Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе. ООО «Невский Берег».pdf

- нет синхронизации с кассой и терминалом для автоматизации необходимых действий и расчетов;

- нет синхронизации с системами бронирования в интернете, это необходимо для того, чтобы можно было оперативно менять цену, указывать актуальную информацию о скидках и акциях и показывать актуальную ситуацию по загруженности отеля и свободных номерах;

- нет прямой связи с бухгалтерией и всеми финансовыми отчетами.

Эквайринг в гостинице. Эквайринг дает возможность расплатиться в отеле «Невский Берег» платежной картой. Сейчас вводятся бесконтактные платежи, либо с бесконтактными банковскими картами, либо с помощью мобильного устройства с такой функцией.

Плюсами данной системы является то, что наши гости могут расплатиться кредитной или дебетовой картой с любой валютой. Иностранцам гораздо проще оплачивать всё по безналичному расчету, так как происходит моментальная конвертация валюты, а также гости могут не переживать об ошибках в выставленном счете. Для отеля большим плюсом является то, что это исключает прием фальшивых купюр.

Сайт отеля «Невский Берег» является визитной карточкой для пользователя в интернете, скриншот сайта отеля представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 –Сайт отеля «Невский Берег»

В связи с большим информационном потоком, новинками в веб-дизайне, большими конкурирующими сайтами, новыми предпочтениями пользователей, был выполнен редизайн сайта на более современный и удобный, подчеркивающий его фирменный стиль.

Благодаря эскизам Санкт-Петербурга и прилегающим к отелю достопримечательностям, которые выполнены в виде зарисовок на сайте, это вырабатывает некие ассоциации у пользователя отеля и города. На сайте можно связаться с консультантом, который должен связаться либо ответить на возникающие вопросы через чат онлайн.

Клиент получает все необходимые ответы на волнующие вопросы и может сразу заказать номер через сайт, избегая посредников и надбавку за стоимость номера на посторонних порталах бронирования. На сайте также доступна общая информация об отеле, возможность организовать свадьбу, день рождение или любой другой праздник. Сайт продолжает развиваться, он доступен на шести языках, помогая гостям из любой точки мира забронировать номер напрямую, за низкую цену.

Недостатком является то, что сайт отеля в интернете не продвигается и не рекламируется.

Системы онлайн бронирований гостиницы. Система онлайн бронирования доступна на сайте отеля «Невский Берег», сайта Booking.com, TripAdvisor, Островок.

Видеонаблюдение гостиницы. Видеонаблюдение в «Невском Береге» установлено по всем коридорам отеля, на входах и выходах, проходных и в кафе/зоне для завтраков. Мониторы установлены в офисе, на стойке ресепшен у администратора и у охранника на входе в отель.

К недостатку можно отнести то, что когда идет уборка номеров, очень сложно отследить и понять, в какой номер пошла горничная, на каком она этапе уборки и т.д. К этой системе можно было бы привязать электронные ключи, которые специальными метками могли бы показывать администратору, какие номера убраны и готовы к заселению. На данный момент все горничные обязаны после уборки номера спускаться на стойку ресепшен и сообщать о своих действиях.

Системы контроля и учета доступа отеля. Специальные пропуски-ключи есть только у сотрудников офиса, которые с помощью карты могут получить доступ к самим офисным помещениям. В «Невском Береге» данная система реализована недостаточно хорошо.

На основе рассмотренной информации можно сделать следующие выводы. В целом отель «Невский Берег» не уступает своим прямым конкурентам по оснащенности номерного фонда, однако финансовые результаты предприятия являются неудовлетворительными. Качество услуг является типичным для отелей данного сегмента. Множество недостатков работы гостиницы, выявленных при проведении SWOT–анализа, возможно исправить путем внедрения новых информационных технологий, о которых говорилось в первой главе данной работы. Таким образом, для того, чтобы предприятие стало более конкурентоспособным и финансово эффективным необходимо дать рекомендации по внедрению новых технологий на предприятие, это будет сделано в следующем разделе данной работы.

2.3. Разработка предложений по внедрению программного обеспечения в систему управления гостиницей ООО «Невский Берег»

После анализа достоинств и недостатков программы учета и управления отелем 1С Бит-Отель, используемой в отеле «Невский Берег», приведем рекомендации по исправлению данных недостатков.

Обозначенные проблемы можно решить с помощью внедрения программы «Эдельвейс» и подключения внешней облачной PMS программы - «PMS Cloud».

«Эдельвейс» является заменой устаревшей программы 1С Бит-Отель. Автоматизированная система управления гостиницей «Эдельвейс» позволяет автоматизировать все функции службы приема и размещения, бухгалтерскую и управленческую отчетность, консолидировать информацию и предоставлять данные из смежных систем при комплексной автоматизации. Программа включает в себя полный комплекс услуг по автоматизации гостиницы, начиная с проектирования комплекса информационных систем предприятия (КИС). В состав проектируемых подсистем КИС входят:

- АСУ гостиницы - управление проживанием и бронированием номерного фонда;

- ресторанная система - управление услугами ресторана;

- биллинговые системы - системы тарификации телекоммуникационных услуг (телефония, Интернет);

- основные задачи, которые будет выполнять данная программа;

- создать единое информационное пространство для всех подразделений гостиничного комплекса;

- объединить все подразделения гостиницы в единое целое для организации и контроля над работой пользователей;

- усовершенствовать организацию бизнеса, а также методы управления.

Система «Эдельвейс» предоставляется в нескольких конфигурациях, которые зависят от следующих параметров: количества пользовательских лицензий, набора дополнительных модулей, набора интерфейсов со смежными системами. В зависимости от запросов покупателей могут быть сформулированы индивидуальные предложения или использованы стандартные пакеты. В данной работе будут рассмотрены только стандартные пакеты.

В стандартный пакет АСУ «Эдельвейс» входит сетевая лицензия, распространяющаяся более чем на 40 номеров, в количестве 3 лицензий. Модули, которые входят в стандартный пакет: графический план, счета, группы, архив, отчеты, журнал, конфигуратор, горничные.

Из интерфейсов в пакете представлен фискальный регистратор. В базу данных системы входит вся документация предприятия. Также в программе можно увидеть схемы этажей. Интерфейс программы приведен на рисунке 6.

Рисунок 6 –Интерфейс программы «Эдельвейс»

Срок внедрения системы на предприятие составляет 6 часов. Обучение работе с системой занимает 16 часов, при этом в поставку версии входят: руководство пользователя, руководство администратора, различные лабораторные работы и обучающий видеоматериал.

Стоимость приведенного стандартного пакета составляет 358690 рублей. Также компания предоставляет техническую поддержку на время адаптации ПО к условиям работы отеля в рамках которой, отладкой системы занимается отдельный специалист. К сожалению, информации о стоимости услуг специалиста нет в открытом доступе, поэтому можно принять стоимость услуг специалиста в размере 50 тыс. рублей и срок адаптации взять в пределах полугода.

Помимо нового ПО (программного обеспечения), в отель «Невский Берег» необходимо внедрить внешний модуль PMS. «PMS Cloud» на сегодняшний день является программой, соответствующей всем требованиям современной гостиницы и отвечающей мировым стандартам.

Это облачная многофункциональная платформа, которая отвечает за полное автоматизированное управление отелем, размещении гостей в режиме реального времени и ведет активное взаимодействие с посетителями отеля.

Все каналы бронирования отображены в одной системе. Информация о бронировании через все каналы автоматически отображается в «PMS Cloud». Эта облачная система подразумевает постоянный и качественный доступ в интернет. Отель «Невский Берег» небольшой, поэтому данная программа прекрасно подойдет под нужды отеля и будет справляться с максимальной нагрузкой на систему. «PMS Cloud» является молодой программой, которая обладает интуитивным интерфейсом и современным дизайном. Программа может быть доступна как в браузере (удаленный доступ), так и с монитора компьютера на столе администратора. Её основной функционал, с чем будет сталкиваться администратор отеля каждый день, состоит из следующих позиций:

Шахматка – в этом окне администратор увидит всю информацию по отелю на конкретный момент времени. Шахматка в данной программе не сильно отличается от других типовых программ, но тут есть ряд преимущественно важных функций. Все данные доступны за любой временной отрезок, это очень удобно, так как позволяет быстро найти необходимую информацию. Основные функции:

1. Большая раскладка по номерам и наглядное представление о загрузке отеля по номерам.

2. Цены на номера (выставляются вручную, затем синхронизируются со всеми системами онлайн бронирования.

3. Бронь/групповая бронь.

Благодаря вкладке «групповая бронь» гостиница не растеряет клиентов при большом заезде и сможет регулировать их пребывание в отеле и соблюдение особых условий для группы.

4. Обслуживание номеров (технические неполадки)

5. Клиенты. Большая клиентская база с информацией о гостях (ФИО, участие в дисконтной программе, страна, телефон, даты проживание в гостинице, статус клиента и пр.)

6. В программе сделана удобная консоль, показывающая всю информацию о бронировании (действующие, пропущенные, отказы, заезды/отъезды, проживающие)

7. Статистика и анализ по заселению отеля.

8. Поиск броней.

Компании – в этой ячейке хранится вся информация о компаниях, с которыми сотрудничает отель (заказ еды, обслуживание номеров, тех. оборудование, трансфер, экскурсионные компании).

Счета – отображение созданных счетов. Также можно увидеть вкладку возвраты и возвраты средств отелю. Удобно отследить все финансовые перемещения и общий остаток на счете. Есть функция экспорта в Exel (для бухучета).

Счета для OTA – учёт комиссии агентам отеля.

Платежи - отображение всех платёжных операций и транзакций, проведенных в отеле.

Аналитика - это одна из самых необходимых кладок для отеля.

Тут показывается прямая связь бронирований и цен, соотношение цена/качество. Что повлияло на изменения показателей. Благодаря этой статистике менеджеры и управляющие могут предпринимать дальнейшие действия по улучшению работы отеля, основываясь на этих показателях.

Отчеты – программа автоматически собирает и подготавливает следующие отчеты: заезды, выезды, статистика по датам, отчет по питанию, журнал учета иностранных граждан, свободные номера, справка по групповому бронированию, журнал учета граждан, загрузка отеля, пропущенные брони, неподтвержденные брони, кассовый отчет рецепции, карта занятости номерного фонда, цены на номера, ведомость реализации по категориям номеров, уведомление о прибытии иностранного гражданина в пункт пребывания, миграционная карта.

Уборка – вся информация по горничным и уборке номеров. Ежедневно создаются графики уборки на конкретные даты. Тут хранится вся информация о горничных. Программа собирает все графики вручную.

Рассмотрим решения, которые предлагает эта программа против тех недостатков, которые были выявлены на старой платформе.

Функции, которые дает программа «PMS Cloud»:

- полная автоматизация отеля, которая включает в себя выставление счетов, платежей, составление отчетов для бухгалтерии по заданным параметрам и нуждам;

- программа дает полную синхронизацию со всеми популярными сервисами онлайн бронирования в мире. 2way (протокол) синхронизация с OTA;

- одно из самых главных преимуществ данной программы состоит в том, что документооборот полностью адаптирован для Российской Федерации, Украины и стран СНГ;

- возможность работы с ПК и мобильными устройствами;

- автоматизированное изменение цен, быстрое реагирование на сезонность, изменения рынка и ценовой сегмент конкурентов;

- с помощью данного облачного сервиса управляющий персонал сможет получить доступ ко всем данным отеля из любой точки мира;

- благодаря синхронизированному бронированию среди всех сервисов и внутри отеля, это исключит овербукинг и оптимизирует работу всех каналов бронирования;