Файл: Документирование и инвентаризация ООО «Фирма Смайл».pdf

Как это может повлиять на документооборот в компании? Какие методы совершенствования документооборота необходимы? Как проконтролировать весь поток документов?

Можно выделить три проблемы неэффективного документооборота:

1. Потеря финансовых и юридических документов,

2. Затягивание и срыв сроков согласования,

3. Высокий уровень временных затрат высшего руководства на подписание бумаг.

Такие проблемы могут иметь негативное влияние на оперативное ведение дел, отношения с клиентами, поставщиками и финансовый результат предприятия в целом.

Потеря документов, к примеру, контрактов и договоров с поставщиками и клиентами является одной из наиболее острых проблем на предприятии. Причиной такой проблемы является низкий уровень автоматизации документооборота и большое количество внутренних перемещений документов, которые в определенный момент становится трудно учитывать и контролировать, а также не всегда обоснованное, чрезмерное количество вовлеченных сотрудников.

Рост числа документов, высокий уровень вовлеченности высшего руководства в их подписание, отсутствие автоматизации документооборота- все это негативно сказывается на сроках согласования, что портит отношения с поставщиками и клиентами и вызывает другие сопутствующие проблемы.

Высокий уровень временных затрат на поиск и подписание документов. Финансовый директор ежедневно тратит порядка трех часов на подписание, существенно сокращая время на основную деятельность. Причина этой проблемы является слабый уровень делегирования полномочий и несовершенные бизнес-процессы в компании, дублирование функций и выполнение лишних операций.

Основываясь на анализе причин неэффективного документооборота, я выделила три основных вида решений этой проблемы: организационные улучшения; операционные улучшения; электронный документооборот.

Организационные улучшения часто направлены на перераспределение полномочий и четкое разграничение ответственности, устранение дублирования функций и снижение вовлеченности высшего руководства там, где это является допустимым и желательным.

Высшее руководство на предприятии ООО «Фирма Смайл» пытается контролировать все потоки документов, существует слабый уровень доверия и боязнь принятия на себя ответственности сотрудниками на более низких хоть и руководящих должностях.

Примером ситуации, указывающей на необходимость организационных улучшений, в частности, делегирования полномочий, является случай подписания финансовым директором приказа о продаже б/у принтера на сумму 800 рублей. При этом в компании работает главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера.

Отсутствие единых шаблонов документов (контрактов, титульных листов) удлиняет процесс подписания и делает его более трудозатратным.

Частой проблемой также является отсутствие регламентирующей документации или же полное или частичное невыполнение предписанных требований и регламентов.

В качестве примера, указывающего на необходимость операционных улучшений в области усиления контроля над передвижением документов является ситуация на предприятии ООО «Фирма Смайл», когда договора, авансовые отчеты, приказы, требующие подписания, более месяца находятся у одного и того же лица в общей папке и ничто не указывает на необходимость их подписания, что приводит к негативным последствиям.

Электронный документооборот является наилучшим решения большинства проблем, связанных с учетом, перемещением, контролем и временем, затрачиваемым на подписание документов, однако является наиболее затратным с точки зрения времени и финансовых ресурсов предприятия. Система электронного документооборота - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Например, система внешнего электронного документооборота договоров между поставщиками позволит избежать случаев потери документов, необходимости ручного подписания каждой страницы договора.

В связи с высоким уровнем применения электронного документооборота в смежных: налоговой и банковской сфере, его применение является все более и более востребованным и в небольших коммерческих структурах. В особенности можно выделить электронный архив для решения задач создания единого электронного хранилища документов с разделением доступа, связями между документами, возможностью использования систем криптозащиты и поиска.

Система электронного согласования авансовых отчетов позволит значительно сократить время, затрачиваемое на это, повысить дисциплину сдачи и соответствие требованиям своевременного отражения в бухгалтерском учете.

В настоящее время как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации.

Для более наглядного примера можно рассчитать экономическую эффективность от внедрения системы электронного документооборота на предприятие ООО «Фирма Смайл». В настоящий момент численность офисных рабочих и управляющих организации 100 сотрудников, их среднемесячная зарплата составляет 50 тыс. рублей. При работе с документами на бумажном носителе сотрудник в среднем затрачивает 30% рабочего времени. При таком расчете в месяц затраты на заработную плату составляют 1,5 млн. рублей. При этом качество, своевременность и контроль обработки документов оставляет желать лучшего.

При работе с документами в системе электронного документооборота сотрудник затрачивает около 10% рабочего времени, что составит 500 тыс. рублей.

Экономическая эффективность использования электронного документооборота в организации 1 млн. рублей в месяц, 12 млн. рублей в год. Это та сумма, которая высвобождается из валовых затрат при использовании электронного документооборота и направляется в развитие предприятия.

В ООО «Фирма Смайл» также как и на многих предприятиях остро стоит проблема по улучшению контроля за сохранностью собственности и обеспечению реальности данных бухгалтерского учета. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, а также улучшения контроля за сохранностью собственности ООО «Фирма Смайл» проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Значительного улучшения инвентаризационной работы можно добиться за счёт более полного использования возможностей и приёмов экономического анализа. Источниками анализа служат: план распределения инвентаризаций между должностными лицами; журналы учёта проведённых инвентаризаций (контрольных проверок); табель учёта рабочего времени; оперативные сведения по растратам и недостачам; объяснительные записи к балансу; отчёт о контрольно-ревизионной работе (форма №2кр). Используется так же первичная документация, инвентаризационные описи товаров, сличительные ведомости, постановления (приказы по результатам проведённых инвентаризаций).

С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы в ООО «Фирма Смайл» целесообразно проводить анализ её эф­фективности. Необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим направлениям: наличие разработанных и утверждённых планов; полнота охвата объектов и своевременность инвентаризаций; правомочность и компетентность комиссий; качество инвентаризационного процесса; достоверность и правильность составления инвентаризационных описей; своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций; правильность отражения на счетах бухгалтерского учёта. Результатами качественно и эффективно про­ведённой инвентаризации ООО «Фирма Смайл» могут быть: взыскание выявленных недостач, оприходование неучтённых излишков, погашение вскрытой дебитор­ской задолженности. При этом следует сравнивать затраты на инвентаризацию с дополнительными доходами, полученными от возмещения материального ущерба. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на её организацию при соблюдении всех требований к её методике и технике проведения.

Также по документообороту можно сделать следующие выводы: при введении электронного документооборота бухгалтерскими документами на рассматриваемом предприятии, позволит сделать систему перемещения и контроля над документами более прозрачной, ускорит процесс подписания, снизит риск ошибок и потери документов, а также время и количество персонала, вовлеченного в процесс

Заключение

В результате проделанной работы, целью которой являлось исследование вопросов организации документации и документооборота на предприятии и повышение их эффективности, можно сделать выводы, что указанная цель достигается путем решения следующих задач:

1. Руководством предприятия и персоналом профильных подразделений (бухгалтерия, магазины) необходимо определить значение конкретной документации в бухгалтерском учете предприятия;

2. Персоналу профильных подразделений необходимо изучить требования, предъявляемые к первичной учетной документации;

3. Персоналу профильных подразделений необходимо провести классификацию первичных учетных документов;

4. Руководством предприятия и руководителям профильных подразделений необходимо рассмотреть вопросы организации бухгалтерского документооборота с целью его оптимизации;

При работе с документами на рассматриваемом предприятии ООО «Фирма Смайл» ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних бухгалтерских документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Для улучшения организации документооборота была рассмотрена возможность внедрения системы электронного документооборота на основании анализа бумажного и электронного документов и выявлены его сильные и слабые стороны. К сильным сторонам системы электронного документооборота относится полная компьютеризация торговых точек, рабочих мест офисных работников на предприятии, использование внутренней программы «Домино» для точного партийного учета, интернета, ускорение процедур обработки документов. К слабым относится: возможность потери информации при внешнем воздействии на системы хранения электронных документов; необходимость дополнительного обучения персонала; необходимость увеличения численности ИТ-подразделения для поддержки созданной системы электронного документооборота; необходимость дополнительных затрат на приобретение компьютерной техники; необходимость создания бумажных копий электронных документов по запросам органов и предприятий, не применяющих электронный документооборот.

Из этого следует ,что на данном этапе развития фирмы можно внедрить только систему электронного документооборота Торг-12 с электронной подписью, чтобы инвестиции на внедрение были оправданы с товарооборотом компании.

Используемая в настоящее время система автоматизации не позволяет контролировать исполнение документов и вести их эффективный учет. Также на данный момент нет электронного документооборота между торговыми точками, центральным офисом и поставщиками, что позволяло бы мгновенно видеть и контролировать центральному офису какие товары пришли по товарным накладным в магазин и какие товары по выданным товарным накладным были возвращены поставщику. Электронный документооборот поможет быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Порядок отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации установлен статьей 12 Закона о бухгалтерском учете. В соответствии с пунктом 3 указанной статьи Закона выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отра­жаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
• недостача имущества отно­сятся на издержки производства.

С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ её эффективности. Необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим направлениям: наличие разработанных и утверждённых планов; полнота охвата объектов и своевре­менность инвентаризаций; правомочность и компетентность комиссий; качест­во инвентаризационного процесса; достоверность и правильность составления инвентаризационных описей и сличительных ведомостей; своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций; правиль­ность отражения на счетах бухгалтерского учёта и в учётных регистрах. Вместе с тем целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению скрытого в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Результа­тами качественно и эффективно проведённой инвентаризации могут быть: взыскание выявленных недостач, оприходование неучтённых излишков, погашение вскрытой дебиторской задолженности, обеспечение внесения в кассу денежных начётов. При этом следует сравнивать затраты на инвентаризацию с дополни­тельными доходами, полученными от возмещения материального ущерба. Ин­вентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на её ор­ганизацию при соблюдении всех требований к её методике и технике проведе­ния.