Файл: Автоматизированная форма (Современные методы автоматизации бухгалтерского учета).pdf

Рестораны и кафе

Рестораны и кафе можно объединить в одну группу, так как они на самом деле отличаются только различным уровнем сервиса и ассортиментом продукции.

Этот тип предприятия имеет следующие подразделения и процессы, для которых нужна автоматизация:

• склад:

- оприходование,

- хранение и передача в производство и персоналу продуктов и инвентаря;

• зал предприятия – это помещение, для реализации готовой

продукции.

В зале:

• располагаются столики, за которыми размещаются клиенты,
• форма обслуживания через официантов,
• располагаются один или несколько баров,
• бар оборудован кассовыми аппаратами и могут быть оборудованы автоматизированной системой обслуживания клиентов по ведению заказов, связанной с кассовым аппаратом или без связи с кассовым аппаратом.

Комплекс систем автоматизированного управления (САУ) зала предприятия и кассовых аппаратов назовем «фронт-офисом» зала предприятия. Система фронт-офиса предполагает автоматизированные рабочие места (АРМ) [4]:

• кассиров,
• официантов,
• барменов,
• метрдотеля (администратора зала).

Данные по работе зала предприятия оперативно или посменно попадают в общую систему учета предприятия.

Можно перечислить, по крайней мере, три варианта автоматизации работы зала предприятия:

1. полная автоматизация:

• система автоматизации зала предприятия связана с учетной системой (бэк-офисом),
• система автоматизированных рабочих мест персонала реализована на сети терминалов персонала и активных системных ККМ,
• выделяются рабочие места:

- официантов,

- барменов,

- менеджера,

- кассира,

• при внесении блюд в заказ производится автоматическая сервис печать на кухне,
• при закрытии заказа производится автоматическая печать фискального чека на ККМ;

1. автоматизация на базе пассивных ККМ или фискальных регистраторов:

• персонал работает с заказами клиентов «ручным» способом без немедленного внесения в учетную систему заказанных блюд и товаров,
• после окончания обслуживания заказ вносится в ККМ, откуда данные попадают в общую систему учета,
• клиенты расплачиваются немедленно при получении заказа.

1. отсутствие автоматизации фронт-офиса:

• учет ведется ручным способом,
• чеки пробивается на автономной ККМ,
• данные в систему учета попадают на основе отчетов менеджера или персонала зала предприятия.

---

Функции других подразделений кафе и ресторанов:

• кухня занимается:

- кулинарной обработкой блюд по заказам из зала предприятия,

- по заказам из других подразделений на основе принятого на предприятии документооборота;

• бухгалтерия:

- формирует на основе данных оперативного учета бухгалтерскую отчетность,

- ведет взаиморасчеты с контрагентами:

• Менеджер:

- обрабатывает и анализирует данные оперативного учета для принятия

решений,

- формирует данные по персоналу для САУ зала предприятия,

- отвечает за маркетинговые мероприятия ресторана;

• оператор САУ: вносит данные в САУ предприятия и фронт-офиса;
• калькулятор:

- формирует меню предприятия,

- составляет технологические и калькуляционные карты,

- передает данные по ним операторам САУ.

Приведенные подразделения и должности являются общепринятыми для кафе и ресторанов, но могут, разумеется, меняться в конкретных случаях. Например [8]:

• может быть разделение обязанностей, в зависимости от объема работы или специализации:

- один оператор вносит данные по складу,

- другой, вносит данные по калькуляционным и технологическим картам;

• объединение обязанностей:

- на небольшом предприятии калькулятор, бухгалтер и оператор САУ могут выступать в одном лице.

Бар

Бар – это предприятие общественного питания с барной стойкой, реализующее:

• смешанные, крепкие алкогольные, слабоалкогольные и безалкогольные напитки,
• закуски,
• мучные кондитерские и булочные изделия,
• покупные товары.

Как правило, бары присутствуют, как подразделения в пределах кафе и

ресторанов и связаны с общей САУ, но могут быть и независимым предприятиями. В том случае, когда рассматривается бар, как отдельное предприятие, он, как правило, имеет небольшие размеры (до 40 посадочных мест (до 10 столов)) и может содержать следующие подразделения:

• склад, как помещение (нет отельной должности кладовщика),
• бар (зал предприятия), оборудованный ККМ. Кстати, в настоящий момент большинство подобных предприятий оборудовано автономными ККМ;
• менеджер - ведет, в случае наличия САУ, всю работу по системе учета. Здесь система учета не связана с ККМ и ввод данных в САУ производится ручным способом;
• бухгалтерия. Функции этого отдела совпадают с функциями бухгалтерии в кафе и ресторанах.

Столовая

Это общедоступное или обслуживающее определенный контингент потребителей предприятие общественного питания, производящее и реализующее блюда в соответствии с разнообразным по дням недели меню.

---

Столовые являются бюджетными организациями при различных предприятиях, и имеет следующие подразделения:

• склад,
• зал предприятия,
• бухгалтерия.

Столовая:

• имеет типичную форму обслуживания в столовых, т.е. самообслуживание;
• в зале предприятия стоит 1, 2 автономных ККМ, чаще всего не связанных с системой обслуживания;
• используют:
• формализованный учет,
• суммовой учет,
• расчетом от «обратного», то есть готовится большое количество блюд и их реализация рассчитывается на основе снятия остатков в конце смены,
• возможна автоматизация работы зала на основе пассивных ККМ.

Единственное на сегодняшний день решение с подключением пассивных ККМ к системе учета предприятия общепита на российском рынке - «АСТОР:Общепит 2.0 ПРОФ» [16].

Закусочная

Это, как правило, предприятие с ограниченным ассортиментом блюд несложного приготовления из определенного вида сырья, предназначенное для быстрого обслуживания потребителей. Закусочные разделяют по ассортименту реализуемой продукции:

• общего типа,
• специализированные:

- пельменная,

- блинная,

- пиццерия и т.д.

Закусочные:

• с высоким уровнем сервиса называют ресторанами быстрого обслуживании,
• отличатся по размерам, структуре,
• имеют форму обслуживания — самообслуживание с одним или несколькими ККМ,
• ККМ в закусочных бывают различных типов:

- автономные,

- активные системы (POS-терминалов).

• структура зависит от размера.

Для небольших закусочных структура совпадает со структурой бара.

Для крупных закусочных структура обычно следующая:

• кухня:

 - заказы на кухню из зала обычно не поступают,

- производство ведется на основе плана или непрерывно,

- готовая продукция поступает в зал, где реализуется через продавцов.

• совпадают с аналогичными функциями в ресторане или кафе:

- функции склада,

- оператора САУ,

- менеджера,

- калькулятора,

- бухгалтерии;

• обслуживание в зале предприятия осуществляется не через официанта, а через кассира-продавца.

Если предприятие крупное и имеет высокую проходимость, наличие системы САУ в предприятиях этого типа является важным фактором для:

• эффективного планирования производств,
• увеличения скорости обслуживания потребителей.

Комбинаты общественного питания. Заготовочные предприятия [цеха] общественного питания

Особенность работы данных типов предприятий состоит в том, что они работают, в основном, с юридическими лицами. Проще говоря, это типы предприятий с особенностями учета общественного питания, производящих готовую продукцию на основе механизмов принятых в общественном питании. Характеризуются:

---

• безналичными формами взаиморасчетов,
• оптовыми продажами,
• расбросанностью подразделений,
• достаточно сложными формами логистики реализации и распределения.

Как видно, предприятия общественного питания, несмотря на одну, по сути, функцию — кулинарной обработки и реализации продукции, отличаются по структуре и форме работы. При выборе системы учета для предприятия общественного питания необходимо убедится, что в программе учитывается специфика того типа предприятия, для которого приобретается система учета. Модели предприятий и автоматизированные процессы должны присутствовать в программе и должны быть описаны. Вместе с тем, система автоматизации должна содержать большое количество действующих типовых отраслевых форм для отражения происходящих в организации процессов.

Реализацию подобного рода систем учета для предприятий общепита рассмотрим на основе 2 программных продуктов фирмы «АСТОР ВЦ» для предприятий общественного питания на платформе программных продуктов фирмы 1С [23]:

• специализированной программы для автоматизации кафе и ресторанов «АСТОР:Ресторан 2.0»,
• универсальной конфигурации для предприятий общественного питания «АСТОР:Общепит 2.0 ПРОФ».

Таким образом, основными структурными единицами предприятий общественного питания (ПОП) являются:

• кладовые,
• кухни,
• производственные цеха,
• буфеты, магазины кулинарии, раздаточные.

В приложении 3 представлена общепринятая структура кладовой, в приложении 4 –структура кухни, в приложении 5 – структура буфета.

Программы позволяют решать следующие задачи автоматизации учета предприятия:

• учет движения материальных средств и движения товаров;
• формирование необходимых отчетов и обработок для оперативного учета и анализа деятельности предприятия.

Учет работы предприятия общественного питания (управленческий и финансовый), реализованный в конфигурации с использованием функциональных возможностей компоненты «Оперативный учет», поддерживает все операции, связанные с [10]:

• закупкой,
• хранением и продажей товара,
• закупкой и переработкой полуфабрикатов,
• приготовлением и реализацией блюд,
• взаиморасчетами с покупателями и поставщиками;

Перечислим более подробно все операции:

• учет наличия и движения товаров на складах;
• учет себестоимости товаров по одному из методов: по среднему, LIFO, FIFO;
• учет остатков на расчетном счете;
• ведение кассы;
• резервирование товаров по счетам по общему;
• учет товаров, взятых на реализацию;
• учет товаров, отданных на реализацию;
• учет возвращаемого товара;
• денежный учет долгов по товарам, взятым на реализацию;
• использование кредитных карт для расчетов и учет долгов банка по кредитным картам;
• гибкая система скидок;
• интеграция с ресторанной системой «R-Keeper»;
• загрузка из ресторанной системы текущего меню и других справочников с верификацией изменений;
• загрузка данных по продажам на кассах с автоматическим

---

формированием документов и необходимыми изменениями в системе;

• ведение блюд и карточек блюд (рецептур);
• таблицы взаимозаменяемых ингредиентов в карточках блюд;
• сохранение истории калькуляционных карт для перепроведения документов;
• неограниченный уровень вложенности в блюдах;
• система документов, реализующих учет производства в ресторанах:

- марочные отчеты производство полуфабрикатов,

- разборка сырья на полуфабрикаты,

- заказы-калькуляции и другие.

 2.2. Особенности автоматизации различных процессов на предприятии общепита

Учет товарных потерь и переоценки товаров

Товарные потери возникают при транспортировке, хранении и отпуске продуктов и товаров из кладовых предприятий общественного питания. Они подразделяются на нормируемые и ненормируемые.

К нормируемым потерям относятся потери, образующиеся в результате естественной убыли товаров.

К ненормируемым потерям относятся потери от боя, брака, порчи товаров, потери от недостач, растрат, хищений. К сверхнормативным также относятся потери вследствие обстоятельств непреодолимой силы и затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий.

Товарные потери выявляются главным образом при проверке наличия товаров при инвентаризации.

Учет потерь товаров вследствие боя, лома и порчи.

Потери товаров вследствие боя, лома и порчи актируются и списываются за счет виновных лиц (документ «Акт списания»).

Решение для предприятий на основе подключения пассивных ККМ

Для предприятий, у которых нет возможности или необходимости приобретать дорогую систему на базе POS-терминалов хорошо подходит решение на основе сети пассивных ККМ, реализованное в программном продукте «АСТОР:Общепит 2.0 Проф» которое позволяет [17]:

1. автоматизировать розничные продажи готовой продукции и покупных товаров с использованием пассивных кассовых аппаратов наиболее популярных моделей (14 моделей кассовых аппаратов)
2. получать результаты продаж посменно (off-line) или после каждого чека, когда результат продаж сразу отражается на состоянии складских запасов (on-line).
3. При работе с товарами с штрих-кодом можно использовать сканеры штрих-кодов, подключенные к кассовому аппарату или персональному компьютеру.
4. при обслуживании клиентов использовать систему предварительных заказов и печати предварительных счетов.
5. В программе реализована модель предприятия с несколькими кладовыми, кухнями, складами готовой продукции и отделами реализации (бар, зал и т.п.).

---