Файл: Документирование и инвентаризация ООО «Фирма Смайл».pdf

Введение

Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. При этом возникают следующие основные проблемы. Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.

Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются и не исполняются. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики. Одной из важнейших областей документооборота в организации является оборот документов в бухгалтерском учете.

Инвентаризация преследует ряд задач и целей. Существуют случаи когда инвентаризация должна проводится в обязательном порядке. Таким образом, роль инвентаризации очень велика – с ее помощью проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.

Инвентаризация имеет большое значение для правильного оп­ределения затрат на производство продукции, выполненных ра­бот и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-матери­альных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. П. Инвентаризация предупреждает возможные имущественные потери. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы курсовой работы, ее цель и задачи.

Цель курсовой работы – исследовать вопросы организации документооборота и инвентаризации на предприятии в бухгалтерском учете.

В первой главе работы рассмотрены: теоретические основы порядка проведения документооборота, а также документального оформления результатов инвентаризации, виды инвентаризации.

Во второй главе на примере ООО «Фирма Смайл» рассмотрены порядок ведения документооборота на предприятии, а также проведения отдельных видов инвентаризации.

В третьей главе представлены предложения по решению проблем неэффективного документооборота на предприятии ООО «Фирма Смайл».

Задачи курсовой работы:

1. Определить значение документации и инвентаризации в бухгалтерском учете;

2. Изучить требования, предъявляемые к бухгалтерской документации;

3. Привести классификацию первичных учетных документов;

4. Рассмотреть вопросы организации документооборота;

5.Исследовать порядок документации и документооборота, а также инвентаризации на конкретном предприятии.

Объектом исследования курсовой работы является Общество с ограниченной ответственностью «Фирма Смайл».

Предметом исследования является документооборот современного предприятия.

Теоретической основой выполнения исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых-экономистов, труды авторов И.В. Самойлова «Инвентаризация и учёт её результатов» и «Документирование и документооборот в бухгалтерском уче­те», В.В. Бородина «Инвентаризация в бухгалтерском учёте.

1. Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

1.1 Значение документации в бухгалтерском учете

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.^[1]

Документация имеет правовое (юридическое) значение. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между организацией и другими органами и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках и полноты выполнения договоров и других обязательств. На основании документации также ведут анализ выполняемой работы, то есть выполняется аналитическая функция.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

1. Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

2. Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

3. Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Документация служит подтверждением хозяйственной деятельности, выполняют контрольную функцию, то есть посредством документации контролируется правильность совершенных операций, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений. Документация позволяет вскрыть случаи хищения собственности и разного рода злоупотреблений. Документы имеют юридическую силу, что является неопровержимым доказательством в судебных разбирательствах.

1.2 Сущность и значение инвентаризации

В процессе реформирования бухгалтерского учета в рамках международной программы стандартизации бухгалтерского учета особенно остро стоят во­просы обеспечения правильной его организации и контроля. Как известно, од­ной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении. Такая информация необходима как внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собствен­никам имущества организации, так и внешним пользователям – инвесторам, кредиторам и др.^[2]

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обяза­тельств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их на­личие, состояние и оценка. Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов России от 13.06.95 № 49 (далее – Методические указания по инвентаризации). Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обяза­тельств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит органи­зации на правах собственности, находится на ответственном хранении, арен­дуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущест­во. Такая инвентаризация называется сплошной.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы. К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.^[3]

Основными целями проведения инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете);
• выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество;
• сопоставление фактически имеющегося имущества с данными бухгалтерского учета (выявление излишков и недостач);
• проверка полноты и правильности отражения в учете стоимости товарно­материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетных счетах и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов буду­щих периодов, резерва предстоящих платежей и других видов имущества и обязательств организации.^[4]

Организации обязаны проводить инвентаризацию в таких случаях:

• когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного пред­приятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, ин­вентаризация которого проводилась после 1 октября отчетного года);
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (не­медленно по установлении таких фактов);
• если произошло стихийное бедствие, пожар или при других чрезвычайных си­туациях, вызванных экстремальными условиями (немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия):
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.^[5]

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

- при смене руководителя коллектива или бригадира;

-при выбытии из коллектива или бригады более пятидесяти процентов членов;

- по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Инвентаризация может проводиться и в других случаях. Порядок и сроки проведения таких инвентаризаций устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установ­ленный руководителем порядок проведения инвентаризации закрепляется в учетной политике организации.^[6]

Инвентаризация может проводиться не только по инициативе самого предприятия. Налоговые органы вправе осматривать (обследовать) любые используемые налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанные с со­держанием объектов налогообложения независимо от места их нахождения (производственные, складские, торговые и иные помещения и территории), проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества (см. подпункт 6 параграф 1 статья 31 налогового кодекса Российской Федерации).

Таким образом, инвентаризация – один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки фактических остатков ценностей и расчетов с данными учета и осуществления контроля за сохранностью собственности. Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение и выступает в качестве необходимого дополнения к документации хозяйственных операций. Она служит средством не только вскры­тия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в даль­нейшем. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обязательств. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвен­таризации обязательно.

1.3 Виды инвентаризации

Инвентаризации делятся по объему проверки – на сплошные и выборочные, а по времени – на плановые и внезапные.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества финансовых обязательств предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.