Файл: Диплом ИС учета заказов на выполнение работ и формированию отчетной документации БТИ.doc

В настоящее время одной из основных задач, решаемых с помощью ПЭВМ, является подготовка документов, ведение переписки. При этом стандартом «де факто» стало использование для этих целей продуктов компании Microsoft, таких как Microsoft Office - 2000 (2003). Компания Microsoft разработала систему стандартов для ПЭВМ, обеспечивающих автоматизацию управленческой деятельности [8].

На основании анализа предлагаемых средств вычислительной техники выбрана следующая конфигурация персонального компьютера работника отдела приема заказов:

система на основе процессора Pentium IV- 2800 MGz;

видеокарта AGP GeForse (64 Mb), или встроенная;

оперативная память 256 Mb;

жесткий диск 80 Gb;

устройство для чтения компакт-дисков 52х.

Общая стоимость данной конфигурации составляет 456 долларов.

В основе выбора оптимальных характеристик лежит анализ соотношения цена - обеспечение решения проектируемых задач [9]. Помимо конфигурации приведенной выше необходимо приобретение устройств ввода (клавиатура, мышь), монитора, принтера, дискет, блока бесперебойного питания.

При выборе монитора необходимо руководствоваться поддержкой монитором стандартов безопасности излучения. Наиболее жесткими стандартами являются шведские стандарты ТСО (ТСО-95,97,99,2003). В целях обеспечения удобной работе в графическом режиме Windows размер диагонали экрана должен быть не менее 15 дюймов. Для автоматизации сектора работы с квартплатой рекомендуется приобретение монитора Samsung SyncMaster 172s, отвечающего стандарту ТСО-2000 (стоимость 206 у.е.).

Выбор принтера заключается в выборе следующих альтернатив:

матричный принтер – невысокая стоимость – шум при печать, невысокая скорость;

струйный принтер – стоимость немного выше матричного, хорошее качество печати – относительно высокая стоимость печатного листа;

лазерный принтер – отличное качество печати, высокая скорость – довольно высокая стоимость.

Анализ современных тенденций офисной автоматизации позволяет сделать вывод о предпочтительности выбора лазерного принтера. В настоящее время одной из популярных моделей является принтер Hewlett-Packard lazerJet-1100.

Таким образом, обоснована необходимость создания АИС и определены основные характеристики технических средств.

1.4 Общая характеристика организации машинной обработки

Имеется три основных варианта решения задачи совершенствования системы обработки информации:

1. Усовершенствование существующей системы сбора и обработки информации. Данный вариант не обеспечит значительного эффекта, так как в его основе остается ручная обработка информации.

2. Генерация новой системы с использованием стандартных решений на уровне автоматизированной поддержки и обеспечения процесса сбора и обработки информации. Данный подход обеспечивает решение задачи и позволяет минимизировать как средства на проектирования и внедрения, так и уменьшить сроки внедрения системы.

---

3. Создание уникальной системы сбора и обработки экономической информации. Данный вариант позволяет создать высокоэффективную систему обработки информации, но в тоже время не обеспечит требуемых сроков окупаемости и внедрения.

Следовательно необходимо создание автоматизированной системы сбора и обработки информации приема заказов с использованием стандартной методологии построения подобных систем.

Основная цель разработки автоматизированной информационной системы — построение функционально полной программной системы, объединяющей решение всего комплекса задач (от учета заказа до формирования соответствующих отчетов) на базе ПЭВМ. Достижение поставленной цели предполагает решение сле­дующих задач:

- оснащение отдела приема заказов вычислительными программно-техничес­кими комплексами со средствами периферии;

- разработка, создание и ведение системы специализированных баз дан­ных и электронного хранилища данных;

- разработка прикладных программных средств, полностью покрывающих функциональные задачи отдела.

С учетом анализа методологии автоматизированного решения расчетно-информационных задач можно определить следующие изменения в содержательной постановке комплекса задач:

Основной задачей является обеспечение своевременного учета всех необходимых факторов для учета заказов и контроля за их выполнением. Решение этой задачи в соответствии с методологией построения автоматизированных систем подразумевает создание системы баз данных (интегрированной базы данных), содержащую необходимую информацию об услугах, заказах.

Задача учета услуг подразумевает реализацию типовых задач работы со справочной информацией: просмотр, добавление, редактирование, поиск, удаление. Для обеспечения этой задачи необходимо разработать соответствующие интерфейсные формы двух типов: форма списка – для просмотра услуг, форма для работы с конкретной услугой.

Задача учета заказа выполняется на основании беседы с клиентом и подразумевает заполнение соответствующих полей. При этом форма должна содержать две части:

- область для ввода информации о заказе;

- табличная часть для ввода заказываемых клиентом услуг.

Изменение функций отдела приема заказов по сбору информации в основном не претерпевают изменений. При использовании автоматизированных информационных технологий управленческий аспект смещается в сторону обеспечения своевременного и точного внесения входящего информационного потока в информационный массив АИС.

В ходе автоматизированного решения задач осуществляется формирование данных, отражающих процессы, связанные с приемом заказов и формированием отчетов.

Предполагаемая схема сбора, обработки и выдачи информации основана на стандартном подходе обработки информации в АИС - замкнутой технологии обработки данных, обеспечивающей корректность ввода оперативных данных, за счет стыковки документов-источников, информационной базы и формирования отчетов, которые в свою очередь могут быть основой для ведения информационного массива [10].

---

Источниками оперативной информации в нашем случае являются:

- информация о предоставляемых услугах;

- информация от клиента;

Анализ состава информации, связанной с учетом заказов, позволяет сгруппировать основные расчеты на ПЭВМ, выполняемые в рамках создаваемой АИС:

- математическая обработка (расчет суммы заказа);

- группировка информации, как символьной, так и числовой.

С учетом решаемых задач автоматизированная информационная система должна обеспечить формирование следующих результатов:

- экранная форма с данными об услугах;

- форма работы с заказами;

- форма для ввода нового (редактирования текущего) заказа

- отчет по заключенным заказам (развернутый, свернутый) за текущий месяц;

- отчет по выполнению заказов.

Реализация предполагаемой системы подразумевает формирование трех АРМ работников отдела приема заказов. В этой вязи предполагается реализация сетевой обработки данных. Укрупненная схема (топология) разрабатываемой системы представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Системная архитектура, разрабатываемой системы

Как следует из рисунка, разрабатываемая система включает три интерфейса:

- интерфейс приема заказов, реализующий функции учета заказа, поиска, формирование типовых отчетов;

- интерфейс кассира, обеспечивающий фиксирование информации об оплате квитанции;

- интерфейс директора, обеспечивающий получение информации по запросу.

1.5 Формализация расчетов

Решение задач на ПЭВМ проводится в соответствии с рядом этапов, ориентированных на решение задач любой сложности. Главным при постановке задач является четкое и однозначное задание условий и целей задачи, точное определение исходных данных [11].

Постановка задач, как правило, сводится к математической формуле описания условий задачи по схеме: дано – требуется - условия.

Выбор метода решения должен обеспечить получение требуемых результатов для любых допустимых исходных данных.

С учетом данного алгоритма формализуем наши задачи.

1. Задача: Учет информации о предлагаемых услугах.

Дано: Информация о названии услуги, стоимости.

Требуется: Зафиксировать информацию в системе баз данных. Обеспечить возможность просмотра, поиска, добавления, редактирования, удаления услуг.

Условия: При вводе информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

2. Задача: Работа со списком заказов.

Дано: Информация из баз данных.

Требуется: Обеспечить возможность просмотра, поиска, добавления, редактирования, удаления заказов.

Условия: При вводе информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

3. Задача: Работа с заказом.

Дано: Информация от клиента, сведения из базы данных.

Требуется: Обеспечить возможность удобного ввода информации.

Условия: При вводе информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

---

4. Задача: Составление отчета по заключенным заказам.

Дано: Информация из базы данных.

Требуется: Сформировать отчеты установленной формы.

Условия: Должна обеспечиваться возможность формирования как развернутого так и свернутого (группового) вариантов.

5. Задача: Составление отчета по выполнению заказов.

Дано: Информация из базы данных.

Требуется: Сформировать отчеты установленной формы.

Условия: Должна обеспечиваться возможность формирования отчета по не выполненным своевременно заказах.

6. Задача: Составление отчета по выполненным работам.

Дано: Информация из БД.

Требуется: Сформировать отчеты установленной формы.

Условия: Должна обеспечиваться возможность формирования отчета в развернутом (с указанием работника и услуги) или свернутом виде.

1.6 Обоснование проектных решений по информационно­му обеспечению комплекса задач

Информационное обеспечение (ИО) представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИС. Оно включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для массового обслуживания, массивы информации на соответствующих носителях [1].

При проектировании ИО необходимо основываться на основных принципах создания АИС: системности, развития, совместимости, стандартизации и унификации, эффективности.

Проблемы проектирования автоматизированных информаци­онных систем в экономике связаны, с одной стороны, с общими теоретическими основами развития экономики и конкретного эко­номического объекта (предприятия, фирмы, организации, органа регионального управления, банка, налоговой службы и т.п.), а с другой — со спецификой технологии компьютерной обработки данных. Поэтому рассмотренные базовые принципы дополняются не менее важными организационно-технологическими, без которых невозможна разработка новых информационных технологий. Рас­кроем наиболее применяемые организационно-технологические принципы создания АИТ [1].

Одной из современных форм организации информации являют­ся банки данных. Банк данных (БнД) — это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, тех­нических, языковых, организационно-методических средств, пред­назначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования этих данных [12].

Особенности банков данных перед «небанков­ской» организацией данных (совокупность локальных файлов), заключаются в следующем. Наличие единого целостного отображения определенной части реального мира не только сокращает избыточность хранимых данных, но и обеспечивает на основе имеющейся базы данных выполнение но­вых приложений, включая реализацию разнообразных нерегла­ментированных запросов. Увеличивается мобильность, гибкость информационной системы. В БнД легче контролируется целост­ность, непротиворечивость данных. Наличие интегрированной ба­зы данных сокращает затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном состоянии, умень­шает потоки данных, циркулирующие в системе: из входных доку­ментов могут быть исключены данные, которые уже имеются в базе данных или могут быть получены из хранящихся в ней по­казателей; выходные документы по своему содержанию и срокам представления могут быть максимально приближены к потреб­ностям пользователей, что существенно сокращает выдачу ин­формации, не используемой в процессе управления [13].

---

Централизованное управление данными также дает целый ряд преимуществ. При проектировании конкретных приложений программисты освобождаются от функций по организации данных. Системные программные средства в большинстве случаев обеспе­чивают более качественное выполнение функций по управлению данными, чем индивидуальное проектирование [14].

Преимуществом БнД является также то, что они обеспечива­ют возможность более полной реализации принципа независи­мости прикладных программ от данных, чем это возможно при организации локальных файлов. Большая степень независимости достигается удалением из прикладных программ описаний данных и отсутствием необходимости детального программирования уп­равления данными.

Наличие и использование языковых и программных средств БнД делает базу данных более доступной как для программистов, так и для конечных пользователей.

Таким образом можно сделать вывод о том, что основой формы хранения информации в создаваемой АИС будет являться технология банков (баз) данных.

В БД много различных типов данных и связей между ними. Это еще раз свидетельствует о необходимости концептуальной схемы, позволяющей изобразить связи между элементами данных. Концептуальная схема описывается с помощью модели данных. Модель данных - это комбинация трех основных составляющих [13,15]:

1. Набора типов структур данных, используемых для построения БД.

2. Набора операторов или правил вывода, которые могут быть применимы к любым правильным примерам типов данных, чтобы находить, выводить или преобразовывать информацию, содержащуюся в БД.

3. Набора общих правил целостности, которые прямо или косвенно определяют множество непротиворечивых состояний БД.

Для спецификации концептуальной схемы используется так называемый язык описания данных (ЯОД). Он является языком высокого уровня и позволяет записывать концептуальную схему в терминах некоторой модели данных. Выполнение различных операции с БД обеспечивается использованием языка манипулирования данными (ЯМД), специфика которого зависит от используемой модели данных [16].

Существует три основные модели, которые используются в системах БД [15,16]:

- иерархическая (подразумевается древовидная структура);

- сетевая (часто имеется ввиду сетевая структура CODASYL)

- реляционная (с двумерными файлами, связанными в определенные ассоциации элементов данных).

Выбор модели данных является первоочередной задачей в процессе создания АИПС, так как каждая модель имеет свои особенности при построении концептуальной схемы. Выбранная модель должна обладать структурой, достаточно полной для описания существующих аспектов реального мира.

Для реляционной модели наиболее полно разработана математическая теория - реляционная алгебра, чего нельзя сказать о других основных моделях данных. В настоящее время существуют развитые языки высокого уровня, позволяющие формулировать запросы на данные, представленные средствами реляционной модели, что позволяет создавать эффективные СУБД [16].

---