Файл: Первичные учетные документы (Сущность первичных учетных документов и их значимость в организации).pdf

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Курсовая работа

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 13.06.2023

Просмотров: 190

Скачиваний: 3

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Характеристика первичных документов: сущность, значимость, классификация и формы

1.1 Сущность первичных учетных документов и их значимость в организации

1.2. Классификация и формы первичных учетных документов

2. Учет на основании нормативных первичных учетных документов и исправления их ошибок

2.1. Ведение учета в организации на основании нормативных документов

2.2 Исправление ошибок в первичных учетных документах

В соответствии с п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, которое утверждено Приказом Министерством финансов РФ от 29.07.1998 N 34н, изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам необходимо осуществлять в отчетности, которая составляется за отчетный период, в котором обнаружены искажения данных. Другими словами, ошибки в бухгалтерском учете необходимо исправлять в том месяце, в котором они обнаружены. В случае если раскрыто неверное отображение хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года, то исправления осуществляются записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, в котором искажения раскрыты.

С целью чтобы исправить ошибки, которые допущены в отчетном году, довольно внести исправления, как в первичные учетные документы, так и в регистры бухгалтерского учета.

Верное исправление ошибки в счетных записях располагает огромной значимостью с целью предоставления достоверности учетных сведений. При этом характер ошибок бывает разнообразный: нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, когда сумма хозяйственной операции записывается не на тот счет, на который необходимо, хотя и в правильной сумме и т.д.[40]

На основании п. 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, которая утверждена Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 1999 г. N 107н:[41]

- записи в первичных учетных документах осуществляются способом, который обеспечивает сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, с помощью, как пишущих машин, так и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;

- в первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

- исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

- в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

С целью исправления ошибок в первичных документах, а также в учетных регистрах, составленных вручную (за исключением банковских и кассовых документов), используется следующий способ:

Корректурный неправильный текст либо сумма зачеркиваются, над зачеркнутым текстом записываются правильный текст либо сумма. Наряду с этим зачеркивание осуществляется одной чертой, с целью, чтобы исправленный текст можно было прочитать. Исправление ошибки как оговаривается, так и подтверждается: в документе подписями лиц, которые подписали документ, в учетных регистрах лицом, осуществлявшим исправление. Оговорка осуществляется на полях против исправленной записи.[42]

Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неверного подсчета результатов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Как в приходных, так и в расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. В результате перенесения результатов в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В данном случае на сумму допущенной ошибки составляют бухгалтерскую справку, данные которой заносятся в Главную книгу отдельной строкой.[43]

Кроме того исправление ошибок в учетных регистрах помимо корректурного способа осуществляется способом дополнительной проводки, а также способом «красного сторно». «Красное сторно» используется в тех случаях, если в учетных регистрах указана неверная корреспонденция счетов, либо большая, чем должно сумма операции. Сущность данного способа заключается в том, что ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов красными. Данная проводка отображается во всех связанных с ней учетных регистрах красными чернилами. В результате подсчета результатов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов, при этом неверная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильными данными и записывается в регистры обычным способом.

Отметим, что все исправления, вносимые в бухгалтерский учет, должны быть оформлены документально. Данным документом может выступать бухгалтерская справка, в которой бухгалтер указывает основные причины, согласно которым появилась ошибка, поясняет смысл вносимых в учет, как исправлений, так и изменений, отображает корреспонденцию счетов и суммы. Документы, в которых обнаружены подчистки, исправления, приписки и т.п. относятся к материальному подлогу, а если в них отображены хозяйственные операции, которые в реальности не были совершены, выступают документами интеллектуального подлога.[44]

Документооборот представляет собой движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их формирование либо получение от иных предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, которые связаны с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер организации.[45]

Как определено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ формирование первичных учетных документов, а также порядок и сроки передачи их с целью отображения в бухгалтерском учете осуществляются на основании утвержденного на предприятии графика документооборота.[46]

Отметим, что работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы и др.) формируют, а также представляют документы, которые относятся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Любому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, которые относятся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые они представляются.

Верное составление графика документооборота, а также его соблюдение содействуют наилучшему распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, в конце концов, предоставляют своевременность составления отчетности. При этом ответственность за соблюдение графика документооборота, и как за своевременное, так и за качественное формирование документов, своевременную передачу их с целью отображения в бухгалтерском учете и отчетности.

С учетом как назначенности, так и среды обращения документов можно довольно условно подразделить документооборот на внутренний и внешний. Внутренний образуют внутренние документы, и входящие документы, которые поступили в организации и не подлежат возврату в адрес отправителя. Внешний состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие как входящие, так и внутренние документы, которые согласно каким-нибудь причинам подлежат возврату.[47]

На основании масштаба движения документов разделяют документооборот определенного должностного лица, структурного подразделения, предприятия как юридического лица, корпорации с целым рядом филиалов, отрасли управления либо всего государства в целом. Как нормативные акты, так и методические пособия, к примеру, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), исследуют в качестве основного объекта документооборот предприятия как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, располагающего полным набором технологических процессов и довольно простого с целью описания данных процессов.

Для любого документа в бухгалтерском учете имеется собственное направление движения, именно собственный документооборот. Но для всех документов обязательными выступают пять ключевых этапов, таких как:[48]

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований, которые предъявляются к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют как своевременность, так и полноту сдачи его с целью учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка реализовывается согласно форме, по содержанию и помимо этого содержит арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:[49]

• таксировка, либо расценка, предусматривает перевод как натуральных, так и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по определенной хозяйственной операции, которая вытекает из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

В соответствии с п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера либо уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства полагаются недействительными, а также не должны приниматься к выполнению (за исключением документов, которые подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, специфики, оформления которых назначаются некоторыми указаниями Минфина РФ).[50]

Отметим, что отсутствие первичных учетных документов не только предназначается основой с целью отказа в признании реализованных расходов с целью исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, однако и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. Наряду с этим за грубое нарушение правил учета не повлекшее понижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции.[51] Данные санкции представлены чуть ниже в таблице 1. Следовательно, в случае, если у налогоплательщика не имеется в наличии документов более чем за один налоговый период, сумма штрафа за отсутствие первичных документов вырастет в три раза. Необходимо сказать, что с 1 января 2014 г., благодаря вступлению в силу поправок, которые внесены Федеральным законом от 23.07.2013 № 248-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, и о признании утратившими силу некоторых положений законодательных актов Российской Федерации», положения ст. 120 Налогового Кодекса РФ используются также как к индивидуальным предпринимателям, так и к налоговым агентам.[52] Однако, несмотря на то, что в ст.120 НК РФ речь идет об отсутствии первичного документа, согласно мнению налоговиков, за составленный первичный документ с погрешностями (к примеру, отсутствие подписи в накладной) налогоплательщику также грозит штраф в соответствии со ст. 120 НК РФ (письмо Минфина России от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187).[53] За отсутствие первичных учетных документов должностные лица предприятия могут быть привлечены к административной ответственности (см. табл. 1)

Таблица 1 Санкции, за нарушения правил учета, предусмотренные НК РФ и КоАП РФ

Период хранения первичных учетных документов. Статья 29 Закона о бухгалтерском учете определяет только общий срок жизнедеятельности бухгалтерский документов — не менее пяти лет. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются в ходе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и предприятий, с указанием сроков хранения». В результате использования Перечня необходимо учитывать, что определенные сроки хранения документов необходимо отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Таким образом, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 г., началось с 1 января 2016 г. Представим сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов.

Таблица 2 Сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Приложение 1

Так, согласно назначению бухгалтерские документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, а также на комбинированные.[11]

Тем самым распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации либо иных уполномоченных для этого лиц о совершении назначенных операций.[12] При этом к ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов предприятия, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Кроме того распорядительные документы не подтверждают факта реализации хозяйственной операции, и таким образом, основой с целью учетных записей не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. п. Данные документы выступают источником информации с целью как текущего, так и дальнейшего контроля хозяйственных операций.[13]

Тем не менее, документы бухгалтерского оформления составляются для подготовки, обеспечения, сокращения, а также для упорядочения учетных записей, и для подготовки исполнительных и распорядительных документов. К данным документам относятся:

а) документы по учету ОС и НМА;

б) документы по учету сырья и материалов;

в) документы по учету кассовых операции;

г) документы по учету банковских операции;

д) документы по учету НДС;

е) документы по расчетам с подотчетными лицами;

ж) документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы включают одновременно признаки как распорядительных, исполнительных документов, так и бухгалтерского оформления.[14] К примеру, расходный кассовый ордер включает распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег и содержит корреспондирующие счета, а именно дебетуемый и кредитуемый.

Так, согласно объему содержащихся в документах сведений либо по порядку их составления документы подразделяются на первичные и сводные.

При этом первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они располагают юридической, то есть доказательной силой, потому как выступают первоначальным формальным доказательством, что операция исполнена. К ним относятся, к примеру, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, а также начисления заработной платы, отгрузку продукции и т.д.

Сводные документы составляют на основе первичных документов, в них отображаются операции, уже оформленные, прежде всего, первичными документами. Тем самым сводные документы составляют с целью обобщения данных первичных документов для получения укрупненных либо новых показателей. Примерами данных документов могут выступать расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.[15]

По способу применения документы разделяются на разовые и накопительные.

Так, в разовых документах отображаются одна либо несколько хозяйственных операций, которые совершены одновременно. Сразу после их составления они могут выступать основой с целью бухгалтерских записей.[16]

Накопительные документы составляют за назначенный период времени, а именно за день, декаду и т.п.; они включают информацию об однородных хозяйственных операциях. Наряду с этим к ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и т.д. Они дают возможность сократить число заполняемых документов, бухгалтерских записей и при этом содействуют понижению трудоемкости деятельности как бухгалтерской, так и иных служб предприятий.[17]

По месту составления документы делятся на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и используемые внутри одной организации, и внешние, а именно товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы, которые поступают от иных как юридических, так и физических лиц.[18]

По числу учетных позиций документы подразделяются на однопозиционные, которые содержат лишь одну позицию, а именно наряд на исполнение какой-нибудь работы, и многопозиционные, которые состоят из нескольких позиций и названий, к примеру, счет, товарно-транспортная накладная.

Согласно способу заполнения документы бывают составляемые вручную, на пишущей машинке, а также на компьютере.

Рассмотрим «формы документов». Итак, под формой документа осмысливается как состав, так и расположение его реквизитов. Тем самым одно из главных условий оформления первичной учетной документации это, прежде всего, наличие в ней всех сведений, которые необходимы с целью, как работы, учета, так и контроля.[19] Вместе с тем первичные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены согласно форме, которая содержится в альбомах типовых форм первичной учетной документации.

Так, в зависимости от характера регистрируемых операций формы документов подразделяются на типовые и специализированные.[20]

При этом типовыми именуются формы документов, которые назначены с целью регистрации однородных, а также широко распространенных хозяйственных фактов, имеющих место в большом числе организаций одной либо целого ряда отраслей.

К специализированным формам относятся формы документов, которые служат с целью регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, которые имеют место в некоторых группах предприятий либо отрасли.

Для облегчения обработки документов, которые применяются в бухгалтерском учете, а также отличаются согласно как форме, содержанию, так и способу отображения фактов хозяйственной жизнедеятельности, их систематизируют согласно таким однородным признакам как:[21]

- назначению;

- порядку создания;

- способу применения;

- статусу в системе информационного обеспечения;

- месту составления;

- числу учетных операций;

- оформлению однородных операций;

- способу заполнения.

Необходимо сказать о том, что первичные учетные документы должны включать в себе все сведения, которые надобны с целью получения полного представления о хозяйственной операции. Требования определяются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».[22]

Таким образом, в п. 1 статьи 9 данного закона определено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, осуществляемых предприятием.[23]

Отметим, что документ, которым оформляется осуществляемая хозяйственная операция, обладает двойным назначением:[24]

1. во-первых, данный документ выступает оправдательным документом, а именно подтверждает факт совершения предприятием хозяйственных операций;

2. во-вторых, документ предназначается первичным учетным документом, на основе которого осуществляются записи в бухгалтерском учете.

Также немаловажным является то, что одним из главных условий оформления документации выступает наличие в документах всех сведений, которые надобны с целью оперативной деятельности как учета, так и контроля. Первичные документы принимаются к учету в случае, если они составлены согласно форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Как уже выше говорилось, под формой документа осмысливается как состав, так и расположение реквизитов.

В случае если же форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, тогда данные документы должны разрабатываться самостоятельно предприятием, а также обязаны включать все необходимые реквизиты.

Реквизиты предназначаются с целью придания исчерпывающей характеристики хозяйственному факту, который изложен в документе, и придают ему юридическую силу.

Тем не менее, в том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, данные документы должны располагать обязательными реквизитами (показателями), необходимые с целью исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, который изложен в документе, и придания ему юридической силы.[25] Реквизиты как первичных, так и бухгалтерских документов, которые приняты к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и главным образом зависят от характера хозяйственных операций.

Итак, к обязательным реквизитам относятся:[26]

- наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках определенных видов документов;

- наименование предприятия - автора документа указывают на бланках на основании учредительного документа предприятия (уставом либо положением).

- дата составления документа дает возможность назначить определенную дату совершения операции, которая описана в документе. Датой документа выступает дата его подписания либо утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, которые участвуют в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной операции,

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Регистрация документа осуществляется сразу после его подписания либо после его утверждения. Регистрационный номер представляет собой цифровое либо буквенно - цифровое обозначение, которое присваивается документу с целью его учета и дальнейшего поиска.[27]

Вместе с унификацией главной значимостью располагает стандартизация документов, под которой смыслят определение одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

Сегодня имеются следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которые утверждены как Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином РФ, так и Минэкономразвития Российской Федерации.

Тем самым в зависимости как от характера операции, требований нормативных актов, так и от иных факторов, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (к примеру, номер документа, адрес организации), тем самым все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной документации остаются без изменения.[28] Удаление некоторых реквизитов из унифицированных форм не допускается, а вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом предприятия.

К примеру, по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени"), по учёту кадров (N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-7 "График отпусков", N Т-10 "Командировочное удостоверение"), по учету кассовых операций (N КО-1 "Приходный кассовый ордер", N КО-4 "Кассовая книга") и т.д.[29]

Таким образом, подытожим и отметим, что классифицировать первичные учетные документы можно согласно огромному количеству признаков. Имеется также понятие «формы документа». Под формой документа осмысливается как состав, так и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены согласно назначенной форме, или содержатся в альбомах унифицированных форм, или разработанной самостоятельно предприятием.

2. Учет на основании нормативных первичных учетных документов и исправления их ошибок

2.1. Ведение учета в организации на основании нормативных документов

Прежде всего, отметим то, что ведение первичных учетных документов реализовывается не «согласно усмотрению» предприятий, а на основании строгого соответствия с назначенными нормативными документами. Данные документы можно представить как 4-х уровневую систему, созданную на их статусе:

Смотрите также файлы