Файл: Общие особенности кадровой стратегии организаций бюджетной сферы (Структура и функции ERP-системы).pdf

3.2 Анализ добавленной ценности процесса

Любые процессы в компании можно разделить на две составляющие - ту, которая добавляет ценности продукту, и ту, которая не увеличивает его потребительскую ценность. Критерий увеличения составляющей добавления ценности процесса может использоваться как основа для оптимизации бизнес-процессов компании. Более того, этот критерий может быть выбран как определяющий принцип для упрощения любого бизнес-процесса. Что же представляет собой анализ добавленной ценности процесса?

Когда продукт (товар) проходит по цепочке бизнес-процессов компании, то с его ценностью происходят две вещи.

1. В процессе производства продукт вбирает стоимость затраченного на него труда, материалов, энергии, а также другие сопутствующие затраты. Однако добавленная ценность продукции не зависит напрямую от этих затрат.

2. Ценность продукта увеличивается при добавлении в продукцию таких качеств, как функциональность, эстетичность, фирменный бренд и тому подобных аспектов, важных для клиента. В конечном счете это даст возможность продавать его по цене более высокой, чем суммарные затраты, которые были потрачены на продукт, т.е. получать прибыль.

Основная проблема организаций заключается в том, что ценность их продукта, выраженная в цене, по которой его готов приобрети рынок, должна быть выше, чем понесенные организацией затраты. Таким образом, добавленная ценность является теоретической концепцией, выражающей соотношение рыночной стоимости и фактически понесенных затрат на продукт. Величину добавленной ценности (AV) можно получить из формулы (1):

AV = Va - Vb (1);

где: Va - ценность после обработки, Vb - ценность перед обработкой.

Для оценки бизнес-процессов, добавляющих экономическую ценность (затраты), на отдельном бизнес-процессе эту добавленную ценность можно выразить в виде удельного показателя. Так, например, пусть затраты на маркетинг бренда составили 10 000 руб. Соотнеся эту затрату с полученной добавленной ценностью бренда, можно оценить эффективность маркетинга.

Высокая эффективность деятельности компании в целом может иметь место только при достаточной эффективности отдельных ее бизнес-процессов и, соответственно, лиц, их выполняющих.

3.3 Определение срока окупаемости информационной системы на предприятии

Показатели эффективности должны служить обоснованием отвлечения средств и капиталовложений из области хозяйственной и инвестиционной деятельности финансово - кредитной организации на совершенствование системы управления. Существуют различные методики определения экономической эффективности, применяемые при рационализации бизнес-процессов [26]. В дипломной работе используется методика оценки прямого экономического эффекта, с последующим сопоставлением затрат на разработку и внедрение проекта и получаемым от его реализации эффектом. При этом прямой экономический эффект выражается в экономии материально-трудовых ресурсов и денежных средств. Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного (до внедрения разработок) и отчетного (после внедрения разработок) периодов. При этом используются трудовые и стоимостные показатели, выражаемые в абсолютных и относительных величинах. Одним из основных критериев экономической эффективности бизнес- процессов финансово-кредитной организации является снижение трудовых затрат. Полученный при этом эффект (экономия живого труда) может быть использован одним из двух способов: уменьшение расходов организации на оплату труда за счет сокращение штатной численности персонала при тех же значениях объемных показателей (клиентская база, кредитный портфель и т.д.); увеличение доходов организации за счет роста количества операций без увеличения численности персонала (посредством использования высвободившихся трудовых ресурсов) [14].

Эффективность бизнес-процесса определяется через набор показателей (количественных и качественных параметров, характеризующих процесс и его результат, взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами), с учетом информации от потребителя о степени его удовлетворенности (качеством, сроками и т.д.).

Определение эффективности - фундаментальная проблема, которая в области информатики в целом пока не решена. Однако в процессе принятия решений об инвестициях в информационную инфраструктуру все острее ставится вопрос о финансовой ответственности специалистов в области информатики. Требование эффективного применения капитальных вложений предприятия в информационный сервис является ключевым.

Несмотря на то, что ИС стал и крупнейшей статьей корпоративных расходов, инвестирование в них в достаточной мере совершается вслепую, без ясного видения результатов. Такое положение дел является следствием, причина которого заключается в сложности определения результатов, ожидаемых в процессе эксплуатации информационной инфраструктуры вообще и ИС в частности. Проблемным является также и процесс подсчета затрат, так как, с одной стороны, затраты на информационные технологии распределяются по многим направлениям бухгалтерского учета, а с другой - существуют невидимые затраты, объем которых значителен [11].

Если каким-либо образом, например с помощью экспертных или других оценок, доходы удается определить, то экономическую эффективность ИС можно рассматривать как разность между результатами, полученными в процессе ее применения, и затратами, имеющими место в процессе ее эксплуатации. Формально данное определение можно представить по формуле (2):

Э = R- Z (2),

где Э - экономическая эффективность ИС;

R, Z - результаты (доход) и затраты соответственно.

Разумеется, данная формула иллюстрирует лишь общий взгляд на определение эффективности, так как в ней не учитываются многие факторы. К таковым, прежде всего, следует отнести факторы времени и неопределенности. Первый фактор требует соблюдения соизмеримости одних и тех же величин, полученных в разные периоды, а второй - учета влияния на величину доходов и затрат событий, которые не поддаются предвидению.

Расширенный вариант приведенной формулы (3), очерчивающий периоды до и после внедрения системы, может быть следующим:

Э= (R_после-R_до)-(Z_до-Z_после) (3);

где R_после,R_до - результаты, полученные до и после внедрения ИС;

Z_до,Z_после -затраты, имеющие место до и после внедрения ИС.

Определение доходов, получаемых в результате эксплуатации ИС, - достаточно сложная задача. Для ее решения вначале следует рассмотреть источники возникновения доходов.

Результаты, которые получают за счет эксплуатации ИС, можно представить следующим образом.

. Доходы первого типа получают за счет применения таких информационных сервисов, которые непосредственно влияют на экономические показатели предприятия. Например;

а) сокращение простоя оборудования за счет решения оптимизационной задачи;

б) сокращение затрат на хранение запасов материалов за счет повышения ритмичности поставок;

в) сокращение неустоек и выплат штрафных санкций за счет введения графика доставки продукции;

г) повышение рентабельности предприятия за счет применения экспертных систем в процессе принятия решений и т.д.

2.Доходы второго типа получают за счет повышения производительности и качества труда, непосредственно зависящих от средств автоматизации управленческих функций. Например:

а) снижение трудовых затрат на ввод первичных документов за счет их передачи по каналам связи;

б) сокращение времени решения бухгалтерских, финансовых, маркетинговых и других задач за счет применения средств автоматизации;

в) снижение затрат за счет сокращения штата сотрудников, привлекаемых к делопроизводству, поиску и сортировке управленческой документации путем внедрения электронного документооборота и т.д.

Результаты второго типа могут быть измерены с помощью экономических показателей бухгалтерской отчетности.

.Доход третьего типа получают за счёт положительного влияния уже автоматизированных управленческие процессов на другие автоматизированные иди неавтоматизированные процессы. Причем это влияние является опосредованным (непрямым). Например, улучшение работы службы маркетинга за счет внедрения новых средств автоматизации влияет не только на эффективность процессов сбыта и снабжения, но и на само производство, так как оно в результате, возможно, будет работать более ритмично. Последнее повысит производительность труда.

Доходы третьего типа измерить достаточно трудно, так как нет общепризнанных взглядов, подходов и, соответственно, методик. Однако синергетический (системный) эффект несомненно имеет место и его необходимо изучать.

Перечисленные доходы влияют на такие интегрированные показатели, как прибыль, рентабельность, фондоотдача, производительность труда, конкурентоспособность и т.д. Эти доходы составляют часть всех доходов, получаемых на предприятии, что можно представить в виде формулы (4):

=D_отс+D_ис (4);

где D - общие доходы предприятия; D_отс - доходы, полученные не за счет ИС (других структурных подразделений предприятия); D_ис - доходы, полученные за счет эксплуатации ИС. В соответствии с введенными типами доходов второе слагаемое можно представить в виде формулы (5):

_ис=- D¹_ис + D²_ис + D³_ис (5);

где Dⁱ_ис - доходы i-го типа, полученные за счет эксплуатации ИС

Как уже отмечалось, перечисленные слагаемые в данной формуле, за исключением второго, определить достаточно сложно. Для решения данной проблемы ученые и практики прилагают серьезные усилия. Уже накоплен международный опыт оценки эффективности информационного обслуживания, который свидетельствует о том, что необходимо разработать систему параметров, характеризующих информационный сервис, с одной стороны, и требования пользователей сервиса к этим параметрам - с другой. Тогда удовлетворенность пользователей может измеряться выполнением предварительно согласованных условий, характеризуемых определением этих параметров. Оценки информационного сервиса фиксируются в специальном документе - соглашении об уровне сервиса (СУС) (Service Level Agreement, SLA) [23].

В работе описываются и анализируются следующие параметры:

 производительность (например, число обработанных документов, время, потраченное на решение задач, и т.д.);

 доступность сервиса (например, возможность работы в нескольких часовых поясах);

 надежность сервиса (например, возможность потерь в случае простоя).

Определение финансовых результатов, т.е. сопоставление доходов и затрат, предлагается осуществлять в разрезе конкретных информационных сервисов.

Что касается затрат, то в современной литературе имеется весьма обширный арсенал методов, позволяющих осуществлять их расчет с достаточной точностью. В частности, введено специальное понятие - "совокупная стоимость владения", или ССВ (TotalCost of Ownership, ТОО), которая определяется в соответствии с жизненным циклом системы. Жизненный цикл любой системы содержит все этапы ее эволюции. Однако жизненный цикл ИС имеет специфику и, как правило, содержит следующие этапы:

 создание;

 внедрение;

 эксплуатация (обслуживание, ремонт, предоставление сервиса);

 поддержка (модернизация, внедрение новых и замена старых информационных технологий);

 ликвидация ИС [17].

Для расчетов удобно все затраты, сопровождающие жизненный цикл, разделить на две группы - первоначальные и эксплуатационные. Первоначальные распределяются по периодам эксплуатации в соответствии с прогнозируемым жизненным циклом или требованиями о сроках возврата Средств инвестором. Эксплуатационные затраты рассчитываются за месяц, квартал и год. Если расчеты выполнятся в разрезах информационных сервисов, на уровне задач, то доход второго типа (результат), полученный, например, за год за счет экономии заработной платы работников какого-либо отдела (планового, бухгалтерского, диспетчерского и т.д.) или экономии за счет повышения производительности труда, полученного в результате автоматизации ввода первичных документов, и т.д., можно рассчитать по формуле (6):

_i=E, + K_i, (6);

где ,D_i, -. доход, полученный в результате обращения к информационному сервису, предназначенному для решения задач в i-м году;

Е_i-экономии, полученная в i-м году эксплуатации;

K_t -объем первоначальных затрат, который должен быть возвращен

в i-м году инвестору.

Затраты и доходы, полученные в разные периоды, для сопоставимости должны быть приведены к единому знаменателю. Для этого выбирается некоторая точка отсчета (начало или конец периода), а затем результаты и затраты пересчитываются на этот момент времени. Пересчет осуществляется с помощью коэффициентов дисконтирования.

Будущие доходы, полученные в результате какой-либо деятельности, должны корректироваться из-за изменения курса рубля. Доход, полученный через год, имеет меньшую стоимость, чем сегодня. Однако вложенные сегодня в информатизацию предприятия средства в будущем должны быть возвращены в денежном эквиваленте сегодняшнего дня. Определение денежного эквивалента будущей суммы по отношению к сумме, которая вложена сегодня, называется дисконтированием. Оно базируется на формуле сложных процентов. Например, курс рубля ежегодно снижается на 20%, тогда, очевидно, сумме в 100 руб. через год будет соответствовать сумма в 120 руб. (100 * (1 + 0,2)).