Файл: Автоматизированная форма (Современные методы автоматизации бухгалтерского учета).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Удовлетворение информационных потребностей – главное назначение

бухгалтерского учета. Но, тем не менее, при ручном труде используется гораздо меньший объем информации, чем тот, которым располагает система бухгалтерского учета. Это существенно влияет на качество рекомендаций по

управляющим воздействиям на объект управления, которые могут быть приняты на основе бухгалтерской информации. Эффективность бухгалтерского учета значительно повышается, если его информация является:

• обоснованной,
• полной,
• своевременной,
• динамичной.

Причем, повышение качества управления бухгалтерским учетом на промышленном предприятии невозможно без совершенствования всех его функций. Бухгалтерский учет является необходимой функцией управления производством, так как он формирует наиболее полную информацию о закономерностях деятельности и тенденциях развития промышленных предприятий, о конкретных хозяйственных ситуациях. Необходимым условием совершенствования хозяйственного механизма является:

• улучшение постановки бухгалтерского учета,
• усиление его контрольных и аналитических функций,
• повышение роли учета в управлении.

Из изложенного следует вывод о необходимости автоматизации бухгалтерской информации.

Можно сказать, что бухгалтерский учет является системным учетом. Определенные его задачи могут решаться отдельно, но они взаимосвязаны

информационными каналами, чем и обеспечивается полнота выходной информации.

При этом, существенным недостатком некоторых решений автоматизированных систем обработки учетных данных является отсутствие

системного, комплексного подхода к теоретическим и методологическим проблемам учета. Кстати, при проектировании и внедрении автоматизированная подсистема обработки учетной информации разбивается

на функциональные модули. Причем, они имеют:

• сложную иерархическую структуру,
• свои входные и выходные информационные связи,
• алгоритмы решения.

Необходимо заметить, что недостатком в подходе к автоматизации бухгалтерского учета на практике является именно автоматизация его отдельных разбросанных участков. Доминируют индивидуальный и ведомственный подход к автоматизации отдельных участков учета и самостоятельная машинная реализация. Проведенные в последнее время теоретические и практические исследования свидетельствуют о том, что имеющиеся в стране АСУП не содержат подсистему учета, которая охватывала бы весь комплекс необходимых зада. Или, можно сказать, что проблема автоматизации бухгалтерского учета в народном хозяйстве, особенно в сельском хозяйстве, полностью не решена.

На предприятиях бухгалтерский учет до последнего времени традиционно выполняет задачи исчисления сводных данных в расчете на сравнительно длительный отчетный период: месяц, квартал, год.

Практическая машинная обработка учетных операций приспособлена

главным образом для получения месячных отчетных данных. При этом, она не дает оперативной информации, которая необходима для принятия своевременных управленческих решений при обнаружении тех или иных недостатков в работе.

Отрыв теоретических концепций учета от практики является одним из

недостатков существующих подходов к его автоматизации. Для решения данной проблемы существуют два подхода:

1) пересмотр методологических аспектов учета по схеме:

«непосредственно от требований механизации и автоматизации учета к его

методологии»;

2) комплексный пересмотр теоретических и методологических основ

бухгалтерского учета.

При реализации первого подхода достигается ограниченный эффект, который выражается в локальных изменениях в методологии системы учета. Система учета совершенствуется в основном в направлении удовлетворения

требований автоматизации, например:

• составление и ведение кодов,
• упорядочение первичных документов и документооборота и т.д.

Такой индивидуальный подход является классическим, особенно при механизации учета с использованием КВМ и ПВМ, а также при частичной автоматизации отдельных этапов учетных функций на ЭВМ. Затем в результате этого осуществляется обработка информации отдельных разрозненных участков бухгалтерского учета. А этого недостаточно при его автоматизации.

Несоответствие действующей системы бухгалтерского учета возможностям быстродействующих ЭВМ требует новых методологических и теоретических концепций в решении касающихся его проблем. В связи с этим, второй подход предусматривает изменения в методологии бухгалтерского учета. При этом, через нее – реализацию возможностей комплексной автоматизации учетных функций на ЭВМ. В результате, достигается наибольшая эффективность. Хотя, для этого в свою очередь необходима разработка гибкой теоретико-методологической основы системы учета. После построения усовершенствованной основы общей системы учета решаются ее конкретные подсистемы и задачи. Такой подход требует серьезных изменений в организации бухгалтерского учета.

Система счетов бухгалтерского учета является тем основным методологическим приемом, который обеспечивает комплексность обработки информации. Теоретические основы бухгалтерского учета обозначает путь его совершенствования в практике предприятий на основе применения ЭВМ. И совсем наоборот, практическое применение вычислительных машин и теории обработки информации в учете требуют пересмотра теоретических и методологических основ последнего. В этом заключается взаимопроникновение и взаимосвязанность различных наук не только между собой, но и с практикой.

Цель работы – изучить автоматизированную форму бухгалтерского учета.

Исходя из выбранной цели, в работе поставлены и решены следующие задачи:

− рассмотреть современные методы автоматизации бухгалтерского учета;

− проанализировать переход автоматизированной системы бухгалтерского учета на МСФО;

− обосновать необходимость проведения организационно-технических мероприятий для успешного внедрения автоматизированных систем учета и управления на предприятиях общепита.

1. Автоматизированная форма

1.1. Современные методы автоматизации бухгалтерского учета

Любого руководителя организации, как правило, волнуют проблемы:

• повышения доходов организации,
• управления персоналом,
• эффективности управления.

Каждый день руководитель сталкивается с принятием решений в условиях рыночной неопределенности. И это, неминуемо, приводит к постоянному контролю моментов финансово-хозяйственной жизни. Все это сопровождается огромным количеством документов с множеством информации, для обработки которой требуется огромное количество времени и серьезные физические затраты.

Хорошо сгруппированная и обработанная информация в какой-то степени является гарантией хорошо отлаженной управленческой системы. А вот отсутствие достоверных данных очень часто приводит к ошибочному решению в изменении деятельности компании и в дальнейшем, в таком случае, к серьезному ущербу.

Профессиональные бухгалтерские системы должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации вне зависимости от их [5]:

• масштаба,
• программно – аппаратной платформы,
• стоимости.

С функциональной точки зрения бухгалтерские системы должны:

• безошибочно производить арифметические расчеты;
• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;
• осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;
• производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;
• обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды.

Компьютеризация бухучета помогает понижению его трудоемкости, но не позволяет сделать учет максимально оперативным и уменьшить сроки выполнения на другие отчетности. Особенно детально такие вопросы решаются в условиях компьютеризации всего объема учетных работ. В основном предпочтение отдается разработке прикладных пакетов компьютерных программ, которые реализуют автоматическое решение всех видов типовых задач в бухгалтерском учете.

Период компьютеризации бухгалтерского учета прошел 3 этапа:

1) создание программ для ведения бухгалтерии совпал по временным рамкам с началом перестройки. Большой популярностью пользуются программы отечественных создателей. Это можно объяснить тем, что такие пакеты программ лучше всего подходили для условий переходной экономики и быстрых перемен в законах, которые отвечали за регулирование порядка бухгалтерского учета. Большое количество создаваемых программ разрабатывались в виде автоматизированных рабочих мест для работы на автономных компьютерах. В тот период большой популярностью пользовались такие первичные программы как «Финансы без проблем», «Турбо-бухгалтер», «Парус».

2) этот этап связан с развитием коммерческих структур и началом массовой приватизации. В связи с этим, на смену заказным разработкам для отдельных компаний пришла потребность в массовых разработках бухгалтерских компьютерных программ. Тогда появились такие современные компании: «1С», «Омега», «Диасофт», R-Style Software Lab.

3) этот этап характеризуется созданием объединенных программных средств, соединяющих в себе несколько предметных областей компьютеризации бухучета [7].

Необходимо заметить, что в России к самым распространенным и популярным программам компьютеризации бухгалтерского учета относятся:

1) компьютерная программа 1С: Бухгалтерия. Это бухгалтерская программа, предназначенная для ведения синтетического и аналитического учета по различным отраслям бухгалтерии.1С имеет возможность ручного и автоматического ввода различных бухгалтерских проводок и операций, которые впоследствии заносятся в журнал программы.

Когда нужно просмотреть проводки или операции в журнале программы, можно задать различные параметры поиска. Например, ввести определенный временной период или вывести определенную группу проводок или операций. Кроме внутреннего журнала 1С содержит перечень справочной информации для помощи в ведении бухучета. На базе вводимых операций и проводок программа может выполнить расчет итогов, которые могут быть рассчитаны за определенный промежуток времени (год, квартал, месяц и т.д.), ограниченный двумя календарными датами.

Также, в этой программе предусмотрена функция составления произвольных отчетов, которые позволяют на бухгалтерском языке дать описание форме и содержанию составленному отчету, включая в него остатки и обороты по счетам. При помощи такого режима реализуются отчеты, которые потом предоставляются в налоговые службы. Одновременно, бухгалтера используют эту функцию для:

• составления внутренних отчетов,
• помогают в мониторинге финансовой деятельности предприятия и принятия своевременных управленческих решений для исправления ситуации.

Также в программе предусмотрена такая функция как сохранение резервной копии текстовых документов в архиве программы.

Системы автоматизации бухгалтерского учета компании 1С являются самыми популярными и востребованными в России, так как они:

• имеют сильно развитую дилерскую сеть по всей стране,
• компания грамотно разработала маркетинговую стратегию,
• организовала сильную рекламную компанию.

Для помощи пользователям программ 1С выпускаются многочисленные методические пособия и организовываются учебные центры.

2) компания «АйТи» создала систему компьютеризации «БОСС. Эта программа предназначена для больших производственных торговых и производственных объединений, а также для больших организаций. В систему «БОСС» включена система компьютеризации бухгалтерского учета под названием «БОСС-Бухгалтер», которая осуществляет бухгалтерский учет организации и составление отчетности, как для внутреннего пользования и контроля деятельности предприятия, так и для налоговых органов. Вместе с этим, в системе «БОСС» предусмотрен ряд модулей, которые помогают при компьютеризации других отраслей деятельности предприятия [6]:

• БОСС-Кадровик,
• БОСС-Референт,
• БОСС-Продавец,
• БОСС-Технолог,
• БОСС-Аналитик,
• БОСС-Финансист.

3) компания «Омега» представляет на рынок САБУ ABACUS Professional. Эта программа предназначена для небольших организаций и предприятий, где численность персонала составляет не более 50–60 человек. Также эта программа может быть использована для ведения бухгалтерии, финансового и управленческого планирования. В базе ABACUS Professional заложено единое поле проводок. Это может означать, что изменение данных в одном модуле приводит к изменению данных во всей системе, независимо от того, где вводились проводки. Все проводки и бухгалтерские операции вносятся в единую базу данных системы, что помогает в оперативном принятии управленческих решений. Данная система помогает обеспечивать хорошую степень взаимодействия между различными отраслями бухгалтерского учета.