Файл: Анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Экономическая информационная система (ЭИС) - это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него – никакой особой математики в компьютере не содержится – но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.

Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Реализация проекта автоматизированной информационной системы «Учет движения материалов на складе» значительно облегчит работу сотрудников на складе и обеспечит возможность уменьшить расходы на управление за счет освобождения человеческих ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, хранить и анализировать данные за любой промежуток времени, осуществлять поиск нужной информации по различным критериям отбора. Поэтому данная тема является весьма актуальной в современных условиях хозяйственной деятельности.

Целью моей курсовой работы является анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является создание готовой информационной системы учета движения материалов на складе.

При выполнении курсовой работы пред нами были поставлены следующие задачи:

• описание предметной области;
• проектирование концептуальной модели данных;
• моделирование бизнес-процессов;
• проектирование физической структуры базы данных.

Решение этих задач предусматривает создание базы данных учета движения материалов на складе.

1. Глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В состав информационного обеспечения должны входить:

потоки входной информации, к которым относятся сведения о поступившем товаре, его количестве, наименованиях, дате отгрузки и поступления на склад и т.д.

потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения о количестве товара, находящегося на складе, дате его выдачи, наименование получателя, объемы выданного товара и наименование позиций, результаты проводимых ревизий и так далее.

В состав классификаторов входят следующие:

• Справочник "Товары"
• Справочник "Поставщики"
• Справочник "Клиенты"

В список первичных документов входят:

• Договор
• Счет-фактура
• В результате должны формироваться следующие документы:
• Ведомость заключения договора;
• Подписанный договор с клиентом;
• Накладная.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

Для решения поставленных задач предлагается использовать базу данных Microsoft Access 2003 для Windows XP.Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании реляционная СУБД (Система управления базами данных), но и система разработки приложений баз данных. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям в обработке и управлении данными. Используя запросы, можно отбирать нужные данные и вычислять итоги, а также создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных и составлять сложные отчеты. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев достаточно задать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз.

К числу наиболее эффективных средств Access относятся мастера, которые используются для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Access также включены мастера, помогающие анализировать структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.

Таблица - объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля (поле - столбец таблицы; поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" - "нет" или "истина" - "ложь"), в которых хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи (запись - строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД).

Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма - объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые вызываются из любого места приложения, также модули могут быть "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.

В Access также включены мастера, помогающие анализировать структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.

СУБД обеспечивает полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД также существенно облегчает структуризацию и обработку больших объемов информации, хранящейся в многочисленных таблицах. Разнообразие средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций: определение данных, обработка данных и управление данными.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

В нашем складе можно выделить следующие основные бизнес-процессы:

1. Производство, которое в свою очередь включает бизнес-процессы:
   • Программирование платформы;
   • Отслеживание изменений в законодательстве РФ и прочих документах;
2. Добавление документов в информационные банки Обеспечение технической поддержки РИЦ:
   • Обеспечение ежедневного доступа к обновленным информационным банкам;
   • Обеспечение обновленным программным обеспечением.
3. Развитие и техническая поддержка онлайн-системы (на сайте компании)
4. Управление развитием сети:
   • Проведение аудита деятельности РИЦ;
   • Сертификация РИЦ;
   • Выработка регламентов работы РИЦ.
5. Планирование и поведение маркетинговых акций и мероприятий
6. Обучение пользователей работе с ИС
7. Производство информационных и рекламных материалов, а также сувенирной продукции
8. Хранение информационных и рекламных материалов, сувенирной продукции:
   • Приемка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщика;
   • Хранение ТМЦ на складе
   • Отгрузка ТМЦ в РИЦ и для нужд КЦ

Обследование предприятия показало, что удаленный склад предприятия автоматизирован недостаточно: основные операции складского учета осуществляются вручную.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В работе кладовщиков очень много рутинной работы по оформлению складских документов.

Складской учет на складе характеризуется большим объемом оперативной информации: в среднем 5 раз в день поступает товар от поставщиков, 10 раз в день отгружается. Это отражено ниже в (приложении 1 таблица П 1.1)

При учете используется значительное количество документов, подготавливаемых вручную (рисунок П 1.1).

Операции, совершаемые работника склада, довольно утомительны для самих работников, за счет большого объема обрабатываемой информации. Данный аспект не может не сказаться на производительности труда работника: работа замедляется, возникают ошибки в оформлении документов. На проверку информации тратится достаточно большой объем времени. При подборе товара для отгрузки могут возникать ошибки, пересортица. Часть товара может «потеряться» на складе, из-за чего он впоследствии потеряет актуальность и будет утилизирован. За счет этих факторов возможность получить оперативную и достоверную информацию снижается.

Итак, недостатками существующей системы являются:

1. многократное дублирование одной и той же информации в различных документах;
2. низкая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. подбор подходящих партий товара для отгрузки осуществляется вручную;
3. неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» товара на складе, в результате чего этот товар теряет актуальность;
4. большие затраты времени на составление отчетов;
5. высокая трудоемкость обработки информации;
6. неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии.

Чтобы устранить перечисленные недостатки, необходимо автоматизировать складской учет, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность и оперативность получения результатной информации.

Автоматизация склада является одной из важных задач на предприятии. Автоматизация склада обеспечивает:

• повышение качества данных;
• повышение прозрачности склада;
• сокращение операционных затрат.

Потребность в информации, создание «прозрачного» склада — первейшая задача автоматизации складского хозяйства предприятия. Информация о реальном количестве товаров на складе, которую может предоставить складская система, критически важна при планировании закупок и при распределении товаров по заказам. Развернутая аналитика по товару позволит в любой момент получить нужную информацию и избавиться от потерь и рисков, вызванных ее отсутствием.