Файл: Анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада.pdf

Рисунок П 1.1. Схема документооборота складских документов

Приложение 2. Информационная модель базы данных

Рисунок П 2.1. Информационная модель системы

Приложение 3. Типы данных

Таблица «Клиенты» содержит перечень контактной и персонализированной информации о приобретающих товары и содержит реквизиты: «код», «название», «Ф.И.О», «адрес», «телефон» и т.д.

Таблица П 3.1

"Клиенты"

Таблица "Заказы" хранит информацию по всем сформированным заказам, включает код заказа, код заказанного товара, код кладовщика ответственного за отгрузку и номер договора, по которому осуществляется продажа товара.

Таблица П 3.2

"Заказы"

Так же будут присутствовать такие типы данных как «Товары», «Котегории товаров», «Кладовщики», «Склад», «Поставщики» следующие ниже таблицы.

Таблица П 3.3

"Товары"

Таблица П.3.4

"Категории_товаров"

Таблица П 3.5

"Кладовщики"

Таблица П 3.6

"Склад"

Таблица П 3.7

"Поставщики"

Для создания связи необходимы ключевые поля. Эти "связующие" поля называются внешними ключами.

В базе данных использование внешних ключей обеспечивает эффективность работы приложения. В процессе проектирования нужно внимательно следить за созданием внешних ключей. Задаваемые при создании таблиц в Access связи первичных ключей с внешними ключами используются для объединения данных из нескольких таблиц.

Приложение 4. Актуализация справочников

Таблица. П 4.1

Актуализация справочников системы

Приложение 5. Описание форм ввода входных документов

1. Документ «Приходная накладная»

При поступлении товара, первичная информация заносится в форму «Приход» (рисунок П 5.1).

Рисунок П 5.1. Форма ввода документа «Приходная накладная»

Номер накладной формируется автоматически.

Если в систему успешно импортировались данные из ИС отдела снабжения, то большинство полей формы будет заполнено автоматически. Это поля «Дата», «Поставщик», «Основание», «Наименование товара», «Ед.изм.», «Кол-во», «Цена». При необходимости кладовщик может отредактировать эти значения. Значения полей «Сумма», «В т.ч. НДС», «Итого» вычисляются автоматически при изменении значений «Кол-во», «Цена». Поля «Кол-во мест», «В одном месте», «Груз принял», «Груз получил», «Экспедитор/водитель» заполняются вручную.

Приходную накладную можно распечатать. Макет документа представлен на рисунке П 5.2.

Рисунок П 5.2. Макет документа «Приходная накладная»

1. Документ «Накладная на внутреннее перемещение»

При отгрузке товара, первичная информация заносится в форму «Накладная на перемещение» (рисунок П 5.3). Номер накладной формируется автоматически.

Если в систему успешно импортировались данные из ИС отдела сбыта, то большинство полей формы будет заполнено автоматически. Это поля «Дата», «Получатель», «Для клиента», «Город», «Номер заказа», «Наименование товара», «Ед.изм.», «Кол-во», «Цена». При необходимости кладовщик может отредактировать эти значения. Значения полей «Сумма», «Итого» вычисляются автоматически при изменении значений «Кол-во», «Цена». Поля «Кол-во мест», «В одном месте», «Груз отпустил», «Груз получил» заполняются вручную.

Рисунок П 5.3. Форма ввода документа «Накладная на внутреннее перемещение»

Накладную на внутреннее перемещение можно распечатать. Макет документа представлен на рисунке П 5.4.

Рисунок П 5.4. Макет документа «Накладная на внутреннее перемещение»

1. Форма «Ожидаемые грузы»

В перечне товаров отображаются реквизиты:

- порядковый номер;

- артикул;

- наименование товара;

- заказанное количество товара;

- единица измерения;

- цена по договору;

- стоимость товара;

- группа номенклатуры товара.

Рисунок П 5.5. Форма «Ожидаемые грузы»

Выбрав поставку в верхней таблице, и нажав кнопку «Приемка», пользователь переходит к регистрации поступившей партии товара (форма «Приход»). При этом данные выбранной поставки автоматически попадают в форму «Приход».

Если же нажать кнопку «Новая», то форма «Приход» откроется с незаполненными полями, таким образом позволяя ввести информацию о поставке, для которой не было записи в файле ожидаемых поставок.

1. Форма «Заказы»

Форма «Заказы» отображает импортированные данные из ИС отдела сбыта, и позволяет перейти к формированию отгрузочных документов на партию товара.

Форма включает в себя две таблицы. В верхней таблице отображаются данные о заказах, а в нижней таблице – перечень заказанных товаров. Форма отображает данные из таблиц «Заказы», «Остатки», справочников «Номенклатура», «Сотрудники», «Клиенты».

Таблица заказов содержит реквизиты:

- номер заказа;

- дата заказа;

- отдел КЦ, получающий заказ (если заказ для РИЦ – то в этом поле указан отдел сбыта);

- клиент – номер РИЦ (если заказ внутренний для отделов КЦ, то в этом столбце указан прочерк);

- город, в котором находится РИЦ (если заказ внутренний для отделов КЦ, то в этом столбце указан прочерк);

- статус заказа;

- менеджер, ответственный за заказ;

- телефон ответственного менеджера.

Таблица товаров содержит реквизиты:

- артикул;

- наименование товара;

- заказанное количество;

- доступное количество;

- общее количество товара данного артикула на складе;

- резерв КЦ – суммарное количество зарезервированного разными отделами товара данного артикула.

Рисунок П 5.6. Форма «Заказы»

Приложение 6. Описание форм ввода первичной информации

1. Форма «Приемка по количеству»

В форме ввода «Приемка по количеству» кладовщик вводит для каждого артикула поступившего товара информацию о проверке количества. При этом в верхней части окна отображается вспомогательная информация из приходной накладной. Вручную вводится параметр «Фактическое количество», и заполняется таблица «Повреждения». Параметры «Расхождение» и «Расхождение в %» вычисляются автоматически при изменении значения «Фактическое количество».

Данные из приходной накладной

Данные ручного ввода

Расчетные данные

Рисунок П 5.1. Форма ввода «Приемка по количеству»

1. Форма «Приемка по качеству»

В этой форме вводятся данные приемки по качеству.

Данные из приходной накладной

Данные ручного ввода

Расчетные данные

Ручной ввод

Дефекты, автоматически подставляемые из перечня дефектов

Рисунок П 5.2. Форма ввода «Приемка по качеству»

1. Форма ввода «Инвентаризация»

Форма ввода «Инвентаризация» заполняется каждый раз при проведении плановой или внеплановой инвентаризации. При этом необходимо заполнить таблицу «Состав комиссии» (добавление записи осуществляется при помощи кнопки «Добавить», вызывающей справочник «Сотрудники») и таблицу «Номенклатура» (добавление записи из справочника «Номенклатура» при помощи кнопки «Добавить», ручной ввод фактического количества и примечания). После редактирования столбца «Факт.кол-во», автоматически вычисляется значение расхождения. Если расхождение больше 0, то оно выделяется красным цветом

При обнаружении несоответствия фактического количества учетному, активируется кнопка «Корректировка», открывающая форму «Корректировка».

Добавление из справочника «Сотрудники»

Добавление из справочника «Номенклатура»

Данные из таблицы «Остатки»

Ручной ввод

Вызов диалогового окна «Корректировка»

Печать отчета

Рисунок П 5.3. Форма ввода «Инвентаризация»

В диалоговом окне «Корректировка» указывается новое значение учетного количества (рисунок П 5.4). По умолчанию в поле ввода подставляется значение фактического количества по результатам инвентаризации.

Рисунок П 5.4 Форма ввода «Инвентаризация»

Форма ввода «Управление резервами»

Форма позволяет просматривать список зарезервированных товаров и изменять его при помощи кнопок «Изменить», «Добавить», «Удалить».