Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Роль коммуникаций в управлении современной организацией).pdf
Добавлен: 22.05.2023
Просмотров: 317
Скачиваний: 3
Другими (более формализованными) средствами являются следующие [24, 457 с.]:
1. Собрания коллективов.
Главной целью собраний является обеспечение возможности говорить и слушать, тем самым гарантировать двустороннюю коммуникацию. Сотрудники всегда хотят, чтобы у них существовала обратная связь с менеджментом. Им необходима свобода выражения собственного мнения по всем вопросам управления. Руководство призвано прислушиваться к их голосу и делать соответствующие выводы. Кроме того, сотрудники должны иметь право на критику собственного руководства в том случае, если она действительно обоснована. Собрания должны быть четко спланированы и организованы. Собрания должны, хотя бы время от времени, иметь приятный аспект. Проводит собрания главный начальник из присутствующих.
2. Посещения и встречи высшего руководства всех первичных коллективов или выход «в народ».
Преимуществом личной встречи топ-менеджеров с сотрудниками является возможность для сотрудников задать вопросы и выразить сое мнение. Менеджеры не должны рассматривать коммуникации как монополизированное ими политическое вещание. Визиты топ-менеджеров в подразделения помогают преодолеть воспринимаемую сотрудниками отдаленность своих лидеров. Особенно это значимо для территориально распределенных компаний. Такие встречи нужно проводить не реже одного раза в квартал; поводом для встреч могут служить, поздравления с национальными и корпоративными праздниками, постижениями и наградами всего подразделения, либо его отдельных членов, юбилеями передовиков и руководителей этих подразделений. [9, 260 с.]
3. Личные встречи с сотрудниками компании.
Как руководящий работник может стать членом коммуникационной системы, если у него нет лишнего времени для общения? Он должен стать более общедоступным для сотрудников компании. Так, например, можно выделить определенный день недели и время, в которое любой сотрудник, желательно по предварительной записи, может придти на прием «по личному вопросу». На данной встрече сотрудник может делиться как собственными проблемами, так и производственными, а топ-менеджер в свою очередь должен пообещать разобраться или попытаться помочь. Данная коммуникация будет эффективна в том случае, если топ-менеджер сдержит свои обещания и будет двусторонний контакт. Главной целью личных встреч является возможность показать, что проблемы сотрудников, это и проблемы компании, что их трудности не безразличны руководящему составу.
4. Группы качества
Это группы служащих или рабочих одного подразделения, которые добровольно собираются на регулярные собрания, как правило, в выходные дни на 2-3 часа, для обсуждения проблем качества и разработки идеи по его поддержанию или улучшению. В Японии такие кружки охватывают около 10 млн. человек, что дает ежегодный эффект в 20-25 млрд. долл. При этом руководство компании материально и морально стимулирует активное участие каждого работника в деятельности кружков качества. В среднем в Японии внедряется каждое пятое рациональное предложение участников кружка. [5, 62 с.]
5. Диагностика внутрикорпоративного общественного мнения
Это один из самых универсальных и эффективных методов выявления проблем. Опросы проводят при личном интервьюировании, либо с помощью анкет, рассылаемых по почте. Ответы фиксируются либо в открытой, либо в закрытой форме. Последняя считается более объективной. [9, 55 с.]
Вывод. Таким образом, любые способы внутрикорпоративных коммуникаций, тем не менее, дополняют, а не занимают прямое общение, необходимое для успешных деловых взаимоотношений. Справочник или буклет для нового сотрудника не является заменой дружеского рукопожатия или частого общения с его непосредственным руководителем. При этом многие компании, заботящиеся о своем персонале, немыслимы без построения внутрикорпоративных коммуникаций. Поэтому знания средств внутрикорпоративных коммуникаций, их преимуществ друг перед другом для менеджера любого уровня становятся важным фактором стабильно развивающейся компании.
3. Возможные рекомендации по совершенствованию внутрикорпоративных коммуникаций
3.1. Корпоративный портал как средство совершенствования внутрикорпоративных коммуникаций
Создание корпоративного информационного портала является эффективным средством развития коммуникаций в организации. Он призван объединить в единое целое большое количество различной информации, которая в настоящее время сильно разрознена и, вследствие этого, требуется очень много времени на поиск необходимых данных. Также новый портал призван объединять множество задач, которыми пользуется на протяжении всего дня сотрудники – это задачи «Курьер», «HelpDesk», система отчетов корпоративной информационной системы iRenaissance/ERP и множество других.
На новом портале можно хранить различные документы, необходимые для работы, шаблоны документов, фотографии, видео, формировать список задач сотрудников подразделения. Всегда можно узнать корпоративные новости, анонсы ближайших мероприятий, посмотреть программы обучения.
Существует ряд возможностей, внедрение которых будет способствовать более быстрому развитию портала [6, 56 с.]:
Во-первых, т.к. одним из самых эффективных средств коммуникаций является корпоративная газета, на портал можно выкладывать свежий номер газеты. Благодаря этому будет создаваться архив газет, и каждый сотрудник сможет не только ознакомиться со «свежим номером», но и найти любую интересующую статью абсолютно из любого номера.
Портал имеет возможность с помощью веб-камер заглянуть в различные уголки завода. Как известно «время – деньги» особенно на работе, поэтому для экономии времени можно воспользоваться способностями веб-камеры, установленной, например, в центральной столовой, и каждый сотрудник, зайдя в раздел «Меню», может увидеть очередь на раздаче и с помощью этого выбрать удобное для посещения столовой время. Также, чтобы персонал не терял время для ознакомления с меню можно меню выкладывать на портал также в раздел «Меню».
Рабочие собрания проводятся в каждом подразделении, итогом встречи являются протоколы, в которых зафиксированы вопросы. Благодаря возможностям портала можно создать подраздел «Рабочие собрания», в который будут выкладываться протоколы со всех собраний. Каждый сотрудник может зайти и ознакомиться с любым протоколом, узнать какие вопросы возникают в данном подразделении. Данная функция будет полезна не только сотрудникам и топ-менеджерам, но и руководителям других структурных подразделений. Создав подраздел «Спрашивали? Отвечаем!» сотрудники смогут найти ответы на вопросы, которые были заданы во всех подразделениях завода. СИО каждый месяц готовит график рабочих собраний с участием директором и рассылает по подразделениям через эл. почту. Благодаря порталу появляется еще один канал распространения информации – график рабочих собраний необходимо выкладывать также на портал.
Частичным заменителем личных встреч топ-менеджеров с сотрудниками может стать персональная страница руководителей на портале. На странице можно размещать информацию, интересную для них. Это может быть краткая биография, мнения по важным вопросам, тексты интервью, ответы на вопросы. Но не стоит забывать, что никакое средство не заменит личных встреч руководителей с сотрудниками [1, 156 с.].
На портале можно создать форум, который будет напоминать виртуальные ящики обратной связи. Каждый сотрудник сможет войти на форум и задать любой вопрос топ-менеджеру. Для того чтобы данный форум превратился в двухсторонний канал связи, организация должна побудить топ-менеджеров читать вопросы посетителей и отвечать хотя бы на некоторые, наиболее важные из них. С помощью форума можно бороться со слухами, давая опровержения или наоборот подтверждая их.
Построение мощной коммуникационной системы предполагает создание благоприятных условий для общения между сотрудниками. Портал может нести не только информационную и новостную функции, но способствовать развитию неформального общения между сотрудниками завода. Для этого можно создать несколько тематических форумов, на которых возможно будет обсудить производственные вопросы, и один общий, в котором с легкостью можно обсудить все интересующие вопросы и проблемы.
Каждому сотруднику интересно, как и чем живут другие подразделения. Для удовлетворения этой потребности можно создать страницы подразделений, которые будут включать в себя:
- информацию о подразделениях организации – время создания, как все начиналось, руководящий состав на данный момент, т.е. у каждого цеха появится возможность написать свою историю;
- ассортимент продукции, выпускаемый данным цехом;
- персонал: можно разместить информацию о лучших сотрудниках, о ветеранах цеха, о перспективном резерве цеха;
- документация: для этого раздела нужно создать папку, в которой будет храниться нормативно-распорядительная документация, которой руководствуется цех в работе. Данная функция обеспечит доступ сотрудника к необходимой информации даже с чужого компьютера;
- фотоархив различных внутренних мероприятий подразделения и многое другое.
Портал также может включать электронную библиотеку. В библиотеке можно размещать электронные версии книг, а также дайджесты о шинной промышленности, которые готовят сотрудники научно-технической библиотеки завода.
На портале можно содержать данные об организационной структуре. Организационная структура завода относится к линейно-функциональному типу. В процессе деятельности структура постоянно подвергается изменениям, то объединяют два подразделения в одно, то добавляют помощников и консультантов различным линейным руководителям. Структура в течение месяца может измениться пару раз. Используя все возможности данного средства коммуникаций, можно измененную структуру выкладывать на портал, создав специально для этого подраздел «Организационная структура». Благодаря этому сотрудникам завода не придется терять рабочее время для «поднятия» приказов и поисков последней версии организационной структуры.
Для того чтобы корпоративный портал превратился в один из составных элементов процесса построения эффективных внутрикорпоративных коммуникаций, в информационный источник, который будет интересен и доступен всем сотрудникам, сблизит и объединит коллектив его необходимо совершенствовать, обновлять, внедрять различные ноу-хау.
3.2. Корпоративная культура как инструмент развития внутрикорпоративных коммуникаций на предприятии
Многие компании в последнее время резко усилии интерес к корпоративной культуре. Это связано, прежде всего, с тем, что возросло понимание того влияния, которое феномен культуры оказывает на успехи и эффективность организации. Она ориентирует всех работников на то, что является для компании ценным и важным, указывает, какое поведение считается допустимым. В организациях корпоративной культуре уделяется мало внимания. Однако, по нашему убеждению, корпоративная культура – если ее развивать и укреплять – может стать эффективным инструментом развития внутрикорпоративных коммуникаций [10, 256 с.].
Предлагаем ряд мероприятий, облегчающих развитие и восприятие корпоративной культуры сотрудниками завода. Во-первых, для развития корпоративной культуры часто используется так называемое «кредо организации», в котором зафиксированы ценности, нормы, ответственность всех членов компании. В качестве варианта кредо предлагаем следующее:
Наши ценности:
1. Профессионализм. «Мы стремимся осуществлять свою деятельность на уровне высокого качества и поэтому должны быть профессионалами. Под профессионализмом мы также понимаем стремление к повышению профессионального уровня и совершенствованию процессов, постоянное расширение профессионального кругозора, освоение новых технологий, обучение».
2. Ответственность. «Мы являемся частью общества и поэтому ответственны перед ним. Признание социальной ответственности перед внутренней и внешней средой завода – это удовлетворение интересов, как работников, так и государства, акционеров, партнеров, потребителей нашей продукции. Мы несем ответственность за совершенные действия, поступки и их последствия».
3. Успешность. «Мы стремимся к успеху в любом начинании: успех наших новых продуктов на рынке, успех в основании новых подходов к производственному процессу, успех при проведении изменений, успешность в достижении целей. Успешность нашего завода неразрывно связана с благосостоянием как наших сотрудников и акционеров, так и общества в целом».