучше оставить 40% рабочего времени. Другими словами, 60% — это запланированное время, 20% - неожиданное время и 20% - естественное время.;
2. Необходимо документировать затраченное время с указанием того, как и чем оно было потеряно, чтобы иметь представление о его потреблении;
3. Чтобы соединить все задачи, необходимо иметь представление о проблемах в будущем, разделив их по степени срочности;
4. Рекомендуется создавать фактический план только с количеством задач, которые можно выполнить.

Можно сделать вывод, что управление временем связано не с экономикой, а с организацией рабочего времени, для улучшения эффективности работы. Исходя из личных и деловых интересов, менеджеры должны работать с сотрудниками для надлежащего распределения времени.

Нужно потратить некоторое время на то, чтобы выбрать правильные приоритеты, поставить четкие цели и выбрать необходимый метод для изучения затрат рабочего времени.

На данный момент можно выделить два основных метода для изучения затрат рабочего времени:

• Метод непосредственного изучения;
• Метод моментального изучения.

Метод непосредственного изучения предполагает последовательную фиксацию, чтобы каким-то образом контролировать продолжительность различных элементов стоимости рабочего времени. Интервал между наблюдениями выбирается в зависимости от количества объектов и обычно составляет от 1 до 3 минут.

Преимущество этого метода заключается в точности записи времени, что помогает зафиксировать основную работу сотрудников в течении рабочего дня. Недостатком данного метода является сложная подготовка наблюдений, обработка полученного материала.

Метод мгновенного наблюдения дает общее представление о степени загруженности конкретной группы работников при выполнении производственных задач. Структура затрат рабочего времени определяется количеством повторений (моментов), когда наблюдались соответствующие состояния рабочих и оборудования.

Преимущества метода моментных наблюдений над методом прямых измерений^[3]:

1. умение анализировать структуру рабочего времени со значительным количеством наблюдаемых объектов;
2. значительная экономия времени наблюдателей (5-10 раз);
3. возможность прервать наблюдение и затем продолжить его.

Эти два метода могут использоваться как индивидуально, так и в сочетании друг с другом при использовании различных конкретных способов измерения.

К основным способам измерения можно отнести:

• Фотография рабочего времени;
• Хронометраж;
• Фото-хронометраж.

Таким образом, управление временем как система включает в себя ряд факторов, которые при совместном использовании значительно сокращают время, необходимое для выполнения различных производственных процессов.

Эти факторы включают в себя^[4]:

1. Анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые менеджер хочет достичь при использовании управления временем;
2. Планирование рабочего времени;
3. Разработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Рабочее время, с одной стороны, определяет масштабы работы, а с другой - дает работникам свободное время для отдыха и восстановления сил. Важным условием эффективного использования рабочего времени является режим работы и отдыха, то есть установка порядка чередования работы и времени отдыха.

2. Правила планирования рабочего времени сотрудников ресторана

В первую очередь при созданиях правил планирования рабочего времени в ресторане, необходимо понять, что из себя представляет рабочее время. Рабочее время состоит из времени работы и времени перерывов. В первое включается основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места. Второе состоит из времени технологических и времени организационных перерывов.

Подготовка к созданию правил можно разделить на несколько этапов:

1. Диагностика рабочего времени;
2. Планирование;
3. Нормирование времени исполнителями.

Этап диагностики рабочего времени может осуществляться с помощью хронометража и фотографирования.

Хронометражем в нормировании труда понимают изучение операции путем наблюдения и измерения затрат рабочего времени на выполнение отдельных ее элементов, циклически повторяющихся при изготовлении каждой единицы продукции. Хронометраж проводится преимущественно в отношении повторяющихся элементов ручной и машинно-ручной работы, относящихся к оперативному или подготовительно-заключительному времени. 

Хронометраж поможет определить и измерить затраты рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операций. Объектом/процессом наблюдения в ресторане могут быть: время обслуживания гостя (приём заказа, сервировка и уборка стола), время ожидания гостей в очереди на входе, время приготовления блюд и напитков, время приёма поставки продуктов, время закрытия смены менеджером. По итогу проведения хронометража можно сделать расчет средней продолжительности той или иной операции. Знание среднего времени выполнения операции, поможет оптимизировать работу процессов и сократить время.

Фото рабочего времени используется для установления структуры его затрат на протяжении всей рабочей смены или ее части. При данном способе фиксируется время, затрачиваемое на все виды работ и перерывов в течение определенного периода времени, обычно проводится 2-3 раза в год. Сам процесс представляет собой наблюдение и измерение всех без исключение полезных затрат и потерь времени, все может происходить как в формате самостоятельного фотографирования сотрудником, так и при участии специальных людей.

Фото - хронометраж, объединяющий фотографии рабочего дня и хронометраж, используется для одновременного определения структуры. Время и продолжительность отдельных элементов производственных операций при мелкосерийном и индивидуальном производстве при нестабильном трудовом процессе с продолжительностью отдельных операций более 0,25 часов.

С помощью данного способа, во-первых, анализ рабочего времени, используемого в течение смены или рабочего дня, проводится так же, как и с фотографией. Но оперативное время затем исследуется методом хронологических наблюдений. Данный метод подходит в ресторане к таким процессам как: процесс приготовления блюд и напитков, работа с гостями, свободное от обслуживания гостей время (натирка приборов, уборка в зале и т.п). По результату составляется таблица, указывается расход времени в минутах на каждый вид деятельности и потери во времени, их причины, виновники.

После анализа полученных данных, ресторан может определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени.