Файл: Управление временем сотрудников ресторана («Кофемания»).pdf

Основными причины потери времени могут являться неверно поставленные цели и задачи, а также организация планирования. В первую очередь руководитель должен поставить цели и задачи на ближайшее будущее, для более эффективного планирования и создания системы учета работы. Цели и задачи должны быть сформированы четко и с указанием сроков реализации и желаемый результат.

У тех сотрудников, у которых задачи меняются день ото дня, необходим составленный план работы, на основании целей и задач. Такой план необходим менеджерам, шеф-повару, су-шефам, управляющему, менеджерам стойки. Планы для работ создаются ежеквартально, ежемесячно и еженедельно. Существует также однодневный план работы.

Цель планирования работы других сотрудников - сформировать такой рабочий план, который гарантированно будет выполнен за отведённый период и который принесёт максимум пользы.

В работе ресторана можно эффективно использовать методы управления временем, для корректировки планов и работы над ошибками сотрудников.Там, где режим работы сформирован системой, для рационального использования времени и преодоление его потерь является нормирование, то есть определение норм и нормативов его расходования. Таким сотрудникам ресторана, как официанты, повара, бармены, бариста, уборщица, кладовщики, помощники официантов необходимо нормирование. Устанавливается норма в человеко-минутах, человеко-часах или человеко-днях и включает следующие элементы:

• Норма подготовительно заключительного времени;
• Норма приготовления блюд и напитков;
• Нормы времени на обслуживание гостей;
• Нормы времени на организационно-техническое обслуживания и другие производственных объектов;
• Перерывы, время на отдых и личные надобности.

Суммирование норм по отдельным операциям дает комплексную норму времени, характеризующую его совокупные затраты на выполнение полезного объема работы в установленные сроки.

3. Использование тайм менеджмента для сокращения затрат

Проблема потери рабочего времени на данный момент актуальная тема для каждой организации. Открытые формы потери рабочего времени очевидны и могут быть объектом обычного учета времени. Например, работник без официальных оснований отсутствует на рабочем месте (прогулы, опоздания на работу, несвоевременное ее прекращение) или использование рабочего времени не по назначению (скажем, выполнение в рабочее время общественных обязанностей). К ним можно отнести также простои по вине администрации, в частности, из-за перебоев материально-технического снабжения, а также неявку на работу или уход с работы.

К скрытым формам потерь рабочего времени следует отнести бездействие обязанных лиц, а также их незаконные и другие необоснованные действия, а именно: невыполнение планов и обязательств по поставкам, выпуск, не отвечающей установленным стандартам продукции, недоброкачественное выполнение работы, сверхнормативное и бесхозяйственное хранение, необоснованное списывание материальных ценностей, ненадлежащее состояние необходимых средств, средств связи, необоснованное промедление внедрения достижений науки, техники и передового опыта и т. д. Скрытые формы потерь рабочего времени труднее, чем открытые, поддаются временному учету.

Причины возникновения подобных потерь в коммерческих организациях являются:

• потери оплачиваемого времени сотрудников на непродуктивную деятельность;
• потери вследствие не оптимально выстроенных технологических цепочек;
• потери вследствие неверного, плохого оказания услуг («брака» в работе);
• потери вследствие неэффективного использования потенциала сотрудников и недостаточной их квалификации;
• потери времени, денег, клиентов от отсутствия либо дублирования тех или иных видов деятельности в организации;
• потери вследствие ухода клиентов, неверной работы с поставщиками, которые имеются в более чем половине коммерческих организаций;
• потери вследствие несоответствия информационных систем и технологической инфраструктуры потребностям бизнеса;

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента, обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации, и планирования своей работы;
2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы;
3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Индивидуальный фонд времени в общем виде можно разделить на рабочее и внерабочее время. Рабочее время включает периоды фактического времени работы; времени регламентированных (плановых, «нормальных») перерывов в работе; нерегламентированных (случайных) перерывов в работе.

Внерабочее время условно можно поделить на четыре части: связанное с работой; домашний труд; самообслуживание; свободное время. В рамках данной темы ключевую роль в понимании природы времени играет «время, связанное с работой», которое включает время на дорогу до места работы; время подготовки к работе (включая подготовку инструментов, оборудования, места работы и т. п.); доделывание или переделывание ранее завершенной работы. (Рисунок 1)

Для эффективного управления подчиненными, нужно иметь достаточно полное представление об индивидуальном фонде времени каждого сотрудника, в особенности — о реальной картине его рабочего времени. «Внедрение» в свою жизнь «индивидуального ТМ» также невозможно без составления полной картины собственного индивидуального фонда времени. Следует отметить, что схема индивидуального фонда времени в дальнейшем ложится в основу инвентаризации и анализа времени.

Рисунок 1. Структура индивидуального фонда времени

В корпоративном тайм-менеджменте можно выделить три его направления:

• корпоративный тайм-менеджмент предприятия;
• корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений;
• индивидуальный тайм-менеджмент ведущих специалистов.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. В целом корпоративный тайм-менеджмент предприятия — это система правил и норм взаимодействия сотрудников на предприятии, правил и механизмов обмена информацией. Во многом такой тайм-менеджмент по смыслу дублирует коммуникационный процесс на предприятии. А соответственно его сложно отнести к абсолютно новому направлению в области управления предприятием.

Внедрение инструментов тайм-менеджмента позволяет сотрудникам предприятий:

• улучшить процесс планирования, уменьшить количество проблем (в том числе системных);
• повысить скорость решения проблем и исключить их повторное появление;
• расставить верные приоритеты в делах;
• повысить эффективность проведения совещаний и использования баз данных;
• повысить удовлетворённость потребителя и конкурентоспособность предприятия.

Рисунок 2. Алгоритм внедрения

тайм-менджемента в организацию

Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятой организации. Система корпоративного тайм-менеджмента должна быть индивидуально разработана для каждого предприятия. Причем корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений в ряде случаев скорее должен быть основан на физиологических особенностях человека и условиях тяжести и напряженности труда, чем на процессе грамотного распределения времени.

Вывод по главе 1

По результатам первой главы можно сделать вывод, что тема эффективного тайм-менеджмента актуальна в наше время. Данный инструмент успешно внедряется во все сферы бизнеса и обеспечивает эффективное распределение рабочего времени.

Активное внедрение тайм-менеджмента в ресторанный бизнес может внести улучшение в:

• Дисциплину персонала;
• Скорость обслуживания;
• Скорость приготовления блюд и напитков;
• Эффективное использование времени;
• Планирование рабочего дня;
• Распределение дополнительных задач;
• Обучение персонала.

Тем самым, тайм-менеджмент продуктивно влияет на достижение целей и задач бизнеса, потенциальную прибыль и производительность труда сотрудников ресторана.

Глава 2. Эффективное управление рабочим временем в ресторане «Кофемания»

1. Характеристика сети ресторанов «Кофемания»

Сеть ресторанов «Кофемания» появилась в столице в 2001 году. Сейчас это популярный бренд, объединяющий 27 ресторанов на момент написания данной работы. Восемнадцать располагаются в Москве, два - в аэропорту Домодедово, пять - в аэропорту Шереметьево, один ресторан в Сочи и один в Нью-Йорке.

Рассматриваемое предприятие, ресторан «Кофемания» – общедоступное предприятие общественного питания, предоставляющее потребителям широкий ассортимент блюд сложного приготовления, включая заказные и фирменные, вино-водочные, табачные и кондитерские изделия, повышенным уровнем обслуживания в сочетании с организацией отдыха.

Основной целью деятельности предприятия является получение прибыли. Основной вид деятельности предприятия: организация питания.

Основные посетители ресторанов — это жители близлежащих районов, работники находящихся рядом офисов, с уровнем дохода выше среднего. Гостей обслуживают официанты, специалисты по приготовлению напитков, бариста, прошедшие специальную подготовку.

Блюда готовят высококвалифицированные повара. Весь обслуживающий персонал имеет форменную одежду и обувь единого образца по подразделениям.

В практику обслуживания входит устройство семейных обедов. Для этого составлено специальное меню в расчёте на детей (детское меню), где предлагаются блюда, которые могут заинтересовать детей своими названиями и оформлением.

Средний чек: 1500-2000 рублей без учета алкогольных напитков.

В предприятии развита внутренняя культура. Существуют определенные ценности, миссия, цель.

Документы, регламентирующие работу предприятия:

• Конституция РФ
• Гражданский кодекс
• Федеральный Закон «О защите прав потребителя»
• Федеральный закон «О техническом регулировании»
• Федеральный закон «О качестве и безопасности пищевых продуктов»
• Правила оказания услуг общественного питания
• Санитарные правила и нормы
• Строительные нормы и правила
• Список ГОСТов

Во всей сети ресторанов представлена линейно-штабная структура управления. (Рисунок 3).

Рисунок 3. Структура управления ресторана «Кофемания»

Рассмотрим основные должностные обязанности, которые стоят перед сотрудниками.

Офис – занимается поддержкой всех ресторанов сети. Занимается планированием, помощью в подборе новых сотрудников, открытием новых ресторанов. Занимается поставками в ресторан и отбирает поставщиков продукции (совместно с Бренд-шефом).

Учебный центр – занимается обучением и аттестацией как новых, так и уже работающих сотрудников.

Старший бар-менеджер - занимается разработкой меню напитков. Контролирует менеджеров стойки, а также качество работы сотрудников стойки.

Бренд-шеф – занимается разработкой меню ресторана. Контролирует шеф-поваров, а также качество работы сотрудников кухни

Территориальный управляющий – отвечает перед руководством за работу ресторанов, операционные показатели. Контролирует управляющих ресторанов свой территории. Постоянно контактирует с менеджерами ресторанов и проводит контроль качества обслуживания.

Управляющий ресторана – старший руководитель внутри ресторана. Отвечает за весь ресторан. Обеспечивает взаимодействие всех подразделений предприятия. Контролирует и проверяет поставки в ресторан (делегируя эту задачу менеджерам), проверяет и контролирует правильность заполнения отчетности, следит за исполнением техники безопасности, следит за сохранностью товарно-материальных ценностей организации. Ознакомлен и применяет на практике законодательную документацию. Составляет расписание менеджеров зала и менеджеров стойки. Проводит ежемесячную инвентаризацию. Выдает заработную плату. Занимается набором персонала в ресторан (финальное собеседование).