Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Роль коммуникаций в управлении современной организацией).pdf
Добавлен: 22.05.2023
Просмотров: 316
Скачиваний: 3
Коммуникационные стратегии при проведении изменений предполагают [12, 244 с.]:
- раннее объявление изменений даже в случае неполноты информации;
- установление графика информирования;
- комментарии причин невозможности представления большей информации;
- установление открытого и коллективного процесса планирования на основе максимального участия тех, кого затрагивают эти изменения;
- прояснение полезности и схемы решений об изменениях;
- информирование сотрудников, прежде чем СМИ;
- адаптация объявления к заботам каждой аудитории.
В-пятых, объяснение финансовых результатов. Сотрудники ожидают от своих компаний информации о финансовых результатах работы. Они ожидают результативной работы менеджеров Ии прибыльной работы компании. Они хотят знать, как деньги компании зарабатываются и тратятся. Хорошо объясненные финансовые результаты могут стать открытием для сотрудников. Коммуникации должны содержать толкование данных квартальных и ежегодных отчетов. [21, 244 с.]
Шестым аспектом развития коммуникаций в организации является выявление коммуникационных и управленческих проблем компании. Многие проблемы компании могут носить скрытый, латентный характер. Сотрудники могут выступить ценным источником информации, позволяющим найти неожиданные варианты решения проблем. Организация Интернет–конференций или чатов по теме позволяет выявить спектр позиций сотрудников в режиме дискуссии.
Немаловажным направлением является мобилизация ресурсов сотрудников и общественного мнения для решения корпоративных задач. Вовлечение сотрудников в процесс обсуждения корпоративных задач активизирует их участие в решении этих задач. Представив свою позицию по проблеме, сотрудник берет на себя некоторую ответственность в поиске решений, а значит и в самом решении проблемы. Иногда сотрудникам для более активного участия в решении проблемы нужна поддержка общественного мнения. Это мнение может быть представлено в средствах корпоративных коммуникаций. [24, 241 с.]
Внутрикорпоративные коммуникации могут решать разные задачи: обмен информацией, выражение отношения людей друг к другу, формирование корпоративной общности, поддержка и развитие корпоративной культуры, мобилизация ресурсов сотрудников для решения корпоративных задач. Такая многофункциональность коммуникаций в организации позволяет классифицировать коммуникации, выделять различные их виды с целью последующего анализа и совершенствования. [8, 4 с.]
1.3. Виды и классификация внутрикорпоративных коммуникаций
Современное коммуникативное пространство представляет собой довольно сложную систему. Характер и особенности коммуникации определяются также средствами и способами передачи информации, субъектами коммуникации и многими другими причинами. Все это позволяет говорить о существовании различных видов коммуникации. [23, 235 с.]. Выделение тех или иных видов коммуникации осуществляется по нескольким основаниям, и поэтому количество видов коммуникации в различимых источниках весьма существенно отличается друг от друга. Коммуникации, осуществляемые в организациях, могут быть классифицированы по ряду признаков. Рассмотрим классификацию и более подробно охарактеризуем каждый вид коммуникации.
Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области. [7, 24 с.]
Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы (рисунок 1).
Обратная связь
Компетентность
Право отправителя
Доверие
Межличностные коммуникации
Ожидания
Социокультурная среда
Совместимость
Статус
Рисунок 1 – Факторы, влияющие на межличностные коммуникации
[23, 236 с.].
Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем. Также на эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении, разрушают коммуникацию. [14, 39 с.] Кроме того, межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему ценностей. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.
Вербальные коммуникации – это коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи. Вербальные коммуникации осуществляются с помощью знаковых систем, символов, главным среди которых является язык. Язык как знаковая система является оптимальным средством выражения человеческого мышления и средством общения. Большую часть рабочего времени менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным Сьюзен Уокер, возглавляющей отдел исследований в области коммуникаций британской маркетинговой компании MORI., лишь 7 % сообщений определено их вербальным содержанием, 93 % имеет невербальную природу, из которых 38 % определено модуляцией голоса, а 55 % – выражением лица. [17, 56 с.]
Невербальные коммуникации – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер. В качестве невербальных коммуникативных средств человек использует до настоящего времени языки флажков, дыма и др.; вышивку, орнаменты, фольклорные образы, ассоциирующиеся с символами и знаками. В межличностном общении большое значение придается позе, жестам, мимике, выражению лица, взгляду и пр. То есть, несмотря на богатство вербального языка общения, к невербальным средствам коммуникации прибегают весьма часто. В отличие от слова (предложения) невербальные средства воспринимаются человеком непосредственно и действуют сильно, передают тончайшие нюансы отношения.
Невербальные средства коммуникации (так же как и вербальные) выполняют базовые функции коммуникации (информационную, прагматическую и экспрессивную). Невербальные знаки (жесты, мимика) раскрывают чувства, эмоции, оценочное отношение. С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению. [16, 43 с.]
Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами – организационными (например, схемой организационной структуры) и функциональными (например, положением об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»). [19, 111 с.] Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.
Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации. Неформальные коммуникации обычно проявляются в виде слухов. [23, 238 с.]
Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения разделяют на нисходящие - коммуникации, направленные сверху вниз - от руководителя к подчиненным. Целями таких коммуникаций являются: поставить подчиненным конкретные задачи для выполнения работы; оперативно сообщить новости о деятельности организации; осуществить инструктирование по выполнению работы; обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности; предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы; обеспечить социальную поддержку подчиненным.
По нисходящим коммуникациям передается информация об изменениях в политике компании, о бюджете компании, директивы вышестоящих органов, инструкции, информация для выполнения задания.
Восходящие коммуникации – коммуникации, направленные снизу вверх - от подчиненных к руководителю. Восходящие коммуникации выполняют следующие цели: получить достоверную информацию о ходе выполнения работы и о конечных результатах; обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях; изучить мнения подчиненных по интересующим вопросам; получить представление об улучшении деятельности организации по таким коммуникациям передаются: отчеты о выполнении работы, возникших в ходе работы проблемах, мнения, жалобы и предложения подчиненных, обращения с просьбой получить консультации по интересующим вопросам.
Горизонтальные коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации. Этот виду коммуникаций способствует повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации. Как показывают исследования, эффективность горизонтальных коммуникаций достигает 90 %. Это объясняется тем, что люди работая на одном и том же уровне управления, хорошо понимают характер труда своих коллег, знают их проблемы и возможное содержание их сообщения. Вертикальные коммуникации менее эффективны, чем горизонтальные. Лишь 20-25 % информации, исходящей от высшего руководства, доходит до непосредственных работников и правильно понимается ими. Причем начальник, покидая кабинет директора предприятия, выносит лишь 40 % информации, а бригадир и того меньше, всего 30 % информации. Что касается восходящих коммуникаций, то до руководителей организаций доходит не более 10 % информации, направляемой в их адрес рабочими. [21, 83-87 с.]
Диагональные коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены. По таким коммуникациям передаются служебные записки, касающиеся работы других подразделений, регламенты, инструкции, положения, разработанные другими отделами. [23, 240 с.]
Коммуникации по способу установления и поддержания контакта подразделяются на непосредственные (прямые) и опосредованные (дистанционные). Коммуникация непосредственная – это коммуникация, осуществляемая напрямую с использованием вербальных и невербальных средств в пределах визуального восприятия (например, беседа, публичное выступление). Опосредованная коммуникация – это взаимодействие, осуществляемое через посредника или с помощью различных средств коммуникации (средства массовой информации и рекламы) и технических средств (рупор, громкоговоритель, телефон, радио, видеосвязь, компьютерные коммуникационные сети локального или глобального характера). [13, 140 с.]
Коммуникации в компании могут классифицироваться по ряду признаков: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме общения, каналу общения, по их пространственному расположению, по направленности общения. Знания видов коммуникаций столь важно для компании потому, что все они имеют место при выстраивании системы внутрикорпоративных коммуникаций [12, 140 с.].
Вывод. Основная цель оптимизации коммуникаций в организации заключается в том, чтобы собственный персонал рассуждал примерно так: «Наша организация приносит пользу, значит, я делаю нужное дело. Мне нравится работать здесь, потому что я уверен в своем будущем. Мне приятно, что руководство ценит мою работу, знает мои проблемы и заботится обо мне. Мне нравится работать в таком коллективе и под таким руководством. Мы - лучше других!».
Успех коммуникаций определяется целым рядом показателей и характеристик, успешностью преодоления препятствий, возникших в ходе их построения.
2. Подходы к развитию и совершенствованию внутрикорпоративных коммуникаций
2.1. Анализ проблем коммуникаций в организации