Файл: Основные функции в системе менеджмента в РФ.pdf

Глава 2 Анализ и исследование основных функций менеджмента

Менеджеры решают множество задач, управление можно рассматривать как непрерывный процесс реализации нескольких взаимосвязанных функций.

Функцией называется роль, выполняемая субъектом или объектом в определенной сфере деятельности. Другими словами, функция— это то, за что отвечает субъект или объект в данном случае.

В точных науках функция — это отношение между объектами, когда изменение одного из них ведет к изменению другого..

Такие функции называют основными (базовыми) функциями менеджмента, так как их выполняют менеджеры всех уровней, независимо от специфики управленческой деятельности. Данные функции приведены на (рис. 3)^[4]

Рис. 3. Базовые функции менеджмента

Теперь рассмотрим более подробно каждую функцию менеджмента.

2.1. Планирование

Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходится без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

- распределение ресурсов;

- координации деятельности между отдельными подразделениями;

- координации с внешней средой (рынком);

- создание эффективной внутренней структуры;

- контроля за деятельностью;

- развития организации в будущем^[5].

Планирование является первой и одной из важнейших функций процесса управления, которая представляет собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной степени зависит качество управления.

Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:

• где мы находимся в настоящее время?

Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;

• куда мы хотим двигаться?

Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

• как мы собираемся сделать это?

Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей.

Классификация планирования определяется по следующим признакам:

• по степени охвата;
• по предмету планирования;
• по сфере функционирования;
• по срокам;
• по содержанию планирования и т. д.

Основными задачами в планировании деятельности организации можно выделить следующие:

• выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;
• обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;
• формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;
• комплексное обеспечение выполнения планов;
• формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;
• координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;
• стимулирование выполнения планов.

К основным принципам планирования можно отнести все научные подходы к менеджменту: системный, маркетинговый, функциональный, динамический, комплексный, интеграционный, воспроизводственный, процессный, нормативный, количественный, административный, поведенческий, ситуационный. Их соблюдение является обязательным критерием разработки обоснованного плана.

К дополнительным принципам планирования относятся следующие:

• ранжирование объектов по их важности;
• точность;
• сбалансированность плана;
• гибкость;
• вариантность плана;
• непрерывность;
• экономическая обоснованность показателей;
• преемственность стратегического и текущего планов;
• единство (означает связь планируемого звена с организацией в целом);
• автоматизация планирования;
• согласованность плана с параметрами внешней среды;
• участие (тех, кого план непосредственно затрагивает);
• социальная ориентация плана;
• обеспечение обратной связи системы планирования при управлении.

Планы содержат структуру того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

• анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды;
• установление целей и задач;
  • разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
  • оценку альтернативных вариантов плана;
  • определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
  • доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном..

Из стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продажи и затраты и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями.

Оперативное планирование деятельности предприятия осуществляется в ряде случаев на основе бизнес-плана. В нем должен быть определен курс, которого намерена придерживаться организация в определенный промежуток времени (обычно год, но в сегодняшних российских условиях нестабильности российской экономики горизонт бизнес-планирования может снижаться до 1-3 месяцев).

Бизнес-план разрабатывается в следующих основных случаях:

• • при освоении новых сфер деятельности организации;
  • при создании новых видов бизнеса;
  • при решении вопросов выхода организации из кризиса неплатежей;
  • при приватизации государственных и муниципальных предприятий (для обоснования предложений по приватизации и определения круга задач по санированию (оздоровлению) приватизируемых предприятий);
  • при открытии организаций;
  • при внедрении новых продуктов;
  • при разработке концепции ведения бизнеса в перспективе.

Прежде чем в бизнес вкладывать деньги инвесторы должны знакомиться с бизнес-планом. При этом они обращают внимание на деловую репутацию предпринимателя, денежный поток по обслуживанию долга, обеспечение гарантий и долю собственного капитала.

Бизнес-план также, по существу, является эталоном, с которым можно сравнивать фактические результаты деятельности организации.

Следовательно, бизнес-план всегда является важнейшим документом. В нем следует:

• ставить реальные цели;
• показывать пути их достижения;
• определять необходимые ресурсы.

В бизнес-плане можно выделить следующие разделы:

1. краткое содержание;
2. историческая справка;
3. основные продукты и/или услуги;
4. анализ рынка и маркетинг;
5. производство;
6. управление;
7. организация и персонал;
8. собственность;
9. финансовый анализ;
10. риски и доходы;
11. задачи и основные этапы;
12. приложения.

Размеры бизнес-плана определяются его целью и предполагаемыми адресатами. Он должен быть настолько лаконичным, насколько это позволяет необходимость полно и точно изложить предмет.^[6]

2.2. Организация

Следующей функцией процесса управления является организация. В ней определяют следующие задачи:

• разделение организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи методом распределения ответственности и полномочий;
• создание организационной структуры организации, налаживание взаимодействия ее элементов;
• формирование условий для создания определенной организационной культуры организации;
• организация выполнения принятых решений;
• текущая организация производственного, торгового и иных процессов;
• обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов;
• преобразование (реорганизация) системы в процессе развития из менее организованного состояния в более организованное (реконструкция предприятия, техническое перевооружение, и т. д.).

Значимое место имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. Также в качестве предмета труда выступают управленческое решение, документы и информация. Процесс является основным если операция направлена на изменение параметров предмета труда. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, а к вспомогательным относятся операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются:

• соблюдение норм управляемости;
• делегирование обязанностей и полномочий;
• параллельность;
• прямоточность (информационных потоков);
• ритмичность;
• концентрация однородных предметов труда в одном месте;
• гибкость процессовпропорциональность;
• непрерывность;
• наличие целей;
• эластичность действий;
• устойчивость;
• разделение труда;
• кооперация труда

Таким образом, при пропорциональности достигается равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т. д.;

при параллельности - совмещение операций во времени, при прямоточности - оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т. д.;

при ритмичности - равномерность выполнения управленческих процессов во времени;

при непрерывности - максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т. д.

Для соблюдения всех этих условий нужно повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов.

Организовать - значит создать некую структуру. Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Чтобы планы были реализованы руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т.е. с оптимальным результатом.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач: существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий^[7]

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Делегирование имеет фундаментальное значение для функционирования организации и роста эффективности управления.

Процесс делегирования полномочий включает в себя следующие действия:

• определение отдельных результатов;
• определение обязанностей;
• делегирование необходимых полномочий и возложение обязанностей по достижению необходимых результатов.

Следует заметить, что понятие "организация" (в рассматриваемом смысле) имеет противоположное ему по содержанию понятие "дезорганизация", которое означает переход от "порядка" к "беспорядку", от порядка более высокого уровня к порядку более низкого уровня. Дезорганизация - это тоже организация, но со знаком минус. Она "страшна" для существующей системы. Для нее дезорганизация - угроза, упадок, "болезнь". Лишь для реорганизуемой организации (системы) дезорганизация позитивна.

2.3. Мотивация

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации^[8]

Данная функция является активизацией деятельности персонала и побуждение его к эффективному труду для достижения целей организации. С помощью нее менеджмент создает условия работы на предприятии, в которых становится выгодно и удобно работать всему коллективу. Строго говоря, слово «мотивация» означает особое внутреннее (психологическое) состояние человека, побуждающее его действовать определенным образом. Однако в менеджменте этим термином обозначается одна из функций управления.— действия руководителя, направленные на формирование таких мотивов поведения сотрудников, которые побуждали бы их действовать не только в своих интересах, но и в интересах компании.^[9]