Файл: Автоматизированная форма (Современные методы автоматизации бухгалтерского учета).pdf

Особенности автоматизации зала ресторана

Функциональность необходимая для реализации автоматизации работы залов ресторанов должна предполагать наличие автоматизированных рабочих мест для сотрудников различных подразделений кафе или ресторана: кассиров (автоматизация рабочего места кассира), менеджеров, барменов, официантов и механизмы передачи данных по работе зала предприятия в систему складского оперативного учета. Данное решение реализовано в комплексе для автоматизации ресторана «АСТОР:Ресторан 2.0». Программа состоит из двух модулей выполняющих различные функции. Первый модуль — программа автоматизации производства и складского учета «АСТОР:Ресторан 2.0». Программа имеет функциональность, описанную выше, и учитывает специфику обработки данных поступающих из зала предприятия. Функциональность автоматизированных рабочих мест и накопление данных по продажам реализуется в специализированной кассовой ресторанной программе «R-Keeper v.6» российской фирмы UCS.

Система «R-Keeper v.6» предназначена для организации высокотехнологичного кассового обслуживания ресторанов с любой формой оплаты.

Пропускная способность системы позволяет использовать ее в крупных, максимально загруженных ресторанах.

Для небольших ресторанов в минимальной конфигурации система может работать на одной кассовой машине.

Программный комплекс позволяет решить проблемы увеличения скорости и простота работы персонала при обслуживании клиентов, что достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях.

Исключаются ошибки расчетов, поддерживается документальность операций на всех уровнях.

Программа осуществляет статистические расчеты по продажам.

Система «R-Keeper V6» работает на нескольких кассовых аппаратах, называемых станциями, объединенных в локальную вычислительную сеть. Максимальное количество станций, подключаемых в одну сеть, ограничивается характеристиками компьютерной сети [20].

Комплекс предназначен для организации работы в ресторанах различных типов (концептуальных и «фаст-фуд»), с различными видами валют и формами оплат, гибкой системой скидок, работы с кредитными и дисконтными картами. Система гибко настроена с точки зрения разделения прав доступа персонала к программе. Персонал авторизуется с помощью магнитных карт, микрочипов или паролей. Есть ряд дополнительных модулей оптимизирующих работу — модуль автоматической авторизации кредитных карт, модуль работы с дисконтными картами и другие.

Станции по своему назначению и функциональным возможностям разделяются на четыре вида:

• станция кассира,
• станция официанта,
• станция бармена,
• станция менеджера.

Программная часть кассовой системы состоит из ряда специализированных модулей [24]:

• менеджерская система, входящая в состав кассовой системы «R-Keeper V6» находится на менеджерской станции и состоит из ряда функциональных модулей, позволяющих осуществлять:

- администрирование прав пользователей, что предусматривает разграничение доступа с использованием системы паролей;

- общее конфигурирование системы;

- ввод и редактирование меню

- назначение «горячих» клавиш для станций кассира, бармена и официанта,

- ведение списка персонала;

- задание скидок и наценок;

- получения оперативную информацию о работе кассовой системы;

- получать отчеты по работе кассовой системы;

• модуль «Персональная дисконтная система» реализует следующие возможности:

- иметь информацию о постоянных клиентах;

- вести клубные карты с гибкой системой скидок для постоянных клиентов;

- организовывать предварительную и безналичную оплату с использованием технологии смарт-кард;

- получать детальные отчеты о посещении ресторана постоянными клиентами, вплоть до просмотра конкретных чеков.

Часть действий менеджер осуществляет непосредственно на POS-терминале:

• просмотр списка заказов и чеков;
• удаление блюд из заказа;
• удаление чеков;
• снятие текущих и финальных отчетов по выручке;
• снятие текущих и финальных отчетов по расходу блюд;
• снятие специальных отчетов.

Специализированное рабочее место кассира позволяет:

• вводить и сохранять заказы;
• распечатывать заказы на удаленных принтерах;
• передача специальных сообщений на кухню или в бар;
• дополнять ранее введенные заказы;
• выполнять печать гостевого счета;
• передавать заказы одного официанта другому;
• закрывать счета официантов;
• выбирать тип оплаты:

- наличные,

- кредитные карты,

- безналичный расчет;

• назначать скидки и наценки

Рабочее место бармена

Специализированное рабочее место бармена, совмещающее в себе функции официанта и кассира.

Рабочее место официанта

Специализированное рабочее место официанта позволяет:

• вводить и сохранять заказы;
• распечатывать заказы на удаленных принтерах;
• передавать специальные сообщения на кухню или в бар;
• дополнять ранее введенные заказы;
• распечатывать гостевые счета.

В заключение еще раз хочется отметить, что существует широчайший спектр предприятий общественного питания различных типов с разнообразными задачами учета и финансовыми возможностями. При выборе системы автоматизации нужно четко представлять, что различные системы предлагают разную функциональность и отличаются по стоимости иногда на порядки. Действительность такова, что маленькое кафе не может позволить себе систему автоматизации с сетью POS-терминалов, минимальная стоимость которой составляет 10-15 тысяч долларов. Такому предприятию необходима простая программа, имеющая необходимую достаточную функциональность. В то же время, в крупной организации существует потребность в программе способной [22]:

• вести сложные формы учета,
• автоматизировать рабочие места персонала в разных подразделениях,
• иметь механизмы контроля над работой персонала,
• иметь механизмы сложной аналитики и прогнозирования.

В условиях подобных организаций попытка сэкономить на автоматизации может повлечь за собой:

• неразбериху в учете,
• воровство,
• низкое качество обслуживания клиентов.

Если на это посмотреть под другим углом, то получается что если дела у организации идут успешно, выбираемая программа должна «уметь» адаптироваться под изменяющиеся задачи учета и должна иметь механизмы перехода с более простых версий на более сложные версии программы. Программа для учета и автоматизации предприятий общественного питания «АСТОР:Общепит» имеет три модификации, каждая из которых ориентирована на определенные типы предприятий и разные степени сложности учета и автоматизации.

Программа «АСТОР:Общепит 2.0 Базовый» является тем самым «простым» решением начального уровня и предназначена для предприятия общественного питания, работающего без выделенной операции производства - готовая продукция производится под заказ, и нет учета запасов произведенной продукции. Проще говоря, все что производится, продается в тот же день.

«Общепит 2.0 Базовая» подходит, как показала практика, для [25]:

• небольших кафе,
• баров,
• ресторанов (без производства полуфабрикатов и подключения оборудования),
• предприятий быстрого питания,
• столовых.

Для работы с программой реально использовать одного сотрудника, который будет:

• оформлять поступление товаров и ингредиентов,
• работать с калькуляциями,
• заполнять марочные отчеты по результатам продаж.

Для предприятий производящих продукцию для последующей реализации больше подходит программа «АСТОР:Общепит 2.0 Проф», в которой:

• учитывается специфика деятельности производственных предприятий и комбинатов общественного питания,
• реализована возможность производства готовой продукции,
• полуфабрикатов для отложенной, оптовой или распределенной реализации,
• реализована автоматизация зала предприятия на базе кассовых

аппаратов,

• продажа товаров с помощью сканеров штрих-кодов.

Программа «АСТОР:Ресторан 2.0», работающая в комплексе с кассовой программой фирмы UCS «R-Keeper V.6» больше всего подходит для:

• комплексной автоматизации ресторанов,
• автоматизации рабочих мест официантов, барменов, кассиров,
• организации сервис печати на кухне,
• учета взаиморасчетов по кредитным и дисконтным картам.

Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета - это необходимый процесс. В этом убежден любой, кто хотя бы раз с ним сталкивался, особенно работники бухгалтерии.

Необходимо точно понимать, что автоматизацию управления деятельностью компании невозможно внедрить без автоматизации бизнеса в целом и бухгалтерского учета. Отметим, что начинать внедрение автоматизации управления следует именно с автоматизации бухгалтерии на 1С Предприятие. Такой вывод обусловлен следующими обстоятельствами:

• те задачи, которые стоят перед бухучетом, имеют четкую структуру, подчиняются известным и простым алгоритмам решения, в которых преобладают математические операции;
• именно бухучет занимается сбором и регистрацией всех данных, касающихся хозяйственных операций. Эти собранные данные требуются другим управленческим структурным подразделениям компании;
• все сторонние организации, перед которыми бухгалтерия предприятия должна отчитываться, требуют предоставления отчетной документации в электронном виде [16].

Как известно, независимо от форм собственности формируют учетную политику все организации. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) в настоящий момент учетная политика разрабатывается, которая была утверждена приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н. (ред. от 08.11.2010). [2].

Устанавливает основы формирования (выбора и обоснования), раскрытия (придания гласности) и изменения учетной политики организаций данное положение. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) "О бухгалтерском учете", а также Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н) кроме того, учетную политику регулируют. [1, 3].

Перед тем как начать практическую реализацию автоматизации бухгалтерского учета в программе 1С Бухгалтерия, необходимо решить так называемые общие вопросы. Существует два варианта внедрения:

• 1. это необходимо в ситуации, когда при автоматизации бухучета

на 1С ориентируются на уже существующую структуру бухгалтерии. Так как в этой ситуации будет выполнена лишь небольшая модернизация методов работы, то риски и затраты при этом минимальны;

• 1. в этом случае:
• полностью пересматривается организационная и функциональная составляющая структурных подразделений,
• происходит перераспределение должностных обязанностей,
• производится разработка новых информационных коммуникативных связей.

И тогда эффективность работы компании существенно возрастает, однако все эти мероприятия требуют детального анализа и тщательной проработки.

При выборе направления автоматизации учета определяется выбор программного обеспечения, с помощью которого будет вестись автоматический бухучет [13]:

• создание автоматического бухучета с использованием специализированных программ для офиса, например, пакет ПО Microsoft Office. Данное направление, как правило, выбирается для использования в небольших компаниях и предприятиях. Программное обеспечение является недорогим и доступным. Правда, требует:

- предварительного ручного ввода документов,

- создания их форм,

- разработку систем таблиц и графиков;

• автоматизация бухгалтерского учета предприятия с использованием специализированных прикладных бухгалтерских программ. Чаще всего такой программой является 1С 8.3 Бухгалтерия. На данный момент на рынке имеется большой выбор такого программного обеспечения. Это наиболее удобное направление, так как одновременно с приобретением данного ПО фирмы-продавцы также настроят его, окажут помощь при внедрении программ, обучат сотрудников пользованию ими;
• третье направление автоматизации бухгалтерского учета заключается в разработке специализированных программ сторонними компаниями специально для конкретного предприятия.

Реализация мероприятий в этом направлении требует длительных временных и больших финансовых затрат. Именно по этой причине автоматизация бухгалтерской отчетности в третьем направлении целесообразна на крупных предприятиях, компаниях с большим количеством филиалов и структурных подразделений. При этом необходимо обеспечить непосредственное участие главного бухгалтера в разработке ПО, чтобы были учтены все нюансы и потребности бухгалтерии.