Файл: Общие особенности кадровой стратегии организаций бюджетной сферы (Структура и функции ERP-системы).pdf

Дисконтирование осуществляется с целью восполнения в будущем вложенных денег в проект информационного сервиса (услуги). Для этого используется ставка дисконта, устанавливаемая для каждого года. Если курс рубля равен 12,5%, то ставка дисконта для первого года равна (1 + 0,125)* = 1,125; для второго (1 + 0,125)² = 1,266; для третьего (1 + 0,125)³ = 1,424 и т.д. Если требуется не только восполнить обесценение денег от инфляции, но и заплатить процент за пользование кредитом, то ставка дисконта должна состоять из двух частей по формуле (7):

С = С₁, + С₂ (7);

где С₁, - часть, учитывающая обесценение денег за счет инфляции; С₂ - процент, который следует заплатить за пользование кредитом.

Возвращение денег, вложенных в информационный сервис, осуществляется согласно установленным инвестором коэффициентам эффективности капитальных вложений. Например, если требуется возвратить деньги после первого года эксплуатации в объеме 75% от всех вложений, после второго - 20%, а оставшиеся средства после третьего, то нормативные коэффициенты будут равны 0,75; 0,20 и 0,05.

Для учета фактора неопределенности используют иной подход. Достаточно распространенной методикой является переход отточенных оценок затрат и результатов к интервальным с использованием принципа минимакса. Это означает, что отыскивается величина экономической эффективности в предположении, что будут иметь место максимальные затраты и минимальные результаты (пессимистический прогноз). Тогда при положительном результате проект ИС рентабелен. Например, подсчитано, что в результате применения ИС за год будет получено 10 ед. дохода при 7 ед. затрат. Ошибки, связанны с неопределенностью, составляют для результатов 15% , а для затрат 17%. Тогда возможный наихудший результат будет равен 8,5 ед., а наибольшие затраты соответственно 8,19 ед[ (8.5 - 8,19) > 0]. Данный вариант проекта рентабелен. Если принять процент ошибок, равный для обоих факторов, например, 20% то получим возможный наихудший результат, равный 8 ед., а возможные наибольшие затраты - 8;4 ед., что свидетельствует о неприемлемости данного варианта [(8- 8,4) < 0].

Если речь идет о годовой экономии, полученной, например, за счет автоматизации ввода и обработки первичных документов (Ei), то данный показатель рассчитывается по формуле (8):

(8);

где , - среднее снижение затрат в i-м году на ввод и обработку первичных документов до и после обращения к информационному сервису; с- индекс изменения курса валюты. Расчет сумм, которые следует погашать ежегодно, производится по формуле (9):

(9);

где e_i - коэффициент окупаемости первоначальных затрат, установленный для i-го года эксплуатации; К₀ - первоначальный объем инвестиций, если экономия меньше суммы, которую следует погасить в i-м году, то разница, соответственно скорректированная на уровень инфляции следующего года, переходника следующий год рассчитать по формуле (10):

(10);

Срок окупаемости ИС рассчитывается с помощью приведенного ниже метода.

Допустим, что объем первоначальных затрат составил 200 000 000 руб. Выделенные средства должны быть погашены двумя частями: первая часть, равная 0,6 от первоначальных затрат, - в течение первого года эксплуатации, а вторая, равная 0,4 - в течение второго. Тогда после первого года необходимо вернуть следующую сумму:

К₁ = 0,6 • 200 000 000 • 1,1 =132 000 000 руб.

После второго соответственно:

К₂ = 0,4 • 200 000 000 • 1,21= 96 800 000 руб.

Если ожидаемая ежегодная экономия в результате предоставления информационного сервиса равняется 16 000 000 руб., то с поправкой на падение курса рубля она составит:

за первый год Е₁= 16 000 000:1,1 = 14 546 000 руб.;

за второй год Е₂ = 16 000 000: 1,21 = 13 223 000 руб.;

за третий год Е₃= 16 000 000:1,35 = 12 030 000 руб.

Разница между сэкономленными средствами и дисконтированными суммами составит:

за первый год 14 546 000 -13 200 000 = 1 346 000 руб.;

за второй год 13 223 000 - 8 800 000 = 4 423 000 руб.;

за третий год 12 030 000 - 0.

Таким образом, срок окупаемости составит два года.

Приведенные формулы позволяют рассчитать частные показатели эффективности некоторых информационных услуг, что может служить обоснованием для их потребления.

В качестве измеримых (экономических) показателей эффективности внедрения интегрированной системы (ИС) управления часто рассматриваются:

 сокращение производственного цикла (на практике - на 35-65%);

 увеличение выручки (5-25 %);

 уменьшение оборотных средств в запасах (25-55%);

 повышение эффективности использования ресурсов (15-40%);

 повышение уровня обслуживания клиентов (25-60%);

 ускорение вывода нового товара на рынок (25-75%);

 снижение затрат (5-20%);

 снижение производственного брака (35-65%);

 сокращение производственного цикла (5-25%);

 увеличение оборачиваемости средств в расчетах (25-55%).

Очень важно понять, за счет каких инструментов, алгоритмов и объектов информационной системы достигаются такие результаты. Тогда значительно легче обосновать инвестиции в ИТ и, по сути, "продать идею" проекта внедрения спонсору, разъяснив, какие цели при этом могут быть достигнуты.

Снижение уровня запасов обусловлено управлением ими с использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления ими. В ходе проектов внедрения ИС такой результат возникает уже на стадии ее опытной эксплуатации, когда проводится инвентаризация запасов и определяется связь текущего уровня запасов с производственной программой.

Снижение производственного брака обусловлено применением методов контроля техпроцесса с целью повышения качества продукции. При разработке бизнес-процессов обычно определяется обязательный этап, на котором осуществляется контроль качества. Без его выполнения система блокирует дальнейшее "продвижение" по бизнес-процессу.

Увеличение объема продаж связано с улучшением качества обслуживания клиентов, которое достигается за счет таких функций, как автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.

Снижение транспортно-заготовительных расходов обусловлено возможностями системы по построению и анализу различных схем доставки, выбору оптимальных вариантов. Система позволяет автоматизировать этот процесс и предоставляет информацию для принятия решения.

Сокращение производственных затрат связано с улучшением прогнозирования спроса и оптимизацией использования производственных активов. Это достигается применением имеющихся в системе алгоритмов прогнозирования на основе анализа хранящейся информации.

Сокращение производственного цикла и сокращение цикла разработки новых продуктов осуществляется в результате применения средств моделирования на основе технологических данных системы.

Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат и устранение "ручной" подготовки и сопровождения документов связаны с возможностью автоматизированного ведения учета. Система также обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов.

Увеличение оборачиваемости средств в расчетах происходит благодаря наличию в системе инструментов для прогнозирования движения денежных средств. Это позволяет в оперативном режиме отслеживать дефицит (или избыточность) наличных денежных средств.

Помимо измеримых показателей отслеживают также качественные эффекты внедрения системы:

 возрастание инвестиционной привлекательности предприятия;

 повышение организационной дисциплины;

 формирование единой информационной среды;

 масштабируемости и др.

Для того чтобы организовать работу по оценке эффективности будущего проекта внедрения ИС, необходимо:

1. Зафиксировать стратегические цели компании.

2. Определить структуру основных бизнес-процессов.

. Оценить эти процессы с позиции их влияния на достижение стратегических целей.

. Определить показатели, которые позволяют измерить это влияние.

. Определить для каждого процесса факторы, влияющие на него положительные и отрицательные.

. Подобрать количественные показатели, отражающие влияние этих факторов. Например: "сокращение числа отказов клиентов позволит увеличить оборот в 2 раза"; или "сокращение объема запасов сырья на 15% позволяет экономить расходы на хранение на 30%" и т.д.

. Рассчитать эти показатели в стоимостном выражении и включить их в обоснование экономического эффекта внедрения системы.

Вывод

В результате проведенного исследования по теме: "Оптимизация бизнес - процесса с помощью ERP- решений", цель выпускной квалификационной работы достигнута путем реализации поставленных задач.

В ходе проведенного исследования было выявлено, что использование ERP- системы для оптимизации бизнес - процесса повышает эффективность ее деятельности (между затратами и доходами), позволено сократить затраты ресурсов предприятия.

В дипломной работе были рассмотрены:

 этапы развития ERP;

 управление бизнес - процессами;

 методы определения эффективности бизнес-процессов;

 структура и функции ERP- системы на предприятии ОАО "Бумажная Фабрика "Коммунар".

Повышение эффективности бизнес- процессов возможно за счет реинжиниринга программного и технического обеспечения, но ERP представляет собой программно - технического комплекс, который описывается во второй главе.

На сегодняшний день оценка эффективности бизнес - процесса является актуальной, потому что существует проблема выделение показателей, таких как:

 Затраты ресурсов: временные (цикл, длительность, производительность, скорость выполнения заказов); материальные (расход средств и материалов, активы, используемые в виде дебиторки, складские запасы и т.д.)

 Затраты на брак.

 Затраты на обучение, подготовку и повышение квалификации сотрудников.

 Эффективность использования ресурсов на единицу продукции: коэффициенты использования оборудования; коэффициенты использования ресурсов, сырья и материалов; затраты времени на проведение единицы работ или услуг.

Для эффективной организации бизнес-процеесов можно идти двумя путями. Первый путь ориентирован на предполагаемый к использованию программный продукт. Дело в том, что программный продукт, построенный на основе стандарта ERP-систем, включает определенные модули, направленные на автоматизацию конкретных бизнес-процессов. В этом случае реорганизацию деятельности предприятия следует проводить в соответствии с логикой, заложенной в ERP-системе. Это связано с тем, что внесение изменений в ERP-систему, реализующую те или иные алгоритмы бизнес- процессов, экономически нецелесообразно. Изменение программного продукта повлечет за собой необходимость самостоятельного сопровождения системы, что, в свою очередь, вызовет отказ от производителя от поставки новых версий данного продукта. Второй путь предполагает использование дополнительных инструментальных средств, которые увязывают выделенные на предприятии бизнес-процессы и модули программного продукта. Этот путь потребует дополнительных расходов на приобретение и внедрение этих инструментальных средств.

Эффективное управление видами деятельности предполагает концентрацию усилий не на отдельных функциях структурных подразделений, а на сквозных цепочках операций, проходящих через множество структурных подразделений, которые составляют бизнес-процессы. В процессном подходе происходит смещение акцентов с управления отдельными ресурсами и соответственно центрами затрат предприятия на управление бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность взаимодействующих подразделений предприятия. Такой процессный подход к управлению предприятиями позволяет сконцентрироваться на получении конечного результата процесса, повышает степень скоординированности выполнения операций, резко ускоряет бизнес-процессы и повышает качество работы.

Можно выделить следующие основные преимущества процессного подхода в части выделения бизнес-процессов:

бизнес-процессы - один из мощных инструментов повышения эффективности бизнеса;

технология описания бизнес-процессов обеспечивает прозрачность всех операций бизнеса, позволяет анализировать возможные последствия сбоев на том или ином этапе выполнения работ, вовремя найти и исправить ошибку.

Концепция и методы улучшения бизнес-процессов направлены на осуществление крайне быстрого, "прорывного" изменения в рамках единичного бизнес-процесса. Для этого необходима концентрация усилий на определении, понимании и улучшении мероприятий, протекающих в рамках основных процессов