Файл: Теоретические основы учета и контроля денежных средств.pdf

Запись по счету 51 «Расчетный счет» делается на основании банковской выписки, с приложением к ней ряда документов. Банковские выписки делаются каждый день. Бухгалтер организации, получив выписку из банка тщательно проверяет документы, которые являются основанием для совершения платежа.

Выписка банка ежедневно выгружается из Клиент – банка и разносится бухгалтером по счетам.

В ООО «Инкубаторная станция» для регистрации операций по счету 51 используется журнал - ордер № 2. Данные документ применяется для отражения кредитовых оборотов по счету 51 в разрезе различных счетов. Записи в журнале - ордере № 2 производятся ежедневно.

3.4 Анализ системы контроля в ООО «Инкубаторная станция»

Хороший и постоянный внутренний контроль требуется всем организациям. Налаженная система внутреннего контроля противодействует возникновению ошибок, которые могут быть в текущей работе, и, следовательно, сводит к минимуму возможность принятия неправильных, невыгодных решений и возникновение убытков. В связи с этим, для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, руководством организации ООО «Инкубаторная станция» применяется совокупность организационных мер, методик и процедур, которая называется системой внутреннего контроля. Данная система включает в себя:

-  надлежащую систему бухгалтерского учета;

-  контрольную среду;

-  отдельные средства контроля.

Элементами системы бухгалтерского учета выступают: учетная политика организации; рабочий план счетов бухгалтерского учета; график документооборота; формы первичных учетных документов; порядок и сроки проведения инвентаризации; методы оценки имущества и обязательств.

Инвентаризация денежных средств кассы согласно положениям учетной политики проводится 1 раз в месяц. Хотя порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций, однако считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения. Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:

- при смене кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.»

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

- правильности оформления первичных расходных документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;

- полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;

- полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;

- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам.

Директор ООО «Инкубаторная станция» издает приказ для проведения инвентаризации денежных средств.

Для оформления результатов инвентаризации применяют формы первичной учетной документации, к ним относятся:

ИНВ – 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;

КМ – 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов, находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. Отражение результатов инвентаризации денежных средств оформляются бухгалтерскими проводками, представленными в таблице 16.

Таблица 16

Отражение результатов инвентаризации денежных средств

Дт 50 « Касса» Кт

Сальдо

Дт 73-2 Кт Дт 94 Кт

Дт 91-1 Кт

Рисунок 5 - Отражение результатов инвентаризации денежных средств в кассе

Инвентаризация денежных средств в проводилась 01.12.2015 г.

Перед началом инвентаризации кассир дал расписку в том, что все поступившие деньги и ценности оприходованы, выбывшие – списаны в расход. Расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию. Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводились.

Проверкой зарегистрированы последние кассовые документы: приходный ордер № 000593 на 1250 руб. от 30.11.2015 г. и расходный ордер № 000612 от 30.11.2012 г. на 2850 руб.

Остаток денежных средств на 01.12.2015 г. по главной книге 6250,50 руб., по кассовой книге 6520,50 руб.

Комиссией был проведен полный полистный подсчет денежных купюр.

В ходе проверки кассы было выявлено следующее:

- с кассиром заключен договор о материальной ответственности;

- помещение кассы не оборудовано сигнализацией;

- деньги хранятся в сейфе;

- проверка соблюдения лимита хранения денежной наличности в кассе показала, что лимит хранения денежной наличности предприятием соблюдается.

Внутренняя проверка ООО «Инкубаторная станция» нарушений учета денежных средств на расчетном счете и в кассе не выявила. Система внутреннего контроля предприятия позволяет точно и четко учитывать денежные средства и операции, совершаемые с ними.

3.5 Направления совершенствования учета и движения денежных средств ООО «Инкубаторная станция»

Анализируя учет наличных денежных средств в кассе в бухгалтерии в ООО «Инкубаторная станция», следует отметить, что учёт операций с наличностью ведётся в соответствии с положением по ведению кассовых операций.

Одним из недостатков организации кассового учета является то, что в организации отсутствует отдельное помещение кассы. Она располагается в бухгалтерии.

В ООО «Инкубаторная станция» имеются недостатки в учете денежных средств в кассе.

Среди них:

- отсутствие в компании системы внезапных ревизий (проверок) кассы. В большинстве случаев кассир знает о готовящихся проверках;

- непостоянное соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе организации;

- иногда в организации теряются платежные документы. В связи с этим составление кассового плана происходит при неполной информации о поступлениях и расходах;

- в организации используется устаревшее программное обеспечение.»

В методологии бухгалтерского учета денежных средств в кассе организации нет серьезных нарушений. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:

- выявлены нарушения требований в оформлении первичной документации;

- некоторые операции по денежным средствам некорректно отражены в учетных регистрах;

- при сдаче денежных средств в банк, кассир не сопровождается, что может повлиять на сохранность денежных средств.

- нарушение работниками организации сроков предоставления авансовых отчетов.»

Для устранения данных недостатков необходимо:

- повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка ведения кассовых операций, в случае нарушений предъявлять к работникам административные санкции: выговоры, замечания, увольнения;

- необходимо осуществлять контроль за правильностью заполнения всех реквизитов оправдательных документов, а также соблюдать порядок списания расходов в случае отсутствии оправдательных документов.

Также для уменьшения объемов работы кассы целесообразно ввести систему корпоративных пластиковых карт. Данное введение позволит снизить накладные расходы. Внедрение данного мероприятия позволит снизить объем ручной работы работников компании, прежде всего - бухгалтерии.

Также существенные качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит использование современных электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления.

Применение современных автоматизированных программ позволяет:

- повысить достоверность и оперативность бухгалтерского учета, повысить контрольные функции;

- позволит механизировать и автоматизировать все планово-экономические расчеты.

Для совершенствования учета денежных средств в кассе и устранения выявленных недостатков необходимо проводить совершенствование учета.

В ходе анализа был выявлен ряд проблем в области внутрихозяйственного контроля денежных средств. Для решения данных проблем необходимо создать контрольно-ревизионный отдел, который будет:

- следить за соблюдением кассовой дисциплины;

- проводить финансовый анализ и контроль. Контрольно-ревизионный отдел может иметь следующую структуру, представленную на рисунке 5.

Начальник контрольно-ревизионного отдела

Контролеры ревизоры

Рисунок 5 – Структура контрольно-ревизионного отдела

Также в ООО «Инкубаторная станция» необходимо сформулировать программу контроля денежных средств в кассе. Программа представлена в таблице 17.

Таблица 17

Программа контроля денежных средств в кассе ООО «Инкубаторная станция»

Также можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию учета денежных средств в кассе:

1. Организовать повышение квалификации работников бухгалтерии.

2. Обновление используемой программы на «1С: Бухгалтерия 8.3.»

Также некоторые проблемы можно устранить если внедрить в бухгалтерию метод бюджетирования, который заключается в составлении кассовых бюджетов.

Целью бюджетирования является выявление объема денег, который необходим предприятию, определение моментов времени, когда у хозяйствующего субъекта ожидается недостаток или избыток денег для того, чтобы рационально использовать денежные средства предприятия и предотвратить негативное воздействие неблагоприятных факторов.»