Файл: АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ.pdf

По проведенным наблюдениям, можно говорить о том, что большую часть информации (в некоторых случаях до 75 %), которая направлена на руководителей и персонала на рабочем месте, является неподконтрольной организации и собирается сотрудниками в межличностном, неформальном общении [1, с.86].

Это свидетельствует об отсутствии контроля над качеством, своевременностью и количеством информации, которую получает персоналом. Во многих случаях руководители не удовлетворены количество информации, качеством и ее оперативностью, при этом данная информация является необходимой для более качественного и полноценного выполнения обязанностей управления в своем структурном подразделении. Соответственно, работник, который не обладает необходимой для него информацией, вынужден оставить рабочее место для поиска решения определенной проблемы, при этом информация, полученная при общении с другими работниками, не гарантирует надлежащего качества [5, с.97].

В управлении информационными потоками в организации необходимо выделять:

- потребность в информации рабочего места (должности), т. е. в информации, которая необходима работнику для своевременного и качественного выполнения обязанностей функционального и профессионального характера в своей должности на рабочем месте;

- потребность человека в информации о системе, т. е. в информации, которая необходима человеку как члену организации (подразделения), как элементу целостной системы для ориентации в структуре организации, в знании направления ее стратегического развития и положения во внешней среде;

- субъективную потребность в информации людей, т. е. в информации для того, чтобы снять состояние его личной тревожности, неопределенность в информационном или познавательном плане [4, с.65].

Для всех вышеперечисленных аспектов коммуникативных структур в организации необходимо свое научное обоснование, своевременные управленческие действия и решения по вопросам планирования, финансирования, технического и информационного обеспечения для взаимодействия в организации персонала всеми необходимыми средствами: компьютерами, механизмами ежедневного оперативного контроля и пр. [1, с.87].

Оценка коммуникативной структуры организации дается исходя из ряда критериев. Диагностика и оценка коммуникативной структуры в целом в организации определяется по шести основным критериям:

1. Первый критерий представлен чувствительностью, то есть способностью коммуникативной структуры организации к восприятию сигналы о различных изменениях внешней либо внутренней среды.

2. Второй критерий представлен оперативностью, то есть временем реагирования на полученный сигнал коммуникативной структуры организации.

3. Третий принцип представлен централизованностъю, то есть местоположением большинства (центра тяжести) элементов и коммуникативных взаимодействий в пространстве организации.

4. Четвертый принцип представлен жизнеспособностью, то есть способностью коммуникативной структуры при отсутствии части ее связей и элементов к реализации целевой, стратегической функции организации.

5. Пятый принцип представлен гибкостью, то есть способностью коммуникативной структуры организации к изменениям под воздействием внутренней или внешней среды [13, с.73].

6. Шестой принцип представлен целостностью, то есть количеством реальных коммуникаций в организации в отношении к максимальному их количеству, которое возможно.

Таким образом, к первой главе можно сделать следующие выводы:

Коммуникация в организации представлена информационными взаимодействиями, в которые вступают люди и которые направлены на поддержание при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных функций.

К организациям в данном случае относятся школы, вузы, различные коммерческие и государственные предприятия, в том числе управленческие и политические структуры.

В целом коммуникация в любой организации является единством двух взаимосвязанных аспектов: коммуникации как структуры сложившихся традиций, норм и стереотипов коммуникативного воздействия, т. е. элемента культуры организации, и коммуникации как динамического процесса, как элемента профессиональной деятельности людей и их взаимоотношений.

Коммуникация как структура в значительной степени опосредуется технологией производства, материально-техническим, сбытовым, финансовыми и прочими особенностями организации.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Структура и этапы коммуникации в организации

Коммуникативное взаимодействие персонала в организации осуществляется на четырех взаимосвязанных уровнях. Данные уровни представлены:

- коммуникативным актом,

- диалогом, или актуальным взаимодействием,

- парциальным взаимодействием,

- полным взаимодействием [13, с.74].

Коммуникативный акт является неделимым далее действием, жестом, репликой человека, имеющего в глазах реципиента определенный смысл либо значение. Такой акт иллюстрирует приложение Б.

- Диалог, или актуальное взаимодействие, является методом (способом) решения стоящих перед людьми проблем средствами общения.

Парциальные взаимодействия и взаимоотношения являются совокупностью всех состоявшихся на данный момент сокращенных (одна или несколько фаз) или полных диалогов, коммуникативных актов с одним и тем же человеком [5, с.98].

- Полные взаимодействия и взаимоотношения — это совокупность всех коммуникативных актов, диалогов и парциальных взаимодействий и взаимодействий человекаXс окружающими людьми (А, В, Си D), в которые он вступает при выполнении своих должностных обязанностей в организации.

Рассмотрим каждый из уровней коммуникативного взаимодействия персонала в организации более подробно.

Коммуникативный акт.

Коммуникативный акт — это внешние и далее не делимые, наблюдаемые извне действия, жесты, реплики и прочие атрибуты динамической коммуникативной позиции человека, имеющие в глазах наблюдателя или реципиента конкретный смысл или значение [1, с.88].

Динамическая коммуникативная позиция человека как коммуникатора — это проявление его цели, намерений и интересов в вербальном и невербальном поведении, реакциях, репликах, позе, движениях глаз, рук, тела и т. п. Коммуникативным становится любое поведение человека при наличии явного или представляемого им реципиента, способного воспринять и наделить смыслом или значением каждый аспект, каждую реакцию из вербального или невербального поведения человека как коммуникатора [13, с.75].

Основными элементами коммуникативного акта являются: коммуникатор, реципиент, коммуникативное воздействие (поведение), окружающая среда и обратная связь.

На эффективность коммуникации оказывают влияние все перечисленные факторы.

Коммуникативный акт приобретает свое коммуникативное значение только тогда, когда коммуникатор получает достоверную обратную связь о принятии реципиентом его сообщения. Коммуникативный акт нераздельно, одномоментно включает в себя цель, функцию и структуру [5, с.99].

1. Цель является результатом, ради которого коммуникатор осуществляет коммуникативный акт. Именно целевая направленность коммуникативного акта определяет, следует ли реципиенту и как вступать в коммуникацию или не вступать. К примеру:

- коммуникатор может обращаться сам к себе, рассуждая вслух или в процессе релаксации (ответа от реципиента коммуникатор не ожидает);

- в публичном выступлении или политической дискуссии коммуникатор может ориентироваться на реальных или воображаемых наблюдателей или зрителей (коммуникатор ожидает внутренней реакции, изменения отношения зрителей, а не собственно ответа реципиента на коммуникацию);

- коммуникатор обращается непосредственно к реципиенту (коммуникатор ожидает от него ответа) [9, с.37].

2. Функция представлены осознаваемыми либо неосознаваемыми потребностями, которые человек как коммуникатор стремится удовлетворить, вступая в процесс коммуникации:

- информационная, познавательная функция, т. е. потребность человека в информации, в знаниях;

- экспрессивная функция, т. е. потребность человека в свободном выражении своего эмоционального состояния, отношения;

- регуляторная функция, т. е. потребность в управлении поведением собеседника [5, с.101].

3. Структура представлена неразрывным единством, целостностью всех аспектов коммуникативного акта. Каждый коммуникативный акт человека независимо от его воли и сознания содержит следующие аспекты:

- информационный, который включает в себя прямой смысл высказывания и его подтекст, т. е. возможный переносный смысл;

- эмоциональный, который выражает эмоциональное состояние коммуникатора и его отношение к теме, собеседнику, обстоятельствам;

- поведенческий, т. е. способ осуществления коммуникации: вербальный, при помощи речи, и невербальный, с помощью мимики, жестов, интонации и т. п. [13, с.76].

Коммуникативный акт как элемент коммуникативного взаимодействия человека характеризуется такими признаками, как:

- адекватность, т. е. соответствие поставленной цели, обстоятельствам и индивидуальным особенностям реципиента;

- импульсивность, т. е. наличие в любом акте неосознаваемых информации, потребностей и всех элементов его структуры [10, с.93].

- опредмеченность, т. е. проявление во внешнем плане, в вербальном и невербальном поведении человека его коммуникативной позиции, его цели, интересов и потребностей;

- избирательность, так как единичный, осуществленный конкретный коммуникативный акт всегда есть выбор из множества возможных альтернатив поведения человека как коммуникатора [6, с.67].

2.2 Коммуникационная система ООО «Барро»

ООО «Барро» создано 23.02.2010 года. Расположена организация в Республике Беларусь, Могилевская область, Бобруйский район, Минское шоссе, д.5.

Организация имеет круглую печать, штамп и бланки с изображением своего наименования на русском языке, имеет логотип, а так же прочие атрибуты юридического лица, открывает расчётные и иные счета в банках.

ООО «Барро» занимается продажей и установкой (поставщиками материальных ресурсов являются как отечественные, так и зарубежные производители):

- окон ПВХ: из профиля КВЕ, который изготавливается на российских заводах и полностью соответствует немецким стандартам качества. Является экологичным и безопасным; из профиля PROPLEX - соответствует российским требованиям по теплоизоляции, а также всем основным международным стандартам;

- натяжных потолков ОЛИМП;

- межкомнатных дверей, таких компаний как «Аякс Профиль», «Мерим М», фабрик «Свобода», «Краснодеревщик», «ВДВ» и др.;

- входных дверей компаний «Капитал», «Супер Дверь» и др.;

- рольставни и рольворота DoorHanиз алюминиевых профилей различного типа (в том числе и усиленных экструдированных): рольставни - современное решение для оконных проёмов домов, квартир и офисных помещений; рольворота - современное решение для защиты окон и дверей помещений любого назначения, а также витрин магазинов.

- алюминиевых конструкций DoorHan: офисные перегородки с различными видами заполнения из системы профилей серии AH.MCK; входные группы и могут состоять из отдельной двери или каркасной системы со встроенными одной или несколькими дверьми, а также другие конструкции, в том числе балконы и лоджии.

ООО «Барро» имеет собственный автомобиль типа «Газель», поэтому заказываемая продукция вывозится от поставщиков собственным автотранспортом.

Важнейшей составляющей стратегического развития любой компании является Миссия, которая определяет основную цель фирмы. Формулирование миссии должно отражать следующие моменты: вид предпринимательской деятельности данной организации, отношение к организации внешней среды и культуру организации. Миссия ООО «Барро»: Дарить тепло и уют Вашему дому.

Как и на любом другом предприятии на ООО «Барро» присутствуют внешние и внутренние коммуникации.

1. Внешние коммуникации.

1) Потребителями. В процессе коммуникации ООО «Барро» доводит до потребителя информацию о продукции предприятия, ее качества, сроков изготовления, порядка заключения договоров и т.д. С другой стороны, потребитель в процессе коммуникации с ООО «Барро» доводит до предприятия сообщение о своих пожелания, о своих требованиях и предпочтениях по поводу приобретаемой продукции. Коммуникации с потребителями - физическими лицами (население) осуществляет торговый персонал (менеджеры). Если в роли покупателей выступает юридическое лицо (предприятия, организации и учреждения) переговоры по продажам проводит директор ООО «Барро».