Файл: Анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада.pdf

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает: внемашинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы, справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1) Входные и выходные документы. Входными документами системы является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение.

Выходными документами являются: журнал прихода, журнал отгрузок, отчет по качеству, отчет по остаткам, отчет по инвентаризации, отчет «Резервы отделов КЦ».

За основу форм документов берутся бланки, используемые на предприятии. Их необходимо проанализировать, оценить полноту содержащейся в них информации, и использовать при проектировании системы.

2) Экранные формы

Для построения диалога с пользователем возможны следующие способы: диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм, диалог на основе командного языка.

Для каждого из входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Не обязательно, чтобы внешний вид этих форм совпадал, но все вводимые элементы данных должны располагаться в том же относительном порядке и иметь такой же формат, что и в исходном документе.

Результатная информация должна отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

- Справочник «Единицы измерения»;

- Справочник «Категории товаров»;

- Справочник «Группы товаров»;

- Справочник «Номенклатура»;

- Справочник «Поставщики»;

- Справочник «Клиенты»;

- Справочник «Должности»;

- Справочник «Сотрудники»;

- Справочник «Отделы»;

- Справочник «Дефекты»;

- Справочник «Перечни дефектов».

Формы для ввода справочников должны позволять просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников.

Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:

- Приходная накладная;

- Накладная на внутреннее перемещение;

- Приемка по количеству;

- Приемка по качеству;

- Инвентаризация;

- Управление резервом.

Формы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приемка по количеству», «Приемка по качеству», «Инвентаризация» представляют собой экранные формы анкетного типа и обеспечивают ввод данных согласно реквизитам документов.

Для формы «Управление резервом» необходимо использовать диалог типа «меню», в котором пользователь определяет, каким будет его следующий шаг. В этой форме необходимо предусмотреть возможность выбора товара, имеющегося на складе.

Все экранные формы должны быть удобными, понятными, эргономичными. Общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя. Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части. Каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя. Должна быть обеспечена возможность исправления ошибок во введенных данных.

3) Система классификации и кодирования. В системе необходимо учесть принятую на предприятии систему кодирования документов, а именно: документы одного типа нумеруются последовательно с начала года. Система кодирования артикулов товара также используется существующая на предприятии, т.к. она достаточна, привычна, и используется не только в автоматизируемом подразделении, но и в других отделах предприятия.

Необходимо разработать локальную систему классификации и кодирования для следующих объектов учета:

- персонала;

- категорий товара;

- артикулов;

- складских документов.

4) Информационная база. Центральным компонентом информационного обеспечения является информационная база (ИБА), представляющая собой организованную определенным способом совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Существуют следующие способы организации информационной базы: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основанная на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы обеспечивают более быстрое время обработки данных, однако при таком способе организации ИБ в информационной системе наблюдается высокая степень дублирования данных, несогласованность данных, отсутствие гибкости доступа к информации. Интегрированная база данных – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает оптимальное их использование в различных приложениях.

Для решения поставленной задачи требуется интегрированная база данных, в которой взаимосвязаны данные, поступающие как с участка приемки, так и с участка отгрузки склада.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.

Для проектируемой ИС необходимо следующее аппаратное обеспечение (рисунок 1):

- персональные компьютеры для рабочих мест кладовщика участка приемки, контролера качества, кладовщика участка отгрузки, начальника склада;

- локальная вычислительная сеть;

- сервер ИС;

- принтеры для печати документов.

Рисунок 1. Техническое обеспечение ИС склада

В настоящее время имеются компьютеры на участке приемки, на участке приемки по качеству, на участке отгрузки, и у начальника склада. Конфигурация имеющихся компьютеров удовлетворяет требованиям к ПК ИС склада (таблица 1). Компьютеры объединены в сеть, имеют доступ к сети Интернет. Каждое рабочее место оснащено лазерным принтером.

Таблица 1

Минимальные требования к аппаратному обеспечению ПК ИС склада

Необходимо приобрести сервер базы данных для системы. Сервер ИС склада не будет функционировать круглосуточно: в обычном режиме сервер будет работать 9-10 часов в день по рабочим дням. Максимальное количество одновременно подключенных к системе пользователей.

Сервер БД обслуживает базу данных и отвечает за целостность и сохранность данных, а также обеспечивает операции ввода-вывода при доступе клиента к информации. Специфика сервера базы данных заключается в том, что данные, как правило, обрабатываются транзакционно, т.е. система запрашивает небольшой объем данных, проводит над ними операцию и затем сохраняет. Это накладывает определенные требования к аппаратной части сервера БД, а именно:

- большой объем оперативной памяти для кэширования наиболее интенсивно используемых участков базы данных;

- высокопроизводительная дисковая подсистема, характеризующаяся в первую очередь способностью обрабатывать большое количество мелких запросов в единицу времени;

- высокая вычислительная мощность для обработки информации.

2. Глава. Проектная часть

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель (приложение 2 рисунок П 2.1) представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе.

В построенной модели можно выделить логические уровни:

1) источники информации:

- информационная система, в которой хранятся заполненные справочники;

- ИС отдела снабжения и ИС отдела сбыта, из которых импортируются файлы данных;

- кладовщик участка приемки, контролер сектора приемки по качеству, кладовщик участка отгрузки, начальник склада, вводящие исходные данные в систему;

2) первичная информация:

- файлы «Заказы», «Планируемые поставки», импортируемые из смежных ИС;

- документы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение»;

- формы ввода «Приемка по количеству», «Приемка по качеству», «Инвентаризация»;

3) таблицы с первичными данными:

- таблицы «Приход» и «Расход»;

- таблица «Повреждения»;

- таблица «Качество»;

- таблица «Резерв»;

- таблица «Инвентаризация»;

4) таблицы с промежуточной и результатной информацией:

- таблица «Остатки»;

5) результатные документы и файлы:

- документы «Журнал прихода», «Журнал отгрузок»;

- отчеты «Отчет по качеству», «Отчет по остаткам», Отчет по инвентаризации», «Резервы отделов КЦ»;

- файл «Учет ТМЦ», содержащий данные о приходе и отгрузке товаров на складе; этот файл экспортируется в бухгалтерскую ИС для проведения бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

6) получатели информации:

- ИС бухгалтерии;

- менеджеры отдела снабжения;

- менеджеры отдела сбыта;

- начальник склада.

Область 1 информационной модели отображает процесс приемки товаров на склад:

- таблица «Планируемые поставки» заполняется данными, импортируемыми из ИС отдела снабжения;

- кладовщик участка приемки вводит в систему данные первичного документа «Приходная накладная» и результаты приемки по количеству;

- введенные данные сохраняются в таблицах «Приход» и «Повреждения»;

- контролер Сектора приемки по качеству производит приемку по качеству и вводит результаты приемки в форму «Приемка по качеству»; данные сохраняются в таблице «Качество»;

- на основе этих данных формируются результатные документы «Журнал прихода» и «Отчет по качеству»;

- данные о поступлении товара автоматически прибавляются к таблице «Остатки».

Область 2 отображает процесс ведения справочников ИС.

Область 3 отображает процессы обработки информации при проведении складских операций инвентаризации и резервирования товаров:

- начальник склада вводит в систему данные инвентаризации;

- на основе результатов инвентаризации редактируется учетное значение товара на складе;

- с помощью формы «Управление резервом» кладовщик формирует резерв товаров за отделами КЦ, и при необходимости изменяет значение резерва.

Область 4 отображает процесс отгрузки товаров клиентам:

- файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» импортируются из ИС отдела сбыта;

- кладовщик заполняет исходными данными форму ввода документа «Накладная на перемещение»;

- информация об отгрузках сохраняется в таблице «Расход»;

- количество отгруженного товара автоматически вычитается в таблице «Остатки»;

- на основании таблицы «Расход» формируется результатный документ «Журнал отгрузок».