Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»..pdf

Любое предприятие, осуществляя свою деятельность, для получения продукции от поставщиков должно заключить с последними договор на поставку продукции. Обычно на одноименную продукцию предприятие-заказчик заключает несколько договоров с предприятиями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенной продукции высылает поставщику заявку на поставку продукции и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции и ее отпускная цена. На основании этих счетов предприятие-заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течении срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок на предприятие программа должна создавать (распечатывать) следующие необходимые документы:

• бланк договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, ассортимента продукции для поставок, ее количества и предположительной стоимости, а так же условия и сроки действия договора);
• заказ на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки).

Также создаваемая автоматизированная система по имеющимся данным о поставщиках и вновь полученным данным должна определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения количество-цена.

Любую поставку предприятие-заказчик обязано оплатить в установленные договором сроки, поэтому АС должна осуществлять подсчет суммы долга (денег к выплате) на текущую дату.

Таким образом для разработки автоматизированной информационной системы (АИС) необходимо выполнить следующие задачи:

1. реализация управления доступом к АИС;
2. создать СУБД для работы АИС;
3. разработать справочную информацию по АИС;
4. выполнить анализ и учета поставок.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Технологический процесс решаемой задачи состоит из трех этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация и передача данных для дальнейшей обработки. Результатом является составление документа (заявки). Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки, обработки данных и выдачи результатов.

При этом требуется учитывать следующие требования:

обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

решение задач в установленные сроки;

обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

наличие возможности обработки данных на ЭВМ;

возможность решения задачи в различных режимах.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

сокращение числа операций, особенно ручных;

разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

повышение квалификации пользователей, улучшение условий труда и, как следствие, повышение производительности.

На выбор способа сбора, регистрации и передачи данных влияют следующие факторы:

удаленность источников информации от центра обработки данных;

возможность связи с источниками информации по выделенным каналам связи.

При обработке информации желательно использовать базы данных. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении комплекса задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно.

В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности компании торговли и сферы услуг невозможно переоценить. На смену огромным книгам записи продаж приходят быстрые и компактные базы данных. Вместо выписки счета в несколько сотен позиций вручную, документ оформляется компьютером в несколько секунд.

Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны.

Для решения поставленной задачи будем использовать СУБД MS Access. Для удобного взаимодействия пользователя с системой необходимо будет тщательно продумать интерфейс системы - чтобы он был простой и в то же время функциональный. Для оптимального функционирования базы данных необходимо будет правильно определить логические взаимосвязи между таблицами. Таким образом, на разработку самой базы данных и основы клиентского приложения может быть затрачено значительное время.

Основными источниками экономической эффективности, получаемыми в результате создания информационной системы являются:

) экономия рабочего времени и повышение производительности труда;

2) повышение оперативности выполнения заказов;

) улучшение качества деятельности предприятия и повышение экономической эффективности за счёт более точного предоставления необходимых документов.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи с защитой информации

Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов.

Данная проблема типична практически для всех компаний, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с "докомпьютерной эры", другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждой компании приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целью дипломного проектирования является разработка и создание автоматизированной системы управления заказами продукции и складским учетом. Данная система предназначена для автоматизации контроля, учета и систематизации информации о поставках различного вида продукции в компании.

Разрабатываемая система должна обеспечивать поддержку информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов:

. бланк договора предприятия заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, участвующих в договоре, ассортимента продукции для поставок, ее количества, предположительной стоимости, условия и сроки действия договора);

2. заявку на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки, сумма поставки);

. счет-фактура (стоимость товаров, выполненных работ или оказанных услуг). Выставляется продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

Дополнительные функции и особенности системы:

. автоматизация процесса оформления поставок в компанию;

2. уменьшение временных затрат на оформление документов, связанных с поставками;

. вычисление задолженности по оплате осуществленных поставок на указанный период;

. обеспечение пользователя системой помощи.

Одним из показателей характеризующих работу компании является товарооборот, который представляет собой планово организационный процесс обращения средств производства, от которого во многом зависят и другие экономические показатели. В общий объем товарооборота включают все товары, реализованные компанией. Также товарооборот показывает насколько быстро компания использует полученную продукцию, т.е. какими темпами она осуществляет свою деятельность.

При осуществлении поставок в компанию производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает:

своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием поступивших товаров;

своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

контроль за соблюдением нормативов запаса товаров.

В связи с этим для надежного функционирования системы поставок необходимо вести их систематический и непрерывный учет, что и будет выполнять предлагаемая система.

Программный продукт разработанный в рамках данной системы будет отличаться от аналогичного программного обеспечения возможностью применения на современной электронно-вычислительной технике, удобным интерфейсом, низкой стоимостью, возможностью его использования в любой компании.

Целью разработки автоматизированной системы является разработка универсальной системы.

Для достижения данной цели требуется решить следующие задачи:

) проанализировать и учесть особенности предметной области;

2) спроектировать и реализовать программный продукт;

) изучить меры безопасности при эксплуатации электронно-вычислительной техники;

) дать экономическое обоснование разработанной системе.

Назначение информационной системы является:

· Предоставление информации о состоянии объекта управления в любой момент времени;

· Ускорение и автоматизация процессов обработки информации;

· Исключение потерь связанных с ошибками и низкой скоростью обработки информации.

· Сокращение времени обработки и получения данных для принятия управленческого решения.

· Повышение степени защищенности и целостности информации.

Компания, реализующая продукцию, нуждается в её поставках от других предприятий. Но на одну и туже продукцию у разных производителей-поставщиков различная отпускная цена, поэтому в целях снижения себестоимости выпускаемой продукции предприятие заказчик заключает договора с большим количеством поставщиков и затем высылает поставщикам заявку на поставку продукции с указанием типа и ее количества. Поскольку предприятие-заказчик при получении грузов так или иначе связано с документами, с документальным оформлением поставок, то проектируемая АИС должна создавать все бланки документов, связанных с поставками.

Поскольку все поставщики высылают заказчику счета-фактуры (прейскурант цен на заказанную продукцию), то среди их множества необходимо определить наиболее выгодное для предприятия-заказчика, как по цене, так и по качеству, что и должна выполнять создаваемая АИС.

Так как договора с поставщиками заключаются на определенный срок, предполагаемое количество поставляемой продукции и на определенную сумму, то при осуществлении заказа на поставку продукции, в договоре оговаривается срок, в течении которого заказ должен быть оплачен, поэтому необходимо знать сумму к оплате на указанное число, как общую так и по различным поставщикам в отдельности.

Все вышеперечисленные действия осуществляются на протяжении длительного времени и при приятии решения о продлении срока действия договора целесообразно принимать во внимание следующие факторы: качество поставок конкретными поставщиками (имеется ввиду выполнение сроков осуществления поставок, соответствие номенклатуры поставленной продукции заказанной, отсутствие или процент брака), его терпимость по отношению к оплате по поставкам. Поэтому необходимо сохранять всю информацию о поставках на предприятие, что бы в дальнейшем ее можно было бы использовать.