Файл: Анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада.pdf

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

1. Справочники системы

В системе задействованы следующие справочники их актуализация в (приложении 3):

1. Справочник «Группы номенклатуры» – содержит обобщающую информацию о группах товаров: полиграфическая продукция, сувенирная, канцелярские товары и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование».
2. Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о товарах, поступающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование», «описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в упаковке», «количество упаковок на паллете», «признак активности номенклатуры». Так как номенклатура часто меняется, в справочнике необходимо иметь признак активности, чтобы отмечать товары, которые потеряли актуальность.
3. Справочник «Категории» - содержит дополнительную информацию о категориях товара: эксклюзивный, индивидуализированный (т.е. имеет символику конкретного РИЦ), обычный. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание».
4. Справочник «Единицы измерения» - содержит перечень единиц измерения, которые используются для указания количества товара. Пример: «шт.», «кг», «г» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование».
5. Справочник «Группы дефектов» содержит наборы дефектовочных признаков для определенных видов продукции. Например, «Дефекты брошюр», «Дефекты листовок», «Дефекты пластиковых ручек», «Дефекты компакт-дисков» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание», «перечень дефектов».
6. Справочник «Дефекты». Содержит описание всевозможных дефектовочных признаков. Например, «царапины», «смещение рисунка» и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание».
7. Справочник «Поставщики» - содержит перечень поставщиков товаров. Содержит реквизиты «код», «наименование», «комментарий».
8. Справочник «Клиенты» - содержит перечень РИЦ, приобретающих товары в КЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город», «адрес доставки».
9. Справочник «Должности» - содержит перечень должностей сотрудников. Примеры: «кладовщик участка приемки», «начальник склада», «менеджер по продажам» и т.п. Содержит реквизиты «код», «название», «описание».
10. Справочник «Отделы» содержит перечень отделов КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Примеры: «Отдел сбыта», «Отдел снабжения», «Отдел приемки», «Отдел контроля качества» и т.п. Содержит реквизиты: «код», «краткое название», «полное название».
11. Справочник «Сотрудники» - содержит список сотрудников КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код», «ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».

2. Входные файлы

1) Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы» поступают из ИС отдела снабжения.

Файл «Планирумые поставки» содержит следующие первичные показатели:

- ожидаемая дата поступления;

- поставщик;

- основание поставки (номер и дата договора на поставку);

- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.

Файл «Ожидаемые артикулы» содержит данные о поступаемых товарах:

- артикул;

- количество товара;

- категория товара;

- ссылка на справочник «Перечни дефектов».

Файлы из ИС отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Ожидаемые артикулы» содержит в среднем 25 записей, а файл «Планируемые поставки» - 5 записей.

Форма «Ожидаемые грузы» для просмотра импортированных данных и их дальнейшего использования при приемке грузов, приведена (в приложении 4).

2) Файл «Заказы» поступает из ИС отдела сбыта, и содержит следующие первичные показатели:

- дата заказа;

- номер заказа;

- номер РИЦ или номер отдела;

- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.

Файл «Заказанные артикулы» содержит данные о товарах, участвующих в заказе:

- артикул;

- количество товара.

Файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем 10 записей, а файл «Заказанные артикулы - 20 записей.

Форма «Заказы» для просмотра импортированных данных и их дальнейшего использования при отгрузке товаров, приведена (в приложении 4).

3. Входные документы системы

1) Приходная накладная. При поступлении товара на склад оформляется документ приходная накладная.

Основные реквизиты документа:

- номер накладной;

- дата поступления товара;

- поставщик;

- основание;

- ФИО сотрудника склада, принявшего товар;

- ФИО менеджера, ответственного за поставку;

- ФИО водителя, доставившего груз.

Данные табличной части:

- артикул;

- наименование;

- единицы измерения;

- количество;

- цена;

- сумма без НДС;

- сумма с НДС.

Экранная форма и макет документа «Приходная накладная» приведены (в приложении 4). Частота возникновения документа – 5 раз в день. Число строк табличной части – в среднем 5.

При вводе данных автоматически подключаются справочники «Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Номер накладной формируется автоматически.

2) Накладная на перемещение. Документ оформляется при отгрузке товара отделам КЦ. Последующее оформление продажи клиентам осуществляет отдел сбыта.

Документ содержит следующие реквизиты:

- номер накладной;

- номер заявки;

- получатель;

- дата отгрузки;

- ФИО сотрудника склада, выполняющего отгрузку.

В табличной части документа имеются следующие реквизиты:

- артикул;

- наименование;

- единицы измерения;

- количество;

- цена;

- сумма без НДС;

- сумма с НДС.

Экранная форма и макет документа приведены (в приложение 4).

Частота возникновения документа – примерно 10 раз в день. Число строк табличной части – около 20.

4. Формы ввода первичной информации

1) Приемка по количеству

Форма «Приемка по количеству» предназначена для ввода данных о приемке по количеству поступивших на склад товаров. При этом происходит пересчет поступившего товара и осмотр упаковок на наличие повреждений. Частота возникновения документа – 5 раз в день.

Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Повреждения», и справочника «Номенклатура».

Описание экранной формы приведено (в приложении 4).

2) Приемка по качеству

Форма «Приемка по качеству» предназначена для ввода данных о приемке по качеству товаров. Частота возникновения документа – 5 раз в день.

Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Качество», и справочников «Перечни дефектов», «Номенклатура».

Описание экранной формы приведено (в приложении 4).

3) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении инвентаризации. Включает следующие реквизиты:

- дата проведения инвентаризации;

- табличная часть «Состав комиссии»;

- табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации».

Табличная часть «Состав комиссии» заполняется при помощи справочника «Сотрудники» содержит реквизиты:

- ФИО;

- должность.

В табличной части «Перечень товаров для инвентаризации» содержатся данные:

- артикул (выбирается из справочника номенклатуры);

- наименование (заполняется автоматически);

- учетное количество (заполняется автоматически);

- фактическое количество (вводится вручную);

- расхождение (вычисляется автоматически);

- примечание (заполняется вручную).

Экранная форма «Инвентаризация» приведена (в приложение 4).

Частота возникновения документа – 1-2 раза в месяц. Число строк табличной части – в среднем 300 записей.

4) Управление резервом

Форма предназначена для ввода и редактирования данных о резервах отделов КЦ. Форма отображает данные из таблицы «Резерв» при поддержке справочниками «Номенклатура», «Отделы». Частота возникновения документа – 1-2 раза в день.

Форма содержит реквизиты «Артикул», «Наименование», «Отдел», «Единицы измерения», «Зарезервировано».

Экранная форма «Управление резервом» приведена (в приложении 5).

2.3 Характеристика результатной информации

Журнал прихода

Журнал содержит данные о поступлениях товара за определенный период времени (в приложении 6).

Отчет по качеству

Отчет по качеству (в приложении 7) содержит результаты проверки качества партии поступившего товара.

Остатки по складу

Отчет «Остатки по складу» (в приложении 8) содержит следующие основные реквизиты:

- дата составления отчета;

- группа номенклатуры;

- артикул;

- остаток на складе;

- суммарное количество зарезервированного отделами товара;

- количество свободного товара.

Отчет об инвентаризации

Отчет об инвентаризации (в приложении 9) содержит результаты инвентаризации склада.

Включает следующие реквизиты:

- дата проведения инвентаризации;

- состав комиссии (ФИО и должность).

В табличной части документа содержатся данные:

- артикул;

- наименование;

- учетное количество;

- фактическое количество;

- расхождение в абсолютных единицах;

- учетное количество после корректировки;

- примечание.

Отчет о резервах

Отчет о резервах (в приложении 10) содержит информацию о зарезервированном количестве товаров различными отделами.

Отчет содержит следующие реквизиты:

- дата составления отчета;

- артикул;

- наименование товара;

- единицы измерения;

- общее количество товара (остаток на складе);

- доступное количество товара (не зарезервированное);

- отдел КЦ;

- зарезервированное количество.

Журнал отгрузок

Журнал отгрузок (в приложении 11) содержит данные об отгрузках товаров за определенный период времени.

Файл «Учет ТМЦ»

Файл передает данные о поступлении и отгрузках товаров в бухгалтерскую ИС. Файл содержит следующие данные:

- артикул;

- приход;

- номер приходной накладной;

- поставщик;

- цена;

- расход;

- номер расходной накладной;

- клиент.

Файл формируется автоматически, ежедневно, и экспортируется в бухгалтерскую программу. Позволяет избежать дублирования ручного ввода с первичных документов в бухгалтерскую программу.

2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разрабатываемый программный продукт автоматизирует функции обработки данных и подготовки документов по учету товаров на складе.

Выделяется два подмножества функций складской системы (в приложение 12):

- служебные функции, к которым относятся вход в систему с учетной записью пользователя, импорт, экспорт, помощь по работе с программой;

- основные функции обработки данных: ведение справочников системы, операции складского учета, просмотр и печать складских документов, планы на поступление и отгрузку товаров.

Система должна работать в многопользовательском режиме. При входе в систему под определенной учетной записью, пользователь получит доступ к тем функциям системы, которые ему доступны.

Для решаемой задачи не определена четкая последовательность действий при обработке данных. Все операции, связанные с вводом информации, должны выполняться в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени. Для такого взаимодействия пользователей с программой удобнее всего использовать язык диалога. Программа реализует довольно большое количество функций, и для реализации такого диалога удобно использовать меню. Структура меню показана на (в приложении 12).

2.5 Характеристика базы данных

База данных системы реализуется на MS SQL Server. Разработаем ER-модель (Entity-Relationship model, модель «сущность-связь») базы данных таблица 3.

ER модель (в приложении 13) отображает состав и взаимосвязи таблиц, отражающих содержание информационной модели в терминах конкретной СУБД.

Структура справочников MeasureUnits, Categories, Supplier, Positions, DefectGroups, Defects, Groups одинакова и приведена (в приложении 14).

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Рисунок 2. Структурная схема пакета

Таблица 2

Описание функций модулей