Файл: Автоматизированная форма (Современные методы автоматизации бухгалтерского учета).pdf

Рассмотрим возможности автоматизированного формирования финансовой отчетности в соответствии с МСФО с помощью отечественных и зарубежных программных продуктов.

Нередко, крупные предприятия используют автоматизированные ERP-системы класса, которые по функциональным возможностям позволяют автоматизировать деятельность предприятия. Проще говоря, вести финансовый и управленческий учеты, а также учет для целей налогообложения и формировать отчетность по российским и международным стандартам. Данные системы зарубежных производителей обычно ориентированы на западные методики учета и формирования отчетности согласно МСФО. Но, они в той или иной степени приспособлены к ведению учета и по российским стандартам.

Все ERP-системы различаются по используемой системе управления базами данных (СУБД). Например, ERP-системы для крупных предприятий рассчитаны на тысячи пользователей, а для средних предприятий данные системы подвержены меньшей нагрузке. Следовательно, производительность системы будет зависеть от используемой СУБД.

Все ERP-системы модульные. Поэтому каждый модуль охватывает определенную функциональную сферу деятельности предприятия и состоит из подмодулей. Например, система "Oracle E-Business Suite" состоит из совокупности представленных модулей, а финансовый модуль - из 12 блоков (подмодулей) [12].

Для крупных предприятий ERP-системы являются интернет-решениями. Можно сказать, что с их помощью группы компаний, расположенные по всей стране, можно объединить в единое целое таким образом, чтобы данные были доступны в любой момент времени и в любом месте. Другие ERP-системы являются терминальными. Это означает, что по компьютерным сетям передаются не данные, а лишь их визуальное изображение. В связи с этим, в филиалах появляется возможность наблюдать за бизнес-процессами без оперативного вмешательства.

Значительно упростят процесс подготовки отчетности в соответствии с МСФО специализированные программы отечественных производителей:

• конфигурация "Управление производственным предприятием" для платформы "1С:Предприятие 8",
• "Инталев: корпоративные финансы 2005" версии "Проф".

Система "1С:Управление производственным предприятием 8" предназначена для ведения учета и составления отчетности по российским стандартам, а также для подготовки отчетности согласно международным стандартам. В данной системе для учета и формирования отчетности в соответствии с МСФО разработана подсистема "Учет по МСФО" при поддержке компании "ПрайсвотерхаусКуперс" ("PricewaterhouseCoopers"). Система "1С:Управление производственным предприятием 8" позволяет готовить как индивидуальную, так и консолидированную отчетность в соответствии с международными стандартами.

Для средних предприятий ERP-системы содержат планы счетов, соответствующие российским и международным стандартам, а также прочие предварительные настройки, позволяющие сблизить два вида учета, что является положительным моментом, в отличие от крупных ERP-систем.

В Плане счетов можно указать до 30 аналитических признаков. И тогда, названия счетов и аналитика к ним, не фиксированы в системе, а настраиваются по желанию заказчика. В этом случае, аналитики имеют возможность интеграции в другие модули. В итоге их можно использовать

не только в бухгалтерии, но и для других производственных целей.

Все автоматизированные системы являются многовалютными. Консолидацию отчетности можно проводить как по каждому юридическому лицу в отдельности, так и в целом по холдингу и доступна полная и частичная консолидация по различным счетам. Счета в долларах и евро можно консолидировать с использованием разных курсов обмена валют, а также проводить коррекцию курса в ходе консолидации.

Все ERP-системы имеют встроенные возможности генерации стандартных форм отчетов и настраиваемых произвольных отчетов [14]:

• финансовых,
• аналитических,
• бухгалтерских,
• управленческих и др.

Внедрение и настройка ERP-систем можно проводить поэтапно:

- на первом этапе:

• проводится обследование предприятия,
• разработка технического задания, в котором описываются все бизнес-процессы на предприятии,
• разрабатываются алгоритмы обработки данных,
• учетная политика,
• правила переноса проводок и т.д.;

- на втором этапе:

• проводится настройка,
• модификация программного обеспечения;

- на третьем этапе организуется обучение пользователей;

- в завершение осуществляется тестовая и рабочая эксплуатация.

Стоимость перехода на ERP-систему индивидуальна, но в конкретных случаях может составлять не менее 100 тыс. долл. США. Эта сумма складывается из:

• стоимости лицензий,
• количества рабочих мест,
• внедряемых подмодулей,
• непосредственно стоимости внедрения,
• затрат на обучение персонала и т.п.

При этом внедрение ERP-системы не столько связано с переходом на МСФО, сколько является более глобальной задачей оптимизации всех бизнес-процессов на предприятии в целом.

Например:

• при установке системы "mySAP ERP" и "Oracle E-Business Suite" есть определенный минимум, который нужно приобрести для их внедрения: не менее 75 рабочих мест стоимостью 4800 долл. каждое;
• в Oracle минимальный пакет составляет 10 рабочих мест. В настоящее время корпорация SAP выпускает и упрощенные версии своих систем для малого и среднего бизнеса - "mySAP All-in-One", "SAP Business One";
• в компании "Scala" минимальная стоимость контракта оценивается в 40 - 50 тыс. долл., а приобретение системы BAAN V обойдется в сумму не менее 200 тыс. долл;
• установка систем "Navision" и "Axapta" от "Microsoft" составит соответственно 7000 евро за минимальный пакет на пять мест и 36 тыс. евро за 20-местное решение.

Таким образом, достаточно высокая стоимость ERP-систем финансово доступна только крупным предприятиям.

Однако некоторые компании (например, "Microsoft", "Парус", "Scala") уже имеют варианты готовых решений, учитывающих специализацию предприятий в разных отраслях промышленности. В связи с этим, на внедрение программных продуктов этих предприятий уходит меньше времени, и по стоимости они намного дешевле. Следует отметить, что при составлении отчетности по международным стандартам методом параллельного учета в ERP-системах все хозяйственные операции регистрируются на основании первичных документов в единой базе данных.

В программе настроено несколько алгоритмов формирования отчетности, исходя из данных этой базы [18]:

• для отчетности по международным стандартам - в соответствии с требованиями МСФО,
• для национальной бухгалтерской отчетности - по российскому законодательству.

В результате данные по каждой операции регистрируются в системе только один раз, а отчетность формируется всех видов. Представим основные функциональные требования, предъявляемые к программному обеспечению в условиях автоматизации учета при составлении отчетности в соответствии с международными стандартами в виде табл. 2.

Таблица 2

Функциональные требования к системе автоматизации учета при составлении отчетности в соответствии с МСФО

Функциональные возможности, представленные в табл. 3, позволяют значительно уменьшить трудоемкость процесса ведения учета и сократить время на составление отчетности в соответствии с МСФО. Следовательно, чем шире функциональность используемых на предприятии автоматизированных информационных систем, тем выше оперативность, достоверность и непротиворечивость получаемой информации, а также менее трудоемким становится процесс ведения учета и формирования отчетности в соответствии с международными стандартами. Кроме того, следует отметить сведение к минимуму ошибок в отчетности из-за человеческого фактора и экономию времени на проверку правильности ее заполнения.

В приложении 2 представлены этапы учетного цикла в модуле "МСФО" ERP-системы "1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием" при составлении отчетности по международным стандартам на крупных предприятиях.

Таким образом, данная подсистема учета в соответствии с МСФО обеспечивает [9,12]:

• ведение финансового учета и подготовку индивидуальной и консолидированной финансовой отчетности по международным стандартам;
• трансляцию большей части учетных записей (проводок) из подсистемы бухгалтерского учета;
• параллельное ведение учета по российским и международным стандартам на участках, где различия между российскими требованиями и МСФО существенны;
• проведение регламентных документов, а также внесение корректирующих записей вручную.

Данные функциональные возможности позволяют:

• минимизировать трудоемкость ведения учета в соответствии с МСФО за счет использования данных российского учета,
• сопоставлять данные российского бухгалтерского учета и учета по международным стандартам, облегчая сверку данных перед составлением финансовой отчетности,
• консолидировать отчетность группы компаний.

В настоящее время не только крупные, но и средние предприятия, расширяя свою деятельность, стремятся выйти на международный рынок для привлечения иностранных инвестиций. Однако для этого они должны составлять отчетность в соответствии с международными стандартами. Рынок автоматизированных систем бухгалтерского учета для средних и малых предприятий достаточно велик, и определиться с выбором той или иной программы довольно сложно, так как отсутствует информация для пользователя, позволяющая оценить и сравнить функциональные возможности компьютерных программ.

Поскольку финансовую отчетность в соответствии с МСФО предприятия формируют из российской отчетности с помощью трансформации, то согласно принципу рациональности будет целесообразно максимально сблизить международную учетную политику с российской с помощью минимизации различий без ущерба интересов пользователей. Выделим некоторые операции, корректировки по которым рекомендуется учесть при автоматизации учета по международным стандартам:

• пересчет амортизации из-за различий в нормах, а также в стоимости основных средств;
• учет расходов по кредитам с детализацией информации о полученных кредитах и займах;
• разделение дебиторской задолженности по срокам возникновения для оценки ее надежности;
• создание резервов по текущим активам;
• пересчет отложенных налоговых активов и обязательств;
• начисление дополнительных расходов, по каким-либо причинам не включенных в российскую отчетность.

Сближение учетных норм позволит также снизить затраты на проведение трансформационных процедур.

Таким образом, применение данной формы позволит средним предприятиям формировать финансовую отчетность в соответствии с международными стандартами с использованием дополнительного модуля к

программе "1С:Бухгалтерия 8" или выполнять функциональную настройку

применяемой автоматизированной системы.

2. Автоматизация учета на предприятиях общественного питания

2.1. Типы предприятий общественного питания и автоматизация бухгалтерского учета

Особенность предприятий этого сектора рынка состоит, как правило, в совмещении операций производства, розничной и оптовой торговли. Сложное сочетание различных форм производства и торговли, а также особенности работы предприятий общественного питания по обслуживанию клиентов повышают особенные требования к системам учета и автоматизации данного вида предприятий. Необходимо также учитывать различные потребности одного и того же типа предприятий. Например, потребности в функциональности системы автоматизации для нового или маленького ресторана на 5 столов будут отличаться от потребностей ресторана на 300 посадочных мест.

Существует несколько типов предприятий общественного питания с различными формами производства и торговли.

При этом, разные типы предприятий общепита имеют различные структуры. Кстати, структуры одного типа предприятий общественного питания, как правило, очень похожи. Рассмотрим структуры различных типов предприятий, важных с точки зрения автоматизации предприятий.