Файл: Первичные учетные документы (Сущность первичных учетных документов и их значимость в организации).pdf

Документооборот представляет собой движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их формирование либо получение от иных предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, которые связаны с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер организации.^[45]

Как определено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ формирование первичных учетных документов, а также порядок и сроки передачи их с целью отображения в бухгалтерском учете осуществляются на основании утвержденного на предприятии графика документооборота.^[46]

Отметим, что работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы и др.) формируют, а также представляют документы, которые относятся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Любому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, которые относятся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые они представляются.

Верное составление графика документооборота, а также его соблюдение содействуют наилучшему распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, в конце концов, предоставляют своевременность составления отчетности. При этом ответственность за соблюдение графика документооборота, и как за своевременное, так и за качественное формирование документов, своевременную передачу их с целью отображения в бухгалтерском учете и отчетности.

С учетом как назначенности, так и среды обращения документов можно довольно условно подразделить документооборот на внутренний и внешний. Внутренний образуют внутренние документы, и входящие документы, которые поступили в организации и не подлежат возврату в адрес отправителя. Внешний состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие как входящие, так и внутренние документы, которые согласно каким-нибудь причинам подлежат возврату.^[47]

На основании масштаба движения документов разделяют документооборот определенного должностного лица, структурного подразделения, предприятия как юридического лица, корпорации с целым рядом филиалов, отрасли управления либо всего государства в целом. Как нормативные акты, так и методические пособия, к примеру, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), исследуют в качестве основного объекта документооборот предприятия как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, располагающего полным набором технологических процессов и довольно простого с целью описания данных процессов.

Для любого документа в бухгалтерском учете имеется собственное направление движения, именно собственный документооборот. Но для всех документов обязательными выступают пять ключевых этапов, таких как:^[48]

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований, которые предъявляются к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют как своевременность, так и полноту сдачи его с целью учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка реализовывается согласно форме, по содержанию и помимо этого содержит арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:^[49]

• таксировка, либо расценка, предусматривает перевод как натуральных, так и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по определенной хозяйственной операции, которая вытекает из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

В соответствии с п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера либо уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства полагаются недействительными, а также не должны приниматься к выполнению (за исключением документов, которые подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, специфики, оформления которых назначаются некоторыми указаниями Минфина РФ).^[50]

Отметим, что отсутствие первичных учетных документов не только предназначается основой с целью отказа в признании реализованных расходов с целью исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, однако и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. Наряду с этим за грубое нарушение правил учета не повлекшее понижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции.^[51] Данные санкции представлены чуть ниже в таблице 1. Следовательно, в случае, если у налогоплательщика не имеется в наличии документов более чем за один налоговый период, сумма штрафа за отсутствие первичных документов вырастет в три раза. Необходимо сказать, что с 1 января 2014 г., благодаря вступлению в силу поправок, которые внесены Федеральным законом от 23.07.2013 № 248-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, и о признании утратившими силу некоторых положений законодательных актов Российской Федерации», положения ст. 120 Налогового Кодекса РФ используются также как к индивидуальным предпринимателям, так и к налоговым агентам.^[52] Однако, несмотря на то, что в ст.120 НК РФ речь идет об отсутствии первичного документа, согласно мнению налоговиков, за составленный первичный документ с погрешностями (к примеру, отсутствие подписи в накладной) налогоплательщику также грозит штраф в соответствии со ст. 120 НК РФ (письмо Минфина России от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187).^[53] За отсутствие первичных учетных документов должностные лица предприятия могут быть привлечены к административной ответственности (см. табл. 1)

Таблица 1 Санкции, за нарушения правил учета, предусмотренные НК РФ и КоАП РФ

Период хранения первичных учетных документов. Статья 29 Закона о бухгалтерском учете определяет только общий срок жизнедеятельности бухгалтерский документов — не менее пяти лет. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются в ходе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и предприятий, с указанием сроков хранения». В результате использования Перечня необходимо учитывать, что определенные сроки хранения документов необходимо отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Таким образом, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 г., началось с 1 января 2016 г. Представим сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов.

Таблица 2 Сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов

Отдельные сроки хранения определены для документов, которые надобны с целью, как исчисления, так и уплаты налогов (сборов), — не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).^[54] Для отдельных налоговых документов имеются специальные сроки. Прежде всего, это касается первичных документов, подтверждающие размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), на протяжении всего перенесенного срока (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Потому как полученный убыток согласно правилам налогового учета возможно переносить на будущее, на протяжении десяти лет (п. 2 ст. 283 НК РФ), а первичные документы отчетного года хранятся четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), предельный срок хранения «убыточных» документов составит 14 лет.^[55] Однако, помимо того, что с целью хранения документов, которые подтверждают начисление амортизации, определен общий срок хранения (четыре года), исчисление этого срока осуществляется в специальном порядке: четырехгодичный срок хранения документов отсчитывается с момента окончания амортизации по основному средству.

К примеру, в случае, если по основному средству в последний раз будет начислена амортизация в июне 2015 г., то четырехлетний налоговый срок хранения документов начнет течь с января 2016 г. и закончится в декабре 2019 г. Однако, потому как в бухгалтерском учете первичные документы, которые связаны с формированием первоначальной стоимости основного средства, должны храниться не менее пяти лет, на практике применяется предельный срок хранения.

Таким образом, на основании всего выше сказанного, можно сказать, что за организацию хранения документов несет ответственность руководитель конкретного предприятия в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете. При этом главный бухгалтер несет ответственность за организацию работ с целью сохранности данных документов (составление реестра, подшивку документов) с дальнейшей передачей их в архив. Наряду с этим за нарушение, как порядка, так и сроков хранения первичных учетных документов предприятие и его должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение стоит сказать о том, что первичная учетная документация выступает одним из главных элементов метода бухгалтерского учета, сущность которого сводится как к сплошному, так и к непрерывному отображению хозяйственных операций для получения данных, которые необходимы с целью ведения текущего бухгалтерского учета, а также контроля за деятельностью конкретной организации. Собственный документооборот имеется для любого первичного документа. Значимость учетных документов в конкретной организации весьма велико.

Потому как без первичной документации невозможно ведение первичного учета. При этом его неверное ведение, тем самым, ведет к возникновению искаженной картины финансового положения определенной организации, потому как раскрыть, а также применять финансовые резервы предприятия возможно лишь при помощи тщательного учета.

Так, поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как согласно форме, а именно полнота и верность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов, так и согласно содержанию, а именно законность документируемых операций, логическая увязка некоторых показателей.

Отметим, что систематизировать первичные учетные документы возможно по огромному числу признаков. Наряду с этим имеется понятие «формы документа». Под формой документа разумеется как состав, так и расположение его основных реквизитов. При этом первичные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены согласно назначенной форме, или содержатся в альбомах унифицированных форм, или разработанной самостоятельно предприятием. Так ведение первичных учетных документов реализовывается в строгом соответствии с назначенными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учете», а также разнообразные как Положения, так и Постановления Правительства Российской Федерации.

Таким образом, с целью наилучшей классификации первичного учета в организациях разрабатываются специальные рекомендации, которые дают возможность улучшать всю систему учета в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Налоговый кодекс Российской Федерации N 117-ФЗ от 05.08.2015 г.
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете», принятый Государственной Думой 23.02.1996 г., одобренный Советом Федерации 20.03.1996 г.
3. Беликова Т.Н. Все о налоговом учете. Изд-во Питер, 2007.- 172 С.
4. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. Краткий курс. — 6-ое. — Питер, 2009. — 320 С.
5. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 640 С.
6. Рогуленко Т.М., Харьков В.П. Бухгалтерский учет. - М.: Финансы и статистика; Инфра-М, 2009. - 464 С.
7. Рябова М. А., Богданова Н. А. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие / Ульяновск : УлГТУ, 2009. – 158 С.
8. Соколов Я. В. Основы теории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2009.- 496 С.
9. Шахбанов Р.Б. Налоговый учет. – Ростов н/Д: «Феникс», 2009. – 285 С.
10. Юткина Т. Ф. Налоги и налогообложение. - М: ИНФРА – М, -2008.- 405 С.