Файл: Общие особенности кадровой стратегии организаций бюджетной сферы (Структура и функции ERP-системы).pdf

Введение

Эффективное управление организацией означает достижение максимальных результатов при минимуме потерь, получаемых при управленческой деятельности. Для организации эффективного управления организацией следует добиться тесного взаимодействия между подразделениями, оперативного реагирования на изменение внешней среды, оптимизации потоков документов, информации, товаров, сырья и т.п. внутри предприятия.

Функционально-позадачная структура информационная система (ИС) отражает иерархическое распределение ответственности и отчетности за выполненную работу. В результате имеет место разобщенность отделов. Каждый отдел выполняет свою функцию, отвечает за ее выполнение и при этом не заинтересован в общих результатах работы. Каждое подразделение стремится к повышению собственной значимости путем увеличения своего бюджета.

Информационная система, состоящая из отдельных функциональных подсистем, не в состоянии обеспечить информацией менеджера целостной картиной о финансово-производственном состоянии предприятия.

Актуальность темы обусловлена тем, что бизнес-процессы предприятия - движущая сила его стратегии. Описание и моделирование процессов оказывает помощь при описании и моделировании путей реализации стратегии. Постоянное совершенствование бизнес-процессов увеличивает эффективность предприятия и определяет его конкурентоспособность

Целью данной дипломной работы является исследование возможностей оптимизации бизнес-процесса с помощью ERP-решений (Enterprise Resource Planning ) на ОАО "Бумажная фабрика "Коммунар".

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

­ рассмотреть этапы развития ERP;

­ рассмотреть управление бизнес - процессами;

­ изучить методы определения эффективности бизнес-процессов;

­ изучить структуру и функции ERP- системы на предприятии ОАО "Бумажная Фабрика "Коммунар".

Объектом исследования является ОАО " Бумажная фабрика "Коммунар". бизнес процесс окупаемость информационный

Предметом исследования является оптимизация бизнес-процессов.

Структура дипломной работы включает введение, три главы основного текста, заключение, список литературы и приложения. В первой главе дипломной работы рассмотрены теоретические вопросы, касающиеся ERP- систем. Описаны этапы развития ERP- систем, рассмотрены достоинства и недостатки ERP- решений.

Во второй главе дипломной работы рассмотрена организационно-управленческая характеристика компании - описаны: бизнес-процессы, формализация бизнес-процессов, понятие и роль бизнес-процессов в современном управлении, методические основы моделирования бизнес-процессов в организации, оптимизация и эффективность бизнес-процессов.

В третьей главе проведена оценка окупаемости внедрения ERP-системы. В заключении сформированы выводы и подведены итоги.

Глава 1. Структура и функции ERP-системы

1.1. Эффективное использование ERP-систем

ERP (от английского Enterprise Resource Planning) переводится на русский язык как "Управление ресурсами предприятия". Если говорить о ERP как об инструменте автоматизации бизнеса (ERP-системе), то Enterprise Resource Planning System переводится как "Система управления ресурсами предприятия".

Словарь "Американской ассоциации по управлению запасами и производством" (APICS, American Production and Inventory Control Society) допускает два толкования понятия "ERP":

. ERP - это автоматизированная информационная система управления (АИСУ) предприятия. В данном контексте под ERP следует понимать сложное программное обеспечение (ERP-решение, ERP-система, программное решение уровня/класса ERP), используемое для планирования и идентификации всех материальных/нематериальных ресурсов компании, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности.система позволяет автоматизировать бизнес-процессы:

 маркетинга и продаж;

 управления процессом производства продукции;

 технического обслуживания и ремонтов оборудования (ТОРО);

 закупок услуг и товарно-материальных ценностей;

 управления персоналом;

 управленческого, бухгалтерского и налогового учета.решение своими функциональными возможностями способно охватить практически все основные бизнес-процессы компании и вывести их на совершенно новый качественный уровень. Единственная проблема при внедрении ERP на предприятии - это степень готовности системы управления компанией (степень зрелости менеджмента) к работе с ERP.

В большинстве случаев программный код ERP-систем строится по модульному принципу, т. е. модуль "Финансы", модуль "Производство", модуль "Ремонты" и т. д. Модули разных ERP-систем могут отличаться названиями и функциональными возможностями. Тем не менее, есть некоторый набор базовых функций, который можно считать типовым для всех программных продуктов класса ERP.

Поскольку корпоративная информационная система (КИС) строится по модульному принципу, то Заказчику на ранних стадиях разработки и развития корпоративной системы управления разумно закупать у Разработчика/Исполнителя не полный спектр модулей/лицензий, а только модули/лицензии под потребности "здесь и сейчас".

Изучение модульности определяет необходимость комплексного подхода ERP- решений к автоматизации бизнеса, т.е. при их использовании не нужно передавать данные из одной системы автоматизации в другую. Кроме этого любая информация, которой располагает организация, попав в ERP-систему, мгновенно становится доступной всем работникам предприятия (с соответствующими пользовательскими полномочиями) для ее дальнейшего использования при планировании и учете[30].

Назначение системы "Управление ресурсами предприятия" - обеспечение информационной связи между всеми автоматизированными отделами предприятия, за счет создания общего информационного хранилища данных, которое содержит всю информацию об услугах и продукции, работе служб и подразделений предприятия[15].

Аналитики BelERP.com: базовая версия ERP-системы способна "сходу" автоматизировать только 70-85% всех потребностей предприятия в информационных технологиях. Остальные 15-30% - отраслевая специфика каждого конкретного предприятия с его уникальными и отличительными особенностями ведения бизнеса[49]. Под последними обычно принято понимать "устоявшиеся" (исторически сложившиеся) подходы к управлению предприятием, уровень зрелости менеджмента предприятия.

Отраслевые решения ERP частично помогают исправить ситуацию с недостающими "процентами". Эти версии ERP-систем специально создаются и изначально "затачиваются" под определенную отрасль хозяйствования, т. е. учитывают специфику конкретной отрасли как изнутри, так и снаружи. Но все равно остается 5-8% функции, реализации которых потребует услуг разработчиков по изменению или расширению программного кода отраслевого ERP-решения[49].

ERP - это многократно выверенная на практике управленческая методология. Она позволяет эффективно планировать, вести учет и перераспределять материальные и нематериальные ресурсы предприятия, быстро адаптироваться к изменениям рыночных тенденций.

Под понятием "ERP" в разговоре и документах может подразумеваться как АИСУ/КИС предприятия, так и управленческая методология (концепция), которая реализована и поддерживается системой автоматизации бизнеса (ERP-системой).

Этапы развития ERP: концепция ERP (Enterprise Resource Planning) разработала и предложила как управленческий стандарт международная аналитическая компания Gartner Group в начале 1990-х гг. Человечество осознало необходимость упорядочения процессов управления бизнес-процессами еще в начале XX века. В настоящее время ERP является последней стадией в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием [20].

Последовательность развития:

 MRP (Material Requirements) - планирование потребности в материалах;

 МRР II (Manufacture Resources Planning) - планирование производственных ресурсов;

 ERP (Enterprise Resources Planning) -планирование ресурсов предприятия;

 CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - планирование ресурсов предприятия в зависимости от потребностей клиента;

 ERP II (Enterprise Resources and Relationship Processing) - планирование ресурсов и внешних связей предприятия.

Целью ERP-систем является не только улучшение управления производственной деятельностью предприятия, но и уменьшение затрат и усилий на поддержку его внутренних информационных потоков. Новые системы, реализовавшие в себе означенные функции, получили название ERP. Имитационная система ERP II включает в себя три вида модулей (схема изображена на рисунке 1):

1. Основные модули управления предприятием;

2. Специализированный модуль автоматизации взаимоотношений с клиентами;

3. Специализированный модуль автоматизации взаимоотношений с поставщиками.

Рисунок 1 - Имитационная система ERP II

Оптимизация на основе совершенствования системы управления фирмой. Если в основе IT-технологий лежат методы сокращения издержек при работе с информацией, то в основе совершенствования системы управления компанией рассматриваются подходы к процессу принятия, реализации и оценке эффективности управленческого решения. Разрабатываются и внедряются более совершенные модели управления организацией и её стратегическими бизнес-единицами [49]. Наряду с традиционным подходом к управлению по целям, стоимости, процессного подхода и мотивации сегодня в практику оптимизации широко внедряется система сбалансированных показателей (ССП). "Система целей описывает стратегию развития компании. Система бизнес-процессов призвана обеспечить оптимальную работу всех подсистем организации. Система взаимосвязанных показателей, основывающаяся на концепции максимизирования стоимости, оценивает успешность достижения поставленных целей и определяет конкретный вклад каждого в общий успех бизнеса. Установить прямую зависимость вознаграждения от результатов позволяет система мотивации" [49].

Вопросы управления бизнес-процессами остро встают в компании, когда на определенном этапе ее развития сбои во взаимодействии подразделений, менеджеров, сотрудников начинают носить регулярный характер, при этом оказывая существенное влияние на эффективность деятельности самой организации. Сбои сопровождаются не только потерей информации, дублированием функций, лишними затратами и другими негативными последствиями, но и потерей качества продуктов компании, а значит и потерей лояльности потребителей. Диагностировать причины этих проблем без детального изучения деятельности компании невозможно [31]. В основе управления бизнес-процессами лежат работы по их описанию, оптимизации и регламентации, и такого рода проекты затрагивают интересы широкого круга сотрудников, требования которых существенно различаются, в зависимости от их роли в компании. Менеджеры среднего звена хотят, прежде всего, понимать границы своей деятельности и результаты, за которые они отвечают. Наконец, исполнители хотят иметь понятные, четкие правила своей работы. При реализации проекта необходимо учитывать интересы всех этих групп сотрудников[30].

Ч. Хофер и Д. Шендель выделяют три уровня стратегий - корпоративную стратегию, бизнес-стратегии и функциональные стратегии[42]. "Корпоративная стратегия отражает специфику деятельности организации, носит наиболее общий характер и характеризует перспективы её развития в целом. Бизнес-стратегии относятся к отдельным направлениям деятельности организации и характеризуют развитие; её стратегических бизнес-единиц и (или) отдельных предприятий. Наконец, функциональные стратегии относятся к отдельным предметным областям - операциям (основной деятельности), маркетингу, финансам, НИОКР, персоналу, информационным технологиям" [42].

Зачастую, приступая к подобному рода проектам, компании пытаются остановиться лишь на верхнем уровне анализа и оптимизации, экономя тем самым время проекта и удовлетворяя интерес высшего руководства. Но нужно понимать, что верхнеуровневый анализ хорош лишь для целей бизнес-диагностики, то есть выработки решений и рекомендаций относительно того, куда продвигаться и развивать проект далее. Для того что бы улучшить деятельность, следует ориентироваться на исполнителей и их действия (схема изображена на рисунке 2).

Рисунок 2- Уровни детализации бизнес-процессов [22]

• Операция - минимальная для анализа часть деятельности отдельного сотрудника, выполняемая им "автоматически", без проведения осознанного контроля.

• Действие - несколько последовательно выполняемых операций, после реализации которых исполнитель осуществляет осознанный контроль (выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться не на уровень начинающего работника, а на уровень профессионала).

• Процедура - несколько последовательно выполняемых действий, осуществляемых конкретным исполнителем. У процедуры должен быть результат: документ, продукт или недокументированная информация (устное сообщение, электронное письмо, факс…), в зависимости от процесса.

• Бизнес-процесс базового уровня - последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых различными исполнителями и приводящая к получению законченного и значимого результата для организации. Например, заключенный договор, акт сдачи-приемки, товар на складе и т.п.

• Направление деятельности - укрупненная часть деятельности организации, состоящая из одной или нескольких групп бизнес-процессов базового уровня[48] .

На следующем этапе своего развития компания переходит к регулярному менеджменту, когда начинает формироваться централизованная система управления (что очень важно для концентрации усилий и контроля ресурсов), явно формируются и приобретают смысл бизнес-процессы, т.к. на первый план выходят проблемы взаимодействия множества (а не десятка) сотрудников. Начиная с этой стадии развития, имеет смысл говорить об управлении процессами.