Файл: Диплом ИС учета заказов на выполнение работ и формированию отчетной документации БТИ.doc

составление отчетности.

Задачи приема заказов на выполнение работ имеют первоочередную важность, т.к. они связаны с обеспечением финансирования деятельности БТИ. В этой связи рассмотрим их более подробно.

2. Экономическая сущность комплекса задач

Порядок оказания услуг БТИ определяется рядом нормативных документов, к которым относятся:

- закон о ЖКХ;

- постановление правительства РФ от 1998 г. № 567;

В общем процессе деятельности МУП СП БТИ можно выделить следующие операции:

1. Прием заказа. Клиент в устной форме излагает необходимые ему слуги, предъявляет необходимые документы (паспорт, свидетельство о регистрации и т.п.). Работник отдела приема заказов фиксирует следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество;

- серия, номер паспорта;

- адрес;

- название услуги, стоимость.

По результатам приема оформляется и печатается заказ и квитанция.

2. Прием денег. Клиент предъявляет квитанцию и производит оплату в кассе МУП СП БТИ. Кассир фиксирует факт оплаты.

3. Распределение работников (техников) для выполнение услуг. Бригадир с учетом текущей загрузки распределяет работников по услугам.

4. Выдача готового заказа клиенту. Клиент предъявляет бланк заказа, на основании которого находится нужные документы и выдаются клиенту, о чем делается соответствующая отметка.

5. Формирование отчета о выполненных (заказанных) услугах. По указанию начальника отдела формируется отчет в котором указывается количественные и стоимостные значения по заказанным (выполненным) услугам за определенный период.

6. Формирование отчета о выполненных услугах работниками. В конце месяца формируется отчет, в котором отражается сколько и на какую сумму выполнил соответствующий работник услуг.

Помимо типовых задач, работники отдела приема заказов выполняют различные информационные запросы, связанные с поиском информации по таким реквизитам, как: фамилия, адрес, номер заказа, дата.

Схема документооборота, связанная с процессом приема заказов и выполнения услуг МУП СП БТИ представлена на рис. 3.

Таким образом, можно выделить следующие основные задачи, решаемые в отделе приема заказов на выполнение работ:

- учет информации о предоставляемых услугах;

- прием заказа;

- фиксация информация об оплате;

- фиксация информации о выдаче заказа;

- формирование отчетов;

- поиск информации.

Особенностью деятельности является то, что прием заказов осуществляется одновременно несколькими менеджерами одновременно. При этом также в реальном масштабе времени должна обеспечиваться возможность фиксирования информации об оплате заказа, выполняемого кассиром. Формирование отчетов может осуществляться как менеджерами отдела приема заказов, так и руководством. Разработанные диаграммы структурного анализа по нотации IDEF0 приведены в приложении 1.

---

---

Клиенты

Администрация

Отдел приема заказов

Бухгалтер

Техническая служба

Архив

Касса

Рис. 3 Схема документооборота

---

1.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач

При решении задач, по обработке и формированию отчетов возникает необходимость обработки и анализа значительного объема информации. Данная информация в основном представлена на бумажных носителях — докумен­тах, на которых присутствуют значительное количество разнообразных реквизитов.

В настоящее время деятельность отдела приема заказов неавтоматизированна. Учет заказов осуществляется с использованием локальных средств автоматизации – Microsoft Excel. В связи с большим объемом информации на эту задачу уходит значительное количество времени. Так, например ввод информации об одном заказе занимает более 15 минут, формирование отчета от 40 до 120 минут.

Все это приводит к значительным временным затратам, снижению эффективности работы бухгалтерии, появлению ошибок в отчетах, невозможности оперативных управленческих функций, невозможности многоаспектного анализа данных.

Только применение ин­формационных технологий — средств электронно-вычислитель­ной техники (ЭВТ) — может дать необходимую, физически приемлемую скорость обработки таких объемов информации. Ускорен­ный прогресс в информационных технологиях, который на­блюдается в настоящее время, позволяет утверждать, что производительность и качество работы таких систем будут не­уклонно повышаться при незначительном росте их стоимости [1,7].

Современные информационные технологии — системы управления базами данных, аппаратно-технические средства, специализированное прикладное программное обеспечение — способны перевести работу сотрудников бухгалтерии на новый уровень — аналитический. Только данные технологии спо­собны обеспечить полноту охвата и контроля имеющихся массивов информации, которые необходимы для аналити­ческой работы.

Мировой опыт показывает, что внедрение достижении информационных технологий является наиболее прогрессив­ным и экономически эффективным направлением в работе предприятий и организаций любой сферы деятельности, особенно это характерно для бухгалтерских систем [7].

Следовательно, в целях повышения эффективности работы отдела приема заказов, необходимо создание автоматизированной расчетной системы, обеспечивающей автоматизацию задач по учету и формированию отчетности.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной сис­темы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вы­числительной техники, определение их характеристик.

Многообразие существующих в настоящее время средств обусловливает нетривиальность проблемы выбора конкрет­ного варианта при создании информационной системы из всего спектра допустимых решений. Такая ситуация предполагает на первоначаль­ном этапе решения проблемы установить некоторые ограничения, как правило, группу требований к различным аспектам разрабатываемой АИС.

---

В существующем положении на стратегию информатизации в первую очередь оказывают влияние: накопленный парк аппаратных и программных средств, уровень подготовки конечных пользователей, позиция высшего ру­ководства организации [1].

Решение задач подобного класса предполагает наличие критериев опти­мизации и ограничений. Критериями оптимизации здесь являются:

• надежность функционирования системы;

• функциональная полнота системы;

• быстродействие;

• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных сис­тем, сопровождения системы, развития системы.

В зависимости от конкретной ситуации перечисленные критерии транс­формируются в конкретные требования к системе. К настоящему времени проблема выбора оптимальной платформы вычислительной системы не­формализуема. Обычно на практике критерии и требования выбираются эмпирически в зависимости от специфики проблемной области и условий, сложившихся к моменту начала разработки проекта.

К разрабатываемой АИС можно выделить сле­дующие требования:

• к системе в целом;

• по соответствию стандартам;

• к аппаратной платформе и системному программному обеспечению;

• к локальным сетям;

• к интерфейсу с пользователем;

• к функциональным компонентам;

• на системы доступа к данным;

• к совместимости с другими ИС;

• по безопасности системы;

• по администрированию системы;

• к пользователям системы и т.д.

Учет фактических и промышленных стандартов в сфере информатизации позволяет на начальном этапе ориентироваться на наиболее распространен­ные технические и программные средства. Это в значительной мере позво­лит снизить затраты на сопровождение и развитие системы обработки дан­ных, кроме того, расширит круг специалистов, которые могут быть привле­чены к техническому обслуживанию системы, разработке и развитию прикладных программных средств, а также обеспечит большую свободу на­ращивания мощности технических и системных программных средств.

С учетом анализа подходов по методологии решения подобных задач наиболее оптимальным вариантом технического обеспечения создаваемой АИС является формирование автоматизированных рабочих мест (АРМ), разделяющихся по специфике решаемых задач. Анализ структуры и задач отдела приема заказов позволяет сделать вывод о необходимости создания отдельных АРМ – приема заказов, с обеспечением возможности последующего наращивания структуры за счет подключения других АРМ (бухгалтерия).

Состав и характеристики компонентов АРМ зависят от ряда факторов, таких как:

обеспечение требуемой оперативности выполнения задач;

обеспечение работы в составе локальной вычислительной сети;

обеспечение соблюдения санитарных норм, эргономических требований;

обеспечение защиты аппаратных средств и информации от возможных внешних факторов (скачки напряжения, влияние бытовых приборов).

---