Файл: АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Общепризнанным является факт, что на успешную деятельность предприятия большое значение оказывают коммуникации, при этом коммуникации в управлении являются довольно сложной проблемой, представляя собой «кровеносную систему» организма предприятия, организации. Руководитель признается, работающим эффективно, если он эффективно работает с коммуникациями. Руководители в совершенстве должны владеть искусством коммуникации, так как в своей работе они управляют как в целом коллективом людей, так и непосредственно рабочим процессом.

Роль коммуникаций является весомой не только для мощной организации либо корпорации, но и для малого предприятия. Будущее организации, ее конкурентная позиция на рынке услуг, а также судьба работников организации во многом зависят от эффективных коммуникационных взаимодействий и связей.

В соответствии с результатами многочисленных исследований установлено, что психологический настрой трудового коллектива, прежде всего, определяет эффективность коммуникаций в организации. Так, к примеру, если руководителем проводятся собрания в трудовом коллективе, выносятся на общее обсуждение определенные проблемные вопросы в развитии организации, применяются методы поощрения за проявление работниками инициативы, высокие показатели труда и т. п., работникам в такой организации легко и комфортно. Подобная система управления позволяет почувствовать каждому работнику свою значимость на предприятии, что является предпосылкой для более эффективной работы каждого сотрудника, стремления к процветанию предприятия. При таком руководстве работники также приобретают уверенность в своем будущем, в решении каких-либо проблем, в возможности получения не только морального удовлетворения от работы, но и материального удовлетворения. Такие организации легче переносят политические, экономические кризисы в государстве, так как сплоченность трудового коллектива позволяет пережить существенные трудности через взаимную поддержку и помощь.

Этим отражена актуальность темы исследования. Кроме того актуальность исследования подтверждают и многочисленные наблюдения отечественных и зарубежных ученых. Руководители озадачены поиском решений по приобретению эффективных навыков и умений управления коммуникативными процессами в организации. В связи с тем, что в России появились коммуникации недавно, огромная роль отводится правильному подходу руководителя для их дальнейшего развития в организации и изучению позитивного зарубежного опыта.

Цель работы следующая: исследовать сущность коммуникаций в организации, выявление наиболее эффективных средств и способов обмена информацией среди работников организации.

Достижению цели исследования способствует решение круга задач:

1) Исследовать сущность коммуникаций на предприятии,

2) определить основные элементы и этапы коммуникационных процессов в организации,

3) Провести анализ эффективности коммуникаций и пр.

Объектом исследования в настоящей работе является коммуникация, выступающая в качестве поведенческой активности субъектов, а предметом – совокупность приемов и способов умелого использования эффективных коммуникаций работниками для достижения поставленных организацией целей.

В работе использованы источники различных авторов, таких как Болотова А.К., Медведева Е.В., А. Леонова, Е.И. Рогова, Павлова Л.Г. и пр.

ГЛАВА 1. ПСИХОЛОГИЯ КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность современных коммуникаций

В процессе своей трудовой или учебной деятельности люди вступают во взаимодействие, которое является неотъемлемым атрибутом любого производственного или учебного процесса. Результат взаимодействия людей проявляется в их взаимоотношениях друг с другом, в социально-психологическом климате, в удовлетворенности потребностей в общении, в привлекательности деятельности и культуры организации. Именно коммуникация формирует целостность организации [5, с.84].

Коммуникация в организации представлена информационными взаимодействиями, в которые вступают люди и которые направлены на поддержание при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных функций.

К организациям в данном случае относятся школы, вузы, различные коммерческие и государственные предприятия, в том числе управленческие и политические структуры [1, с.74].

В психологии принято называть человека, передающего информацию (сообщение), оказывающего коммуникативное воздействие, коммуникатором, а того, кто воспринимает информацию или на кого оказывается воздействие, — реципиентом. (Их взаимодействие представлено в приложении А).

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджера приходится на коммуникацию. При этом 85% японских, 73% американских и 63% английских менеджеров считают коммуникативную некомпетентность основным препятствием на пути повышения эффективности деятельности организации [13, с.64].

Коммуникация людей в организациях представлена их взаимодействием друг с другом преимущественно для того, чтобы:

- получить либо сообщить информацию, которая необходима для качественного выполнения функциональных и должностных обязанностей;

- собственно воздействовать друг с другом, т. е. управлять поведением людей, их состоянием и отношением к целям, задачам и прочим особенностям жизнедеятельности организации;

- удовлетворить потребности в общении [13, с.65].

В целом коммуникация в любой организации является единством двух взаимосвязанных аспектов: коммуникации как структуры сложившихся традиций, норм и стереотипов коммуникативного воздействия, т. е. элемента культуры организации, и коммуникации как динамического процесса, как элемента профессиональной деятельности людей и их взаимоотношений.

Рассмотрение коммуникации как структуры взаимодействия персонала важно для понимания всего возможного диапазона его осуществления: от тоталитарного жесткого порядка, т. е. Повсеместного контроля и регламентации, до хаоса и анархии, т. е. стихийно складывающихся взаимодействий людей в организации. В соответствии с синергетическим подходом хаос и жесткая структура являются самыми неустойчивыми системами, что должно быть в обязательном порядке учтено при проектировании и оценке коммуникативной структуры организации [5, с.84].

Коммуникация как структура в значительной степени опосредуется технологией производства, материально-техническим, сбытовым, финансовыми и прочими особенностями организации. Научное осмысление этого факта привело к возникновению в менеджменте логистики и реинжениринга корпорации, новейшим и высоко эффективным технологиям управления информационными и коммуникативными потоками в организации.

1.2 Коммуникация как структура

В теории принято выделять три основные школы, каждая из которых внесла свои существенные изменения в понимание коммуникации как структуры организации [13, с.65].

Такими школами являются:

- школа научного управления,

- школа «человеческих отношений»,

- школа социальных систем [1, с.76].

Необходимо рассмотреть основные учения и направления каждой школы. В школе научного управления. Ф. Тейлор в рамках развиваемой им теории научного управления представлял коммуникации передатчиком информации от администрации к работникам, т. е. исключительно по вертикали - сверху вниз. Горизонтальные связи, к примеру, среди отделов либо сотрудников, были исключены. Соответственно, идея данной школы построена в соответствии со скалярным (вертикальным) принципом структуры организации [3, с.46].

А. Файоль, являющийся автором «административной доктрины» в управлении, устремил свое внимание на то, что при необходимости быстрого реагирования, выявляется неэффективность скалярной структуры, так как она очень медленно действует.

Коммуникация, к примеру, исполнителя а с исполнителем б могла произойти только последовательно через все восходящие ступени управления и высшее руководство, а затем через нисходящие ступени управления, на что требовалось длительное время.

А. Файолем предложена прямая экстренная, горизонтальная коммуникация в организации, получившая название мостки Файоля. Соответственно, можно утверждать о внесении существенных изменений в вертикальную, скалярную структуру коммуникации в организации [13, с.66].

Согласно мнению, которого придерживаются представители школы научного управления, коммуникация в организации имеет ограничения только в диапазоне контроля руководителя, т. е. в количестве подчиненных, с которыми данный руководитель может построить эффективное общение. Принято считать, что каждый руководитель должен иметь в подчинении не более 5-7 подчиненных. Чтобы уменьшить диапазон контроля руководителю рекомендуется делегировать нижестоящим руководителям власть.

Распространение линейно-штабных структур в промышленном менеджменте было связано с деятельностью Г. Эмерсона, являющегося автором первых работ об эффективности организации производства. Изучая военную историю и особенно функции и структуру военных штабов, он пришел к выводу о необходимости включения опыта действия штабов в практику управления производством [1, с.77].

Подробно анализируя деятельность прусского генерала Мольтке, Г. Эмерсон отмечал, что его успехи в военных операциях 1860-1870 гг. были обеспечены применением определенных принципов (правил). Результаты научного анализа проблемы эффективного управления производством изложены Г. Эмерсоном в его знаменитой книге 1912 г. «Двенадцать принципов производительности» [5, с.86].

За счет внедрения штабных структур стало возможным разделение коммуникативных функций в организации на собственно управленческие и консультационные функции:

- линейными руководителями сохраняется их основная коммуникативная функция передачи сведений сверху вниз, а также функция воздействия на поведение работников, находящихся у него в подчинении;

- штабными сотрудниками осуществляются специальные, консультационные функции.

Среди консультантов были, как правило, узкие специалисты по оборудованию, сбыту, бухучету, снабжению и т. п. В результате деятельности штаба решения руководителя подкреплялись определенным научным обоснованием и становились комплексными, компетентными и оптимальными. По своей сути, между штабными и линейными руководителями искусственно был разделен объем власти и ответственности [13, с.67].

Данной структурой было обусловлено наделение линейных руководителей максимальной ответственностью за исполнение решений консультантов и минимальной властью в принятии этих решений, при этом консультанты становились обладателями максимальной властью в принятии решений и минимальной ответственностью за их исполнение, за результаты работы линейных руководителей. Подобная ситуация может рассматриваться в качестве примера запрограммированного структурного конфликта объема власти и ответственности, заложенного на уровне структуры организации [10, с.93].

Для функциональной структуры организации характерно преобразование консультантов заместителей директора и наделение их соответствующими полномочиями власти и ответственностью. Зачастую главными, функциональными специалистами и заместителями директора являются:

- генеральный директор,

- главный технолог,

- главный электрик,

- заместитель директора по юридическим и кадровым вопросам и пр.

В линейных — цеховых — подразделениях в качестве заместителей линейного руководителя (начальника цеха) вводились такие же функциональные должности (цеховой штаб) [1, с.79].

Возможны, конечно, и другие названия, но сущность данной структуры заключается в том, что каждый ведущий специалист в цехе обязан был подчиняться одновременно как распоряжениям своего непосредственного начальника — линейного руководителя цеха, так и главного, функционального специалиста (заместителя директора) по своему направлению. В этом случае нарушался принцип единоначалия, т. е. у одного подчиненного оказывалось как минимум два руководителя, что приводило к возникновению функционального конфликта объема власти и ответственности.