Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (управление и оптимизация бизнес-процессов на предприятиях).pdf

В таблице 1.1 отражены не только непосредственно определения, но и проанализированы разного рода ограничения существующих подходов.

Таблица 1

Сравнение определений бизнес-процессов

Таким образом, уже на этапе выяснения терминологии можно увидеть, что исследования по данному вопросу ведутся в разных направлениях, нет единого подхода. В зависимости от задач автор концентрирует свое внимание на одном или нескольких свойствах, не охватывает все стороны данного понятия и в связи с этим не учитывается ряд важных характеристик. То есть, практически каждый подход имеет свои ограничения [22, с. 205].

Поэтому в данном исследовании можно согласиться с определением, данного современным европейским исследователем М.Муех, который считает, что бизнес-процесс необходимо рассматривать как высокий уровень процесса, определяемый общими целями предприятия. Зачастую понятия «основной или первичный процесс» и «бизнес-процесс» рассматривают как синонимы. Процесс при этом определяется как дискретный, целостный, временной; как логическая последовательность деятельности, осуществляемой для достижения определенной цели. Осуществляемые мероприятия необходимы (т. е. приносят добавленную ценность), сосредоточены вокруг объекта (так легче определить шаги, принадлежащие одному процессу), соответствуют цели.

Таким образом, понятие «бизнес-процессы» в последнее время весьма популярно и со временем все больше приобретает актуальность. Многим компаниям само понятие «бизнес-процессы» и управление ими кажутся мистикой, и осуществление их нереальной. Но на самом деле все очень просто. Бизнес– процесс – совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя. От эффективности бизнес- процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании. Бизнес-процесс должен быть описанным, оптимальным, а самое главное действительно выполняться согласно описанию, и еще одно не менее важное - он должен постоянно совершенствоваться. Именно от этого зависят результаты работы компании и его успех на рынке.

1.2 Управление и оптимизация бизнес-процессов на предприятиях

Не существует стандартного перечня процессов, и организации должны разрабатывать свои собственные ключевые бизнес-процессы, от выполнения которых зависит его успех на рынке. А количество бизнес-процессов предприятия может достигать от двадцати до нескольких сотен.

Объектами оптимизации являются процессы и системы предприятия. Процессы - это то, что превращает «входы» в «выходы», то есть производит нужный результат, а системы - это в каких условиях делается (например, оргструктура, система мотивации и др.). Начинать необходимо с оптимизации бизнес-процессов, так как именно они дают результат. Системы же должны обеспечить для процессов оптимальные условия. Поэтому сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее - а потом смотрим, что необходимо изменить в системах [3, с. 88].

В свою очередь, каждый бизнес-процесс имеет свою определенную цель, подчиненную общей цели компании, владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса, ресурсы, систему контроля качества и исправления ошибок, а также систему показателей процесса.

Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели, определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идет об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создается стратегическая карта, содержащая систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.

Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает:

• правильное формулирование требуемой цели,
• измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики),
• анализ оптимизируемого объекта,
• отслеживание результатов, что является обязательным.

Методом оптимизации бизнес-процессов, несущим кардинальные изменения, является реинжиниринг. В последнее время данный метод приобретает актуальность. Значительный вклад в развитие концепции реинжиниринга внесли М. Хаммер и Дж. Чампи. С их точки зрения «реинжиниринг – это принципиальное переосмысление и радикальная перестройка бизнес-процессов для достижения кардинальных улучшений критических современных показателей эффективности: стоимости, качества, сервиса и оперативности» [38, с. 42].

Реинжиниринг процесса обеспечивает максимальные улучшения, но, тем не менее, остается наиболее дорогостоящим из всех подходов к улучшению бизнес-процессов и требует много времени. С ним связана также наибольшая степень риска. Часто подход реинжиниринга процесса включает в себя организационную перестройку и может быть крайне разрушительным для организации. Реинжиниринг процесса, если его проводить правильно, снижает затраты и длительность цикла на 60-90% и уровень ошибок на 40-70%.

Еще одним из инструментов повышения эффективности систем управления компаниями является описание и регламентация бизнес-процессов. Описание бизнес-процессов – это очень трудоемкий процесс, который требует не только больших затрат времени, но и глубокого и вдумчивого подхода к анализу процессов. При описании нужно учитывать, что они должны быть понятны для каждого сотрудника предприятия, при этом должен быть ясен не только процесс выполнения деятельности, но и конечная её цель.

Главной задачей оптимизации и улучшения бизнес-процессов является улучшение работы организации, т.е. снизить затраты, сократить производственный цикл, предотвращение ошибок и т.п., и как правило, оптимизации подлежат основные бизнес-процессы, так как оптимизация именно таких процессов дает существенный эффект.

Чтобы эффективно управлять бизнес-процессами, необходимо проводить оценку их состояния, так как любые изменения в условиях или результатах деятельности бизнес-процессов, связанные с той или иной альтернативой управленческого решения, можно определить только тогда, когда существуют соответствующие критерии и методики измерения. На основе измерения и анализа результативности бизнес-процессов должны быть разработаны мероприятия по их совершенствованию на основе соответствующих механизмов и инструментов.

Улучшение бизнес-процессов – это совокупность методов и подходов, которые дают руководителям компании возможность повысить эффективность ее работы. Ее цель – улучшение бизнес-процессов, которое помогает сделать их еще более эффективными.

Для того что бы достичь желаемого результата, в первую очередь, следует разработать план улучшения бизнес-процессов. Чтобы составить план улучшения и изменения бизнес-процессов, необходимо предпринять следующие шаги:

• выявить проблемы;
• выбрать процесс, который требует улучшения;
• определить масштабы и цели процесса, который подлежит улучшению;
• собрать группу, которая будет заниматься совершенствованием бизнес-процессов;
• поставить четкую и целенаправленную задачу группе [1, с. 109].

Главная суть оптимизации бизнес процессов предприятия в постоянном улучшении, то есть для того чтобы предприятие в будущем стала одним из лидирующих и конкурентоспособных на рынке, где царит жесткая конкуренция, а также для дальнейшего ее процветания, она должна работать над непрерывностью улучшения бизнес процессов. Это залог успеха любого предприятия на долгие годы. Те, кто знаком с работами Э. Деминга, знают, что такой успех может обеспечить принцип так называемого цикла Деминга - PDCA (рис. 2).

Рисунок 2 – Цикл Деминга – PDCA

Цикл Деминга описывает управление обратной связью, которое демонстрирует общий подход к непрерывному совершенствованию. Главная идея цикла Деминга, помимо описания систематического подхода к улучшениям, непрерывность этого процесса.

Таким образом, анализируя выше изложенное, можно выявить 4 простых принципов оптимизации бизнес-процессов.

Первый принцип заключается в том, что у оптимизации должна быть основа. Перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить бизнес-процессы. Нужно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы [2, с. 50].

Второй принцип - за результат работы каждого бизнес-процесса должен отвечать только один исполнитель. Это обеспечит качество работы.

Смысл третьего принципа заключается в том, что результат работы каждого бизнес-процесса должен быть нацелен на достижение конкретной цели. В свою очередь цели должны быть согласованны и взаимосвязаны между собой и направлены на решение глобальных целей предприятия.

Четвертый принцип. Каждый выход процесса должен быть согласован со входом последующего.

Эффективная реализация оптимизации, улучшения и усовершенствование бизнес-процессов -мечта любого предприятия. Для ее достижения разработаны различного рода методы и инструментальные средства описания, проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, концепции и правила их реорганизации, а также информационные технологии поддержки.

Таким образом, можно сделать вывод, что для успешной оптимизации бизнес процессов на предприятии важно умело использовать существующие современные методы и инструменты, различные подходы по усовершенствованию бизнес-процессов. Следует отметить, что это весьма сложный путь к успеху, но с таким же успехом, с уверенностью можно отметить и то, что при успешном использовании вышеуказанных методов совершенствования бизнес процессов, как например реинжиниринг или описание и регламентация бизнес процессов, которые были описаны в данной статье, можно достичь реальные высоты в улучшении бизнес процессов на любой предприятии.

Бизнес-процессы могут подвергаться моделированию с помощью различных методов. Главное правильно подобрать именно такие методы, которые подошли бы деятельности именно вашей организации, и сделать все усилия, чтобы эффективно использовать их. Считаю, что для начала необходимо формировать оптимальные виды бизнес-процессов, а в первую очередь ключевые. После этого искать способы перевести уже существующие в оптимальные бизнес-процессы [33, с. 77].

При оптимизации бизнес-процессов, изменение организационной структуры компании неизбежны. В результате происходит перераспределение функции подразделений, отделов и, возможно, возникнет необходимость создания новых подразделений либо отказаться от уже существующих. Таким образом, улучшается взаимодействие между подразделениями, отделами, и повышается эффективность деятельности организации и ее конкурентоспособность, что на мой взгляд, не мало важно для стойкого развития любой организаций.