Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»..pdf

Введение

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании.

При осуществлении поставок продукции в компании производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с заказами, которая в себя включает:

своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров заказчикам, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

контроль за соблюдением нормативов запаса товаров.

Тема дипломной работы является актуальной, так как на сегодняшний день процесс учета заказов не автоматизирован.

Внедрение в компанию автоматизированной системы учета заказов позволяет формировать разносторонние сведения о текущей деятельности компании и перспективах её развития.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы учета заказов для ООО "КЛАСС-СЕРВИС".

Задачами дипломной работы являются:

. Исследовать организацию учета заказов продукции в компании ООО "КЛАСС-СЕРВИС".

2. Проанализировать существующие программные продукты для расчета заказов.

. Разработать информационное обеспечение для хранения и обработки информации по заказам.

. Создать программное обеспечение для расчета заказа.

. Рассчитать экономический эффект от внедрения информационной системы.

Объектом исследования является организация системы заказов в компании ООО "КЛАСС-СЕРВИС".

Предметом исследования является программно-технические средства создания и построения автоматизированной информационной системы.

Методами исследования являются:

. Объектно-ориентированное программирование

2. Метод проектирования диаграммы сущность-связь

. Метод структурно-функционального анализа

. Метод классификации и кодирования

. Методы расчета экономической эффективности

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО "КЛАСС-СЕРВИС"

Общество с ограниченной ответственностью "КЛАСС-СЕРВИС" было образовано в 2004 году. В этом же году компания ООО "КЛАСС-СЕРВИС" получила статус официального дистрибьютора таких компаний как:CLARK® Professional;Professional;Diversey.

Используя товары данных компаний ООО "КЛАСС-СЕРВИС" сумела в кротчайшие сроки сталь лидером по поставке бумажно-гигиенической продукции для любых предприятий и организаций.

ООО "КЛАСС-СЕРВИС" постоянно работает над своим ассортиментом и комплексом сервисных услуг, ориентируя их на эффективное и качественное обслуживание. Прием спецзаказов, гибкая система скидок, быстрая доставка и прием заявок по телефону, бесплатная установка, бесплатное обслуживание, удобная форма расчета - вот лишь небольшой перечень предоставляемых ими услуг.

Готовые решения для:

офиса;

производственного цеха;

гостиницы;

ресторана;

автомобильной мастерской.

Клиентами компании являются: ОАО "ММК", ЗАО "Механоремонтный комплекс", ОАО "Прокатмонтаж", ООО "Абзаково", ООО "Санаторий Юбилейный", Арена "Металлург", Ресторан "Старый Очаг", ООО "Другое измерение" и другие.

Основные виды продукции и достоинства данных производителей:CLARK® Professional - представляет широчайший ассортимент товаров для туалетных комнат, уборки помещений и рабочей одежды для промышленности, здравоохранения и коммерческих структур по всему миру.

Товары марки "Professional" являются лидером во всем мире по удовлетворению различных запросов фабрик, офисов, больниц, гостиниц и т.п. - предприятий и организаций, которые требуют и заслуживают все более высокого качества и эффективности при умеренной стоимости.Professional - ведущий производитель уборочного инвентаря.

Девиз компании - ещё больше профессионализма и эффективности в процессе уборки.

Постоянное совершенствование предлагаемых товаров для профессиональной уборки - это ключ успеха компании!

Функциональность используемого инвентаря способствует тому, что персонал эффективно и с меньшими затратами проводит уборку.

Поэтому основная цель - предложить продукцию с оптимальным соотношением эргономичности и надёжности.

Компания заботится о профессиональном партнёрстве с потребителем и постоянно совершенствуется в ходе совместной работы. Professional ясно понимает те требования и проблемы, которые возникают в сфере профессиональной уборки.Diversey - является признанным мировым лидером в бизнесе чистоты и гигиены.

Компания предлагает комплексные решения, обеспечивающие наилучший результат в уборке, мойке и дезинфекции гостиниц, ресторанов, предприятий общественного питания; административных, коммерческих и производственных помещений, а также предприятий безалкогольной, мясоперерабатывающей и молочной промышленности.

Учитывая специфику продаваемой продукции собственниками ООО "КЛАСС-СЕРВИС" была утверждена следующая организационная структура (см. Рисунок 1.1)

Рисунок 1.1 Организационная структура ООО "КЛАСС-СЕРВИС"

Как видно из Рисунка 1.1 руководство компанией осуществляется единоличным исполнительным органом в лице директора, действующего на основании Устава Общества. В непосредственном подчинении у директора находятся следующие отделы:

· Отдел снабжения

· Отдел продаж

· Служба доставки

· Планово-экономический отдел

· Бухгалтерия

В свою очередь отдел снабжения состоит из склада и специалистов по логистике. Основной задачей данного отдела является своевременная комплектация и поставка требуемых товаров на склад организации, для дальнейшей отгрузки покупателям.

Отдел продаж включает в себя менеджеров по продажам, задача которых найти и привлечь новых заказчиков и обрабатывать заявки существующих клиентов. В отделе так же сформирована служба доставки заказов покупателям, которая занимается непосредственно развозом заказанных товаров их погрузкой и разгрузкой.

С целью повышения эффективности работы организации создан планово-экономический отдел. Основными функциями планово - экономического отдела являются:

разработка и обоснование планово-экономических показателей деятельности организации;

планирование объемов продаж, выручки, себестоимости, прибыли и т.д.;

составление бюджетов организации;

организация работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности;

учет по всем разработанным показателям работы предприятия, подготовка управленческой отчетности;

методическое обеспечение планово-экономической деятельности;

внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации;

Так же в структуру компании входит бухгалтерия основной задачей, которой является обеспечение бухгалтерского и налогового учета организации.

Основной целью деятельности организации является эффективная работа на рынке г. Магнитогорска, которая обеспечит компании стабильный рост объемов продаж. Среди целей деятельности компании можно выделить следующее:

ежегодный рост объемов продаж не менее чем на 5%;

уровень рентабельности продаж не ниже 20%;

постоянный контроль над издержками организации, темп роста выручки должен быть выше темпа роста затрат;

совершенствование методов и способов функционирования организации и ее отделов с целью повышения ее эффективности.

Достижение поставленных целей и является основным критерием оценки того достигнуты результаты деятельности компании или нет. В случае если какая либо из целей фактически не достигнута, то всем подразделениям (в первую очередь планово-экономическому отделу) выдается задание провести анализ причин неудачи и разработать предложения по их устранению.

Для достижения поставленных целей и задач важно иметь отлаженный механизм работы, как отдельных служб, так и всей организации в целом. Это означает, что на первоначальном этапе необходимо описать основные процессы, действующие в организации.

1.2 Экономическая сущность задачи

С целью оптимизации работы компании и повышения качества обслуживания клиентов поставлена задача совершенствования системы заказа и учета товара. Объектом рассмотрения является система заказа реализуемого товара. За счет автоматизации данной деятельности, будут достигнуты ключевые цели предприятия: своевременное и обоснованное пополнение складских запасов продукции, обеспечение ассортимента предлагаемого товара, предоставление широкого выбора продукции оптовым и розничным покупателям.

Таким образом, можно сформулировать задачу данного дипломного проекта, как "Организация системы автоматизированного учета поставки реализуемого товара". Данная задача относится к классу задач "Анализа деятельности предприятия" и необходима для достижения целей предприятия. Результаты решения данной задачи являются основой для принятия стратегических управленческих решений. Поэтому задача "учета поставки" является важной и неотъемлемой частью управленческого анализа хозяйственной деятельности предприятия. Информацию для решения задачи получают с помощью первичного учета в отделе продаж и в ходе формирования сводных заказов в отделе снабжения. Результаты решения задачи позволяют избежать сбоя поставок или поставки не той номенклатуры товаров, а так же могут служить исходными данными для управленческого учета.

При ручном учете каждое подразделение розничного предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций переписывает по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Применение ручной не автоматизированной обработки информации перестало отвечать современным требованиям бухгалтерского учёта. Оно приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и в конечном итоге стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы является:

повысить эффективность реализации основных функций отдела снабжения и планово-экономического отдела, поскольку, как можно увидеть, их функционирование связано с очень большим документными и информационными потоками;

улучшить оперативность принятия решений;

повысить производительность труда;

снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации;

содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

учет заказ база управление

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Целью является создание единой информационной системы, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету заказов и реализации продукции.