Файл: Управление временем сотрудников ресторана («Кофемания»).pdf

Введение таких методов тайм-менеджмента как фотографирование и хронометраж. На данный момент отслеживается работа официантов, бариста и поваров, через составление чек-листов вышестоящего руководства;
Составление планов на месяц/день и отчет о их выполнении. На данный момент сотрудники «Кофемании» не составляют себе цели и задачи на месяц, поэтому нет четкого понимания движения;
Дополнительный контроль над распределением рабочего времени. На данный момент на достаточно высоком уровне отслеживается рабочее время официантов, специалистов по приготовлению напитков, бариста и поваров, составляются по итогу чек-листы, но, к сожалению, над менеджерами стойки и зала, а также су-шефами нет контроля над выполнением их рабочих задач. Данный контроль должен выполнять управляющий ресторана, но для него важен результат – получение прибыли рестораном.

На основании вышеизложенных выводах о проблемах, хотелось бы более подробно остановится на каждом из пунктов и предложить свои рекомендации по улучшению эффективности работы сети.

В ресторане необходимо произвести анализ израсходования рабочего времени для этого подойдут методы хронометража и фотографирования. Так как метод хронометража подходит больше для анализа выполнения цикличных повторяющихся процессов его можно использовать, для:

Время обслуживания гостя официантом;
Время ожидания гостей в очереди на входе;
Время приготовления блюд и напитков;
Время приёма поставки продуктов;
Время закрытия смены менеджером.

Метод фотографирования подойдет таким процессам в ресторане:

Приготовление блюд и напитков;
Работа с гостями;
Свободное от обслуживания гостей время.

По результатам проведенных исследований получится вывести, среднее время выполнения данных процессов, если это не регламентировано, и провести с сотрудниками работу над ошибками, что повысит эффективность работы и сократит время.

Одной из основных причин потери времени — это не верно поставленные цели и задачи менеджерами зала, стойки, су-шефов перед собой. Менеджер должен четко представлять свой бюджет времени и совокупность задач. Планирование — это проект трудовых процессов на предстоящий период времени. Можно использовать следующие правила планирования времени^[5]:

Соотношение (60:40). Опыт показывает, что лучше всего планировать только определенную часть рабочего времени (на 60%);
События, которые трудно предвидеть, отвлекающие факторы («поглотители времени») не могут планироваться полностью без следа из-за специфики работы менеджера, а именно того, что менеджер проводит около половины рабочего дня вне рабочего места, поскольку работа требует взаимодействия с людьми, делиться информацией, а также необходимо учитывать непредвиденные обстоятельства (проверка государственными органами, чрезвычайная ситуация с гостем и прочее);
Составление задач - план действий. Чтобы составить хороший план проведения времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные задачи, установить их приоритет и действовать в соответствии с ним;
Реалистичное планирование. Нужно планировать только такой объем задач, с которым менеджер действительно может справиться;
Пополнение потерянного времени;
Фиксация результатов вместо действий. Для закрепления в планах нужны результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия изначально были направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать незапланированных действий;
Установление временных норм. Опыт показывает, что, как правило, на работу тратится столько времени, сколько доступно. Поэтому необходимо установить точные временные нормы, предусмотреть в плане ровно столько времени для того или иного бизнеса, сколько ему действительно требуется;
Срок исполнения. Во избежание задержек и откладывания дел необходимо установить точные сроки для всех действий;
Переработка - перепроверка. План должен постоянно пересматриваться и перепроверяться с точки зрения того, могут ли эти или другие задачи быть полностью выполнены;
Координация временных планов. Чтобы успешно реализовать свои планы, менеджер должен согласовать их с планами других людей (другие менеджеры, подчиненные).

Как и при любом планировании, планирование времени фокусируется на соответствующих долгосрочных целях, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование включает постепенное продвижение, разложение общей задачи на частную, чтобы различные действия могли быть распределены во времени.

Менеджер ресторана должен свои задачи распределить все цели и задачи на три группы:

Долгосрочные (стратегические), для их достижения необходимо выполнить несколько промежуточных задач;
Среднесрочные (тактические), с задачами этой группы необходимо справиться в ближайшее время, но они все же «терпят»;
В настоящее время - краткосрочные (оперативные), сама суть этих целей указывается в их названии.

Правильная подготовка распорядка дня позволяет двигаться в направлении выполнения не только среднесрочных, но и долгосрочных задач. Имея четкий план перед глазами, менеджер чувствует себя более уверенно и спокойно. Паника перед множеством незаконченных дел исчезает. Человек меньше отвлекается на посторонние раздражители. Подсознание начинает работать.

Направления по улучшению использования рабочего времени^[6]:

Оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;
Обеспечение всего необходимого бесперебойного трудового процесса;
Совершенствование методов и приемов работы;
Комплексное обоснование необходимых трудозатрат;
Создание благоприятных условий труда и сохранение здоровья работника;
Использование работников в соответствии с их способностями и квалификацией;
Соответствие количества и качества труда с его оплатой.

Все вышеперечисленные условия могут прямо или косвенно повлиять на улучшение использования рабочего времени.

В сети ресторанов «Кофемания» необходим дополнительные процессы для отслеживания рабочего времени сотрудников и выполнения ими рабочих задач.

На данный момент в системе работы ресторана «Кофемания» есть еженедельные совещания с управляющим, на которых разбираются ошибки, делятся новостями сети и т.д., ответственный за проведение - управляющий. Совещания могут проводится 1-2 раза в месяц или не проводится вообще. Необходимо четкое составление плана проведения еженедельного совещания и чек-лист с проведением, а также обсуждение результатов подобных встреч с территориальным управляющим.

Также необходим дополнительный контроль во время отсутствия гостей в зале. Менеджер зала и стойки, су-шефы должны составлять подробный план дополнительных задач на день для официантов и бариста. В задачи могут входить уборка зала, натирание посуды и др. Выполнения данных задач может меняться в зависимости от ситуации в зале, это поможет сократить время незапланированных перерывов или превышения их времени.

Необходимо ввести отчет менеджеров перед управляющим по результатам «встречи со звездой», так как наблюдается, что подобные встречи проводятся реже, чем требуется внутренними правилами (иногда таких встреч может не бывать более 3-4 месяцев из-за высокой загрузки менеджеров).

Вывод по главе 2

Исходя из полученных данных, можно сделать вывод, что в сети ресторанов «Кофемания» достаточно на высоком уровне устроена выстроена система эффективного планирования и нормирования работы. Четко выстроенные цели на развитие компании и индивидуальные цели сотрудников, помогают контролировать и улучшать рабочее время, каждого сотрудника, выстроенная система обучения. Но, несмотря на это, наблюдаются пробелы:

В распределении рабочего времени менеджерского состава;
Отчетность о результатах работы менеджеров стойки, зала и су-шефов;
Отсутствие анализа рабочего времени во время рабочей смены (фотометраж и хронометраж);
Четкой планирование целей и задачей на смену, неделю, месяц.

Все эти факторы могут повлиять на эффективность работы сотрудников, что напрямую связано с получением прибыли.

Заключение

Тайм-менеджмент в классическом смысле этого слова включает в себя набор технологий планирования, которые используются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности рабочего времени. В этом случае использование тайм-менеджмента не является обязательным.

Современный тайм-менеджмент — это больше, чем просто технология тайм-менеджмента, и эффект от его использования довольно нелинейный. И, как показывает практика, зачастую именно управление временем становится оптимальным инструментом для начала организационных преобразований.

Введение тайм-менеджмента в ресторан помогают улучшить эффективность работы и сократить нерациональное использование рабочего времени.

Создание правил распределение рабочего времени и введения тайм-менеджмента можно разделить на: