Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Роль коммуникаций в управлении современной организацией).pdf

Подводя итоги анализа, можно сделать вывод, что средства внутрикорпоративной коммуникации отличаются друг от друга целевой аудиторией, форматом и типом размещаемых сообщений, периодичностью выпуска, способом распространения. Однако все печатные средства внутрикорпоративных коммуникаций имеют общие цели – поддержка информированности сотрудников об основных направлениях бизнеса, ориентирах и целях организации; предоставление сотрудникам информации, необходимой им для профессионального выполнения своих функций; поощрение сотрудников поддерживать и улучшать организационные стандарты качества, эффективности и социальной ответственности; признание достижений и успехов сотрудников.

2.3. Роль информационных технологий в развитии внутрикорпоративных коммуникаций

Как было сказано ранее, электронные коммуникации постепенно вытесняют бумажные носители информации. Интернет меняет корпоративные схемы организационных структур, лишает топ-менеджеров былых возможностей контроля за коммуникациями. Коммуникации децентрализуются, становятся более гибкими, оперативными и интерактивными. В этих условиях особенно важными становится совершенствование коммуникаций через развитие информационных технологий в организациях. К преимуществам коммуникаций, осуществляемых через Интернет, исследователи относят [6, 257 с.]

- мгновенный контакт с большой аудиторией, приходящий на смену длительному и многоступенчатому процессу полиграфической печати;

- гибкость сообщения, позволяющая динамично адаптировать сообщение для различных уровней и типов;

- возможность запроса и быстрого поиска сообщений прошлых периодов в базе данных.

Интернет-сети – сети коммуникаций через Интернет, обеспечили новые возможности коммуникаций с сотрудниками, рассредоточенными на больших территориях. [7, 157 с.] Электронная почта – самая простая Интернет-коммуникация сотрудников – превосходит обычную по скорости, достоверности, надежности и сопоставима в цене. Электронная почта является средством связи внутри компании с помощью которого происходит рассылка электронных новостей, проводятся опросы сотрудников и т.д.

Еще одним инструментом электронных коммуникаций является корпоративный портал – разветвленная многостраничная структура с подробной информацией о каждом подразделении компании. [11, 357 с.] Через корпоративный портал сотрудники сегодня могут получать информацию о целях компании и принятых в ней процедурах. Для занятых сотрудников, особенно работающих в режиме виртуального офиса, корпоративный портал – это и есть вход в свою организацию, а также и в другие информационные системы – поставщиков, потребителей.

---

Корпоративный портал предоставляет всем сотрудникам организации – где бы они не находились – возможность обращаться к корпоративным данным через единый Web-интерфейс. Портал обеспечивает единую точку входа в прозрачный доступ к данным для систем планирования ресурсов предприятия, систем поддержки принятия решений, систем управления документами и корпоративных хранилищ данных, а также системы групповой работы и управления деловыми процессами.

Возможности интранета разнообразны [6, 58 с.]. Во-первых, более полное и детальное раскрытие информации, т.к. на портале размещается информация общего характера (миссия, философия, история, правила для сотрудников, реквизиты), оперативные новости декларация стратегических целей и планов развития, полезные справочно-информационные материалы (статьи, мониторинги и т.п.), информация управления персонала (социальные программы и льготы для сотрудников, бучение, информация о подразделениях, информация об итогах внутренних конкурсов, кадровые назначение, мотивационные программы).

Кроме того, корпоративный портал является единой базой данных для хранения внутренней информации. Одновременно это и библиотека типовых документов (приказы, инструкции, типовые документы, бланки, заявления и т.п.), телефонный справочник (электронная версия с возможностью поиска по фамилии или подразделению), справочник по внутренним процедурам и ответственные сотрудники (порядок согласования документов, оформление заявок на получение канцтоваров, порядок оформления пропусков и т.п.).

Не менее значимой функцией корпоративного портала является получение обратной связи и сбор информации от сотрудников посредством голосований, заполнения оценочных форм и анкет, опросов и т.п. В связи с этим портал позволяет укреплять неформальные связи внутри коллектива, средствами чего могут стать форум и доски объявлений для сотрудников. [6, 53 с.]

Таким образом, Интернет и интранет становятся средством управления корпоративными знаниями; разделение опыта одних сотрудников с другими обеспечивает рост корпоративного интеллектуального капитала. В условиях растущего дефицита времени и необходимости «пожизненного обучения» большие перспективы имеет обучение занятых через Интернет.

Свободная от иерархия виртуальная коммуникационная инфраструктура демократизирует коммуникации сотрудников, обеспечивает высокую информированность и поэтому улучшает отношение занятых к менеджерам. Все это ведет к новой роли корпоративного коммуникатора. Он становится обеспечителем содержания, менеджером стратегической информации и тактическим информационным специалистом.

---

2.4. Внутрифирменный PR и неформальные коммуникационные инструменты

Внутрифирменный PR – это тщательно спланированная совокупность мероприятий, которые проводятся в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, являются одним из ее «ключевых» этапов. [1, 67 с.] Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта. Многие компании превращают специальные мероприятия в значимое для целевой аудитории событие, придав ему эмоциональную окраску. В свою очередь, понимание важности планируемого события сотрудниками будет способствовать росту ее заинтересованности.

Очень часто специальные мероприятия «привязывают» к особым корпоративным датам и событиям, т.к. это позволяет удвоить его эффективность, и, кроме того, появляется широкое поле для творческой деятельности. Например, при выпуске нового продукта компания может провести серию презентаций для своих сотрудников. Внутрифирменные PR-акции позволяют решать множество задач – поддержание внутрикорпоративных отношений, получение обратной связи от сотрудников, создание дополнительного источника информации, мотивация сотрудников. [4, 57 с.]

К внутрифирменному PR относятся разные мероприятия. Рассмотрим их подробнее.

Корпоративные события. Такие события направлены на формирование корпоративной культуры, усиление духа команды, сплоченности и эмоциональной вовлеченности сотрудников в работу компании. Наиболее эффективными видами подобной коммуникации являются тренинги, корпоративные пикники, вечера в театрах, празднования юбилеев и дня основания компании, выездные экскурсии и спортивные состязания с участием членов семей и друзей сотрудников.

Одним из самых эффективных средств ВК являются тренинги по командообразованию (team-building). Однако следует помнить, что корпоративные мероприятия и тренинги по командообразованию решают разные задачи. Если тренинги по командообразованию (team-building) направлены на глубокую проработку проблем отдельно взятой команды, то предназначение корпоративных мероприятий — поднять эмоциональный фон, повысить ощущение принадлежности сотрудников к компании, дать  почувствовать заботу компании о них и т.д. [15, 34-39 c.]

Организация и проведение корпоративных мероприятий и тренингов по командообразованию может стать эффективным инструментом формирования новой команды, когда в условиях расширения бизнеса в компанию приходит много «новичков».

---

Праздничные и торжественные мероприятия для всех сотрудников можно проводить не только в установленные дни (например, на Новый год, Восьмого марта и т.п.), следует приурочивать такие праздники к событиям, имеющим отношение к деятельности организации (например, получение на выставке какой-то награды). Именно такой подход помогает сотрудникам почувствовать себя частью одной команды, единого коллектива, нацеленного на достижение общего результата. На мероприятиях они ближе узнают друг друга, что положительным образом сказывается на работе. Очевидно, каждый день устраивать праздники нет смысла, но и забывать о том, что работники – живые люди, что они хотят немного отдохнуть и расслабиться, тоже нельзя.

Корпоративные мероприятия должны быть нестандартными, живым, насыщенными, незабываемым, чтобы все сотрудники с удовольствием вспоминали о том, какой замечательный день подарила им компания.

Другим мероприятием являются Дни открытых дверей. Цель их проведения – познакомить сотрудников и их семьи с тем, как работает компания. Проводя день открытых дверей, компания показывает свою открытость, готовность вести диалог, закладывает основы доверительного отношения к себе и совей деятельности. [1, 351-352 с.]

Выставки и эксплозии могут быть приурочены к различным датам и событиям. Они могут быть представлены в виде товаров, производимых самой компанией, либо представлены работами сотрудников. Например, при наступлении осени можно провести выставку «Дары природы», на Новый год – выставку детских рисунков, а на профессиональный праздник компании – выставку брендов компании, либо вещей, несущих в себе какую-либо значимость или гордость, как для самой компании, так и для сотрудников. Выставки и экспозиции могут проходить как на территории компании, например, в музее или «красном уголке», либо в арендованном на время проведения выставки помещении. Главное, чтобы сотрудники были проинформированы о месте и времени проведения, а также, чтобы оно было общедоступным для сотрудников и их семей. Главной целью проведения таких мероприятий является [44. 178 с.]:

- восприятие сотрудниками себя как неотъемлемой части компании, позитивное восприятие ценностей компании, ее культуры, стилистики и стандартов управления;

- создание атмосферы увлеченности и вовлеченности всех сотрудников в процесс достижения запланированных целей компании

Исследователи отмечают, что эффективность внутрифирменного PR многократно увеличиваются, если задействованы не только формальные, но, главным образом, неформальные каналы. [23, 238 c.] Неформальные коммуникации представляют собой социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Собирая людей вместе, обеспечивая им возможность говорить и слушать, менеджеры гарантируют двухстороннюю коммуникацию. Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой», а собственно коммуникационные сети неформального общения бывают разных типов (представлены на рисунке 2).

---

а б в г

Рисунок 2 – Типы коммуникационных сетей неформальных коммуникаций:

а – однонаправленная цепочка

б – вероятностная цепочка (новость передается случайным образом)

в – цепочка «гроздь» (информация передается отдельными сотрудниками)

г – сеть «сплетня»

Одной из разновидностей неформальных коммуникаций являются слухи. В некоторых организациях слухи – наиболее сильные средства коммуникации. Нередко они распространяются быстрее, чем официальная информация и более влиятельны, чем обычные инструкции. Как показывают исследования, слухи, по меньшей мере, на 75% являются точными. [23, 238 с.] Кроме того, слухи несут информацию более захватывающую, чем просто факты или правда.

Следует отметить, что слухи заполняют информационный вакуум, оставляемой неадекватной программой коммуникации. Неформальные, неконтролируемые каналы начинаются там, где кончаются формальные и контролируемые. Идентификация источников слухов сложна, если вообще возможна, и фактически не стоит затрат времени. Однако опровержение ложных слухов о плохих новостях (увольнениях, закрытиях) часто необходима и достигается прямым официальным заявлением. [24, 189 с.]

По мнению М.И.Тимофеева слухи не всегда «враги» в коммуникациях с сотрудниками. Корпоративные слухи могут быть такими же средствами коммуникации, как печать или встречи сотрудников. Они могут быть еще ценнее, потому что им верят, и каждый сотрудник может внести свою лепту в их создание и распространение. [8, 62 с.] Разновидности слухов представлены в таблице 2.

Таблица 2

Виды слухов и их характеристика

Виды слухов	Краткая характеристика
«Мечты и чаяния»	Отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников.
Слухи - «пугала»	Возникают на почве страхов и опасений работников, вызывая беспокойство в коллективе, могут нанести ущерб.
«Вбивание клиньев»	Продиктованы агрессивностью, порой ненавистью; наиболее агрессивный тип. Наносят урон как репутации компании, так и отдельных работников.
Финальный слух	Вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемыми сотрудниками.

Таким образом, неформальные коммуникации и слухи могут и должны быть использованы в целях внутреннего PR.

---