Файл: Документирование и инвентаризация ООО «Фирма Смайл».pdf

Согласно ст.9 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) "О бухгалтерском учете" предъявляются следующие требования к первичным документам:

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

- подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При этом если документ составлен в электронной форме, предусмотрено использование электронной цифровой подписи. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, не предусмотрено иного, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. 5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

5. В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа. 

6. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

7. В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Результатом работы бухгалтера является отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя:

-отчет об изменении капитала (форма № 3);

-отчет о движении денежных средств (форма № 4);

-приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

-пояснительную записку к отчету.

Вывод: для правильного ведения бухгалтерского учета необходимо придерживаться требований согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, так как все бухгалтерские документы имеют юридическую силу и являются одним из самых достоверных источников информации в хозяйственной деятельности, при налогообложении, в судебно-арбитражном порядке.

1.7 Организация документооборота и хранение документов

В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами.

Документооборот - это система, оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.^[8]

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, то есть повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

Для сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

1. индекс дела (номера на папке) может из присвоенного подразделения номера и внутреннего номера;
2. наименование дела (заголовок);
3. количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
4. срок хранения;
5. примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Конкретные сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности определены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой. Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетов у предприятий производится: органами дознания, органами предварительного следствия, прокуратурой, судом. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия. Составляется специальная опись изъятых документов, оформляется протоколом, копия которого вручается по расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

Работу по проведению инвентаризации целесообразно разделить на три этапа. Первый – предварительная работа председателя инвентаризационной комиссии: изучаются объекты, подлежащие инвентаризации; организуется пломбирование мест хранения материальных ценностей; проверя­ется правильность измерительных приборов. Второй – члены инвентаризаци­онной комиссии разбиваются на группы и закрепляются за объектами, подле­жащими инвентаризации. Инвентаризацию проводят в присутствии мате­риально ответственного лица. Инвентаризацию проводят в порядке расположе­ния материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально ответственному лицу в отдельности. По окончании инвентаризации могут про­водиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты этих проверок оформляются актом и регистрируются в книге контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Третий – выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете. В бухгалтерии данные инвентариза­ционных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют ве­домость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и председателем инвентари­зационной комиссии.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи, гибели, в которую приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.

Вывод: организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета. Правильная архивация документов предотвратит риски штрафов налоговыми органами и поможет в минимальные сроки найти любой документ для подтверждения хозяйственной деятельности предприятия.

2. Документация и документооборот на предприятии ООО «Фирма Смайл»

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия

ООО «Фирма Смайл» - сеть гастрономов, создана в 1998 году и занимается розничной торговлей, развивает формат « магазин у дома до 200 кв. м. В настоящий момент фирма насчитывает двенадцать гастрономов формата «Магазин рядом с подъездом» в городе Казани.

Основным видом деятельности ООО «Фирма Смайл» является розничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами.

Форма собственности - Общество с ограниченной ответственностью.

Миссия компании: «Мы создаём рядом с подъездом дружелюбные гастрономы, где можно купить все необходимое».

Целью деятельности предприятия является расширение рынка товаров и услуг без привлечения займов в банках, а также извлечение прибыли.

Объем товарооборота за 2015 год составил 1056 млн. руб.

Численность линейного персонала (продавцы-кассиры, грузчики, кладовщики, уборщики) 100 человек. Численность сотрудников офиса и управляющих 50 человек.

2.2 Порядок документооборота на предприятии.

Эффективный и прозрачный документооборот во многом является залогом успешной работы организации. Для каждого документа в бухгалтерском учете ООО «Фирма Смайл» существует свой путь движения, то есть свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов: