Файл: Документирование и инвентаризация ООО «Фирма Смайл».pdf

1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2. передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3. проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4. обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

- таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников,

-группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей),

- контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

Первичные документы от поставщиков поступают в розничные магазины при каждой поставке товара. Управляющая, а затем бухгалтерия производят проверку согласно следующим требованиям к первичным документам:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполне­ние реквизитов);

-по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

-подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме контролируется заполнение обязатель­ных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ, нало­говая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполне­нию, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма.

Ошибки, выявленные в результате проверки в первичных документах, исправляются управляющей магазина следующим образом:

-зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

-надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

-на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

В фирме используются программы для бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия 8.3, для внутреннего учета - программа «Домино». В качестве справочно-правовой системы - программа «Консультант Плюс».

После проверки всех первичных документов за текущий период (один день) передаются на проверку бухгалтерии в виде товарных отчетов с каждой торговой точки. В товарный отчет входят: приходные документы (товарные накладные и счета-фактуры от поставщика, приходные документы при внутреннем перемещении товара из магазина в магазин), кассовые документы (отчет кассира, документы эквайринга), расходные документы (акты на списание товара, расходные документы при внутреннем перемещении из магазина в магазин, торг-12 и счета-фактуры, выданные при возврате товара поставщику). Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйствен­ных операциях на основе первичных учетных документов составляются ведомости расхождения в программе для внутреннего учета «Домино», что ускоряет процесс проверки.

Кассовые документы также проходят проверку бухгалтерией с вводом в программу 1С Бухгалтерия 8.3. Это следующие документы: приходный и расходный кассовые ордера, бухгалтерская справка для ведения операции эквайринга. Ежемесячно кассовые документы подшиваются для передачи в архив. Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления вносятся лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, и подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные ре­гистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возмож­ность ее повторного использования. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Затем все первичные документы сортируются , подшиваются и передаются в архив на хранение.

Сдача налоговой декларации и бухгалтерской отчетности осуществляется в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи главным бухгалтером.

2.3 Порядок проведения инвентаризации имущества ООО «Фирма Смайл»

На все материалы, поступающие на центральный склад филиала ООО «Фирма Смайл» выписывается приходный ордер (форма № М-4). Сведения из приходного ордера кладовщики заносят в карточку учёта материалов (форма № М-17).

Согласно законодательству организации обязаны проводить инвентаризацию принадлежащих им материальных ценностей. Обязательные инвентаризации осуществляются перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Сроком проведения обязательной инвентаризации в ООО «Фирма Смайл», согласно учетной политике организации, является с 1 по 28 октября каждого отчётного года.

Для проведения инвентаризации имущества в ООО «Фирма Смайл» до 1-го октября 2015 года, согласно приказу руководителя, создается центральная комиссия под председательством директора Р.Р. Хусаинова. Для проведения инвентаризации в отделах создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Например, в химическом отделе №2 филиала ООО «Фирма Смайл» в состав инвентаризационной комиссии входили начальник отдела ООО «Фирма Смайл» – председатель комиссии, заместитель начальника отдела Костылев Е.П. – заместитель председателя комиссии, заместитель начальника ПТО А.В. Тараторин – член комиссии, кладовщик Л.Х.Вафина – материально ответственное лицо. В котло-турбинном отделе № 2 в состав комиссии включены : заместитель начальника отдела по инновациям А.П. Муртазин – председатель комиссии, машинист – обходчик основного оборудования Б.Д. Беспалов – заместитель председателя комиссии, уборщица А.Р. Аминова – член комиссии, кладовщик Жарова Г.И. – материально ответственное лицо. Перед началом инвентаризации членам инвентаризационных комиссий был вручен приказ, а председателям – контрольный пломбир. В приказе установлен срок начала инвентаризации – 1-ое октября 2015 года, срок сдачи инвентаризационных описей в бухгалтерию – 28-ое октября 2015 года.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей рабочая инвентаризационная комиссия опломбировала подсобные помещения, подвалы, имеющие отдельные входы и выходы, получила на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов. Проверка фактических остатков проводилась при участии материально ответственного лица (кладовщика). До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка о том, что к началу инвента­ризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгал­терию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответствен­ность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Расписка материально ответственного лица включается в заголовочную часть инвентаризационных опи­сей. Результаты проверки в ООО «Фирма Смайл» фиксируются в инвентаризационных описях и актах, составляемых по унифицированным формам:

- инвентаризационной описи основных средств (форма № ИНВ-1);

-инвентаризационной описи нематериальных активов (форма № ИНВ-1а);

-инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

• инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
• акте инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15);
• инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой от­четности (форма № ИНВ-16).

При инвентаризации основных средств (ОС) инвентаризационная комиссия ООО «Фирма Смайл». осуществляет осмотр объектов и заносит в инвентаризационную опись основных средств (форма № ИНВ-1) следующую инфор­мацию: полное наименование объектов, их на­значение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, инвентаризационная комиссия включает в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам.

На основные средства ООО «Фирма Смайл», не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия обязана составлять отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ). При проведении инвентаризации в отделе наладки ООО «Фирма Смайл» наблюдалась достаточно распространенная ошибка - несоставление отдельных описей. По объектам недвижимости инвентаризационная комиссия ООО «Фирма Смайл» обязана прове­рять наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

По решению руководителя филиала ООО «Фирма Смайл» основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению списываются с баланса организации. Согласно пункту 31 Положения по ведению бухгалтерского учета 6/01 доходы и расходы от списания с бухгалтерского учета объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому они относятся. Доходы и расходы от списания объектов основных средств с бухгалтерского учета подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве прочих доходов и расходов. Доходами от списания основных средств ООО «Фирма Смайл». являются материалы, металлолом, полученные в результате разборки, демонтажа объектов основных средств. Согласно пункту 66 Методических ука­заний по бухгалтерскому учету материально-производственные запасы фактическая себестоимость материалов, остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Выводы: для учета документооборота на предприятии ООО «Фирма Смайл» используются программа внутреннего пользования «Домино», что облегчает проверку товарных отчетов сотрудникам бухгалтерии, но с увеличением торговых точек проблема скорости проверки текущей первичной документации станет одной из самых острых. Налажена сдача налоговой декларации и бухгалтерской отчетности в электронном виде, что позволяет главному бухгалтеру рационально использовать свое рабочее время.

При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками филиала ООО «Фирма Смайл» составляются акты сверки, в которых отражаются данные о состоянии расчетов (количество отгруженных и полученных товаров, оборудования и т.п., сумма оплаченных и полученных денежных средств). Указанные акты подписываются обеими сторонами. Инвентаризация расчетов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проводится с составлением двухсторонних актов сверки с указанием в них даты образования задолженности, суммы и соответствие данным учета. Согласно пункту 73 Положения по ведению бухгалтерского учета ООО «Фирма Смайл» расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Поэтому допущение в бухгалтерских записях ошибок и неточностей, равно как и несвоевременное отражение расчетов, неизменно приводят к расхождениям в учете дебитора и кредитора. Последствия таких расхождений очевидны – конфликт между сторонами, разрешить который довольно часто не удается без обращения в судебные органы. В связи с этим состояние дебиторской (кредиторской) задолженности предприятия нуждается в постоянном контроле.

3. Проблемы неэффективного документооборота и пути их решения на предприятии ООО «Фирма Смайл»

По мере роста числа торговых подразделений ООО «Фирма Смайл» увеличивается объем закупок товара, расширяются производственные и торговые связи и активно используется документированная информация. Чем больше организация развивается и нуждается в информации, тем больше она ее производит и использует.