Файл: Наличные денежные средства в кассе предприятия.pdf

По учету кассовых операций применяются следующие документы:

– приходный кассовый ордер (форма КО-1), код 0310001 (далее – ПКО);

Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу, как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. Квитанция кассиром выдаётся на руки сдавшему деньги, а ордер остаётся в кассе и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Не допускается изъятие квитанции у её владельца для приложения к другим документам, как подтверждение оплаты отгруженных товарно-материальных ценностей, выполненных работ и указанных услуг. Регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. (Приложение А)

– расходный кассовый ордер (форма КО-2), код 0310002 (далее – РКО);

Применяется для оформления выдачи денег из кассы при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документах.(Приложение Б)

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), код 0310003;

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.(Приложение В)

– кассовая книга (форма КО-4), код 0310004;

Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано __________ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.(Приложение Г)

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), код 0310005.

Применяется для учёта денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учёта возврата наличных денег и кассовых документов по произведённым операциям.(Приложение Д)

Юридическое лицо и индивидуальный предприниматель обязаны обеспечить наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ .

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, работнику под отчет РКО оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

1.3 Анализ первичных документов по учету наличных средств в организации

Правила ведения кассовых операций были обновлены и вступили в силу по Указанию ЦБ России от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и в упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Новый порядок снимает ограничения на сумму наличных денежных средств в кассе для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предпринимателей - МП). Правило лимита все еще актуально для организаций, которые не относятся к малому бизнесу.

Для того, чтобы оформить поступление наличных денежных средств в кассу применяется приходный кассовый ордер (ПКО), форма КО - 1. Данная форма бланка унифицирована и утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88 с кодом по ОКУД 0310001. Состоит данный ордер из двух частей: непосредственно ПКО и квитанция к нему. Квитанция является отрывной частью и служит оправдательным документом лицу, которое внесло наличные средства в кассу.

ПКО и квитанцию подписывает главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо, а так же кассир и документ необходимо заверить печатью или штампом организации. Печать нужно ставить

check, checkbook, payment order, collection order.

так, чтобы ее краешек заходил непосредственно на ордер, а подпись должна быть с расшифровкой.

Реквизиты, отображаемые в документе:

• дата составления и регистрационный номер;

• наименование предприятия, в кассу которого вносятся деньги, его структурное наименование и код ОКПО;

• номер корреспондирующего счета и субсчета;

• наименование плательщика;

• сумма денежных средств, которые поступили в кассу (числом и прописью) и основание, на котором они зачислены;

• перечень дополнительных первичных документов, прилагаемых к ордеру.

Если денежные средства вносит сотрудник организации, то в ордере нужно указать его Ф.И.О., а если деньги поступают из другой организации, то указывается наименование организации и Ф.И.О. сотрудника, внесшего поступление. Приходный ордер может заполнятся как от руки, так и с использованием печатных носителей. Исправления и помарки недопустимы, а если все же имели место быть, то документ выписывается заново.

Выдаются денежные средства из кассы по бланку расходного кассового ордера (РКО), на основании заявления или служебной записки работника, подписанного руководителем организации. Форма данного документа № КО - 2.

РКО формируется в одном экземпляре и подписывается: руководителем организации, кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (если

отсутствуют, то лицо, заменяющее их, получателем денежных средств).

Расходный ордер, который уже заполнили остается в кассе, но перед этим его регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО - 3).

Так же как и в ПКО исправления и помарки не допускаются категорически!

Приходный и расходные кассовые ордера кассир использует, чтобы заполнить кассовую книгу (форма № КО - 4).

Записи необходимо производить сразу же после получения, либо выдачи наличных денежных средств. Этот документ заполняется в 2-х экземплярах: первый - вкладной лист кассовой книги, второй - отчет кассира.

Кассовая книга ведется ежедневно. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги кассовых операций за прошедший день и выводит остаток денег на следующее число, разрезает по линии отреза вторые экземпляры и прикрепляет к ним первичные документы (ПКО и РКО, доверенности и т.д.) и сдает на проверку в бухгалтерию. Записи в кассовой книге заверяются подписью бухгалтера на первом экземпляре.

Чековая книжка является платежным инструментом организации (или ИП), предназначенным для получения наличных денежных средств с расчетного счета.

Банк, обслуживающий компанию, оформляет чековую книжку по ее письменному заявлению. Форма заявления не утверждена и каждое кредитное учреждение разрабатывает ее самостоятельно, но всегда содержит несколько обязательных реквизитов:

• название банка;

• дата заполнения;

• наименование клиента;

• номер расчетного счета;

• количество листов (25 или 50);

• вид книжки;

• паспортные сведения сотрудника, получающего ее;

• печать организации, подписи руководящих лиц, удостоверяющих подписи получателя;

• обязательство обеспечить условия хранения чековой книжки, исключающие её хищение, порчу.

Уполномоченному сотруднику сброшюрованные листы выдаются через 1 - 3 дня после подачи заявления.

Неукоснительно нужно следовать правилам заполнения листов. Какое - либо нарушение непременно повлечет за собой отказ банка в выдаче средств. Основные положения:

• чек заполняется только шариковой или чернильной ручкой;

• цвет чернил: черные, синие, фиолетовые;

• допускается только та печать, образец которой зафиксирован в банковской карточке;

• перед текстом не должно быть отступов, свободные места после него прочёркиваются ровной двойной линией;

• исправления посредством перечёркивания неправильного написанного текста, а также замазывание ошибок штрихом запрещены.

Лицевая сторона листа содержит сведения о дате, снимаемой сумме (как цифрами, так и прописью), Ф.И.О. (полностью) сотрудника, получающего деньги, и подписи лиц, которые в праве распоряжаться средствами на расчетном счете организации. На оборотной стороне вносятся паспортные данные получателя и указываются цели, т.е. для чего нужны требуемые средства.

Чековая книжка с заполненным листом отдается сотруднику для проверки правильности оформления документа. Он сличает подписи с банковской карточкой, выясняет, есть ли у компании финансы для удовлетворения запроса. Если замечаний нет, то от корешка листа отрывается основная часть чека, из которой вырезается контрольная марка. Марка отдается получателю, чтобы тот мог предъявить ее кассиру банка при получении денег. Если же есть ошибки в заполненном документе или у организации не хватает финансов, то выдача наличных денежных средств не осуществляется. Тогда лист не отрывается от корешка, а перечеркивается и ставится запись «испорчено».

Платежное поручение является расчетным документом, который представляет собой распоряжение плательщика, обслуживающему ему банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств.

Платежное поручение может быть представлено в виде заполненного бумажного бланка или в электронном виде.

Бумажное платежное поручение действительно в течение 10 дней с момента выписки. Составляется оно на бланке установленной формы в 2-х

экземплярах, подписывается первой и второй подписями и скрепляется печатью организации лишь один экземпляр.

В настоящее время наиболее популярным считается электронный документооборот. Для этого с обслуживающим банком заключается дополнительный договор на пользование системой Клиент - банк.

Средства списываются по документам, отправленным и подписанным электронной и цифровой подписями.

Инкассовое поручение - это расчетный документ, на основании которого осуществляется списание средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке. Данное поручение составляется на бланке формы 0401071.

Инкассовые поручения применяются:

• в том случае, когда порядок бесспорного взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции;

• для взыскания по исполнительным документам;

• в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

Если была допущена ситуация, когда у должника на счете полностью или частично отсутствует необходимая сумма и удовлетворить требование взыскателя не предоставляется возможным, исполняющий банк в исполнительном документ остается в банковской картотеке до полно- указывает на данный факт. Исполнительный до- го погашения.