Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Роль коммуникаций в управлении современной организацией).pdf
Добавлен: 22.05.2023
Просмотров: 313
Скачиваний: 3
Введение
Принято считать, что грамотное управление коммуникациями определяется необходимостью выстраивания внешних контактов организации. Приоритетным считается создание положительного имиджа организации в глазах реальных заказчиков и потенциальных клиентов. Однако мало кто задумывался о том, какое отношение к деятельности организации, то он хорошо относится к тому, что там делают. Но на самом деле часто это бывает не так.
Работая на определенном участке, сотрудник зачастую и не знает, каковы конечные результаты деятельности всей организации в целом, или по каким-то причинам не имеет шанса ими воспользоваться. Не получив возможности позиционировать свой труд, человек теряет интерес к работе. Вместе с тем, общепризнано, что персонал является самым ценным активом любой организации. Только благодаря лояльности сотрудников к самой организации она достигает поставленных целей и задач.
Поэтому, одной из главных целей руководителей является создание позитивного восприятия всеми сотрудниками (коллективом) миссии организации, понимание ее ценностей, текущих задач, изменений и планов развития. Именно система внутренних коммуникаций и является таким инструментом, благодаря которому компания достигает общего взаимопонимания, и восприятия сотрудниками себя как неотъемлемой части организации. В связи с этим изучение внутрикорпоративных коммуникаций можно признать важной и актуальной.
Значимость внутрикорпоративных коммуникаций заключается в том, что в экономически стабильных странах внутрикорпоративные коммуникации уже давно сформировались как сфера знаний и область деятельности. Наиболее полно и детально вопросы проектирования и управления внутрикорпоративными коммуникациями раскрыты в работах Льюиса Р.Д. [17, 115c.]
Однако российские организации тоже делают шаги в этом направлении. Но уже сегодня ясно, что менеджмент российского бизнеса немыслим без данной управленческой функции. Поэтому знания, умения и навыки внутрикорпоративных коммуникаций для современного российского менеджера становятся важным фактором конкурентоспособности организации. [18, 115c.] Изучению российских особенностей управления внутрикорпоративными коммуникациями посвящены работы И.В.Алешиной, Г.Р.Латфуллина, М.И. Тимофеева.
Цель работы состоит в раскрытии проблем коммуникаций в современных организациях и средств их решения.
Поставленная цель определяет постановку следующих задач:
- определение сущности, целей и задач внутрикорпоративных коммуникаций в организации;
- изучение процесса построения внутрикорпоративных коммуникаций;
- выявление проблем коммуникаций и анализа средств и инструментов эффективных коммуникаций.
Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. В связи с этим коммуникации выступают одним из важнейших связующих процессов в организации.
Под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. [23, 231 с.] Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Этой цели в организации служат различные типы коммуникаций – формальные и неформальные, вертикальные и горизонтальные, маркетинговые, внутриорганизационные и др. Рассмотрим специфику внутрифирменных коммуникаций подробнее.
1. Роль коммуникаций в управлении современной организацией
1.1. Понятие и сущность внутрикорпоративных коммуникаций
в компании
Отношения, складывающиеся в процессе совместного труда, развиваются как по вертикали, так и по горизонтали. Оба эти направления вполне могут обслуживаться и гармонизироваться коммуникативными средствами. Кроме того, служебные отношения устанавливаются внутри всего коллектива сотрудников, внутри малых групп и между малыми группами. Это также надо учитывать, занимаясь выстраиванием коммуникаций. Изменения деловой среды ведут к изменениям концепции коммуникации с персоналом.
В целом, коммуникации – это социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации, как в межличностном, так и в массовом общении по разным каналам при помощи различных вербальных и невербальных коммуникативных средств. [27, 115 с.].
О важности коммуникаций говорит тот факт, что по данным исследований, большинство подчиненных на вопрос, какие качества они ценят в своем руководителе, на первом месте назвали умение выслушивать подчиненных. [25, 101 с.] Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором.
По мнению М.И.Тимофеева, главное в стратегии развития компании – правильный выбор контактной аудитории. Первое место среди них по праву принадлежит персоналу фирмы. Любой сотрудник компании является ретранслятором информации о предприятии во внешнюю сферу и, по существу, в какой-то мере является его имиджмейкером. [22, 54 с.] При этом, исследователи отмечают, что время, когда работник приходил в организацию и приобретал стабильное место работы и пожизненную занятость, прошло. Это означает, что сегодня работники менее защищены, менее уверены в стабильности своего положения и поэтому менее лояльны (верны, благожелательны) по отношению к организации, чем их предшественники.
Снижение лояльности занятых – первый фактор роста значимости внутренних коммуникаций в организации. Меньшая лояльность работников предполагает развитие новых инструментов взаимодействия с ними аппарата управления организации. Именно система внутренних коммуникаций (далее по тексту ВК) и является таким инструментом, поддерживающим связь руководства с сотрудниками и организации в целом с каждым из сотрудников. Именно эту мысль несколько десятилетий назад высказывал президент компании «Крайслер» Ли Якокка, подчеркивавший, что главная причина, по которой способным людям не удается карьера, состоит в их плохом взаимодействии с коллегами. [6, 237 с.]
Так называемые «отношения служащих» представляют собой действенное средство повышения эффективности работы фирмы (более того, даже отдельное направление в PR). Вместе с тем, по утверждению специалистов из английской Ассоциации PR, эти отношения стали наиболее критической областью в деятельности многих компаний. [28, 55 с.]
Немаловажным фактором роста значимости внутрикорпоративной коммуникации является необходимость демократизации управления, то есть делегирования полномочий по принятию решений сверху вниз. С одной стороны, сокращение средних уровней управления в условиях компьютеризации управленческих процессов повышает ответственность сотрудников в принятии решений. С другой стороны, растущая нестабильность деловой среды требует сокращения сроков принятия решений, уменьшения бюрократических процедур. Значит, растет необходимость создания развернутой внутрикорпоративной информационной среды, позволяющей всем сотрудникам успешно ориентироваться в проблемах и быстро находить решения. ВК и формируют такую информационную среду [2, 124 с.].
Например, достаточно часто в российских компаниях топ-менеджеры и руководители среднего звена имеют разное представление о стратегии развития компании. Обычные сотрудники в этом случае совсем ничего не знают об их планах и живут «одним днем». Если при этом учредители и топы достаточно высокомерно относятся к рядовому персоналу, в компании существует разделение на «мы» – «они», работники получают сверху только приказы, иногда противоречащие друг другу, применяется целая система штрафных санкций, конфликты и раздражение сотрудников неизбежны. Как следствие, такое же высокомерие рядовой персонал будет проявлять при обслуживании клиентов. И если компания заботится о своем имидже и имеет систему корпоративных стандартов, то на их поддержание и контроль ей приходится тратить немалые деньги, а также снова и снова менять обслуживающий персонал. Но существует и другой путь – построение в компании внутрикорпоративных коммуникаций.
Построение коммуникаций в организации должно учитывать следующие обстоятельства [11, 237-241 с.]:
во-первых, штат современных преуспевающих организаций сегодня моложе, чем раньше, в нем больше женщин, чем это было раньше, он лучше образован, более амбициозен и карьерно ориентирован, менее благодушен и лоялен, чем в прошлом;
во-вторых, общественность современной организации менее однородна, чем раньше. Единой общественности практически не существует. Поэтому сегодня внутренние коммуникации, так же как и внешние, должны быть ориентированы на целевые группы (сегменты) работников;
в-третьих, сотрудники хотят, как правило, чтобы внутренние коммуникации несли для них следующую информацию:
- что должно произойти в организации, что и почему происходит в организации;
- что значат персонально для каждого работника изменения в организации, в том числе ее достижения;
- какие решения принимаются в организации и почему.
Такое информирование сотрудников не просто желательно, оно необходимо. Работников нужно заранее предупредить обо всех событиях, которые повлияют на их жизнь, дать, если требуется, соответствующие пояснения. Необходимо помнить, что правдивость таких сообщений не должна подвергаться сомнению. Если же недоверие к ним уже возникло, то даже самая откровенная служебная информация будет воспринята критически, с подозрением относительно ее скрытого смысла.
1.2. Цели и задачи внутрикорпоративных коммуникаций
Роль персонала в стабильности и жизнеспособности организации, в достижении ею рыночных успехов сегодня сложно переоценить. Как известно, эффективность современной рыночной экономики только на одну треть зависит от оборудования и сырья, все остальное определяется духовно-интеллектуальным потенциалом, как менеджеров, так и рядовых сотрудников. Поэтому самое главное сегодня в управлении организацией – формирование у каждого сотрудника гордости за то, что именно в этой организации, с этими людьми и под руководством этого начальства он работает [19, 34 с.].
Компания – это сложная живая система, состоящая из тысячи сотрудников, акционеров их всех нужно объединять в единую цепочку, в которой каждый из членов данной цепочки отождествлял себя с компанией, жил её интересами, которые совпадали бы с его собственными [8, 34 с.].
Коммуникацию можно рассматривать как форму деятельности, осуществляемую людьми, которая проявляется в обмене информацией, взаимовлиянии, взаимопереживании и взаимопонимании партнеров. Она характеризует общение как двухстороннюю деятельность людей, предполагающую взаимосвязь между ними, сопереживание и обмен эмоциями.
Можно выделить несколько ситуаций, в которых управление коммуникациями становится особенно значимым. [21, 242 с.]
Во-первых, формирование корпоративной общности. Сотрудники должны чувствовать себя членами одной корпоративной команды. Люди ощущают себя частью целого, когда у них есть общее информационное поле, которое их объединяет, и на котором каждый из них – игрок. Задача поддержания и формирования корпоративной общности особенно актуальна для территориально распределенных компаний, глобальных и мультинациональных компаний, а также компаний-конгломератов, включающих несколько разных отраслей деятельности и/или созданных в результате слияния или поглощения.
Во-вторых, поддержка и развитие корпоративной культуры (корпоративных ценностей и норм поведения). Занятые должны знать – что такое хорошо и что такое плохо в компании и почему. Корпоративная культура для того, чтобы существовать и управлять событиями в компании «невидимой рукой», не может просто декларироваться топ-менеджерами раз год на ежегодном собрании.
Культурные ценности необходимо постоянно транслировать в историях о текущей деятельности подразделений, о маленьких шагах отдельных сотрудников и компании в целом на пути к большому успеху. Внутрикорпоративные коммуникации должны продвигать частные достижения, показывать их факторы, роль и значение для компании. В компании должны быть свои герои, которыми можно гордиться и которые служат примером для подражания [21, 243с.]
В-третьих, информационная поддержка управленческих решений. Для того чтобы управленческие решения были адекватными и были реализованы на практике, они нуждаются в информационной поддержке. Адекватность решений требует сбора и анализа информации. Сотрудники организации выступают в данном случае экспертами – они знают ситуацию изнутри и эта информация важна для правильности решения. Реализация управленческих решений предполагает участие сотрудников и уж, по меньшей мере, отсутствие сопротивления и саботажа с их стороны. Поэтому менеджер должен объяснять сотрудникам политику компании и то, как компания управляется [21, 244 с.]
Управление изменениями (реструктуризация компании, сокращение штата, освоение новых технологий) – та сфера, где коммуникации – критический фактор успеха [5, 116 с.]. Недостатки коммуникаций с сотрудниками при проведении изменений вызывают в компании атмосферу неопределенности, нелепые слухи, падение уровня доверия и морали, высокий уровень беспокойства, широко распространенное чувство бессилия. Такая ситуация – результат промедления в объяснении изменений; сокрытия информации, относящейся к изменениям и отсутствия комментариев о причинах сокрытия. Негативный фон создают также закрытый для сотрудников процесс, планирования изменений, противоречивость и неожиданность представляемой им информации. [20, 54с.]