Файл: Общие особенности кадровой стратегии организаций бюджетной сферы (Структура и функции ERP-системы).pdf

Второй важный момент: описанию, регламентации подлежат только те процессы, которые сформировались и устойчиво повторяются. Для компании с большой вариативностью процессов необходимо не регламентировать, а, скорее, моделировать процессы, тестировать разные варианты и выбирать оптимальный - это другие подходы и проекты.

Наконец, третий аспект - характер деятельности предприятия. Управление с помощью описания и регламентации бизнес-процессов эффективно далеко не для каждого вида деятельности. Чтобы проиллюстрировать эти различия, рассмотрим деятельность с точки зрения двух простейших факторов: "простота деятельности" и "повторяемость деятельности" [13].

Применение данной типологии дает возможность сделать вывод о том что, деятельность не однородна, т.е. в зависимости от типа деятельности применяются различные технологии управления. Если не следовать данному принципу, то применение управленческих решений, обусловленных теорией, окажутся неэффективными на практике. Самое неэффективное, чем они могут заниматься - это описывать процессы клиента. И неэффективно это не потому, что они не умеют их описывать. Проблема в том, что данная технология, - это технология управления, предназначенная для руководителей компании. То есть руководители должны получить соответствующие компетенции, знания и навыки. Кроме того, стоит вспомнить, что основанная задача таких проектов - внедрение новых правил. А практика и опыт показывают, что проще всего внедряются те решения, которые были выработаны либо самими руководителями (менеджерами процессов), либо при их очень активном участии. Дать руководителям компании необходимые знания (обучение) и навыки (помощь в практике) для реализации проекта, иными словами - передать компетенцию по технологиям описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов и пройти вместе с командой проекта весь путь описания бизнес-процессов хотя бы раз, на примере нескольких базовых процессов предприятия. Дальше специалисты компании работают сами, под "присмотром" консультанта. В таком случае и проект получается дешевле, и компания прирастает новыми компетенциями [15].

1.2 Внедрение ERP-решений

Внедрение IT-решений обеспечивает широкие возможности оптимизации процессов. К таковым можно отнести удалённый доступ к данным и знаниям, основанный на веб-технологиях, функционал ERР- систем, используемых для широкого круга компаний, систем OSS/BSS для поддержки телекоммуникационного бизнеса[38]. Важную роль в выполнении процессов играют эффективные организационные структуры и системы мотивирования персонала. В рамках этого направления можно отметить создание команд процессов, формирование их ключевых показателей и основанной на них бонусной системы, разработку соответствующей системы мотивирования команды, формирование организационной структуры компании, основанной на процессном принципе[38].

ERP-системы - это сложный программный продукт, приобретение, внедрение и программная доработка которого должны быть жестко спланированы по времени, ресурсам и проектному бюджету. При этом в процессе должны участвовать как Исполнитель, так и Заказчик. При внедрении ERP-решений необходимо применять принципы управления сложными ИТ-проектами.

По данным мировой проектной статистики, всего треть проектов внедрения информационных систем завершается успехом, т.е. достигает целей Спонсора проекта (Владельца предприятия, Директора, Совета акционеров или, если воспользоваться профессиональным жаргоном, "кошелька проекта").

Под целями проекта обычно понимают три фактора: качество, сроки и бюджет. 70% остальных проектов или затягиваются по срокам, требуют дополнительного финансирования (пересмотр бюджета проекта), или по итогу проекта предлагается ERP-решение, с которым специалисты Заказчика не хотят работать, из-за его сложности и/или "сырости" [12].

Для успешного внедрения ERP-системы нужно придерживаться следующих правил:

. Точно знать цели проекта, т. к. 70% проектов терпит неудачу именно по этой причине.

. Должны быть документально определены цели, бюджет и сроки проекта, назначен руководитель и сформирована проектная команда.

. Проектная команда должна быть обеспечена всем необходимым для выполнения проекта (проектным офисом, компьютерами, принтерами, телефонами и т. д.).

. Проект должен быть разбит на логически выверенные этапы и фазы работ, которые должны быть проверены на отсутствие "конфликтов" в последовательности и продолжительности работ.

. Руководству проекта и его участникам нужно иметь мужество закрыть проект. Для этого проектному менеджеру нужно уметь разбивать проектные работы на "приоритетные группы", т. е. уметь отказываться от "рационализаторских" предложений со стороны Спонсоров проекта и пользователей ERP-системы [27].

1.3 Достоинства и недостатки ERP- решений

Среди достоинств ERP-систем обычно выделяют возможность сократить и унифицировать используемое аппаратное обеспечение, за счет технологии "клиент-сервер" и интеграции информационной системы, унификации процессов в группах компаний (после слияния или поглощения), унификации данных о кадровых ресурсах, сокращения численности персонала (занятого учётными функциями и обеспечивающего поддержку информационной системы) [14].системы обеспечивают однократный сбор расширенных данных, исключающий дублирование. Он осуществляется в разрезе процессов, а не функций, что позволяет в любое время оценить состояние интересующего процесса. Общность представления данных, обеспечиваемая при внедрении интегрированных систем управления, представляет менеджменту предприятия расширенные возможности по подготовке стандартных и специализированных отчётов. Хранение всех данных в единой базе компании гарантирует высокий уровень доступности информации, а также единую точку зрения на отчётную информацию.

Основные недостатки ERP-систем:

высокая сложность внедрения. Нужно предъявлять самые высокие требования к проектной команде, как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. Отбор участников проекта должен проводиться не менее жестко, чем выбор системы автоматизации с помощью тендера.

Следует оценить не только знание внедряемой системы, но и глубокое знание предметной области применения системы, знание специфики отрасли Заказчика, а также умение управлять такими сложными проектами:

при перестройке бизнес-процессов предприятия и внедрении ERP-решения в большинстве случаев возникают большие риски и затраты, которые могут привести к значительному снижению производительности и, как следствие, уменьшению рентабельности бизнеса;

высокая и стоимость внедрения, т. к. значительная доля затрат на внедрение ERP приходится не на стоимость системы, а на работы по ее внедрению;

высокая стоимость владения ERP-системой (ежегодные затраты);

долгая окупаемость системы - 2-3 года после ее внедрения [14].

1.4 Структура и функции ERP- системы

В практике управления широкое распространение получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках ИС в одно целое:

 SCM (Supply Chain Management) - управление цепочками снабжения;

 CRM (Customer Relationship Management) - управление взаимоотношениями с клиентами;

CRP (Capacity Requirements Planning) - планирование потребности в производственных мощностях (схема изображена на рисунке 3) [28].

Рисунок 3- Типовой состав интегрированной информационной системы.

Перечисленный минимальный набор программных систем интегрируется в одно целое, обеспечивая информационную поддержку процессов управления на всех этапах создания и реализации продукции.

Центральное место в ней занимает СRР-система, основная задача, которой состоит в расчетах загрузки оборудования по производственным технологическим маршрутам с учетом времени на его переналадку, простои, корректировку планов производства и т.д.

Система планирования процессов снабжения (SСМ-система) обеспечивает координацию и контроль всех участников цепочки снабжения[28].

Типовые функции SCM-систем состоят в следующем:

 закупки и снабжение производства (организация взаимодействия с поставщиками, оформление заказов, осуществление расчетов и т.д.);

 управление складами (отслеживание и размещение товаров на складах, прием на хранение, отпуск со склада и т.д.);

 управление транспортом (расчеты стоимости перевозки, таможенные затраты, стоимость разгрузочно-погрузочных работ и т.д.).

Помимо организации работы с поставщиками в бизнес-процессах важное место занимает работа с клиентами.

Для этого создаются СRМ-системы, обеспечивающие полный цикл сопровождения клиентов от маркетинга и продаж до послепродажного обслуживания.

В основе такого рода систем лежит единая база данных о потенциальных и реальных покупателях.

С помощью SСМ-систем осуществляются:

 поиск и анализ информации о клиентах (сбор и передача информации о клиентах для определения их специфических характеристик);

 планирование рынка (для групп клиентов разрабатываются предложения, учитывающие их специфические характеристики, определяются каналы продажи и т.д.);

 взаимодействие клиентов (собственно обслуживание клиентов).

Современные системы класса ERP уже содержат необходимые компоненты, позволяющие организовать информационное сопровождение большинства этапов снабжения, производства и реализации продукции (схема изображена на рисунке 4).

Рисунок 4- Типовой минимальный состав ERP-системы[15].

В составе ERP-системы присутствуют SCM-, CRP- и СRM-системы, объединенные в одно целое.

Такая интеграция позволяет сократить:

 избыточность данных о клиентах и поставщиках за счет создания единой базы данных;

 задержки в получении данных обо всех этапах получения готовой продукции: от поставок сырья и материалов до продажи готовой продукции;

 затраты на всех этапах сопровождения производственного процесса [25].

Корпорация - это хозяйствующий объект, имеющий иерархическую структуру и включающий в себя предприятия различного масштаба и профиля деятельности.

Информационной поддержкой корпораций занимаются:

Корпоративная информационная система - это программно-аппаратный комплекс, способный объединять в одно целое предприятия с различной функциональной направленностью (производственные, торговые, кредитные и другие организации). Если в рамках одного предприятия интеграция реализуется с помощью локальной сети, то при объединении нескольких предприятий, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, требуется создание корпоративной сети. Корпоративные сети, как правило, строятся на основе локальных сетей LAN (Local Area Net), предназначенных для доступа к собственным информационным ресурсам, и делового взаимодействия сотрудников с помощью региональных сетей, сетей масштаба города MAN (Metropolitan Area Network), глобальной сети (Wide Area Network), сети электронной торговой сети ETNs (Electronic Trading Networks) и автоматизированных торговых сетей ЕС N (Electronic Communication Network) [23].

Основные функции ERP-системы.

В состав ERP-системы как системы автоматизации предприятия входят следующие подсистемы:

 Маркетинг и сбыт готовой продукции и услуг

o управление маркетинговой деятельностью и спросом на производимую продукцию с последующим формирование планов продаж и планов производства.

 Производство продукции/услуг "под заказ клиента" и "на склад"

o управление конструкторскими и технологическими спецификациями, которые описывают технологический состав готовой продукции, технологические операции и их маршрутизацию, материальные и трудовые ресурсы, необходимые для производства конечной продукции;

o управление производственными мощностями, контроль доступных (работающих и не требующих ТОРО) производственных мощностей, планирование их загрузки;

 Закупки, планирование потребностей в материалах и управление запасами. Автоматический расчет потребности производства в конкретном сырье, комплектующих и материалах (в материальных ресурсах), которые нужны для исполнения производственных заданий (планов).

 Управление складскими запасами - ведение полноценного складского учета, поддержка уровня "страховых запасов" на складах, оптимизация складских остатков.

 Управление проектами - формирование проектных планов работ, планирование задач и проектных ресурсов.

Управление финансами - ведение финансового учета и оперативное управление финансовыми потоками предприятия [42].

Глава 2. Определение структуры бизнес-процессов на ОАО "Бумажная фабрика "Коммунар"

2.1 Общие сведения о компании

ОАО "Бумажная Фабрика "Коммунар" - одно из старейших предприятий целлюлозно-бумажной промышленности России. В 1845 году на берегу реки Ижоры англичанами Иваном Роджерсом и Даниилом Рейнером была основана Царскославянская писчебумажная фабрика. Бумажная фабрика "Коммунар известный в России и за рубежом производитель упаковочных и технических видов бумаг и картона плотностью от 25 до 150 г/м2, широко применяющихся в кондитерской, медицинской, пищевой, металлообрабатывающей, полиграфической и других отраслях промышленности.