Файл: Первичные учетные документы (Сущность первичных учетных документов и их значимость в организации).pdf

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Курсовая работа

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 13.06.2023

Просмотров: 192

Скачиваний: 3

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Характеристика первичных документов: сущность, значимость, классификация и формы

1.1 Сущность первичных учетных документов и их значимость в организации

1.2. Классификация и формы первичных учетных документов

2. Учет на основании нормативных первичных учетных документов и исправления их ошибок

2.1. Ведение учета в организации на основании нормативных документов

2.2 Исправление ошибок в первичных учетных документах

В соответствии с п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, которое утверждено Приказом Министерством финансов РФ от 29.07.1998 N 34н, изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам необходимо осуществлять в отчетности, которая составляется за отчетный период, в котором обнаружены искажения данных. Другими словами, ошибки в бухгалтерском учете необходимо исправлять в том месяце, в котором они обнаружены. В случае если раскрыто неверное отображение хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года, то исправления осуществляются записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, в котором искажения раскрыты.

С целью чтобы исправить ошибки, которые допущены в отчетном году, довольно внести исправления, как в первичные учетные документы, так и в регистры бухгалтерского учета.

Верное исправление ошибки в счетных записях располагает огромной значимостью с целью предоставления достоверности учетных сведений. При этом характер ошибок бывает разнообразный: нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, когда сумма хозяйственной операции записывается не на тот счет, на который необходимо, хотя и в правильной сумме и т.д.[40]

На основании п. 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, которая утверждена Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 1999 г. N 107н:[41]

- записи в первичных учетных документах осуществляются способом, который обеспечивает сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, с помощью, как пишущих машин, так и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;

- в первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

- исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

- в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

С целью исправления ошибок в первичных документах, а также в учетных регистрах, составленных вручную (за исключением банковских и кассовых документов), используется следующий способ:

Корректурный неправильный текст либо сумма зачеркиваются, над зачеркнутым текстом записываются правильный текст либо сумма. Наряду с этим зачеркивание осуществляется одной чертой, с целью, чтобы исправленный текст можно было прочитать. Исправление ошибки как оговаривается, так и подтверждается: в документе подписями лиц, которые подписали документ, в учетных регистрах лицом, осуществлявшим исправление. Оговорка осуществляется на полях против исправленной записи.[42]

Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неверного подсчета результатов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Как в приходных, так и в расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. В результате перенесения результатов в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В данном случае на сумму допущенной ошибки составляют бухгалтерскую справку, данные которой заносятся в Главную книгу отдельной строкой.[43]

Кроме того исправление ошибок в учетных регистрах помимо корректурного способа осуществляется способом дополнительной проводки, а также способом «красного сторно». «Красное сторно» используется в тех случаях, если в учетных регистрах указана неверная корреспонденция счетов, либо большая, чем должно сумма операции. Сущность данного способа заключается в том, что ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов красными. Данная проводка отображается во всех связанных с ней учетных регистрах красными чернилами. В результате подсчета результатов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов, при этом неверная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильными данными и записывается в регистры обычным способом.

Отметим, что все исправления, вносимые в бухгалтерский учет, должны быть оформлены документально. Данным документом может выступать бухгалтерская справка, в которой бухгалтер указывает основные причины, согласно которым появилась ошибка, поясняет смысл вносимых в учет, как исправлений, так и изменений, отображает корреспонденцию счетов и суммы. Документы, в которых обнаружены подчистки, исправления, приписки и т.п. относятся к материальному подлогу, а если в них отображены хозяйственные операции, которые в реальности не были совершены, выступают документами интеллектуального подлога.[44]

Документооборот представляет собой движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их формирование либо получение от иных предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, которые связаны с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер организации.[45]

Как определено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ формирование первичных учетных документов, а также порядок и сроки передачи их с целью отображения в бухгалтерском учете осуществляются на основании утвержденного на предприятии графика документооборота.[46]

Отметим, что работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы и др.) формируют, а также представляют документы, которые относятся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Любому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, которые относятся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые они представляются.

Верное составление графика документооборота, а также его соблюдение содействуют наилучшему распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, в конце концов, предоставляют своевременность составления отчетности. При этом ответственность за соблюдение графика документооборота, и как за своевременное, так и за качественное формирование документов, своевременную передачу их с целью отображения в бухгалтерском учете и отчетности.

С учетом как назначенности, так и среды обращения документов можно довольно условно подразделить документооборот на внутренний и внешний. Внутренний образуют внутренние документы, и входящие документы, которые поступили в организации и не подлежат возврату в адрес отправителя. Внешний состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие как входящие, так и внутренние документы, которые согласно каким-нибудь причинам подлежат возврату.[47]

На основании масштаба движения документов разделяют документооборот определенного должностного лица, структурного подразделения, предприятия как юридического лица, корпорации с целым рядом филиалов, отрасли управления либо всего государства в целом. Как нормативные акты, так и методические пособия, к примеру, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), исследуют в качестве основного объекта документооборот предприятия как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, располагающего полным набором технологических процессов и довольно простого с целью описания данных процессов.

Для любого документа в бухгалтерском учете имеется собственное направление движения, именно собственный документооборот. Но для всех документов обязательными выступают пять ключевых этапов, таких как:[48]

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований, которые предъявляются к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют как своевременность, так и полноту сдачи его с целью учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка реализовывается согласно форме, по содержанию и помимо этого содержит арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:[49]

• таксировка, либо расценка, предусматривает перевод как натуральных, так и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по определенной хозяйственной операции, которая вытекает из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

В соответствии с п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера либо уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства полагаются недействительными, а также не должны приниматься к выполнению (за исключением документов, которые подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, специфики, оформления которых назначаются некоторыми указаниями Минфина РФ).[50]

Отметим, что отсутствие первичных учетных документов не только предназначается основой с целью отказа в признании реализованных расходов с целью исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, однако и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. Наряду с этим за грубое нарушение правил учета не повлекшее понижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции.[51] Данные санкции представлены чуть ниже в таблице 1. Следовательно, в случае, если у налогоплательщика не имеется в наличии документов более чем за один налоговый период, сумма штрафа за отсутствие первичных документов вырастет в три раза. Необходимо сказать, что с 1 января 2014 г., благодаря вступлению в силу поправок, которые внесены Федеральным законом от 23.07.2013 № 248-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, и о признании утратившими силу некоторых положений законодательных актов Российской Федерации», положения ст. 120 Налогового Кодекса РФ используются также как к индивидуальным предпринимателям, так и к налоговым агентам.[52] Однако, несмотря на то, что в ст.120 НК РФ речь идет об отсутствии первичного документа, согласно мнению налоговиков, за составленный первичный документ с погрешностями (к примеру, отсутствие подписи в накладной) налогоплательщику также грозит штраф в соответствии со ст. 120 НК РФ (письмо Минфина России от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187).[53] За отсутствие первичных учетных документов должностные лица предприятия могут быть привлечены к административной ответственности (см. табл. 1)

Таблица 1 Санкции, за нарушения правил учета, предусмотренные НК РФ и КоАП РФ

Период хранения первичных учетных документов. Статья 29 Закона о бухгалтерском учете определяет только общий срок жизнедеятельности бухгалтерский документов — не менее пяти лет. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются в ходе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и предприятий, с указанием сроков хранения». В результате использования Перечня необходимо учитывать, что определенные сроки хранения документов необходимо отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Таким образом, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 г., началось с 1 января 2016 г. Представим сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов.

Таблица 2 Сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Приложение 1

Уровень

Характеристика

1

ГК РФ, НК РФ, Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (является основным актом данного уровня).

2

Стандарты и положения по бухгалтерскому учёту и отчетности; здесь единственным регулирующим органом является Минфин РФ.

3

Методические рекомендаций и указания, инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств.

4

Рабочие документы по бухгалтерскому учёту самого предприятия, основными из которых являются документы по учётной политике предприятия, формы первичных учётных документов (утвержденные руководителем), а также графики документооборота.

1. Итак, Федеральный закон «О бухгалтерском учете», который принят Государственной Думой 23.02.1996 г., одобрен Советом Федерации 20.03.1996 г. [30]

Глава II этого закона раскрывает главные требования к ведению бухгалтерского учета, а также назначает основные правила оформления бухгалтерской документации, а также ее регистрации. Таким образом, в соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы», все хозяйственные операции, осуществляемые предприятием, должны в обязательном порядке оформляться оправдательными документами, которые и выступают первичными учетными документами, на основе которых ведется бухгалтерский учет. Также туи же говорится о том, что первичные учетные документы принимаются к учету в случаях, если они составлены по назначенной форме, которая включает обязательные реквизиты, которые были представлены и писаны в предыдущей главе курсовой работы.[31]

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», как за своевременное, так и за качественное оформление первичных документов, а также за достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, которые составили и подписали данные документы; право подписывать первичные документы могут лишь сотрудники, которые внесены в список, утвержденный руководителем конкретного предприятия. Этот закон ориентирует на то, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Тем не менее, в Федеральном законе отображено то, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия, а также главным бухгалтером либо уполномоченными ими на то лицами, как уже отмечалось выше; внесение исправлений, как в кассовые, так и в банковские документы не допускается, в остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только согласно согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех участников, однако при этом в обязательном порядке должны быть указаны даты внесения исправлений.[32]

Отметим, что статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», наряду с этим, назначает порядок контроля, а также упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основании первичных учетных документов, с целью этого составляются сводные учетные документы; при этом как первичные, так и сводные учетные документы могут составляться на бумажных, а также на машинных носителях информации.[33]

Также данный Закон указывает на то, что первичные учетные документы могут быть изъяты лишь органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, а также органами внутренних дел на основе их постановлений на основании законодательства Российской Федерации.

2 Постановление Правительства Российской Федерации № 835 от 08.07.97 "О первичных учетных документах.

Данное Постановление было разработано правительством Российской Федерации с целью осуществления основных положений Федерального закона "О бухгалтерском учете". Главными его положениями выступают:[34]

- функции как по разработке, так и по утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, а также их электронных версий возложены на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции;

- определены сроки введения унифицированных форм первичной учетной документации (согласно учету сельскохозяйственной продукции и сырья, по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве, по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте)

- заинтересованным федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Государственным комитетом РФ по статистике предоставлено право на основе унифицированных форм первичной учётной документации разрабатывать, а также внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях, которые находятся в сфере их деятельности.

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (в редакции приказов Минфина РФ № 107н от 30.12.1999 и № 31н от 24.03.2000)

В соответствии с этим Положением, все хозяйственные операции, осуществляемые предприятием, должны обязательно оформляться оправдательными документами. Данные документы предназначаются первичными учетными документами, на основе которых ведется бухгалтерский учет.[35] Тем самым требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций, а также по представлению в бухгалтерскую службу, как документов, так и сведений обязательны для всех работников предприятия. Здесь же исследуются обязательные реквизиты, которые должны включать учетные документы (о них выше говорилось.) Также в данном положении указывается перечень лиц, которые располагают правом подписи первичных учетных документов. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с использованием контрольно - кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основе кассовых чеков.[36] В соответствии с Положением, формирование первичных учетных документов, а также порядок и сроки передачи их с целью отображения в бухгалтерском учете осуществляются на основании утвержденного на предприятии графиком документооборота, а своевременное, а также качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в определенные сроки с целью отображения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, которые составили и подписали данные документы.[37]

Положение включает порядок внесения исправлений в кассовые, банковские, а также иные документы. По сущности своей, Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на территории Российской Федерации включает главные моменты, как широко, так и полно исследуемые в ФЗ «О бухгалтерском учете» от 23.02.1996 г.

4. Постановление Госкомстата РФ № 20 от 24 марта 1999 г. "Об утверждении Порядка использования унифицированных форм первичной учетной документации".

На основании данного постановления в унифицированные формы первичной учетной документации (помимо форм по учету кассовых операций), которые утверждены Госкомстатом Российской Федерации, предприятие при надобности может вносить дополнительные реквизиты. Тем самым все реквизиты утвержденных Госкомстатом РФ унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (тем самым включая код, номер формы, наименование документа). Удаление некоторых реквизитов из унифицированных форм не допускается.[38]

Кроме того, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом предприятия.

Форматы бланков, которые указаны в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, выступают как рекомендуемыми, так и могут модифицироваться. В результате изготовления бланочной продукции на основании унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части как расширения, так и сужения граф и строк, включения дополнительных строк, а также вкладных листов с целью удобства, как размещения, так и обработки информации.[39]

Имеются и иные документы, на основе которых ведется учет, а также оформление первичной учетной документации. Это письмо Министерства финансов РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учетной документации", Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. «Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации» и иные документы.

Таким образом, ведение первичных учетных документов реализовывается в строгом соответствии с назначенными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учете», и самые разнообразные как Положения, так и Постановления Правительства РФ.

2.2 Исправление ошибок в первичных учетных документах

В соответствии с п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, которое утверждено Приказом Министерством финансов РФ от 29.07.1998 N 34н, изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам необходимо осуществлять в отчетности, которая составляется за отчетный период, в котором обнаружены искажения данных. Другими словами, ошибки в бухгалтерском учете необходимо исправлять в том месяце, в котором они обнаружены. В случае если раскрыто неверное отображение хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года, то исправления осуществляются записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, в котором искажения раскрыты.

С целью чтобы исправить ошибки, которые допущены в отчетном году, довольно внести исправления, как в первичные учетные документы, так и в регистры бухгалтерского учета.

Верное исправление ошибки в счетных записях располагает огромной значимостью с целью предоставления достоверности учетных сведений. При этом характер ошибок бывает разнообразный: нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, когда сумма хозяйственной операции записывается не на тот счет, на который необходимо, хотя и в правильной сумме и т.д.[40]

На основании п. 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, которая утверждена Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 1999 г. N 107н:[41]

- записи в первичных учетных документах осуществляются способом, который обеспечивает сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, с помощью, как пишущих машин, так и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;

- в первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

- исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

- в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

С целью исправления ошибок в первичных документах, а также в учетных регистрах, составленных вручную (за исключением банковских и кассовых документов), используется следующий способ:

Корректурный неправильный текст либо сумма зачеркиваются, над зачеркнутым текстом записываются правильный текст либо сумма. Наряду с этим зачеркивание осуществляется одной чертой, с целью, чтобы исправленный текст можно было прочитать. Исправление ошибки как оговаривается, так и подтверждается: в документе подписями лиц, которые подписали документ, в учетных регистрах лицом, осуществлявшим исправление. Оговорка осуществляется на полях против исправленной записи.[42]

Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неверного подсчета результатов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Как в приходных, так и в расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. В результате перенесения результатов в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В данном случае на сумму допущенной ошибки составляют бухгалтерскую справку, данные которой заносятся в Главную книгу отдельной строкой.[43]

Кроме того исправление ошибок в учетных регистрах помимо корректурного способа осуществляется способом дополнительной проводки, а также способом «красного сторно». «Красное сторно» используется в тех случаях, если в учетных регистрах указана неверная корреспонденция счетов, либо большая, чем должно сумма операции. Сущность данного способа заключается в том, что ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов красными. Данная проводка отображается во всех связанных с ней учетных регистрах красными чернилами. В результате подсчета результатов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов, при этом неверная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильными данными и записывается в регистры обычным способом.

Отметим, что все исправления, вносимые в бухгалтерский учет, должны быть оформлены документально. Данным документом может выступать бухгалтерская справка, в которой бухгалтер указывает основные причины, согласно которым появилась ошибка, поясняет смысл вносимых в учет, как исправлений, так и изменений, отображает корреспонденцию счетов и суммы. Документы, в которых обнаружены подчистки, исправления, приписки и т.п. относятся к материальному подлогу, а если в них отображены хозяйственные операции, которые в реальности не были совершены, выступают документами интеллектуального подлога.[44]

Смотрите также файлы